古文書の保存と整理（２）
広島県立文書館主任研究員・西向宏介
２、古文書の整理
次に、古文書の保存と整理に関する基本的な原則と手順について、述べていきたいと思います。
（１）整理の原則
古文書を整理する際、大切な原則が５つあります。まず１つめは「出所の原則」です。古文書は、その文書群を生み出した母体（家・団体・企業等）つまり「出所」ごとに整理するというもので、稲岡工業文書を他の文書群と混ぜてはいけないということです。
２つめは、「原秩序尊重の原則」です。表現がやや難解ですが、文書群が元々持っていた秩序を尊重して整理するという原則です。通常、会社の中にはいくつかの部署があり、その部署ごとにいくつもの仕事があります。文書はそうした組織・仕事の体系の中で生み出されてくるものであり、稲岡工業文書には、会社が持っていた組織・仕事の体系に沿って生み出された秩序（つまり「原秩序」）が本来存在したはずです。文書整理とは、この原秩序を復元・再発見する作業であるとも言えます。
３つめは、「現状記録の原則」です。文書整理が本来、原秩序を復元するものであるとしても、整理する直前の状態（つまり「現状」）はきちんと記録しておく必要があり、スケッチや写真・ビデオ等で現状を記録します。
４つめは「平等取扱の原則」です。文書に優劣をつけ、整理したい（しやすい）ものだけを抜き出して整理してはいけないという原則です。
５つめは、「原形保存の原則」です。文書の原形をなるべく崩さずに整理するという原則で、袋や包紙・紐・こよりなどで一括されていた文書は、その状態をなるべく保持して整理します。もし、一括状態を崩す場合は、もともと一括文書であったことを目録の「備考」欄に記入するなど、きちんと記録することが重要です。
以上の５つの原則は、どんな古文書を整理する場合でも、留意すべき基本原則です。
（２）整理の手順
次に、実際の整理の手順について述べます。
まず、写真撮影を行いながら、文書の現状記録と点数確認を行っていきます。はじめに、①撮影ターゲット（文書群名を書いた紙と番号札）と付箋を作成しておき、②文書が入っている箱の外観を撮影します（箱ごとの番号札〈「箱1」など〉を添えたターゲットを写し込む）。③次に、箱の蓋を開けて、中に文書が入っている状態を撮影します。そして、④箱の中の文書を上から順番に数点ずつ取り出し、入っていた順番通りに番号札と一緒に並べて写真撮影します。⑤撮影が済んだものは、番号を書いた付箋を挟んだ上で、順次ほこり払いをしていきます。
ほこり払いは、作業場所の確保と十分な換気が必要です。作業時には必ずマスクを着用します。また、空気清浄機や集塵機などがあれば衛生的に作業できます。HEPAフィルター（またはULPAフィルター）付の掃除機を購入すれば、清掃に使うだけでなく、段ボール箱に穴をあけたものと接続して、集塵機としても使えます。
ほこり払いが済んだら、目録作成に移ります。目録は、パソコン入力（もしくは手書きしたものを集約してパソコン入力）しますが、どのような記載項目を設けるかが一つ重要です。必要な記載項目としては、「文書番号」「枝番号」「表題」「年代」「作成者」「形態」「数量（点数）」「中身数量」「破損状況」「備考」が挙げられます。一括文書の場合、「数量」は１点とし、中身の内訳点数を「中身数量」欄に記入します。また、特記事項があれば適宜「備考」欄に記入します。
目録への記入が済めば、文書を封筒などに収納します。封筒に入らないものは、文書の形状に合わせて様々な包装方法を用います。封筒には文書番号や表題を記入しますが、筆記具は鉛筆などを用い、インク類は使わないようにします。封筒や保存箱に使う紙は、劣化が進みにくい中性紙が望ましく、とくに文書とじかに接する封筒類には、必ず中性紙を用います。（no3197）
