昨日、私の地区の健康サポーターのミーティングがありました。いつも、議事進行中に目的以外の話題が入り込んできて余計な時間がかかってしまいがちです。お互い話したいことに耳を傾け合うことは相互理解につながると思いますが、議事進行中は困ります。
前日、横浜市体育協会主催の「ファシリテーション講座」に行ってきました。次回までに「ファシリテーションを実践して感想を報告する」という宿題が出ました。ですからこのミーティングはちょうど良い機会でした。
「ファシリテーション」ということばは「コーチング」と並んでビジネス関連の書籍でもよく目にします。「メンバーの相互交流が円滑に進むように傍らで支援する」という意味ですが、合意と協働の場を作る会議のの技法として注目されています。
講座では「会議の流れ」として次の4つが挙げられていました。
1.役割分担をする。(ファシリテーター、書記、タイムキーパー、メンバー)
2.話し合う「テーマ」、「目的」、「ゴール」を明らかにする。
3.「時間」、「進め方」、「ルール」を全員で共有する。
4.1.~3.の合意を得る。
ミーティングでは、あらかじめ「会議の流れ」について全員の合意を得ておいたおかげで、途中で脱線しそうになった時、メンバーの意識を議事進行に戻すのが楽でした。ただ、ファシリテーター役の私がタイムキーパーを兼ねてしまったのですが、分担した方が時間を意識するメンバーが増えることになって、時間内に収めようという雰囲気ができたのではないかと思いました。