フォルダー名の付け方を工夫して効率化

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おはようございます。中小企業診断士の竹内幸次です。横浜はいい天気です。今日は神奈川県小田原の中小企業の経営革新コンサルティング、午後は相模原商工会議所で講演「身近なパソコンを活用したIT経営」をします。夜は川崎市の中小企業のコンサルティングをします。

▲相模原商工会議所でパソコン活用の講演をします。実務的で楽しいですよ！

今日は本日の講演に関連して、フォルダ名の工夫に関してです。

Windowsでは新しいフォルダを作ると標準で「新しいフォルダ」という名前になります。このまま使うこともできますが、このままでは「何に関する情報が保存されているフォルダか」が分かりません。顧客情報の整理を例にすると、以下のようにフォルダ名をつけるとよいでしょう。

アルファベット1文字＋顧客名 例）y_山田商事

あまり知られていない機能ですが、Windowsの場合、あるファイル（フォルダ）を探す際に、そのファイル（フォルダ）の頭文字のアルファベットをキーボードで打刻すると、そのアルファベットが付いたファイル（フォルダ）が順番に反転表示されるという機能があります。

例えば、「y_山田商事」というフォルダを探す際には、上からa、b、c、d…と目で追う必要はなく、キーボードで「y」と打刻するのです。これにより、「y」が付いたフォルダがいきなり反転表示されます。

「y_山田商事」とフォルダ名をつけることでこの機能を使うことができるのです。「山田商事」としか名前をつけなかったとしたら、人が1つひとつのフォルダ名を目で追い、文字を読まないと見つけることができませんが、このアルファベット1文字サーチを使うと、100のファイル（フォルダ）でも10,000のファイル（フォルダ）の中からでも瞬時にファイル（フォルダ）を見るけることができるようになります。とても便利な機能です。

中小企業経営者の皆様、ぜひお試しください！

▲「y」とキーボードで打刻すると「y」が頭に付いたフォルダが順に反転表示される

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