中小企業診断士の竹内幸次です。今日は神奈川県商工会連合会経営指導員研修会で講演「現場から考える、小規模企業のデジタル実践活用術」、東京都渋谷区の中小企業のコンサルティングをします。
▲横浜での商工会等の経営指導員向け講演です
今日は本日の講演に関連してメールの返信を素早く行うコツについてです。
【メールの返信を素早く行うコツ】作成 中小企業診断士 竹内幸次
・”メールの返信が早い人は信頼される”と言われる。理由は、返信を待っている人のことを第一に考える、つまり顧客本位の姿勢があるからと言われる。
・メールの返信を迅速に行うためには、まずは迅速に返信する意識を持つこと。信用や受注につながることを理解して、迅速返信するためのツールを探しまくろう。
・まずは返信が必要なメールと、不要なメールを振り分けよう。メールソフトとしてGmailを使えば、メルマガ等のPR系のメールと、通常のビジネスメールを自動的に振り分けてくれる。
・返信メールにて要求されている、期待されている事項を整理しよう。日時なのか、費用なのか、受注可能なのかどうか等、送信者が知りたいことを見極めよう。
・PCの単語登録（用語の登録）を駆使して、例えば「い」と入力すると、「以下の件、承知しました。」と変換される等を行う。
・また、ＰC内のフォルダ管理が整理されていれば、送信者の要求に迅速に対応することができる。例えば、業務予定や顧客層別のフォルダ構築、過去の受注単価の検索等。
・”メールの返信が早い人は信頼される”と言われる。理由は、返信を待っている人のことを第一に考える、つまり顧客本位の姿勢があるからと言われる。
・メールの返信を迅速に行うためには、まずは迅速に返信する意識を持つこと。信用や受注につながることを理解して、迅速返信するためのツールを探しまくろう。
・まずは返信が必要なメールと、不要なメールを振り分けよう。メールソフトとしてGmailを使えば、メルマガ等のPR系のメールと、通常のビジネスメールを自動的に振り分けてくれる。
・返信メールにて要求されている、期待されている事項を整理しよう。日時なのか、費用なのか、受注可能なのかどうか等、送信者が知りたいことを見極めよう。
・PCの単語登録（用語の登録）を駆使して、例えば「い」と入力すると、「以下の件、承知しました。」と変換される等を行う。
・また、ＰC内のフォルダ管理が整理されていれば、送信者の要求に迅速に対応することができる。例えば、業務予定や顧客層別のフォルダ構築、過去の受注単価の検索等。
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2022年10月18日に講演「中小企業を救うデジタル技術の最前線」を東京都中小企業振興公社／令和4年度商人大学校実践講座飲食店コースで行います。
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