書面決議の同意書のこと その２

会議を実際に開催する場合と書面決議（決議の省略の場合）、手続も異なりますし、作成が必要となる書面も違います。

なので、一応比較してみましょうかねぇ～。。。

【取締役会を開催する場合】

１．取締役会の招集（作成書類：招集通知）
ホントは口頭での招集もできますが、招集通知を作る会社も多いです。招集通知は１枚ペラ（日時、場所、議題を記載）の会社もありますし、当日の議案内容を詳細に記載する会社もあります。さらに、議案内容に関する分厚い資料を招集通知と一緒に送付される会社もあります。

２．取締役会開催（作成書類：取締役会議事録）
議事録には、出席した取締役・監査役全員の記名押印（または署名）が必要です。

３．取締役会招集省略（または招集期間短縮）同意（作成書類：同意書）
招集手続を省略して取締役会を開催する場合は、招集省略の同意書、招集期間（法令または定款に定められた）を短縮する場合は招集期間短縮の同意書を作成します。これらの作成は必須ではありませんが、欠席者がいる場合は、招集手続が適法に行われたことを証拠書面として準備する会社が多いと思います。

【書面決議（決議の省略）の場合】※書面決議ができる旨の定款規定が必要です。

１．代表取締役から取締役（及び監査役）全員に対する提案（作成書類：提案書）
取締役に対するものと監査役に対するもので若干文面を変える会社が多いですが、もちろん、共通のものを作成しても大丈夫。
口頭でも、メールでも良いデスが、書面を作成する会社サンが多いと思います。
ちなみに、会議を開催しないんですから、普通に考えると、書面決議の場合の方が資料が多いハズ。。。ですが、実際は、書面決議って、取締役会のメンバーは事前に内容を了解しているらしく、提案書は相当スッキリしたものになってます。

２．１の提案に対する取締役全員の同意（作成書類：同意書）
メールでも構いませんが、同意書を作成して取締役全員に記名押印させる会社サンが多いと思います。
提案書に同意書をくっつけるタイプのモノもあります。
書面の場合は、取締役全員が１枚の同意書に記名押印する会社もありますが、１人１枚とする会社サンが多いですね。
同意までの期間は法定されていませんけども、実務上は同意書返送の期限が定められています（或いは、予めお願いしておきます）。

３．１の提案事項につき異議がない旨の監査役（業務監査権限のある監査役のみ）の確認（作成書類：監査役の確認書）
作成義務はありませんが、監査役の異議が出ないことを確定させるために、確認書を作る会社が圧倒的に多いと思います。（タイトルは決まってませんが、「確認書」が多いような。。。）

４．取締役会議事録（作成書類：議事録）
１～３を要約した議事録を作成します。これには、代表取締役だけが記名押印する会社がほとんどだと思います。

。。。というわけで、会議を開催する場合よりも書面決議の場合の方が作成する書面の種類は多くなります（取締役会招集通知に添付する資料のボリュームは除く）。
書面決議の提案は口頭でも構いませんが、提案内容は何らかの方法で分からないとマズイでしょうし、同意書は書面でなくても構いませんけどね。。。メールであれば、それを保存しないといけませんから、全く何もしないってワケには参りません。
結構面倒なんでね。。。「書面決議じゃなくって、電話会議にします♪」 って会社も多いです^^;

そこで本題（やっとだ。。。(~_~;)）。。。ですけど、きりがよいので今日はこの辺で～=3