中小企業診断士の竹内幸次です。今日は東京都新宿区の中小企業のコンサルティング、東京都港区の中小企業のWeb活用コンサルティングをします。
今日はリターンメールばかり行うリスクについてです。
【リターンメールばかり行うリスク】作成 中小企業診断士 竹内幸次
継続内容ではないにも関わらず、毎回リターンメール扱いで新規内容をメールを送る人がいる。おそらく、メールソフトで相手との最後のやり取りのメールを見つけて、それに返信する方法で新規の内容を送信しているものと思われる。
このやり方で問題が生じないこともあるが、大きな問題になることもある。例えば、リターン先に複数のメール宛先が設定されている時。「全員に返信する」モードで使っていると、関係ない人にもメールが送られてしまう。メールの内容次第では大きな損害やリスクになる。
また、定型文はパソコンの単語登録（用語登録）やBriskineを使うことを推奨しているが、毎回同じ文章を入力することが面倒だと感じると、過去の似た文章を探して、その文書の一部分をコピーして新規メールに貼って送信する人もいる。
この場合、今回のメールでは不要な文章まで残ってしまうこともあり、受信者からは「この表現はなに？」と不思議に思われることがある。
メールを間違いなく、ミスなく、正しく、誤解要素がなく、効率的に送ることにもっと意識を高く持ちたいものである。
中小企業経営者の皆様、御社の従業員にはいつもリターンメールする人はいませんか？
継続内容ではないにも関わらず、毎回リターンメール扱いで新規内容をメールを送る人がいる。おそらく、メールソフトで相手との最後のやり取りのメールを見つけて、それに返信する方法で新規の内容を送信しているものと思われる。
このやり方で問題が生じないこともあるが、大きな問題になることもある。例えば、リターン先に複数のメール宛先が設定されている時。「全員に返信する」モードで使っていると、関係ない人にもメールが送られてしまう。メールの内容次第では大きな損害やリスクになる。
また、定型文はパソコンの単語登録（用語登録）やBriskineを使うことを推奨しているが、毎回同じ文章を入力することが面倒だと感じると、過去の似た文章を探して、その文書の一部分をコピーして新規メールに貼って送信する人もいる。
この場合、今回のメールでは不要な文章まで残ってしまうこともあり、受信者からは「この表現はなに？」と不思議に思われることがある。
メールを間違いなく、ミスなく、正しく、誤解要素がなく、効率的に送ることにもっと意識を高く持ちたいものである。
中小企業経営者の皆様、御社の従業員にはいつもリターンメールする人はいませんか？
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2024年7月22日に中小企業講演「未来を拓く経営革新～めざせ！未来の優良企業～」をぐんぎん経営倶楽部／群馬銀行で行います。
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