トヨタ式「問題解決シート」

週刊東洋経済2006.1.21号に、トヨタ式の問題解決シートが紹介されていた。このシートの特徴は、A3用紙一枚にコンパクトに書き込む形式になっているところ。文書の書き方もカイゼンを重ねた結果、一目見てパッとわかる形に進化したのがこのシートだ。

問題解決のステップは次の8つに分かれている。
１）問題を明確にする
２）問題をブレークダウンする
３）達成目標を決める
４）真因を考え抜く
５）対策を立てる
６）対策をやり抜く
７）結果とプロセスを評価する
８）成果を定着させる

もう少し具体的に説明すると次のようになる。
１）本来あるべき姿と現状を比較することで問題を明確化する
２）どんな時に、そうした問題が発生したのかを整理する
３）あるべき姿と現状のギャップを埋めるための目標を設定する。測定できる数値目標の形で締め切りを設定することが大事。
４）「なぜ問題が発生するか」を5回繰り返すことで真の原因をつきとめる

ちなみに、ステップ５～８は、PDCAに対応している。
５）真因について複数の対策を立てる
６）対策をやりぬくために、担当者を明確にし実施スケジュールを決める
７）ステップ３で定めた数値目標が達成されたかどうかを評価する
８）成果を定着させるための仕組みの整備について今後の計画を立てる

ここで大切なのは、ステップ４の「真因を考え抜く」ことと、ステップ８の「成果を定着させる」ことだろう。表面的な原因しか考えていないと問題は解決されないし、一時的に成果が出たとしても定着の仕組みを整備しないと、また元に戻ってしまうからだ。

シンプルな形で、継続する。トヨタ式のカイゼンシートは、組織変革を進める上で強力なツールになると思う。