前からギモンに思っていましたが、何故かオシゴトには流行があります。解消したいようなギモンじゃないんですけど・・・・・
で、今の流行りは本店移転です。ここ最近で10数件はあったんじゃないでしょうか?
オシゴトに直接関係するかどうかは分かりませんが、本店移転するとお役所関係の届出が必要なので、登記を急がれるケースが多い(謄本を提出するためです)です。なので、なるべく迅速に登記申請して、登記後の謄本をお渡ししなければなりません。
本店移転の意思決定は、こんなカンジで進みます。
①本店移転のちょっとした話がでる。じゃあ、相場とか調べましょうか~ということになる。
②担当者から報告。移転することは大体決まり、引き続き物件探し・・・
③物件の絞込み。条件などの比較対照をしてみる。物件が決まる。引越時期も決まる。
④細々したことの準備開始(ここで登記の話もでてきて、依頼がきます)。
以上のように、ご依頼いただいたときは 「取締役会の決議は終わっていますよ」 という会社さんが多いのですが、残念ながら登記に耐えられる議事録を作っていることはマレなんです。
例えばですね~、ここ最近の話だと、“本社事務所の移転” “本店の変更” “●月ごろに” “●月下旬を目処に” のような決議の仕方だったり、上手く表現できないんですけど、「すみませんが、これじゃあ登記できないので、もう一回決議してくださいますか?」 ってことになります。
何でかな~。。。と考えたところ、法律では決議内容まで決まっていなからですね。きっと。
ですが、登記しなくちゃいけませんので、 もう一回決議事項などをおさらいしましょう!
★株主総会での決議事項
定款には、「当会社は本店を「●●」に置く。」 という条項がありますので、「●●」の部分を変えなければいけない場合は、定款変更決議が必要です。
定時総会などで前もって決議するような場合は、移転の日と定款変更日がだいぶズレてしまいますので、定款変更の効力発生日を移転日に近い日とすることをおススメします。
★取締役会での決議事項
①本店を移転すること
②本店移転先(住所)
③本店を移転時期(普通は現実移転の日を決議します)
①本店を移転すること
たまにコメントをくださるKさん(お元気ですか?)が、ご自分のブログで書いていらっしゃいましたが、“本店” と “本社” は違う概念ですね。個人でいうと、 “住所” と “居所” のようなチガイでしょうか。なので、ハッキリと “ 本店移転 ” することの決議をしてください。
ちなにみ “変更” と言ってしまうと、本店の所在場所の表記を変えるというような意味にもなりかねませんから、“移転” でお願いいたします。
②本店移転先(住所)
これは、登記される新しい本店(住所)を決議してください。ビル名とか、階数とかを登記するかどうかも考えてお決めください。
(この話はちょっと長くなるので、またの機会に詳しくお話ししま~す。)
③本店移転時期
本店移転の日(登記される日)は、「取締役会で決議した移転日(既に移転している場合は決議した日)」、「現実に移転した日」、「定款変更を伴う場合は定款変更した日」の一番遅い日になるんです。大体は現実に移転した日が一番遅いので、その日が本店移転日になりますね(決議してないのに引越ししちゃあ、マズイです。)。 取締役会では、本店移転時期として、現実移転の日を決議することが多いのですが。。。
Q1 取締役会で決議するとき、現実移転の日が決まっていないときはどうしましょう?
A1 ●月●日から●月●日までの間(1ヶ月くらいはOKでしょう)としてください。上旬とか、下旬とか、ハッキリしないのは良くありません。
その上で、登記のときは「現実移転の日は●月●日です」と委任状などに書けばOKです。
Q2 現実移転の日っていつなの?
A2 いくつかの考え方がありますが、「旧本店での業務終了日」「新本店での業務開始日」「引越しを始めた日」「引越しが終わった日」のどれかで良いような気がしています(私見です)。あとは、引越しが終わった後の切りの良い日(月始めなど)を決議しておけば、それでも良いと思います。大安にこだわる方もいらっしゃいますね。
管轄登記所が変わる場合は、印鑑カードが切り替わります。登記の時間も通常よりは長くかかりますので、お手続はお早めに!
お客様からの本店移転の議事録で「本社社屋の移転について」というドラフトをもらい、本店移転に変えて頂くようお願いしたところ、議案名は稟議等の関係(?)で変えられないから何とかしてくれといわれたことが有り、決議事項の中の「本社:広島市・・・」を無理やり「本社(本店):広島市・・・」として頂いたことがあります。議案名をそのままにせざるを得なかったので登記が無事終わるか心配でしたが、大丈夫でした。
本店移転も気をつかいますよね。
本社と本店は実務上何かと話題になるところですが、そんな使い方、普通分かりませんよ。
私も議事録を直したところ、お怒りモードのメールをいただいたので、「補正になってもいいんなら、訂正しなくていいですよ
登記所もわりと大丈夫なんですけど、保証できないのがつらいとこですね。