【メルマガ記事】取締役の補欠・増員規定 その１

おはようございます♪

メールマガジンも最終回でございまして。。。今回は役員変更のオハナシです(~_~;)
これも、チョコチョコと過去記事でご紹介しておりまして、あんまり目新しいコトではなかったんだけど、ま、読んでみてくださいマセ　m(__)m

 

 

【第8回（2015.5.20）その１】

取締役の補欠・増員規定 

5月1日に改正会社法が施行されました。2月の商業登記規則の改正と相まって、ちょっとドキドキしつつ、3月決算の会社さんの定時株主総会の準備を進めている今日この頃です。定時株主総会といえば、商業登記で一番多いのが「役員変更」ですよね。非公開会社の任期が10年まで伸長できるようになったので、役員変更登記は少なくなったという噂ですけれども、皆様はいかがでしょうか？しかし、たとえ頻度は減ったとしても、商業登記の基本はやっぱり役員変更ですよね！？私もここのところ、「むむむっ！」と思った案件が数件ありましたので、皆様ご存じのことばっかりかも知れませんが、本日は役員変更をテーマとして取り上げてみたいと思います。

 

●取締役の補欠・増員規定

会社法の規定では、「取締役の任期は、選任後２年内の事業年度のうち最終のものに関する定時株主総会の終結のときまで」とされております。これがいわゆる「法定任期」です（会社法第３３２条１項本文）。ただし、ほとんどの株式会社の定款には、補欠・増員規定なるものが存在しています。例えば、「補欠又は増員により選任された取締役の任期は、他の在任取締役の任期が満了するときまでとする。」というような規定です。これ、取締役の任期合わせのための規定でして、これにより、複数人の取締役がバラバラに選任されていたとしても、任期満了の時期は一致するということになっております。司法書士は会社の定款を必ず確認致しますけど、改選期には全員揃って任期満了！となります。

 

●補欠・増員規定のない会社（その１）

遠い昔の話になりますが（苦笑）、司法書士のお仕事を始めた頃は、補欠・増員規定に驚いたものでした。もちろん、存在自体は知っていましたが、受験ではあまり出て来ないのですよね～。今考えると、補欠・増員規定があったら、皆揃って任期満了しちゃいますから試験問題としては易しすぎるってことなんだろうな、と思います。が、当時は、「補欠・増員規定は、どの会社でも通常は存在するから、人によって任期満了時期が異なる、なんてことはないのだ！」と知って、実務と受験の常識の違いを感じたのでした。じゃあ、補欠・増員規定をわざと置かない会社があるのか、というと、あるのです。以前、とある証券会社の子会社の設立登記を受託したことがありまして、補欠・増員規定が無かったものですから、「要らないのでしょうか？（←ホントは忘れたんじゃないかと思いまして）」と訊いてみたところ、「この業界は、無いのが普通なんです。」というお答えでした。実際、裏を取ってみたわけじゃございませんけど、「１人１人に通常の任期を全うさせる」という考え方だと仰っていました。

 

オマケ：　補欠・増員規定は、ま、実務上は常識ではあるのですが、やっぱりね｡｡。慣れていない担当者の方だと、ご存じなかったりもいたします(^^;)
司法書士に登記の依頼をされていれば、特にモンダイにはならないんだけど、会社が本人申請されますと、法務局もね～。。。「オカシイのでは！？」と思ったりはするんじゃないかなぁ～。。。って気がしますが、結局誤った登記がどんどんと積み重なっていき、直すって言っても、ど～しよぉぉ～っ！！！。。。ってなることもあります。

事実は小説より奇なり。。。ってホント～なんだな。。。と思う瞬間デス(◎_◎;)

え～。。。つい先日のハナシなんですけども。。。任期１年の会社さんが、事業年度を１２月から３月に変更したんですよね。
で、その会社さんは、３月に定時総会を開催してました。

そして、今後は５月に定時総会を開催するとのこと。
つまり、今年は３月（2018.1.31～2018.12.31）と５月（2019.1.1～2019.3.31）に定時株主総会を開催したわけです。

ということは。。。３月●日に就任（重任）した取締役の任期は、就任後１年内に終了する事業年度に関する定時総会の終結までとなるのですケド、それ、2019.3.31なんですよね。
なので今年は、３月に取締役の改選をしたのに、２か月後の５月にも改選をすることになっちゃって、もちろん、登記も申請したんです。

そしたらね｡｡。法務局から「改選って！？ホント？こないだやったばっかしなのに？？？」的な電話がかかってきました。
そっか｡｡。(^^;)｡｡。これは、ちょっと説明しておくべきでしたね。
若干「むぅぅ～(-"-)」って感じでした。失礼しました　m(__)m

会社の方たちも、「また改選っ？？」と仰っていましたし、こういう感覚の方が普通なのかもしれません。
やっぱり、事業年度の変更は間違えやすいですよね。。。ご注意くださいね！！

では、また来週～♪

【メルマガ記事】書面決議 その４

おはようございます♪

書面決議の最終回です！

 

【第7回（2015.4.15）その４】

●書面決議の利用

株主総会の書面決議は、法人の１００％子会社が良く使っているようです。親会社では、子会社の株主総会で何を決議するかを（招集通知をもらわなくても）事前に知っていますし、株主総会の議案は必ず可決されますけれども、株主総会自体は省略できませんので、わざわざ開催するよりは書面決議の方が良いと考えられるようです。一方、取締役会ですけれども、こちらは、通常は実際に開催していて、（会社の大小にかかわらず）緊急を要するケースや形式的に決議を要する（←議論の必要がない）ケースで利用されているようです。例えば、定時株主総会を書面決議で行う場合、定時株主総会のみなし決議日には取締役会が開催できないような場合は、取締役会の書面決議が利用されていますね。株主総会を開催する場合には株主総会に取締役が出席しますから、その後に取締役会を開催するのは容易ですが、株主総会をやらない（書面決議）となると、そのため（代表取締役の選定等）だけに取締役会を開催するのは難しいということのようです。

 

●登記申請の添付書類

実際に会議を開催する場合と書面決議の場合とでは、登記の添付書類にどのような違いがあるか考えてみましょう。まず、書面決議の場合には、就任承諾したことを証する書面等として議事録の記載を援用することができません。それから、取締役会議事録の添付を要する場合、取締役会の書面決議ができる旨の定款の定めがあることを証明するため、必ず定款の添付が必要です。ただ、以前は、せっかく定款を添付しても（たまに）「この定款は何のために添付されているのか？」と法務局から問い合わせがあることがありました（苦笑）。次に、議事録への押印です。会議を開催した場合には、株主総会議事録には記名押印義務がなく、取締役会議事録には出席取締役、出席取締役の記名押印が必要ですよね。これが書面決議となりますと、株主総会、取締役会共に議事録への記名押印義務がありません。取締役会議事録の場合、実際に開催した場合とでは、「１００かゼロか」というほどに記名押印義務者が異なりますが、書面決議では同意書が別途存在しているので、議事録は書面決議の内容を簡潔にまとめた書面として作成するにすぎないので、それでOK、ということだと思います。ただし、取締役会の書面決議によって代表取締役を選定した場合には、基本的に会議を開催した場合と同じように考えることになります。すなわち、従前の代表取締役が届出印を押印できない場合には、議事録に取締役全員の個人実印を押印するか、あるいは書面提案に対する同意書に取締役全員がそれぞれ個人の実印を押印したものが必要になるわけです。会議を開催した場合と異なるところは、常に取締役全員が対象になること（開催した場合、欠席者の記名押印は不要）、業務監査権限を有する監査役であっても、監査役は対象外（開催した場合、出席していれば監査役も議事録に個人の実印を押印し、印鑑証明書の添付が必要）であることです。

 

●結び

書面決議は、じわじわと利用する会社が増えているような気がします。会社としては書面決議の方が楽なのかもしれませんが、私はあまり好きではありません（苦手意識があります）。ただし、前述のように、みなし決議の日を任意に定めることができる、などのメリットがあり、便利に使えるのも事実です。提案や同意の方法、提案書、同意書の書式も特にきちんと決まっているわけではないので、司法書士としては、会社のニーズに応じて色々な工夫をする必要があるものと思います。

 

オマケ：以前も書きましたケド、株主総会の書面決議って、株主提案でやれるんですよね。
そこで１００％親会社が書面提案をして、同意しますと、子会社側の取締役会決議をすっ飛ばして株主総会決議を成立させることができる。。。というわけで、これ、なかなか便利なシロモノでございマス(~_~;)

ちょっと裏技っぽいですケド、取締役会の開催に難があるケースだと、本当に助かる♪

しかし、やっぱり不自然であることに変わりはないんでね｡｡｡例えば、定時株主総会の書面決議を株主が提案するってことは、計算書類は一体だれが作ったんだ！？｡｡｡というような感じ(◎_◎;)

それから、書式も本当にマチマチですね。

｡｡｡というわけで、書面決議は今後もますます増えていくんだろうと思います。

ではまた～♪

【メルマガ記事】書面決議 その３

おはようございます♪

本日も書面決議でございます！

 

【第7回（2015.4.15）その３】

●書面報告

定時株主総会では必ず報告事項がありますが、これも書面による報告が認められております（会社法第３２０条）。取締役会の場合も同様で、会社法第３６３条第２項の報告はダメですが、それ以外の報告を書面によって行うことは可能です（会社法第３７２条）。株主総会の場合には、株主の同意を得る必要があり、取締役会の場合には、書面によって報告すれば終わり、というちょっとした違いがございます。

 

●みなし決議日

株主総会の書面決議の場合、原則としては、株主全員から同意を得たときに「決議があったものとみなされる」のですが、株主総会を開催する場合と同じように、決議の時期を提案の際に予め指定することもできることになっています。例えば、３月２０日に提案を発し、３月２７日をみなし決議の日としたい場合には、「３月２７日までに株主全員の同意を得られた場合には、同日に株主総会の決議があったものとみなすことといたします。」というように、会社が定める日を提案内容として盛り込めば、株主全員の同意を得た日以降の任意の日をみなし決議の日とすることも可能です。このようにみなし決議を任意に指定した場合、取締役の任期を操作することもできることになります。例えば、平成２７年３月２０日に取締役選任の提案を発し（選任日を４月１日付とする期限付決議）、①株主全員の同意が同年３月２７日に得られた場合と、それに加え、予め②みなし決議日を同年４月１日と定めておいた場合の違いを考えてみましょう（事業年度の末日は３月３１日、取締役の任期は１年で補欠増員規定はないものとします。）。取締役の選任日はどちらも４月１日ですが、みなし決議の日を定めない①の場合には、選任された取締役の任期の起算日は平成２７年３月２７日（←株主の同意を得た日がみなし決議日になります。）、②の場合には、会社の定めたみなし決議日である４月１日が任期の起算日になります。結果、前者の任期満了は平成２７年３月３１日に終了する事業年度に関する定時株主総会、後者の任期満了は平成２８年３月３１日に終了する事業年度に関する定時株主総会の満了時になるわけです。このように、良いことなのかどうかは分かりませんが、みなし決議日を数日移動させることによって、任期がまるまる１年違ってしまうケースも珍しくありません。そのため、組織再編のように事業年度の初めに役員を交代させるようなケースでは、書面決議の方が便利な場合がございます。一方、取締役会決議の場合でも、同じようにみなし決議日を任意に定めることは出来るのでしょうが、ニーズがないのでしょうね。見たことがありません。

 

オマケ：　以前の記事でご紹介したことがあるかもしれませんが｡｡｡　みなし決議日の指定だけじゃなくって、みなし決議のあった時間までを指定していた会社さんがありました。
なんでも、株主総会直後に取締役会を開きたいんで、株主総会のみなし決議の時間を取締役会（←こっちは実開催）の時間により近づけたい。。。ということでございました。

んっ？？時間の指定って何っ！？。。。とは思ったんですケド、別に禁止はされていないよなぁ～。。｡　(~_~;)
でも、「そこまでする会社は見たことないデス。」とお伝えしたら、翌年からは時間の指定はお止めになりました。

｡｡｡で、実務はですね｡｡｡基本的に出来レースなんですよ。
株主さんが、「書面決議にしてね」と仰るわけで、同意が取れることは事前に分かっています。
なので、「みなし決議日の指定」よりも、「同意日を最初から決めておく」という方が断然多いんじゃないかなぁ～と思います。

んで、今回はもうちょっと続きます。

【メルマガ記事】書面決議 その２

おはようございます♪

書面決議の続きでございます。

 

【第7回（2015.4.15）その２】

●取締役の持ち回り決議と取締役会の書面決議

巷では、「持ち回り決議」と「書面決議」は同義であるように語られていませんか？私の感覚では（司法書士の一般的な感覚なのかどうか分かりませんが）、持ち回り決議というのは、取締役会非設置会社の取締役決議のように会議体を構成しない場合に、議事録等に順番に押印していき、結果として過半数の押印が集まった、というようなものです。その昔、有限会社の取締役の決議は持ち回り決議ができるが、株式会社の取締役会ではできない、というように説明されていたと記憶しています。その後、株主総会の書面決議というやり方が認められましたが、持ち回り決議とは似て非なるものだと思います。持ち回り決議は、手続きも全く決まっていませんし、決議書等の書面を作成する義務もありません。それに、何よりも、取締役全員の同意を得る必要はありませんし、（業務執行権限を有する）監査役が異議を述べたとしても、決議は成立いたします。

 

●書面による議決権行使と株主総会の書面決議

こちらは、法律上もきちんと区別されているのですけど、クライアントの担当者は、誤解されている場合が多いように思います。書面による議決権行使とは、「株主総会に出席できない株主が書面によって議決権を行使すること」で、株主総会は開催する前提であって、基本的には上場会社が利用しています（←株主が１０００人以上の会社は、株主に書面による議決権行使をさせなければなりません。）。けれども、どのような会社でも、書面による議決権行使の方法を任意に採用することはできます。株主総会に出席できない株主がいる場合、通常は、株主総会を単に欠席するか、代理人によって議決権を行使するかだと思いますが、書面による議決権行使というのは、株主自身が事前に書面によって議決権を行使することができる、という便利な手続きです。前述のように、どのような会社であっても任意に採用する（←株主総会ごとに採用するかどうかを決められます）ことができますが、採用した以上、法定された議決権行使書面と株主総会参考書類を株主に交付しなければなりません。それから、株主総会の招集通知は、非公開会社の場合、１週間前までに発送すれば足りますが、株主に書面による議決権行使をさせる場合には、招集通知は２週間前に発送しなければなりません。これ、ある意味「書面決議」と言えなくもないのでしょうけれども（←株主全員が書面による議決権行使をし、全ての議案に賛成すれば、理屈としては書面決議の要件を満たします。）、会社法第３１９条の書面決議は、反対する可能性のある株主がいる会社では怖くて使えませんので、それぞれ利用される（できる）場面が全く違うと思います。「書面による議決権行使の方法を採用しています。」という非公開会社がこれまで数社ございましたが、蓋を開けてみるとほとんどの会社で要件を満たしていませんでした（←書面による議決権行使は無効）。実際は、大株主さんがいらっしゃいますので、単に欠席した株主の議決権行使が無効だったと考えれば、決議要件の充足性に問題はなかったわけですが、招集手続が無効ではなかったか？という点に関しては疑問が残ります。ただ、終わってしまったものを今更どうすることもできず、任意採用のための手続きをご説明したうえで、今後は、通常の代理人による議決権行使に切り替えていただくことをお勧めいたしました。

 

オマケ：　書面による議決権行使のハナシって、今でも誤解している会社が多いような気がします。
が、最近は、本当に書面による議決権行使を採用している会社をポツポツと見かけるようになりました。

「また、勘違いしてるんでしょ！？(^^;)」。。。と思ったら、マジメに議決権行使をさせていてビックリ！！。。。という会社が今年もありましたね。

ところが、その会社さん、いつもだったら問題なかったんですけどね。。。私が関与していたのは、株式移転でして(^^;)。。。株主総会参考書類が「難あり」な状況！
そんで、招集通知発送の３日前くらいに「ギャアァ～！！！！」となりまして(;O;)。。。。ほんと～に焦りました(>_<)

役員変更とか定款変更だったら、慣れたモノだったんだけど、株式移転の際に参考書類に何を書かないといけないか。。｡なんて、考えていなかったらしく、危機一髪っ！！！
という出来事がありましたが、どうにかこうにか間に合いました。

私としても、珍しいケースに関与できて勉強にはなったんですけどね。。。でも、ちょっと心臓バクバクでした(~_~;)

ではまた明日～♪

【メルマガ記事】書面決議 その１

遅くなりましたが、本日も更新いたします(~_~;)

 

【第7回（2015.4.15）その１】

こんばんは。皆様にこの記事をお読みいただくのは4月の半ばになるわけですが、実は（？）今は3月なので、現在は、あれこれてんやわんやの毎日を送っております。12月決算の会社の定時株主総会のシーズンでもありますけれども、定時株主総会がらみの役員変更等の商業登記は全国的にはどんな感じなのでしょうねぇ？ 12月決算の会社というと、我が事務所では外資系が多いように思います。業種による傾向などもありますし、3月決算を変更する会社はだんだんと増えてきたような気もしています。「結局、何月が一番得なのか？」などと考えるのですが、結局どの月も良し悪しのように思えます。クライアントの中には、5月決算の会社があって、会社法の施行時も今回の改正も、改正法の適用を受けるトップバッターになってしまいましたし、株主総会は8月ですので、関係者の皆様は普通の人と同じ夏休みは全く取れないそうです。…というわけで、定時株主総会シーズンでございますので、本日は、書面決議のお話しをしてみたいと思います。

 

●株主総会の書面決議

書面決議というのは略称でして、正式には「株主総会決議の省略」とか「株主総会（取締役会）のみなし決議」というのが正しい言い方だと思います。「取締役等が株主総会の目的である事項（＝決議事項）を提案し、当該提案に対し株主全員の同意を得た場合には、株主総会の決議があったものとみなす（会社法第319条）。」というヤツです。実際には、書面でのやり取りではなくて、電磁的記録でも構わないので、「書面による決議」とは限りませんけど、一般的には「書面決議」と呼ばれています。（以下、「書面決議」といいます。）

 

●取締役会の書面決議

株主総会の書面決議については、旧商法下でも認められておりましたけれども、取締役会の書面決議は、会社法の施行の際にようやく認められました。手続のやり方は、「決議事項の提案」⇒「提案に対する取締役全員の同意（これには、提案者である取締役を含みます。また、業務監査権限のある監査役が提案内容に異議を述べたときは書面決議が成立しませんので、異議がないことの証明書の提出を求めるのが一般的です。）」⇒「議事録の作成」という感じで、株主総会の場合とほぼ同じです。ただし、取締役会の書面決議は、どんな場合でもできるわけではありませんよね。まず、定款に別段の定めがあることが必要とされています（会社法第３７０条）。また、いわゆる業務執行報告を行う取締役会（会社法第３６３条第２項）については、書面決議によることは出来ないこととされております（会社法第３７２条第２項）。ちなみに、監査役会では書面決議は認められておりません。（監査役会議事録を拝見する機会は滅多にないですし、質問されたこともないのですが、開催する機会が少ないので、「ちゃんと会議を開いて議論してね。」ってことなのでしょう。なお、テレビ会議や電話会議は、取締役会、監査役会共にすることができます。

 

オマケ：　またしても、若干今更な感じの話題でございましたが、いかがでしたでしょうか。
書面決議も、当時よりもずいぶんと普及（？）したような気がしております。
やっぱり、株主総会の方が頻度は高い気がいたしますけども｡｡｡(^^;)

ただ、これ以降に代表取締役の予選問題が出てきたりしまして、代表取締役の予選のために書面決議を使うケースは増えていますよね～。。。

目新しいハナシではなくって、すみませんが、一応、おさらいのつもりで読んでみてクダサイマセ　m(__)m