おはようございます♪
書面決議の続きでございます。
【第7回（2015.4.15）その２】
●取締役の持ち回り決議と取締役会の書面決議
巷では、「持ち回り決議」と「書面決議」は同義であるように語られていませんか？私の感覚では（司法書士の一般的な感覚なのかどうか分かりませんが）、持ち回り決議というのは、取締役会非設置会社の取締役決議のように会議体を構成しない場合に、議事録等に順番に押印していき、結果として過半数の押印が集まった、というようなものです。その昔、有限会社の取締役の決議は持ち回り決議ができるが、株式会社の取締役会ではできない、というように説明されていたと記憶しています。その後、株主総会の書面決議というやり方が認められましたが、持ち回り決議とは似て非なるものだと思います。持ち回り決議は、手続きも全く決まっていませんし、決議書等の書面を作成する義務もありません。それに、何よりも、取締役全員の同意を得る必要はありませんし、（業務執行権限を有する）監査役が異議を述べたとしても、決議は成立いたします。
●書面による議決権行使と株主総会の書面決議
こちらは、法律上もきちんと区別されているのですけど、クライアントの担当者は、誤解されている場合が多いように思います。書面による議決権行使とは、「株主総会に出席できない株主が書面によって議決権を行使すること」で、株主総会は開催する前提であって、基本的には上場会社が利用しています（←株主が１０００人以上の会社は、株主に書面による議決権行使をさせなければなりません。）。けれども、どのような会社でも、書面による議決権行使の方法を任意に採用することはできます。株主総会に出席できない株主がいる場合、通常は、株主総会を単に欠席するか、代理人によって議決権を行使するかだと思いますが、書面による議決権行使というのは、株主自身が事前に書面によって議決権を行使することができる、という便利な手続きです。前述のように、どのような会社であっても任意に採用する（←株主総会ごとに採用するかどうかを決められます）ことができますが、採用した以上、法定された議決権行使書面と株主総会参考書類を株主に交付しなければなりません。それから、株主総会の招集通知は、非公開会社の場合、１週間前までに発送すれば足りますが、株主に書面による議決権行使をさせる場合には、招集通知は２週間前に発送しなければなりません。これ、ある意味「書面決議」と言えなくもないのでしょうけれども（←株主全員が書面による議決権行使をし、全ての議案に賛成すれば、理屈としては書面決議の要件を満たします。）、会社法第３１９条の書面決議は、反対する可能性のある株主がいる会社では怖くて使えませんので、それぞれ利用される（できる）場面が全く違うと思います。「書面による議決権行使の方法を採用しています。」という非公開会社がこれまで数社ございましたが、蓋を開けてみるとほとんどの会社で要件を満たしていませんでした（←書面による議決権行使は無効）。実際は、大株主さんがいらっしゃいますので、単に欠席した株主の議決権行使が無効だったと考えれば、決議要件の充足性に問題はなかったわけですが、招集手続が無効ではなかったか？という点に関しては疑問が残ります。ただ、終わってしまったものを今更どうすることもできず、任意採用のための手続きをご説明したうえで、今後は、通常の代理人による議決権行使に切り替えていただくことをお勧めいたしました。
オマケ： 書面による議決権行使のハナシって、今でも誤解している会社が多いような気がします。
が、最近は、本当に書面による議決権行使を採用している会社をポツポツと見かけるようになりました。
「また、勘違いしてるんでしょ！？(^^;)」。。。と思ったら、マジメに議決権行使をさせていてビックリ！！。。。という会社が今年もありましたね。
ところが、その会社さん、いつもだったら問題なかったんですけどね。。。私が関与していたのは、株式移転でして(^^;)。。。株主総会参考書類が「難あり」な状況！
そんで、招集通知発送の３日前くらいに「ギャアァ～！！！！」となりまして(;O;)。。。。ほんと～に焦りました(>_<)
役員変更とか定款変更だったら、慣れたモノだったんだけど、株式移転の際に参考書類に何を書かないといけないか。。｡なんて、考えていなかったらしく、危機一髪っ！！！
という出来事がありましたが、どうにかこうにか間に合いました。
私としても、珍しいケースに関与できて勉強にはなったんですけどね。。。でも、ちょっと心臓バクバクでした(~_~;)
ではまた明日～♪
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