ウェブ会議で気をつけるべきこと

　昨今、WebExやスカイプ、Zoomなどを用いたウェブ会議システムが盛んに行われている。
　私自身も最近になって、遠隔で会議したりディスカッションすることが増えているが、実は非常に非効率的に感じている。

　そこで、思いつく限り改善点を述べてみようと思うので、ぜひ参考にしてもらいたい。

①顔を出せ
　在宅ワークになって、あまり自宅での顔を晒したくない気持ちはわからなくはないが(ヒゲ剃ってないし、コンタクトじゃないし等)、相手の表情がわかって喋ることは、会議全体の発言の質を高める。
　人は思っているよりも表情を読みながら喋っているもので、それが何もない状態で喋ってしまえば、失言率は高まるし、くだらない発言を黙認しがちにもなってしまう。ぜひ、顔を晒して会議をしよう。

②喋る人数を減らせ
　私は定期的に複数人でツイキャスをするが、きちんと喋ることができるのは実質4人くらいが限界だと思う。
　オンラインで会議をしている場合、何も喋っていない状態を長く作ることは、なぜか怖がってしまいがちになる。だから、「止まらない」ということをしなくちゃいけないのだが、同時に「声が被ってはいけない」。この２つを達成するためには、4人くらいが限界なので、予め会議で喋る権限がある人を決めておくと良いと思う。

③チャットを利用しろ
　喋る人数を減らしてしまうと、民意が反映されないことを危惧する人は多いだろう。そこで、チャット機能を有益に利用しよう。
　喋る権限を持った人が、チャットでのコメントを拾うようにして、あまりにも有意義な発言であったら、その人にその場で喋ってもらう、などのやり方をすると良いと思う。

④交通整理係を用意しろ(すべての意見に反応するな)
　喋る人数は4人以内にせよ、と②で言ったが、そのうち1人は交通整理係にしましょう。主にチャットの意見を拾う係です。
　この交通整理係に要求されていることは結構大きいのですが、重要なのはチャットでのすべてのコメントを拾うわけではない「スルースキル」。大事なコメントだけを拾いながら、喋っている人の中でもくだらないことを言っているなと思ったら、ばさっと途中で切ってしまう思い切りの良さが求められます。

⑤スライドや見るものを準備しろ
　やたらめったら、だらだら喋ってしまう会議は、リアルでもイライラしますよね？
　きちんとスライドを用意したり、見るべきものを準備することは、時間の節約になります。限られた時間の中で有意義なコメントばかりにするためには、事前の準備がとても重要になることは、言うまでもないよね？

⑥時間を決めて守れ
　会議が終わる時間を決めて、それを守るためには、各々が「言葉を選ぶ」必要があります。「言葉を選ぶ」ということは、無難なことを言うことではなく、「思いついた順番で喋るな」ということです。いくつか言葉を思いついたなかで、一番クリティカルに伝わる表現を適材適所選びながら会話をすることで、会議時間は短くすることができますし、有意義にもなります。思いついた順で喋っていたら、いつまで経っても会議は終わりません。ましてや、それで責任の押し付け合いなどしていたら、会議はいつまでも終わらないでしょう。

　以上、６項目挙げてみました。
　確実に有益な会議になると思いますので、ぜひ試してみてください。

ウェブ会議で気をつけるべきこと6つ -2020.4.13.ツイキャスより-