就任承諾書の要否 その４

おはようございます_(_^_)_

ダラダラ長いですか？
もうちょっと。。。。です。。。たぶん。。。^^;

御上が、「本人が就任承諾をしたのかどうか分からないような議事録はダメだよ！」とおっしゃる気持ち。。。分かります。
けれども、コレまでの運用を、しかも、一部の法務局でのみ変更するコトには賛成できません。
やるならば、先例を出してハッキリさせるべきでしょ！？。。。と思っております。

ですが、ワタシ共のオシゴトとしては、少し考え方は違います。
ご本人の記名押印のない議事録をお預かりしたとしても、それを鵜呑みにするわけにはいきません。司法書士の注意義務は、それなりに果たさないといけないでしょうから。。。（←あ、ちょっと偉そう？^^;）
じゃあ、記名押印があったって、三文判だったらどうなの？というハナシにはなってしまうのですが、例えば実印らしき印鑑が押印されていたとしたって、それがご本人のモノに間違いないかどうかは印鑑証明書がなければ分かりません。
自署してあったとしても、ホントウにご本人が書いたかどうかは分かりません。
結局、就任承諾をしたのかどうかは、株主総会に出席するか、ご本人に確認するしかないってコトになっちゃいますが、ソコまでの注意義務は求められてはいないだろう。。。と思います。

そこで、少なくとも、新任の役員サンの就任登記の際は、何かしら、ご本人の意思が確認できる書面を求めるようにしています。
基本は就任承諾書。
ただね。。。例えば、定時株主総会の直後に開催された取締役会に出席していて、取締役会議事録にはそのヒトの記名押印があるような場合は、就任承諾書がなくても問題ないと思うんです。
だって、取締役に就任したからこそ、取締役会に出席しているんだろうし、議事録に取締役として記名押印しているんですからね。。。

じゃあ、重任（再任）したヒトはどうか。。。ってことですが、重任するのは原則として定時株主総会なので、やっぱり、取締役会議事録に記名押印義務があれば、それで良し！と思います。

ただし、監査役に関しては、取締役会に出席義務のない場合も多いので、そういう方については就任承諾書をお願いしています。

。。。ということで、一応まとめますと。。。
登記の書類としてお預かりする書類の中に、就任する役員サンの記名押印があれば、別途、就任承諾書は要りません、という取扱いを原則とさせていただいております。これには、記名押印義務のない新任取締役の方が任意に議事録に記名押印をした場合を含みます。
（もちろん、議事録の記載を援用できる場合です。）

。。。なのですが、この区分けをクライアントさんにご理解いただくのが、実は結構難しい。
「この間は就任承諾書は要らなかったのに、今回は要るんですか？どうしてぇ～？？」となってしまうんです。
改選の場合は要らないケド、臨時株主総会で補欠や増員で就任したヒトは要ります。。。というのは大変分かりにくいみたいなんですね。

それから、登記に使うかどうか。。。はたまた、司法書士に預ける必要があるかどうか。。。とは別に、会社として、就任承諾書を徴求するかどうか、という問題もあります。それって、やっぱりケースバイケースじゃなく、一律にする必要があると思います。

結果、「新規就任の場合は就任承諾書は必要」「重任の場合は不要」ということで、ワタシの方も統一しまして、クライアントの皆様にもご協力いただけております。

しかし、たまには、「就任承諾書を貰い忘れた」だとか「登記の際に不要なら今回は出さないで済ませたい」ということもありますんで、その際は、臨機応変に対応させていただいております。

「何で就任承諾書が要るんだ？！」と思われているクライアントの皆様、こういう事情でございますので、ご理解いただければ。。。_(_^_)_
個別事情につきましては、ご遠慮なく、ご相談くださいませ～！