ザ・デンタルフィロソフィ：１７４

歯科医師・山田忠生

これまではすべての患者に、次回のアポイントメントの日時を決定させていた。その結果、６か月、あるいはそれ以上まで完全に予定が決まってしまい、重要な修復症例を手掛けることや、当初は予定していなかったセミナーに出席するなどの融通がきかなくなってしまった。
今では４週間より先の予約はしていない。予約担当者は患者の必要な処置と、緊急の度合いに応じて索引をつけてカルテをファイルしている。担当者はこのカルテをもとに毎日の、毎週の生産目標を満たすようにしている。いずれの患者についてもアポイントメントがされないままに、カルテが２週間以上にわたってこのファイルに留まることはない。

ザ・デンタルフィロソフィ：１７３

歯科医師・山田忠生

歯科衛生業務計画

定期的な衛生管理の患者の場合、１時間のアポイントメントを予定する衛生士はそれぞれ、毎週２人の新患者を担当する。そして、初回は１時間30分をとる。毎日の診療予定表はタイプして、各診療室と技工室に掲示してある。そうすることによって、次に来院する患者が誰であるか、どの患者がどこの治療室にいるのか全員がわかるのである。衛生士が診ている患者を私が診なければならないときには、こうしておけば非常につごうがよい。
これまで長年に渡って、来院の前に患者に電話をして確認していたが、それは電話をしなければ患者が来院しないのでは考えていたからである。今にして思えば、反って患者に依頼心を起こさせていたのではないかと考えている。現在では。、患者に再確認はしないことを伝えているが、約束を守らない患者の数は、確認の電話をしていたときとほとんど変わらない。

ザ・デンタルフィロソフィ：１７２

歯科医師・山田忠生

生産計画
毎朝７時４０分に予約担当者と会って、その日の優先事項、診療内容、予定について検討する。私にかかってくる可能性のある電話について秘書に知らせておく。秘書は患者からの相談事や、時間についての要望を私に連絡する。また、このときに手紙を口述すること、会合の準備、そして計画の決定と行う。現在は１２時からの90分間を昼食時間にあてている。運営管理責任者はその日の生産計画に従って、緊急患者用の時間帯を決定している。通常、１回30分の時間を１日に２回確保している。４時は共診断と治療計画を話すアポイントメントの時間である。このコンサルテーションの間に、アシスタントは治療室を清掃し、翌日の準備をする。コンサルテーションのないときは、私は技工室で仕事、あるいは電話をかｋることや、翌日の計画を立てることに時間を使っている。

ザ・デンタルフィロソフィ：１７１

歯科医師・山田忠生

計画会議

私は３か月ごとに会計秘書、運営管理委責任者と会合をもち、財政の状態が健全であるかどうかを検討して、生産目標を満足させているか、予算内で処理されているかどうかを判断する。

毎日の診療後に会計秘書と会って、その日の診療を見直すとともに、生産、入金状況、収支計算書、保険の予定書、そしてその日に郵送する請求書について検討を加える。受け取った小切手類は、すべてその日に郵送で預金するようにしている。預金は私が受け取り、孤児尿小切手は会社あてに正確な金額を記入している。

ザ・デンタルフィロソフィ：１７０

歯科医師・山田忠生

総経費にいついていえば、項目ごとに分析することで問題点が明白となり、解決することが可能となる。経費をそれに該当する項目ごとに分類することは、非情にすぐれた経営手段といえる。項目ごとに分類した経費をパーセントで表して、予算時のそれと比較する。月末にわずかな項目の数字を比較するだけで、目標と一致しているかどうかを知ることができる。
年間予算と毎月の進展状態とを比較するのに費やす時間が、財政的な安定性と心のゆとりを保証してくれるのである。
収入と支出を適正に監視するために、業務を修復歯科と歯科衛生の２つに区分する。収入と支出とは経理上、分離して記録する。