例年この日に開催される満池谷慰霊碑前での戦没者追悼式。
今年はコロナ感染の拡大状況を踏まえ、中止となりました。
毎年、様々なことを思う日であることは言うまでもありません。
が、ロシアによるウクライナ侵攻や台湾情勢の緊迫もあり、これほど深刻に様々なことを考えた日であったことはないようにさえ思います。
心より、黙禱。
さて本題、今日のブログは、市役所の業務改善に関するお話です。
それでは早速、始めます。
昨年4月、市は「会議及び資料作成等における事務量の削減に向けた取組指針」を示しました。
読んで字のごとく、会議や資料作成における事務の効率化・削減を目指す内容で、例えば庁内会議に関してなら
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●会議の目的を明確化しましょう！
●会議資料は事前に配布するよう徹底しましょう！！
●会議時間は原則1時間以内とし、開始・終了時間を厳守しましょう！！！
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等、至極もっともな内容が示されています。
とは言うものの、指針を示したことで満足してしまい、その内容をどうやって実現するかというところが甚だ弱いのが、西宮市役所の悪弊。
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【ご参照】
ガイドラインを作っただけでは、なんにも変わらない。大切なのは、目標実現のための具体策だと思うのですが...＠2021年2月のブログ
この件についても同様のことを危惧していました。
例えば、職員アンケートで示された
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●会議次第の共通テンプレートを作成し、事前共有を義務付けては？
●内部説明用に最低限必要な項目をまとめたシンプルな庁内共通テンプレートを作成してはどうか？
また上司の側も内部資料については必要項目以外の情報を追加することはできる限り避けるという文化にできないか。
●庁内で定例的に行われる資料作成（予算や監査等）について、様式は指定されているが、部署によって様式の変更が行われたり、作成ソフト（ExcelやWord）が統一されていないことがある。様式以外の形式で提出を受け付けないことや、作成ソフトの指定を行っては？
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等の意見は、至極まっとうなものと思います。
なので、ここらへんの取組をしっかり進めるべき！と指摘したのが昨年5月のこと。
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【ご参照】
大切なのは、実効性を持たせるための取組。会議・資料作成等の業務負荷軽減を目指す指針が、効果を上げることに期待します。＠2021年5月のブログ
ところが1年経った今年5月、その後の進捗を確認した結果は「なにも進んでいません…」というもの。
なので「指針を作っただけではダメ。現状改善のための具体的な内容と対策が必要。いつまでに、そういった内容を示せるか？」と再度、交渉したことろ「7月中には何とか…」という回答が返ってきました。
その結果、7月末に示された内容がこちら。
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こういった内容が示されたこと自体は一歩前進。
ただ、この内容についても、これまた得意の「作ったけど結局あんまり使用されず。気が付いたら、誰も使わなくなっていた…」では意味がないと思うんですよね。
なので>「テンプレやルールを作るのはいいけど、作るだけじゃダメ。いかにして全ての部署に徹底させるかが重要。そのための具体策を示してほしい。いつまでなら示せるか？」と折衝したところ、担当室長から半分キレ気味に「いつまでに示すかの約束はできない。私の仕事はこれだけではないので！」という回答が返ってきてビックリ。
いやいや、あなたの仕事がこれだけなんて思ってませんよ！？
だから1年待って、更に2ヵ月待ち、そのうえ「いつまでなら示せるか？」を聞いてるんですけどね。
こちらもカチンときたので、より厳しい姿勢で折衝したところ、先方の態度は一変。
「8月中には…」と言ってきたので矛を収め、次の展開を待つことにしました。
しかし、こういう、やった風にすることで満足している感覚って、なんなんですかね…
状況改善しなきゃ意味ないし、せっかく作ったツール、活用してもらわないと勿体ないと思うのですが。
引き続き、強い関心を持って、今後の展開を厳しく見守ってまいります。
ということで今日のブログは、このへんで。
それでは失礼いたします。
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