時々あるのが、せっかくブログ書いたものの、なんとなくまとまり切らなかったり、時機を逸したりして、そのままお蔵入り...という話。
そんなのの一つで、このままお蔵入りやろな...と思っていたものに光を当てるべき展開になってきたので、今日はそのご紹介ですよ。
それでは、どうぞ。
会議が多く、それにやたらと手間暇をかけているのが問題という認識は、西宮市役所側でも持っている模様。
そんなわけで、市としても会議時間の短縮、会議資料の簡略化・事前共有などを進めようとしており、それに対して、私なりの意見を言ってきているのは既報の通り。
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【ご参照】
会議や資料作成を効率化させるための第一歩。ここから取り組むべきは「徹底」です！＠2022年9月のブログ
その後も、総務課が中心となって、事務負担の軽減に向けて様々な取組を進めていると聞いていました。
その一環として「庁内での照会・通知に関するアンケートを実施し、その結果を分析。今後の対策を整理しました！」ということで、今年の1月頃に説明を受けたのですよ。
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なるほど、そういう話があるねんなあ...と思いつつ、興味深く拝見したわけですが、書いてあった内容を、誤解を恐れず個人に例えると
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●スマホで連絡とるにしてもLINEにSMS・メッセンジャーにPCメール・スマホメールと、連絡方法が多様すぎる...
→うっかり見過ごしたり、見逃したり、忘れてしまったりということも起きがち
●LINEグループでのやり取りで「いや俺もう、ここから先の話には興味ないねんけど...」「今回、俺は参加できへんor興味ないって言ってるやん...」みたいな話が延々続いて、いちいちそれが通知されてくる
●「そんなもん俺が知るかいや、本人に聞いてくれ...」みたいなことを聞かれて、立場上、調べて答えざるを得ない
●「例の件」みたいなタイトルで送られてきて、なんのこっちゃか想像もつかないし、後で見返そうと思ってもどっか行ってしまって見つからない...
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みたいな話って、どなたでも多かれ少なかれあると思うんですよね。
んで役所内での通知や照会においても、同様のことが頻発していると言うことなんやな...と感じる内容が上のアンケートにはたくさん示されていました。
そして総務課として、そういう話を整理するために、以下の内容を今後の対策として示した、と。
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納得できる内容ですし、やって頂くのが良いと思います。
そして重要なのは、きちんと徹底することだと思うんですよね。
アンケートに対する回答の中でも「各局各課の取り組み姿勢を調査してはいかがでしょうか。実際の取組状況を開示させることで、他課との認識のずれがわかるのではないでしょうか。」という意見がありました。
大切なのは、まさに、そういう姿勢だと思います。
「取組の状況を把握し、情報として開示して明らかにする！」というのは、役所のような組織にとっては、きわめて有効であるはず。
せっかくの効果が期待できる取組ですもの。
ちゃんと役所全体でやらなきゃ、勿体ないですよね。
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【ご参照】
重要なのは、進捗状況や徹底度の「見える化」を進めること。依頼や通知だけではダメなんです！＠2023年11月のブログ
ということは所管部署にも伝えており、今後の展開に気を付けていこうと思います。
というのが、元々書いていたブログ。
で、この度、この話に展開があったことが分かったので、次回以降で、その内容についてご報告したいと思います。
それでは本日のブログは、これにて失礼いたします。