4月5日分。
毎度。週の頭から三日続けて午後十時に事務所を出るという状況が続いておりましたが、とりあえず今日は割と早めに七時半で撤収できました。幽霊です。ついでに帰りがけに合流した後輩とファミレスで飯食ってきましたが、ファミレスの飯でも、ここ数日のコンビニ飯ばかりの状態よりゃ随分マシ。職場の近くに住んでいるから、午後十時に出ても……って、それは昨日も書きましたね。二度ネタか。
ただ、明日は今日のように早く撤退してこられるかは怪しいし、必要であれば土日どちらかは休日出勤になるかも知れません。まあ、私自身の仕事の山場は今日の午前中いっぱいくらいでお終いになったので、後はある意味でお付き合い残業の類になるやも。もしくは、山場は超えているけれどミスが出ていれば、自滅で残業もあり得る。ま、後者は自業自得なので、それはやむなしですけれどもねー。
さてはて、普段はそんなに長時間残業しないのですが、この時期に限ってはやたら残業が増えます。特に今年は例年にも増してまたひどい。……と言っても、去年の勤務時間を照会してみたら、むしろ今年の方がまだマシだったくらいなのですが。去年はちょっと、システムの入れ替えが上手くいかなかったとか、諸事情あったんでしょうがないのかなー。ただ、今年に残業連打になったのは、システムの入れ替え云々の特殊な事情ではないのがね。
なーんでこんなに時間を食ったのかなと、なるべく一般化して考えておくと、後々で何かの役に立つかもしらんなぁと。そんなことを思ったので、ちょっと頭を整理してみます。
問題その一。手入力する必要性のある作業が多すぎる。
あまり詳細に書けませんが、今回の決算で一番時間を食った作業は、手でシステムへ入力してやる必要性のある、「特定の」作業でした。この処理が可能な人員が私含め二名しかおらず、この二名に全国各拠点からの処理依頼が殺到したため、二名ともがこの手作業のためのマシーン状態に。
問題その二。作業依頼が数日間という短期間に密集した。
その一に思いっきり関連するのですが、その一での「特定の」作業の依頼が、実質三日間に数百件一気に固まって集中しました。この作業の実施可能期間は半月程度あるにも関わらず、依頼時期が最終の三日間ほどに完全に集中した形です。
問題その三。作業の依頼内容に漏れ・抜け・確認ミスが多く差し戻しが多数発生した。
その一、その二に更に関連して、「特定の」作業の依頼の際、各部署からの申請内容にかなりのミスが含まれており、この内容確認と差し戻し・再提出のためにまた時間を取られていました。
問題その四。上記の状態に伴いこちらの事務処理容量を超えたため、他の作業が停滞した。
結局、「特定の」作業の依頼が密集し、自分の事務処理能力のほぼ全てをこの作業に費やすことになったため、他の決算に必要な処理が遅延してしまいました。一つの作業が遅延すれば、決算は全体をまとめて進めるものであるため、他全てが遅れることになります。
問題その五。決算業務の全体の期日が短い。
グループの頭にいる企業の方針で、年々決算日程の短縮を……強いられているんだっ（集中線）……はぁ、まあ冗談です。ただ、決算日程が縮められてきているのは事実で、これが余計に作業依頼の密集を誘発している原因の一つでもありますね。
とりあえず、原因としてはこんなところ。まだその他諸々と思い浮かぶものはあるのですが、突き詰めてしまえば現状の「作業量」と、「期日」すなわち「作業に費やせる時間」のバランスが取れていないということですね。で、残念なことに「期日」の方は遙か頭上の大企業様が決めてしまっているので、こちらでは変更が出来ず。よって、対応のしようがあるとすれば、「作業量」の方を減らすことしかありませんな。
投資家のために正確な情報を迅速に～とか何とか、そんなお題目だったかとは思うのですけれども……。正直、速度と正確性はある程度反比例するものと思っています。時間さえかければより正確になるかってーと、そういうものでもないでしょうけれどもね。ただ、正確性を犠牲にする可能性があるレベルまで迅速性を求められるのは厳しいところです。
愚痴ってもしょうがないので、解決できそうな方策も考えておかないと。今すぐ出来るもんでもないでしょうが、先々のことは考えておかないと。
解決その一。人手を増やす。
ま、これが一番分かりやすい手ではあります。ただ、管理部署で人員を増やすと言うことは、固定費の増大そのものですから、コストアップになってしまいます。ただでさえ、これまたグループの方針で間接部門の人員を減らせ、固定費を落とせと言われている状態ですから……難しいでしょうね。それに、結局コレは一番安直な解決方策で、作業量をそのままにマンパワーでごり押ししろってことですから、あまり良い解決法ではないのですよねぇ。
解決その二。作業依頼・その差し戻しなどのやりとりを簡略化する。
この作業依頼、現状ではメールにPDFを添付か、紙で送るか、FAXでやるかという割と原始的な方法でやっています。かなり紙の無駄でもありますし、出来ればコイツは電子化というか、ワークフロー化したいものですね。ただ、依頼内容次第では社長決裁まで行く代物もあるので、そういうものだけは紙にする必要が出てくるかも。ワークフローなら却下されたことが、すぐ向こうにも分かりますしね。却下に気がつかなければ、それは向こうの責任でもあるし。
解決その三。いっそ処理を自動化した方が早くね？
ぶっちゃけ、望ましいのはむしろコレ。今の状態だと、手で入力したり照会したりという作業が入ってしまい、自分で目視して確認して以下略という人手を介するため、余計に時間がかかっています。形式的に処理できる部分についてだけでも自動化できれば、かなり楽になるんですが……。
んー、こちら側での対応策は、簡単に思いついたのはこんなところでしょうか。しかしながら、こっち側での対応だけでは正味、何ともならんのが実際ですね。一番の問題は、そもギリギリまで処理依頼を出してこない各部署の意識だったりしますし。こればっかりは、システムを変えてみたところで、更にギリギリまで処理出してこないってーいたちごっこの悪化になるだけかも知れませんし。
まあ、現状のままでは意識も悪い、作業効率も悪いのダブルパンチ状態ですし、せめても作業効率だけは上げられる方策を採りたいところではありますね。いや、ホント面倒くさいので。単純処理して良い部分だけでも、自動化できたら楽なんだけどなー。あと、ワークフローも欲しい……。
ではでは。ひゅう、どろん。
毎度。週の頭から三日続けて午後十時に事務所を出るという状況が続いておりましたが、とりあえず今日は割と早めに七時半で撤収できました。幽霊です。ついでに帰りがけに合流した後輩とファミレスで飯食ってきましたが、ファミレスの飯でも、ここ数日のコンビニ飯ばかりの状態よりゃ随分マシ。職場の近くに住んでいるから、午後十時に出ても……って、それは昨日も書きましたね。二度ネタか。
ただ、明日は今日のように早く撤退してこられるかは怪しいし、必要であれば土日どちらかは休日出勤になるかも知れません。まあ、私自身の仕事の山場は今日の午前中いっぱいくらいでお終いになったので、後はある意味でお付き合い残業の類になるやも。もしくは、山場は超えているけれどミスが出ていれば、自滅で残業もあり得る。ま、後者は自業自得なので、それはやむなしですけれどもねー。
さてはて、普段はそんなに長時間残業しないのですが、この時期に限ってはやたら残業が増えます。特に今年は例年にも増してまたひどい。……と言っても、去年の勤務時間を照会してみたら、むしろ今年の方がまだマシだったくらいなのですが。去年はちょっと、システムの入れ替えが上手くいかなかったとか、諸事情あったんでしょうがないのかなー。ただ、今年に残業連打になったのは、システムの入れ替え云々の特殊な事情ではないのがね。
なーんでこんなに時間を食ったのかなと、なるべく一般化して考えておくと、後々で何かの役に立つかもしらんなぁと。そんなことを思ったので、ちょっと頭を整理してみます。
問題その一。手入力する必要性のある作業が多すぎる。
あまり詳細に書けませんが、今回の決算で一番時間を食った作業は、手でシステムへ入力してやる必要性のある、「特定の」作業でした。この処理が可能な人員が私含め二名しかおらず、この二名に全国各拠点からの処理依頼が殺到したため、二名ともがこの手作業のためのマシーン状態に。
問題その二。作業依頼が数日間という短期間に密集した。
その一に思いっきり関連するのですが、その一での「特定の」作業の依頼が、実質三日間に数百件一気に固まって集中しました。この作業の実施可能期間は半月程度あるにも関わらず、依頼時期が最終の三日間ほどに完全に集中した形です。
問題その三。作業の依頼内容に漏れ・抜け・確認ミスが多く差し戻しが多数発生した。
その一、その二に更に関連して、「特定の」作業の依頼の際、各部署からの申請内容にかなりのミスが含まれており、この内容確認と差し戻し・再提出のためにまた時間を取られていました。
問題その四。上記の状態に伴いこちらの事務処理容量を超えたため、他の作業が停滞した。
結局、「特定の」作業の依頼が密集し、自分の事務処理能力のほぼ全てをこの作業に費やすことになったため、他の決算に必要な処理が遅延してしまいました。一つの作業が遅延すれば、決算は全体をまとめて進めるものであるため、他全てが遅れることになります。
問題その五。決算業務の全体の期日が短い。
グループの頭にいる企業の方針で、年々決算日程の短縮を……強いられているんだっ（集中線）……はぁ、まあ冗談です。ただ、決算日程が縮められてきているのは事実で、これが余計に作業依頼の密集を誘発している原因の一つでもありますね。
とりあえず、原因としてはこんなところ。まだその他諸々と思い浮かぶものはあるのですが、突き詰めてしまえば現状の「作業量」と、「期日」すなわち「作業に費やせる時間」のバランスが取れていないということですね。で、残念なことに「期日」の方は遙か頭上の大企業様が決めてしまっているので、こちらでは変更が出来ず。よって、対応のしようがあるとすれば、「作業量」の方を減らすことしかありませんな。
投資家のために正確な情報を迅速に～とか何とか、そんなお題目だったかとは思うのですけれども……。正直、速度と正確性はある程度反比例するものと思っています。時間さえかければより正確になるかってーと、そういうものでもないでしょうけれどもね。ただ、正確性を犠牲にする可能性があるレベルまで迅速性を求められるのは厳しいところです。
愚痴ってもしょうがないので、解決できそうな方策も考えておかないと。今すぐ出来るもんでもないでしょうが、先々のことは考えておかないと。
解決その一。人手を増やす。
ま、これが一番分かりやすい手ではあります。ただ、管理部署で人員を増やすと言うことは、固定費の増大そのものですから、コストアップになってしまいます。ただでさえ、これまたグループの方針で間接部門の人員を減らせ、固定費を落とせと言われている状態ですから……難しいでしょうね。それに、結局コレは一番安直な解決方策で、作業量をそのままにマンパワーでごり押ししろってことですから、あまり良い解決法ではないのですよねぇ。
解決その二。作業依頼・その差し戻しなどのやりとりを簡略化する。
この作業依頼、現状ではメールにPDFを添付か、紙で送るか、FAXでやるかという割と原始的な方法でやっています。かなり紙の無駄でもありますし、出来ればコイツは電子化というか、ワークフロー化したいものですね。ただ、依頼内容次第では社長決裁まで行く代物もあるので、そういうものだけは紙にする必要が出てくるかも。ワークフローなら却下されたことが、すぐ向こうにも分かりますしね。却下に気がつかなければ、それは向こうの責任でもあるし。
解決その三。いっそ処理を自動化した方が早くね？
ぶっちゃけ、望ましいのはむしろコレ。今の状態だと、手で入力したり照会したりという作業が入ってしまい、自分で目視して確認して以下略という人手を介するため、余計に時間がかかっています。形式的に処理できる部分についてだけでも自動化できれば、かなり楽になるんですが……。
んー、こちら側での対応策は、簡単に思いついたのはこんなところでしょうか。しかしながら、こっち側での対応だけでは正味、何ともならんのが実際ですね。一番の問題は、そもギリギリまで処理依頼を出してこない各部署の意識だったりしますし。こればっかりは、システムを変えてみたところで、更にギリギリまで処理出してこないってーいたちごっこの悪化になるだけかも知れませんし。
まあ、現状のままでは意識も悪い、作業効率も悪いのダブルパンチ状態ですし、せめても作業効率だけは上げられる方策を採りたいところではありますね。いや、ホント面倒くさいので。単純処理して良い部分だけでも、自動化できたら楽なんだけどなー。あと、ワークフローも欲しい……。
ではでは。ひゅう、どろん。