ファシリテーターが進める会議

以前、職場で「こんな会議はイヤだ！」というワークをしたことがありました。

・いつ終わるのかわからない会議
・声の大きい人の意見が優先される会議
・さんざん話し合いさせといて最後はエライ人が決定する会議
・たたき台のない会議
・論点があちこち飛ぶ会議
・落としどころが最初から決まっている会議

賛同者が多かった意見はこんな感じですが、これほど毎日のように会議（簡単な打ち合わせも含めて）をやっていながら、会議の進め方自体にほとんど進歩がないのは考えてみれば不思議な話です。

まず不満の第1位？に挙げられる「会議時間の長さ」については、どんな会議でもまず終了時刻を明確にすることが必要だと思います。何時何分まで、何時間あるいは何分かける会議なのか、すべての参加者の合意のもとで始めることによって、どの案件にどのくらい時間をかけるべきなのか、ある程度の共通理解のもとで会議が進められます。また、予定時刻までに終わらせようという気持ちが働いて、より密度の濃い意見交換が行われるはずです。

第二に、会議の資料は事前に配っておき、目を通しておいてもらうこと。会議資料をじっくり読むところから始めるのは時間の無駄でしかありません。

第三に、少数意見を大切にすること。勢力の拮抗する二者択一の場合は別として、できるだけ少数派の意見も生かすような決定に持って行くのが最善ではないでしょうか。経験上、少数派の意見が、あとになって実は大切だったと思うことが何度もありました。少数意見を最初から切り捨てるのではなく、多数意見の参加者にもきちんと吟味してもらうことが必要でしょう。

いずれにしても、会議を仕切る人には「ファシリテーター」的な資質が必要になると思われます。つまり、機械的な議事進行だけではなく、綿密な時間管理と参加者の考えや意見をうまく引き出すことのできる進行役です。

そんなファシリテーターが進行を担当する会議では、もしかしたら「たたき台」のない会議も可能かもしれません。ある課題やテーマのもとに、参加者全員の意見をゼロの状態から引き出していく。ケースによってはたたき台がない方が参加者の新鮮な発想を引き出せる場合もあるかもしれません。

「議論する」という単語が妙に好きな人たちがいますが（大学の先生をはじめとして）、そういう人たちに限って、自分の意見だけを主張して他人の意見を聞かない人が多いような気もしています。本当の意味の「議論」とは何なのか、考えてみる必要がありそうです。