中央区もまた、重要な行政文書の厳格な管理を行っていくべき。相手に発言内容を確認することは、都合の悪い発言が削られ、当たり障りのない部分しか記録に残らなくなる可能性あり。

　中央区も含め市区町村もまた、重要な行政文書の厳格な管理を行っていく必要があると思います。

　注意点は、下記に書かれています。


　〇重要とする定義をすると、重要でないとの理由のもと、破棄される。

　〇１年未満に分類できる文書の種類を具体的に例示し、省庁の判断で廃棄できる範囲を狭めること

　〇どんな文書を廃棄したのかがわかるよう記録・公表すること

　〇原則として相手に発言内容を確認することは、都合の悪い発言が削られ、当たり障りのない部分しか記録に残らなくなる可能性がある

　〇相手に確認する前の議事録案も合わせて保存すること

　


＊＊＊＊＊＊＊朝日新聞＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

http://digital.asahi.com/articles/DA3S13219862.html

公文書の廃棄、厳格化案　重要な文書「原則１年以上保存」　議事録化は事前確認

2017年11月9日05時00分



　内閣府は８日、公文書を管理する際の基準になるガイドラインの見直し案を公文書管理委員会（委員長・宇賀克也東大大学院教授）に示した。森友学園、加計学園問題で公文書管理のあり方が問題化したのを受けた内容で、保存期間を「１年未満」にできる文書の範囲を明確化。重要な文書が短い期間で廃棄されないようにすることが柱だが、行政の透明化が後退しかねない要素もある。


　政府は国民から意見を募るパブリックコメントを経て、年内に改正する。

　各省庁は、ガイドラインに基づく文書管理規則を作り、行政に関する公文書の内容や重要性に応じて保存しなければならない期間を１年～３０年と定める。文書を廃棄するためには内閣府の審査が必要になる。だが、各省庁が文書管理規則で定めた類型に当たらない文書だと判断すれば、保存期間を１年未満と解釈し、審査を経ずに廃棄する実態があった。森友問題でも国有地売却に関する学園との交渉記録が１年未満の文書とされ、廃棄された。

　見直しでは、各省庁などの意思決定過程の検証に必要な文書について、「原則として１年以上の保存期間を設定」と明記。その上で、１年未満に分類できる文書の種類を具体的に例示し、省庁の判断で廃棄できる範囲を狭めることにした。どんな文書を廃棄したのかがわかるよう記録・公表することも決めた。

　見直し案には、ある省庁が他省庁や民間企業などの外部組織と打ち合わせや協議をして内容を議事録に残す際、原則として相手に発言内容を確認することも盛り込まれた。加計学園の獣医学部新設問題で、文部科学省が内閣府から「総理のご意向」などと言われたとする記録を文書に残す一方、内閣府は発言を否定。双方の言い分が食い違っている。今回の見直しはこうした点を踏まえたものだ。

　だが、公文書管理に詳しい右崎正博・独協大名誉教授（憲法・情報法）は「都合の悪い発言が削られ、当たり障りのない部分しか記録に残らなくなる可能性がある」と指摘。「相手に確認する前の議事録案も合わせて保存するべきだ」と提言する。

　（久保田一道）


　■行政文書の管理に関するガイドライン改正案の骨子

・各行政機関外部の者との打ち合わせの記録作成にあたっては、相手方による確認等により、正確性の確保を期する

・意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、原則１年以上の保存期間を設定

・保存期間を１年未満とすることができる類型を例示

・合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書に該当する電子メールは、原則作成者または第一取得者が速やかに共有フォルダーなどに移す