私は、学校の放課後学習ボランティアを勤めていますが、勤務のシフト表の欠席・変更届は事務局に電話連絡して代替を補充してもらうことになっています。でも、事務局員もボランティアなので留守電になることが多く、代替が手配できないことがあります。これの解決方法は、グループウェアのスケジュール管理ソフトで運営すれ解決すると思います。
実際、私が勤めている某小学校の１.２年生の放課後学習会は、来年度は廃止になります。理由は、聞かされていませんが、おそらくは、ボランティアが絶対的に不足しているので２週間に１回の学習会しか組めない上に、シフト管理が上記のようにうまく機能せず、指導者に欠員が生じて学習効果が上がらないので一旦廃止にして、その分浮いた講師を３,４年の指導に割り振るのだろうと思います。
今後の対策は、教職に就きたい学生をアルバイトとして積極的に採用して、人事管理をするグループウェアも導入すれば、おそらくまた復活できるのではないかと思います。
そこで、その準備段階として予算ゼロでもできることとして、私は来年度のために、その小学校の３，４年生の放課後学習会のシフト管理業務を無料版のグーグルカレンダーで行って、学習ボランティア各自の週間・月間予定表（勤務シフト表）をメンバー全員がお互いに周知して、欠席の場合でも代替要員の派遣がスムーズに行われるようにと具体的な提案を事務局に致しました。採用されるかどうかは、まだ検討中で結果待ちですが・・・。
手順としては、すこし面倒なのですが事務局員がボランティア全員のGメールのメルアドを登録して、事務局のGoogle Calendarと個々のボランティアのGoogle Calendarとの間に双方向で共有設定を行います。つまり、ボランティアが10人登録されておれば、10×2回＝20回の共有設定の作業があります。こうしておけば、誰かが欠席の連絡をすれば他の9人のボランティアがそれを受信できてピンポーンとスマホが鳴る・・・という寸法です。即座に誰かがシフトの穴埋めを書き込めば、代替配置が完了です。
最後に・・・
昨今の超忙しい時代にマッチングした文明の利器＝スマホ・タブレット等を常に携帯してグループウェアを活用することが大事であり、ボランティア活動、ひいてはちょっと大げさで誇大妄想狂かもしれませんが（笑）、これからの高齢化社会で、共に高齢者どうしが助け合って社会参加していくためには、なくてはならない必須アイテムだと常に既に啓発していく所存であります。
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