任意団体の役員のメンバーにメールを送るような場合は、Toで宛先のメルアドを列挙して送る形（メーリングリスト）が一般的かと思われます。これは、日ごろからメルアドを交換し合って緊密に連絡し合っている間柄だからです。一方、一般会員宛の場合は、Bcc（ブラインド カーボン コピー）で配信するのが無難です。なぜかというと、メルアド公開の了解を頂いておらないからです。この場合は、事務局が誰宛にメールを配信したのかが一般会員同士は一切分からず、個人情報が確実に保護される形になっております。
そこで、先日、この件に関して知人のA氏からある質問が私にありました。・・・・自分は役員だけれども、Bccで自分宛にメールが某ボランティア団体事務局から届いたようなのだが、こういうのは一般会員宛に一斉配信する形だと自分は思うので、ちょっとどうかな？と思った。というのは、やはり、役員の場合は、団体の運営に直接関与する立場なので、事務局から案件についての質問や補足意見を求められたような場合には、それが確実に反映できるようなToの宛先列挙の形（メーリングリスト）の方が相応しいと思ったのだが・・・どう思いますか？という質問だった。
これは、もっともな話だと私も思いました。そこで、A氏に、「役員会のメンバー同士のやりとりのメールは、確実に遺漏なく迅速に事務処理するのがベターだから、当然、電子掲示板みたいな情報の共有化を図るアイテムが必要だ。だからBccじゃなくてメーリングリストでしょうね。」と助言しました。
なお、一般会員様宛には、「Bccで会長名で会員様全員に配信しております」・・・と末尾に明記して、無料版で無宣伝のGメールなどを使うのが最適だと申し上げました。
また、有料版のメール配信システムを導入するべきだという向きもあるようでしたが、当該団体の現状では会員数がさほど多くないので、費用対効果の面で導入は適切ではないように考えられるということも申し添えました。
一般的には、ググって見ると、１００名～２００名の団体で年間費用がだいたい３万～４万円はかかるそうですから、当該団体の想定する５０～６０名程度の規模のメール配信では、費用負担が会計規模に見合わないような感じがいたしました。
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蛇足かもしれませんが、Cc（カーボンコピー）という形がありますが、これは、いわゆるメーリングリストではありません。情報の共有化が確実に図れるのかどうかというと、私見ですが図れなくて却って混乱が生じる場合もありますから気をつけたほうがいいです。というのは、単なる研修会や講演会の参加依頼やお知らせ程度ならば結構ですが、たとえば様々な意見や見解が分かれるような案件の場合、某役員がToという形で事務局長さん宛てにメールを送って見解が異なった場合に、事務局長さんが、参考までにということでB、C、D、Eという他の役員さんにも２者間の未整理のやりとりを公開して、みんなで考えましょう・・・といったような一見民主的な手法を採る形にしてしまうと、これは、大きな混乱が起こり得ます。
理由は、Toという形のしかも1対1のメールというものについては、本来は私信であり通信の秘密が保持されなければならないものですが、突然、何の了解もなしに、メルアドの交換をしている間柄であるとはいっても、突然、変更してCcという形で未整理の状態で他のメンバーに公開されるからです。意見の分かれる案件については、やるんなら、最初から別途役員会を開くべきだし、最低でもメーリングリストでやるべきことです。
本題に戻りますが、任意団体の役員レベルのやりとりは、To形式で宛先を複数列挙する形のメーリングリストが妥当だと思われます。
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