【第１７０９回】 電話がかかってこないようにするには・・・

私自身、社会人に成り立ての頃は本当に仕事も出来ず、
周囲の人の気持ちも理解できず、迷惑ばかりかけてきましたが、
最初に勤めさせていただいた会社で、本当に貴重な経験を積むことができました。

何より大きかったのは、自分一人で仕事は出来ないということを
身をもって分かった、ということです。

例えば見積依頼書や発注書の字が汚かったり、文字が薄かったりすれば、
次に自分の仕事を受けて見積や発注をしてくれる後工程のスタッフが、
問い合わせの電話をかけさせることになってしまう。

自分の時間も取られますが、他部署のスタッフの貴重な時間を取ることになってしまいます。

だから自分がお願いする仕事では、
後工程の方から問い合わせの電話がならないように、
分かりやすく依頼をするように心がけていました。

またキッチンやバスを施工付きで手配する場合、発注書に加え、
地図や建築図面も添付しなければならないのですが、
結構大工さんや工務店さんの担当者が「地図を後から送る！」と言って
なかなか忘れて送ってこられないことも多かったのです。

一つの仕事で必要な書類を一括でまとめて発注部署に送ると、
先方の手間がかからないのですが、
後からバラバラに送ると、受取った部署が「この地図って、どの現場の地図だっけ？」と
ファイルを探し、ファイルにとじる時間を奪うことになります。

なので、お客様の中でダンドリがあまり良くない方から注文を受ける場合、
こちらから先方にお邪魔したときに、必要書類を全て一括でもらうようにしていました。

要は受け身で仕事をするのではなく、こちらからお客様にドンドンと要望を伝え、
その場で全てやりきってしまう、ということを徹底していたのです。

クレーム対応の報告に関しても、工務店様、販売店様、関係部署や上司に
その場で全部報告をしていました。
また、「この人は恐らくこの部分のことで分からない、と電話をしてくるだろうから、
先に必要な資料をつくって届けておこう」というようなこともやっていました。

なので私、本当にお客様から電話がかかってくる本数が少なかったのです。

そして今でもその習慣は続いていて、
私にかかってくる電話は、１日に１本もありません（←寂しい・・・）。

その分、自分のペースを乱されることも少なく、
後ろ向きの仕事をすることもほとんど無いため、
効率的に仕事をできている方だと思います。

個人的に思うのは、電話がジャンジャンかかってくるビジネスパーソンは、
効率があまり良くないだろうな、ということ。

電話がかかってこないようにするためには、
自分の仕事を受けてくれる受取手が
どんな情報を知れば、仕事がスムーズに進むのかを察知することだと思います。

そしてそこが出来ると飛躍的に仕事ができるようになります。

自分一人では仕事はできません。
必ず、自分の仕事を受けてやってくれる方の協力が欠かせないのです。

だからこそ、受取手の方に優しいパスを出さなくてはなりません。

皆さんはできていますか？