シフト管理はメーリングリストで

　今日は、ある町内のボランティア活動でシフトを組んで活動をする日の当番に当たっている日でした。3人で担当する仕事でしたが、あいにくＡ氏が先週からお休みすることを聞いていましたので、事務局に補充人員の配置をお願いしたそうです。ふたを開けてみると、誰も補充人員が確保されていませんでしたので、2人で3人分の仕事は少々負担が大きすぎて困りました。実は、他の箇所の配置も1人欠員であったそうで、そちらの仕事も人手不足で混乱したそうです。

　まあ、ボランティア活動とはいえ、以前からそういうシフトの組み換えができなくて人員不足になるケースがあるために、電話やメール等での連絡系統を密にすることが確認されてきていましたが、まったく機能していませんので、またまたメーリングリストの導入を事務局に提案しようかなと考えています。

　以前にも提案しましたが、結論は、ボランティア活動をするメンバーはほとんどがリタイヤ組であってＰＣやスマホに習熟しておらない人が半数程度はいるために到底無理だということだったのです。

　しかし、そういうことばかり言っていても、結局何も改善されませんので、できる半数の人を対象にしてメーリングリストを作って一斉送信を行い、一方、電話連絡しかできない人には留守電を入れておけばいいのだと考えます。総勢14人しかいませんので、既にシフトの入っている人は除きますから、実際は電話連絡をしなければならない人は２～３人程度です。まったく面倒だというほどでもないのです。

　メーリングリストは、無料に越したことは無いのでgoogleの無料版のものを使うのが正解だと思われます。欠員補充参加の意思確認については、OKの場合だけ事務局あてに連絡すればいいのです。1人の欠員に対して2人とか2人の欠員に対して３人が手を上げた場合は、事務局で調整すればいいだけの話です。