【第８２１回】 電話がならない工夫

前々職時代、私はサッシや建具、キッチンやバスなどの建築資材を住宅会社さんに売る、
バリバリの営業マンでした。

営業マンとして芽が出て、実績が伴うようになり、
最終的には一般的な営業マンの３倍以上の受注をいただけるようになりました。

当然ながら受注が多くなると、
受発注や見積作成、更にはクレーム対応やアフターメンテナンスなどのお仕事が増えます。
よって、訪問回数は減少していきました。

そんな中、結果を出すためには、やはり新規のお客様を訪問し、
他社から切り替えていただく活動をやり続けなくてはなりません。

何としても、お客様を訪問する時間を確保したい・・・。

そこで当時、自分の仕事内容を分析してみたのです。

すると、かなりの時間をとられているのは、
見積作成と発注、納期の問合せと納まりについての問合せ、それからアフターメンテでした。

アフターメンテナンスに関しては、
それを自分で確実にやることでお客様の信頼も高まりますので、自分でやると決めました。

見積作成や発注に関しては、それをやってくれる窓口がありましたが、
どうしても量が多いのと短納期でやらなければならないことが多いので、
窓口のスタッフの方ととにかく良好な関係を構築することと、
何か無理なことをやってもらったら必ずお礼を言い、かつ報告をすることにしていました。

すると、発注締め時間を過ぎても発注を受けてくれたり、
自分のお客様の緊急対応を優先してくれたり（これ、本当はダメなんです・・・）と
相当助けていただきました。

ここで大切なのは、「お礼」と「報告」でした。

無理してくれたスタッフに、その無理の結果、こうなったという結果報告をし、
「こういうことが無いように、自分も努力します。でも次、また何かあったら力を貸して下さい」
というコミュニケーションを取ることで、事務スタッフの方々が本当に力になってくれました。

そして、お客様からの納期や納まりの問い合わせについてです。

ここは工夫次第で大幅に時間短縮が出来ると分かっていたので、
頭をつかってお客様からの問合せが激減する仕組みを構築していきました。

まず納期の問合せですが、事務所のスタッフの力を借りて、
全てお客様からダイレクトに事務員さんに電話を入れてもらうようにしました。
もちろん、事務員さんが納期が分かるよう、自分の身の回りを整理し、
外から電話するだけで、どの事務員さんでもお客様からの問合せに答えられるようにしていたのです。

また、現場からの納まりの問合せですが、
これは問合せを受ける前に、自分が質問を受けるであろうことを察知し、
全て図面に書き込んだり納まり図を作成したりすることで、
問合せのお電話が激減したのです。

これで、新規のお客様を回る時間を確保し、
数字を上げ続けることが出来ました。

今でもそうですが、私の携帯はあまりお客様からの電話がなりません。
そのおかげで、今もたくさんのお仕事をやり切ることが出来ています。

皆さんは、問合せのお電話が多いですか？