自動更新の処理委託契約書の扱い

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　過去の記事を確認したところ、意外にもこの話にはまだ触れていなかったようなので、説明しておきます(この記事のコメントでは触れました)。

■ゾンビ契約書
　処理委託契約書が自動更新となっているケースが多々あります。そのため、過去10年間も取引をしていなくても、契約そのものは生きていることがあります。ゾンビ契約書なんて表現を教えていただいたことがあります。

　一方、契約書は契約の終了の日から5年間保存しなければならないとされています(施行令第6条の2、施行規則8条の4の3)。そうすると、「契約の終了」はいつなのかという問題が発生します。無論、自動更新の契約書を放置しておくと、いつまでも契約が継続していることになります。

■契約の解除(終了)方法
　「契約の解除のためには書面による申し入れが必要」という規定を契約書に設けていることがありますので、その手続きを踏んでから最低5年間は保存することになります。まちがっても、最後の取引から5年保存と考えることのないようにしてください。
　また、この解除手続きが面倒、角が立つのでやりにくいということと、本来の形式を取り戻すべく、1年や2年契約として、継続して契約するときにはちゃんと審査をしなおすという方法を取られているところがあります。マンパワーがあるのであれば、推奨される方法と言えるでしょう。

■もし捨ててしまっていたら
　解除後5年たつ前に捨ててしまった場合、どうなるでしょうか。つい最近まで取引があったならともかく、5年以上取引がない契約書がなくなっていても、解除手続きが取られていたどうか確かめようがありません。解除手続き書類の保存義務はありませんから。したがって、実務上はおそらく問題になることはないでしょう。つまり、「どーせ捨てちゃったら何も残んないんだから、ばれっこないでしょ」ということです
　とはいえアドバイスとしては、「契約の解除がいつ行われたかの記録を残すために、関係書類を保存しておくべきでしょう」、と言わざるを得ないんです・・・