北海道の歌志内市は、人口が多い時には、４６０００人を超えていましたが人口減が続いています。綾瀬市内の地域で比較すると吉岡地域の人口３２２１人、世帯数は１６６２世帯より少ない状況で独自に福祉事務所などの独自に自治体での設置が求められます。近隣の寒川町は５万人より少ないので福祉事務所は神奈川県が運営しています。
歌志内市過去の人口、Ｈ２９年３５１２人、Ｈ３０年３２９６人、令和元年３２６６人６、令和２年３１１３人、令和３年３００８人、令和４年２９０１人、令和５年２７８１人、令和６年２６３９人と大きく減っています。
市内に居住しているかは不明ですが、学校職員３０人、市役所職員６６人が勤務しています。
８日（土）１７時から中村地区センターで会議を行う目的で、少し前に会場に到着して会場の案内のボードを見たら会議が明記されていません。指定管理の職員に１７時からの会場が申し込まれていると思われるのでパソコンで調べて貰いが申請は無いとの回答。
会場を申し込んだ人に連絡して、申請の状況を確認したら前日の７日１６時３０分頃に出向いて使用料を払って領収書が手元にあることを確認して、再度職員に調査をお願いしたら別の画面で領収書の発行を確認出来ました。
諦めないで調査をお願いして予約が確認出来ましたが、同じ事態で諦めて帰る人も有ると思いました。
９日朝、中央公民館で職員に確認したら、指定管理者になる前からのシステムで問題が有ることが明らかになりました。時々同じ問題でのトラブルが起きているそうです。
利用予約が先に行われていると問題が起きませんが、各施設で前日に翌日の会場予約画面を作成した後で、利用申し込みが有ると、予約システムて使用の領収書は発行して渡すが、会場予約の日程の画面作成は交代する翌日の職員にメモを残して入力作業行って貰う作業になっているそうです。
今回の問題について、中村地区センター職員から問題について指定管理者の館長には連絡が入っていました。
今回のような事態にならないために、各施設で朝の予約作業が一段落したら前日の領収書発行画面を確認して当日の予約画面との確認作業をお願いしました。
各施設では予約画面に反映していないとの問い合わせが有ったら、領収書は発行画面を確認して欲しい。
市の職員の勤務の場合、基本は週５日勤務ですが、指定管理者の場合、昨日勤務の方が今日は休みなどの連絡が複雑です。システム構築で領収書は発行が出来るので予約日時の追加も今後の課題です。
以上の項目を指定管理者職員にお伝えしました。休み明けには市の担当者に問題点を伝えます・