2008年(昭和63年9月議会で一般質問)、条例、施行規則以外に、要綱、要領、基準、手続、規定、事務方針、要項、会則、細則、内規の基準の運用、規約、細目など各課で作成していますが、その制度はほとんど市民に知らせていませんでした。
市民を規制する制度は、各課が勝手に作成しないで全庁的に整理して、市民が見れる環境を求めました。
当時の市長の答弁は、実数については各課にどのような要綱があるのか、調査をしてみたいと思っております。
総務部長の答弁は、部単位のファイリング出来ないかとの質問ですが、部数そのものが実態が相当数あると私は確信、思っておりますが、その中で実態の調査をまずしてみたいと思います。それによって必要があるのかないのか、それも結構相当あると思います。その後そういうかたちの中でひとう検討させていただきたいと、このように思います。
この質問を行う前に、時間をかけて各課を回ってどんな書類が有るのか聞きだし整理して質問しました。ほとんどの課が私の調査に対して、自分の所の書類は対象外と述べていましたので、いま教えてくれないと質問後に全庁的に整理した時に、あなたの課の書類が対象外になると困るので教えて下さいとお願いしました。
その後、文書担当部署が全庁的調査を行い、複雑な呼び方を整理しました。
新しい要綱等を作成するときには、必ず文書法務課と協議して作成されています。
(一般質問を行い文書が整理されてから、5年程度過ぎてから自分で各課を回って追跡の調査を行ったら、3か所から合議しなくて勝手に作成された文書が見つかりました)制度改正が出来ても、対応してもらえない職員は出てきますので、必ず追跡調査が必要です。事務棟2階の文書公開コーナーに冊子が置いてありますので、時々見て下さい。