残業数最多の総務課(写真)業務改善へ
御坊市は、職場環境・業務改善など働き方改革の一環で新たに総務課が担当している代表電話交換業務と職員年末調整業務を民間に委託し、職員出退管理をシステム導入によるDX化を進める。課別の職員一人あたりの月別残業時間平均は総務課が42・6時間(令和5年度)と他課より圧倒的に多いことから業務の効率化を図ることで職員の負担を大幅に減らす考え。
団塊のジュニア世代が大量に退職し、生産年齢人口が不足する「2040年問題」など自治体を取り巻く環境は厳しさを増す中、市民ニーズや諸課題に的確に対応するため、4月に改称した総務課情報化・イノベーション推進室を中心に抜本的な組織改編、働き方改革に取り組んでいる。
働き方改革では第1弾として7月から勤務時間外業務を他課の職員が自主的に応援するワークシェアリング制度を日高地方で初めて導入したのに続き、第2弾で8月から即戦力として期待できるスキルや知識、経験を身につけた早期退職者の復職に門戸を開くキャリア・リターン制度を県下市町村で初めて導入した。
第3弾として総務課の代表電話交換業務と職員年末調整業務を民間に委託し、職員出退管理をシステム化することにし、開会中の9月定例議会に560万円を補正予算計上した。総務課職員一人あたりの月別残業時間平均は令和5年度42・6時間、4年度32・3時間で他課より圧倒的に多いことから業務改善を図る。
代表電話交換は平成19年度末まで電話交換手1人を採用していたが、その後は総務課職員が担当。代表電話は8回線あり、7人で対応しているが、多い時で1時間に30本以上、少ない時でも10本程度の電話があり、そのたび業務は中断。会議等で職員が少ない時は電話の対応に追われることもあるという。
職員の負担を減らし、日常業務に集中できるようにするため、年明けから経験豊富なオペレーターを確保している民間事業者のコールセンターに委託する。オペレーターが対応し、それぞれの事案に応じ各課につなぐ。代表電話のみで、各課の個別電話は従来通り。県下では和歌山、橋本、新宮各市が行っている。
年末調整業務は秋に申告書を配り、控除証明書などを添えて提出された後、控除額を電卓で計算するなどの事務を行っているが、冬のボーナス、12月給料と重なるため、事務量が大幅に増え、日常業務に支障が出ており、今秋から民間事業者に書類審査事務を委託する。県下では田辺市が行っている。
出退管理は現在、紙の出勤簿に職員それぞれが押印し、毎月、出勤簿を見ながら休暇取得や超過勤務等をチェックしているが、約300人分の出勤簿を確認するには労力と時間がかかるため、新庁舎移行に伴い全職員が持っているICカードを使い、民間事業者の出退管理システムを活用してペーパーレス化を図る。年明けから導入予定。県下では12市町が行っている。
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