「書類を減らす」より「書類を活かす」

「仕事が速くなるプロの整理術」吉越浩一郎著より。

仕事を続けていくうちに資料やデータなどの書類はどんどん増えていく。すべてがデジタルなら紙は必要ないだろうが、それは無理な話で紙の方が便利なときも多い。

デジタルとは違って、紙の書類にはちょっとしたコメントやメモを書き込める。矢印や図を描くことも容易にできる。また大量の資料を並べてさっと目を通して確認もできる。色をつけ加えれば、区別、目印も一瞬でできる。さらに移動中にはバッグから取り出して確認もできる。

このように紙に書かれ（印刷され）ていることで、便利なことも多い。パソコンが導入されたからといって一気に紙は減らせないもの。むしろ、実態はその逆で仕事場ではIT化される以前より紙の使用量は数倍に増えている。

もっとも、すぐにコピーがとれるから増えているともいえるが。不安だから、とりあえず一枚とっておくかという気持ちもあるのは確かだ。机の引出しのなかはそんなコピーのファイルがかなりたまってしまったな。そろそろ整理せねば。

仕事場ではパソコンは一人一台という状態で、そして家に帰っても家族の人数分ある。とはいっても、すべてが同じような頻度で使用しているわけではないが。家でも紙の印刷は頻繁に行われている。プリンターの稼働率は当然高い。でも、ありがたいことに機械は黙って働いてくれる。

だから無理に紙を減らそうとは思わなくていいのかもしれない。古いものから順に捨てれば済むことかも。むしろデジタルと紙をうまく融合させることで仕事のスピードアップは図れそうだ・・・な。