学会参加の申し込み

ある日、ライダーチームのリーダーのポスドクから私と、最近Ph.Dを取った人あてにメールが届いた。『○○学会の出張申請をし、その後、申し込みを

明後日までに

するように』と。
その学会が5月にある、ということは知っていたけれど、実際、何日から何日まで、というのは知らなかったし、まさか自分が行くことになるとは思ってもいなく、面食らった。CCで教授と秘書さんが入っていたので、教授から『あおは行かなくていいよ』というメールが来ることを期待して翌日まで待ってみたけれど、誰からの何のアクションもなかった。

出張申請の用紙がどこにあるのか分からなかったので、ポスドクから一緒にメールが届いたインド人に聞きに行ったら、彼が全部記入してプリントアウトしてくれた。そして、『あお、

ホテルは予約してあるんだよね？

この紙、持っているよね？』と、私にホテルのコンファメーションシートを見せてくれた。…そんな話は聞いたことないんですけど。というか、ホテルが私の分も予約されている、って聞いていたらもっと前から心づもりができていたと思うんですけど。

参加費を銀行振り込みにしないといけなかったけれど、学生と一般で料金が違う。私はまだ学生ではないので、ポスドクに確認しに行ったついでにホテルの件も聞いてみた。

ホテルは秘書さんがまとめて取ってくれてあるよ

どうやら秘書さんが

2ヶ月くらい前

に予約してくれてあるらしい。
名前入れずに、ホテルの部屋だけ押さえたの？そして、直前になってまだ何部屋か空いていたから『あおを行かせよう』って話になったの？


日本で学生をしていたとき、私は夏に山で観測をしていた。1人では測器の運搬や観測が厳しいので、教授や研究室の先輩後輩に手伝っていてもらった。観測の度、何泊かは民宿に泊まった。

教授は1人部屋利用（民宿の人の気遣い）

で残りは男女別。
たいてい女性は私1人だった。そんなとき、先輩の1人が、

だから女性で観測は…

というような事を言った。要は、女性が混ざると

もう1部屋余分に押さえる＝お金がかかる

ということだった。

学会に関しても、発表する人は研究室から交通費が出るけれど、発表しない人は自腹だった。参加費はどうだったかなぁ。

一方、ドイツでは（私の研究室では）。もちろん

ホテルは全員シングルルーム

だし、発表するしないにかかわらず

参加費、ホテル代は研究室

が出してくれる。さらには、おそらく

食事手当

もつく。本当、会社の出張みたい（さすがに学生には日当は付かないが）。こういうところでも、ドイツと日本では学生の扱いが違うなぁ、と感じる。

以前、1週間ほどDLRへ行った時、ホテル代を立て替えたので、それを精算してもらおうと、書類を出したら、

100ユーロ位多く

戻ってきて面食らった。よくよく話を聞いてみたら、食事手当だったらしい。あぁ、結構精算しなかった出張、あったなぁ、と今更振り返ってみる。


今回、参加費とホテル代を自分で立て替えをすることになり、私の懐具合を心配したポスドクが、

秘書さんに仮払いお願いしたら？

と。私が、『いや、大丈夫ですよ』と言ったら、

全部で500ユーロ位立て替えることになるから、80%でも仮払いしておいたほうがいいと思うよ

と。
私、日本でもそうだったけれど、事務手続きって面倒で、1回で済ませたいと思ってしまう。少額だったら申請しなかったこともある。ましてや、仮払いなんて、後の精算が面倒な気がして無理。というか、そもそも一時的に500ユーロ位口座からなくなっても大丈夫ですってば。