私の職場での仕事は、確かにメールチェックから始まっているような気がします。グループウェアを開くと、画面の片隅で脅迫的に自己主張する未読メールの数表示・・・幸いメールの数はそんなに多くありませんし、社内メールの場合は内容も要件のみなので処理にはそんなに時間はかかりません。しかし、未読メールの数がやけに多いときはさすがにうんざりしますよね。
世の中には未読メールに押しつぶされるかのごとく、返信どころかチェックすらままならず、連絡手段としての本分を果たすどころか業務にも支障を来している状況にある人も多いと聞きます。それを解消するための手段として、TechCrunchにとある提案がされていました。
3行メールを普及させて電子メール処理地獄から抜けだそう! TechCrunch
多くの人が述べているが、電子メールの処理に時間がかかりすぎる。
自分自身およびメールを受け取る人のことを考えて、電子メールを最大3つの文で書くようにしてみてはどうだろう。
この考えに賛同してくれる人が増えれば、メールを読むのに要していた時間で他のことができるようになる。
要するに、メールの本文を「すべての人が」3行以内に押さえるよう努力すれば、チェックする時間、そして返信する時間を大幅に減らせるという内容です。
確かに社内向きならともかくとして、社外向き、しかもあまり親しくない人へのメールは、挨拶や丁寧な説明文により、伝えたいことに比べてずいぶんと長くなりがちです。挨拶等はともかくとして、本文については出来る限り簡潔に書くというのは、双方に対してのメリットとなり得ます。丁寧な前置きや詳しい説明がしたければメール以外の手段でする方がいいでしょうね。
もちろん、何をいまさらという話でしょうけれど、TechCrunchからの提案の様に「３行」などという明確な数字で目安が記されているのは重要なことです。こういう時代に合わせたルールを、新たなビジネスマナーとして普及させていくために、まずは出来る範囲で実践していかないとですね。