ファイルの整理学

ОＢのお客様から、そろそろ外壁塗装をしたいので再見積お願いします、と電話をいただいた。前回そろそろメンテの時期がきていますと、お見積してから7年近くたっていた。その時期のパソコンはグレードアップの際に内容がひとっくりになってしまっている。

　それ以後のものは全て残っているから、問題ないんだけど。

　「すみませんー、前の資料が探してもありません・・・・。」と担当が言う。毎年終わってない工事をファイルに移動させているうちに・・・という。

　私探すわと言って、10冊ばかりのファイルを探しはじめたが、只単に探しているのでは能がないと目次を作ってと1日かけた。でもやっぱりないじゃん？？？？

　うーん、さてはと思えば11冊目がでてきた。そこに彼の言うとおり、お客様がもうちょっとしたら、工事しますというデータがしっかりファイルされていた。
　
　工事の履歴が必要な時代である。過去の履歴のデータベース化が必要なのはいうまでもないが、年々増えてくる施工に、担当といえども、把握できないほどのボリュウムである。

　一本化しょうと思い立った。書庫には新築時のお客様のデータが1棟ごとにファイルされている。それにその後の小さな工事や修理をひとつひとつ合体させようと。

　それにもう「書庫がパンクしそうです」と言われてもいたし・・・・。

　ここ2日書庫にこもった。一応あいうえお順になっているのだが・・・時々住所を間違えているのがあったりするから。

　自慢ではないが、「あ行」から「た行」位まではスムーズなのに、その次あたりから、なにぬねの・まみむめもと口に出さねば、頭がこんがかりそう・・・。

　それで、明確な住所を作った。テプラであ・・・1　　い・・・2　というようにすべてのファイルを数字で住所付けした。これで誰もが探す時も、もちろん戻す時も間違えなくなるから。

　夕方なんとか見通しもできたしと、掃除機をかけた。ついでにみんなの机廻りも掃除した。なんとなしにそれぞれの棚を見れば「何これー」パンクしそうだから、みんな自分の周りにファイルをプールしているじゃあないの。あーあ、明日は書庫の陳列をも変えなくちゃー。・・・・疲れた。

　本当はこれ以後の作業が大変なのに・・・えらいことに手をつけてしまったかも・・・。でもこれをしておかないと次世代が大変だものね。

依田　美恵子

　　　　軽井沢・佐久で建てる外断熱・省エネ住宅　中島木材の家

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