計画管理は得意ですか？

　※写真は先日三浦海岸で行われた合宿研修の会場からの眺めです。

目標に向かっての計画づくりとそれに対する結果のトレースチェックの大切さについては、いたるところで言われており特に目新しいものではない。逆にこれまで親や先生や上司などから散々いわれていて、耳にタコができているという人も多いだろう。

改めて見渡してみると、私達の周りのものごとには計画だらけだ。
私生活の中でも、例えば旅行に行くにしても余程の旅行通でない限り、チケットもホテルも予約しないで行き当たりばったりの気まま旅という人は少ないと思う。事前に旅行プランを練ったり、程度にもよるが旅先での計画外のハプニングも含めて楽しみの内だ。

ただし旅行と違って、業務の上での計画外事象発生は性質が異なる。決して楽しいことではないし、そうならないようにするための点検も必要だし、それでも発生してしまった場合は速やかに対策をとる必要がある。

計画立案時の重要性は言わずもがなであり、実行段階で順調にいっている分にはよいが、問題は計画通り行かなくなった時の対応だ。口で言うのは簡単だが、頭での理解と実際の行動でしっかりとした対処がとれるかどうかは別問題だ。
計画外の発生トラブルは事象発生のスピードの観点で見ると２種類に分かれると思う。
緊急なケースと、ゆっくりとじわじわくるケースだ。

緊急なケースの対応でありがちなのは、急すぎてとっさに対応がとれないパターンだ。こちらはわかりやすいが、すぐに必要な対応がとれるようになるためには常日頃からの想定やトレーニングが必要だと思う。

やっかいなのはもう一方の ゆっくりとじわじわくるケースだ。
しっかりと計画が立てられていれば、あらかじめ決めてあるしきい値があるはずだ。もしないとしたら問題外だが、例えば、工程の開始/終了予定日とか、想定バグ数とかの数値的な目安があると思う。
もちろん、明確的にしきい値を突破した場合は一目瞭然だが、難しいのはこのペースでいったら危ないかもなという事前での判断のしどころだ。
その時点では明確に異常とはいえないし、この先でいい方向にペースが変わるかもしれない。まだなんとかなる可能性があるわけだから、今のところは波風立てないで様子を見ておこうと思うのが人情だ。あるいは、もう少したてばそのうち誰かが何とかするだろうという他人任せな気持ちもあるかもしれない。

一旦判断を先送りにすると事態はさらに悪化する可能性があるし、かといって何でもかんでも騒げばいいというものではない。
ケースバイケースだがタイムリーかつ適切な対応が必要だ。

最近プロジェクト管理上や、いろいろな場面でこれらの対応の重要性について改めて考えるケースが多い。
全てのケースに万能な解はないのだろうが、共通して言えるとすれば、プロジェクト責任者や管理者など、その計画に対しての報告を必要としている人の立場に立って考えて行動することだと思う。
もちろん私自身もまだまだ勉強中であり、引き続き意識しながら進めたいと考えている。
(辺)

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