【一般質問 原稿】 公文書管理、情報公開の推進について

質問１[1]

永年保存文書については、保存期間が２０年を経過すると、歴史的資料保存庫（地域情報センター２階）に収蔵するかどうか、総務課長と所管課長が協議します。歴史的資料保存庫に収蔵される公文書は毎年、どれくらいありますか。

 

質問２

公文書の保存期間や保存対象が妥当であるか、廃棄してよいのかについて、内部統制上、どのようなチェックがなされていますか。

 

質問３

総務課や所管課だけで、公文書の保存期間や保存対象を判断し、廃棄することは適切ではありません。というのは、所管課は事業を円滑に遂行することを最優先に考えており、公文書の歴史的・文化的価値という視点が弱いと思われます。

そこで、専門家や市民の意見を聞くこと、第三者による点検や収集基準の作成が必要と考えますが、見解を求めます。

 

質問４

公文書にはペーパーだけではなく、電子文書（電磁的記録）も該当し、情報公開の対象となります。電子文書についても時代に対応したルールを作り、管理、保存を徹底すべきです。文書取扱規程を精査すべきです。このことについて、見解を求めます。

電子メールの保存期間が適切かどうか、また、管理、保存が職員任せにならないよう検討することを要望します。

　 

質問５

現在のところ、電子文書を紙に出力し、決裁が行われています。電子決裁を導入すべきですが、見解を求めます。

 

質問６

文書管理システム（グループウェア、イントラネット）の導入によって事務の効率化が進められています。初期投資に対して、どのくらいの効果がありましたか。

今後、その成果を市民サービス向上につなげていく必要があります。市民に対して、情報検索の一助として文書目録をホームページ上において提供し、部・課ごとの文書検索、簿冊検索や文書分類表に基づく検索ができるようにして、システム投資に見合った還元を行うべきです。「江南市情報公開条例」第２８条[2]にも公文書検索のための資料作成について規定されています。

このことについて見解を求めます。

 

質問７

　図書館や歴史民俗資料館と連携して、歴史的・文化的意義を有する公文書の収集、保存や寄贈に努めるとともに、人的配置も検討すべきと考えます。また、保管スペースも考慮し、デジタルアーカイブズを充実すべきです。スキャンして電子化を図るべきです。

このことについて、見解を求めます。

  

質問８

昨年７月、「公文書等の管理に関する法律」（公文書管理法）が制定され、来年４月に施行されます。

沖縄返還に関わる密約問題（西山記者事件）、薬害エイズ問題、Ｃ型肝炎感染リスト放置問題、年金記録問題、海上自衛隊補給艦「とわだ」航海日誌廃棄問題………ずさんな公文書管理によって、国民の行政に対する信頼が失墜した事案が数多くありました。その根本的原因は、官公庁に文書の作成や管理を義務付ける基本法がなかったことにあり、その反省から、公文書管理の統一的ルールとして公文書管理法が作られました。

　大きな特徴として、公文書は「国民共有の知的資源」として位置づけられています。そして、単なる意思決定だけでなく、「意思決定に至る過程」に至るまで文書作成義務を課しています。

地方自治体に対しては、法の趣旨にのっとり、適正な文書管理のために必要な施策を実施するよう努力義務が課せられています。

今後の公文書管理にあり方や課題について見解を求めます。特に、公文書管理条例の制定、公文書館の設置、江南市戦略計画における公文書管理の位置づけ、職員研修や資質向上について、どのように考えますか。

 

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[1] 江南市文書取扱規程

（歴史的資料の保存）

第２４条の２　総務課長は、保存期間が２０年を経過した保存文書を、主務課長と協議の上、歴史的資料保存庫に収蔵するものとする。

（文書の廃棄）

第２５条　総務課長は、保存期間を経過した保存文書を、主務課長と協議の上、廃棄処分とするものとする。

 

[2] 江南市情報公開条例第２８条

　実施機関は、公文書の目録その他公文書の検索に必要な資料を作成し、一般利用に供するものとする。

 

【一般質問 原稿】 予算編成過程などの政策形成過程の透明化と市民参画について

質問１

「江南市公文書取扱規程」には、職員はどのような時に文書を作成する義務があるのか、明確な規定がありません。起案文書が決裁を受けるまでにはさまざまな過程を経ていますが、その過程において説明責任を果たすためにどのような文書を作るべきか、基本的ルールが一切定められていません。

また、「江南市情報公開条例」第２条で「公文書」は次のように定義されています。「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。（以下略）」

しかし、何を記録するのかという基本的なことについて言及がなく、職員の裁量に委ねられています。

さらに、訓令は行政内部の取扱規程であると解釈されており、外部に対してなんら拘束力を持ちません。よって、市民は訓令を盾にして法律上の権利を主張することはできません。

　しかし、今日、行政運営の透明化と市民への説明責任を果たす観点から、記録作成の基準、要件が必ずしもルール上明確になっていないことは、非常に問題です。決裁や供覧手続きを経ていない情報、意思形成過程上の情報についても、記録管理を徹底させる必要があります。意思決定に至る過程を含めた文書作成を義務化するルールを設けるべきです。このことについて、見解を求めます。

 

質問２

　江南市幹部会議は、執行機関の意思決定を行う重要な会議です。幹部会議の開催状況について説明してください。

 

質問３

　「江南市幹部会議規程」第６条には、会議結果の周知が規定されています。第７条には、庶務について規定されています。

　しかし、会議の記録保存、管理については何ら規定していません。会議録（要旨）の作成状況はどのようになっていますか。また、記録義務を課す内規などはありますか。

 

質問４

　わざわざ例を挙げるまでもなく、各地の自治体ホームページで庁議に係る情報がオープンになっています。幹部会議の資料や会議録の作成・公開（意思形成過程情報を含む）について、見解を求めます。

　関連して、「江南市情報公開条例」第７条（５）に規定する不開示情報について、見解を求めます。

 

質問５

　審議会などの会議は、政策形成、企画立案に重要な役割を担っています。市長部局、教育委員会主催の会議は、全部でいくつありますか。

 

質問６

市民協働、まちづくりなどに係る会議については、会議資料、会議録がホームページ上で公開されています。教育委員会定例会の議事録もホームページ上で公開されています。

　しかし、全体的な取り組みは進んでいるとは言えません。会議録の作成・公開、会議資料の公開について、基本的な考え方をうかがいます。

　また、この際、会議は原則公開、傍聴可能なのかどうかについても伺います。

 

質問７

　当初予算編成の流れについて簡潔に説明してください。

 

質問８

　これまで自治体の予算編成は内部のみで行われ、中身の見えない「ブラックボックス」と言われてきました。これに風穴を開けようと、近年、予算編成過程を積極的に公表しようという動きが活発化しています。

　一番初めに取り組んだのは鳥取県で、すでに７年前から実施しています。愛知県内では、４年前から新城市が行っています。そして、名古屋市では今年７月、「予算編成の透明性の確保と市民意見の予算への反映に関する条例」が議員提案によって作られました。これを受け、名古屋市は１１月１９日から、２０１１年度当初予算の編成に向け、市の各局が財政局に示した新規事業の要求額や縮小・廃止事業の一覧を公開し、現在、市民の意見を募っているところです。年明けの財政局による査定、市長による査定や市民の意見及び市の考え方も明らかにされます。

予算は市民生活全般に関わるものであり、その原資は市民の税金です。それなのに、市民の意見を反映する場がなく、決まってから公開するようでは、市民の理解は得られません。地方自治法で、予算編成権は首長にあると規定されていますが、市民の声を聞き、議会と議論した上で、最終的に市長が判断する、と解釈すべきです。

予算編成過程の情報（方針、主要事業、各部課の予算要求、段階ごとの査定）を公開し市民と共有し、意見を出し合い、予算作りに関わってもらいます。また、市民に分かりやすい予算説明書を作成し、各事業における市民１人当たりの費用や、国、県、市の財源内訳、前年度予算などを示します。そうすれば、財政を身近に感じることができ、市政の理解を得られる予算になります。

これまで市民の意見・要望をどのように吸い上げ、予算に反映させてきましたか。江南市の取り組みは十分であると言い切れますか。

予算編成過程の透明化、市民からの意見募集、分かりやすい公開に取り組むべきです。このことについて、見解を求めます。

 

【一般質問 原稿】 要綱行政について

　一般質問の原稿をアップします。必ずしも、そのままお話しているわけではないので、参考までに。

 

質問１

地方自治法第138条の４第３項は、「普通地方公共団体は、法律又は条例の定めるところにより、執行機関の附属機関として自治紛争処理委員、審査会、審議会、調査会その他の調停、審査、諮問又は調査のための機関を置くことができる。ただし、政令で定める執行機関については、この限りでない。」と規定しています。したがって、市が「調停、審査、諮問又は調査のための機関」を設置するためには、条例で定める必要があります。

ところが、江南市には、条例に定めることなく、同法第138条の４第３項でいう「調停、審査、諮問又は調査のための機関」が多数設置されています。その多くが「要綱」に基づいて設置されています。例えば、「江南市行政改革推進委員会」の設置要綱には、行政改革大綱の策定について審議すると明記されています。

また、そのような機関には、懇談会、研究会、検討会、委員会、審査会といった名称が付けられています。しかし、「調停、審査、諮問又は調査のための機関」といった附属機関たる性格を有するものは、名称のいかんを問わず、臨時的、速急を要する機関であっても、条例によらなければ設置できない、と示す行政実例（1952年11月19日付）も存在します。調停、審査、諮問、調査などの職務を担当するのであれば、条例で附属機関として位置づけなければなりません。

　では、第138条の４第３項に該当する附属機関（法律を設置根拠とするものと条例設置根拠とするもの）、要綱に基づいて設置された機関は、それぞれいくつありますか。設置状況についてうかがいます。

２つの機関にはどのような違いがありますか。

附属機関と位置づけるか、条例で定めるか、誰が（どの部署が）どのような基準で判断していますか。

 

質問２

　本来条例で設置しなければならない附属機関を要綱に基づいて設置し、その委員に報酬や費用弁償を支給したのは違法とした判決が２件（確認分。埼玉県越谷市、福岡県旧若宮町）あります。実質的に「調停、審査、諮問又は調査のための機関」に該当する場合、条例の根拠が必要と判断されたものです。また、全国各地で同趣旨の住民監査請求が行われています。

地方自治法は給与条例主義を定めています（第203条第５項、第204条第３項、第204条の２）。

報酬と謝礼にはどのような違いがありますか。

要綱に基づいて設置された（条例に設置根拠がない）機関の委員などに対して謝礼・報償金の名目でお金が支払われていますが、何を根拠にしているのか、見解を求めます。

さらに、一般的に、学識経験者の委員などへの謝礼金額はどのように決められていますか。

 

質問３

附属機関設置条例制定を検討すべきですが、見解を求めます。

 

質問４

　地方自治法第228条第１項は、「分担金、使用料、加入金及び手数料に関する事項については、条例でこれを定めなければならない。（以下略）」と規定しています。

　給付行政の分野において、事前に取り扱いの方針・基準などを要綱で定め、要綱に準拠して行政運営を行うことには、適正な行政活動を担保するという観点からも、大きな意義が認められるとする見解があります。たとえそれが法律・条例などの直接的な根拠を欠くにしても、一般的には、市民の福祉向上を目的とする地方自治体の活動であるとして、特に問題点を指摘する見解はみられません。

しかし、この分野においても、福祉関係事業の実施要綱の条文の規定の仕方によって、一部負担金や協力金を徴収するものがあり、それに規定に抵触するおそれがあります。また、地方自治法第14条第２項は、「普通地方公共団体は、義務を課し、又は権利を制限するには、法令に特別の定めがある場合を除くほか、条例によらなければならない」と規定しています。

要綱の内容を精査し、必要に応じて条例化すべきと考えますが、見解を求めます。

   

 

（参考）

行政実例　昭２７、１１、１９　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　地方自治法第１３８条の４第３項の執行機関の附属機関たる性格のものであれば、名称のいかんを問わず、また、臨時的、速急を要する機関であってもすべて条例によらなければならない。

　なお、急を要し議会を招集して条例を制定する暇がないときは、地方自治法第１７９条第1項の規定により長により専決することができる。

行政実例　昭２８、１、１６　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　内部職員の他、部外者をまじえて構成されている場合は、機能のいかんにかかわらず、附属機関の性質をもつものである限り、すべて条例をもって定めるべきとされている。

行政実例　昭３０、３、１８　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　地方公共団体に設置される附属機関は、第１３８条の４第３項の規定により、「調停、審査、諮問又は調査のための機関」に限られている。

 

一般質問、議論かみあわず

　午後３時過ぎ、一般質問で登壇。１時間にわたって、論戦しました。正直なところ、議論がかみあいませんでした。情報公開に対して、後ろ向きな答弁が目立ち、残念でした。

　質問の様子は、後日、インターネットで配信されますから、ご覧ください。