下の表は、かって私が文科省に提出した書類様式の一例だ。今はWEB入力になったし各部署で書類の情報共有ができスムーズだ。
しかしかっては、ぶったまげた事に、この罫線をいれるという日本独自の様式の書類をWordで作っていた。そして特定の指定用紙に出力して15頁ほど。これを糊で閉じて、事務員が各先生の書類を集めて書類を大学本部へ持参し、大学本部で書式のチェックをして齟齬があれば、事務員が書類を持ち帰り、そして担当の先生を呼び出し書類の訂正をお願いする、といった具合に大変手間のかかる作業だった。それは平成の時代、つまりデジタル化社会のまっただなかでの出来事であった。
書類をみると数値入力の表が組み込まれているが、関数がはいっていないので縦横の計算は手入力だから合計値が違うこともある。そんな書類をWordでつくっていたのである。いまは、こんな書類をWordつくっている企業はないと思うが・・・。
表をみると各欄の中に改行キーがある。これが曲者。欄の中にテキストが収まらないと改行キーによって欄が下に拡大される。そうやって各欄が改行に改行を重ね、ついに次頁に飛んでまう事がよく起きる。結果はバラバラな表になる。いいですよね2頁にまたがって・・・。ダメです!、1頁に納めてください!、と事務員の悲鳴が飛ぶ。
wordは、今もこの現象があるのか?。これって英文を書くソフトだから、日本語表書式に適うのはIndesignしかない。そう事務員にいったら、そんなソフトは事務にはありませんだってさ。罫線の入った表をwordでつくるのは辞めて欲しいね。あるいは罫線表をやめちゃえばよいのだよ。英文みたいに画像で処理するとかさ・・・。
こう私が懸念するのは、役所に出向くと見たこともない時代物のプリンターを使っていたり、PCの画面がえらく古いWindows画面のように感じるのだが・・・。それにWordって英文を書くためのソフトだよ。これで日本語を書いたり表作成なんて無謀・無理筋だよ。デジタル社会がアタリマエなのに、そんな無謀・無視筋なことは、今はしていないでしょうねぇー!?。
沖縄県チービシ諸島
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