見た目：エクセルとワード

思いようや感じ方で物事の景色や見え方は一変して、
人の目に時には、真逆に映ってしまって、「人間関係」とやらにひびがが入るてな
話を耳にもします。・・・ですからこそ、僕自身は
実際に触れてみないとわかりもしないはずの、人の気持ちばっかりを
ええとか悪いとか、自分のこと棚に上げて推し量る
「人間関係」などいう物差しを当てにすることはありません・・・
って正月早々ぼやきついでに、そんなことがいいたかった訳ではありません。
華やいで演出する割に結局漫才もどきのやかましいだけの正月番組に飽き飽きして
新年にもかかわらず、ごたごたしたの世相を見聞きするにつけ、
あんまり正月らしくなかった正月のような気がした・・・・・・
・・・・のはやっぱり僕の気のせいかもしれない・・・・・
人によっては、めでたい華やかな正月に違いないのです・・・

お正月のことは、どっかにおいといて・・・
エクセルで、何かをこしらえて、時には人にそのデータを渡したり
いただく折に、そのデータの「見た目」に少し気がいくことがあります。

たとえば下記のようなデータができあがったとして、ここんとこで
「名前をつけて・・・」ホゾン！と終わるんやくて

ちょっとした見た目にこだわりを感じて、エクセルのセルごとの「枠線」が気になってる人は
意外に多いのかもわかりません。・・・・一通りの計算書ができあがったら
もう「枠線」は必要ないんですから、「エクセルとは、こういうもんや」と思い込んでしまわずに
もう一工夫して、最後の後始末をしてみましょう・・・
エクセルのメニューの「ツール」→「オプション」とたどると
下図のオプションダイヤログが現れるので、「表示」のタブの
左下の「枠線」というチェックマークを外して「OK」を押すと

下のように、ごく一般的によく見るワードなどと同じ、「見た目」が得られます。

一方ワードの場合、これはまぁ使い勝手の問題ですので
ええか悪いかという話とは全く違いますし、慣れの問題で人それぞれやと
思うんですが・・・・下図のような文書作りをするときに

僕の場合、白地で全体のレイアウトや、行のバランス改行位置が
見にくうてしゃーない気がします。
そこで、ワードの場合は、エクセルとは逆に、線がないのが不都合なので
「グリッド線」を表示させ、まるで便せんや罫紙に書き込むような使い勝手を設定しています。

ワードのメニューの「表示」というタブを開き「グリッド線」にチェックを入れると
行を表す線が表示されますので
下図のように文章入力も「行」を確かめながら、編集できます。
このグリッド線もエクセルのセルの「枠線」と同じで、プリント時には印刷されません。
ワードの改行にいらいらしてる人は、一度試してください。

僕にとっては一見して全体のバランスが見えて、入力しやすいのと感じるし
もう一つの定番のワープロソフトの「一太郎」は、
こういう「見た目」がデフォルト（標準の設定）になっているぐらいです。

 

高速起動

いろいろな事があった「2009年」もうカウントダウンに入り
ワールドカップサッカーイヤーの2010年まであとわずか・・・
自分なりに願ってた「オカダ」の退陣は、金まみれのソーリとカンジチョー
とともに、依然として居座り続けるようなので、
半ばあきらめ加減なんですが・・・やっぱりどちらもこの国を代表して
選ばれた人間でいる以上、自分が作り出すモノへの責任感とアイデア
実際にやるチカラ、表現力
も少しちゃんとした考え方、あるいはリーダにふさわしい人格を求めたいもんです・・・

で、そんなぼやきよりも気ぜわしく年末の準備を終えて
「まだかまだか」と急き込んでしまうのは、たぶん年のせいです。
年を重ねるたびに、「待ち時間」というモノが短くなって
何かにつけて「遅い」とか「重たい」という不満が口をつき
それほど困るわけでもないのに時間を早めて、
ほんの数分でさえ待ちきれない気分になって、何事も急いでしまいます

エクセルの起動をするときに、「おそっ」と口をついたら
その症状が現れていると自覚していいでしょう。確かに
「エクセル」でっせというような例のロゴは、いらついていないにしても
不要に思います。

ここになんてことはない「フリーソフト」があります
その名も「Excel高速起動」というソフトでダウンロードして解凍したら
そのアイコンをガチャガチャすると、ちょっと早くエクセルが開く仕組みです。
ついでにワードもあるようです・・・

　Excel高速起動　　　　Word高速起動

※サイト上の「ダウンロード」ボタンを押して適当な場所に保存して
「解凍」して下さい。

実はこういうのって、ショートカットにちょっと小細工をすると
上記のソフトのように「ロゴ」を飛ばして早めの起動をすることが出来ます。
もしそちらにチャレンジする気なら、動画形式で説明されているこのサイトがオススメです。

 aotem「ワードスナックテック」

いつか時間が出来たら、どっかで試してみて下さい。
最初のうちは、ちょっと早くなった感じがうれちいですけども・・・
時間が経つと元の木阿弥で、「遅い」って感じるようになると・・・思います
これは、もう年のなせるワザというよりしゃーないですが・・・・

それではええお年を・・・・ってゆうても
ええ年こいてという意味ではありません
純粋にお互いに佳き年でありますように・・・2010年もよろしく

図形の調整：エクセルの図やワードアートの整列

僕の雑談が過ぎて、課題として取り上げる予定の「一からやり直すエクセル」が出来ませんでした。
宿題というのには、口幅ったい気がしますが
メールに添付したエクセルのブックをどこかに保存しておいて
もし時間があれば開いていただき
「表作り」としているシートを開けてテキスト代わりに、ご覧下さい

もとのファイルは下記のURLにもあります

　「一から始めるエクセルの計算」

「ダウンロード」というところをクリックすると「保存」出来ます。

その中の「表作り（4）」というシート中に、ちょっと寄り道の意味で
ワードアートや[図形の整列]をちょっとかじりかけました。

文書やポスター作りの際に、ちょっとした工夫や色添えに
図形やらワードアートを組み込んでは見るんですが、何となく位置がそろわずに
遠くなった目を細めて、手動でこちょこちょあわせようとするモノの
なかなか思うようにそろわないので、最後にはいやになって妥協する経験は
よく見かけも聞きももします。
こうゆう時には、「そういうもんや」と思いこまずにあきらめず
もう一歩踏み込んでみると、パソコンのことやさかいに、どないか出来るはずやと
思いつき、ネットの検索で「エクセル　図形　位置あわせ」ぐらいのことを調べると
どっかに「その答え」があるはずです。

そんな図形の位置あわせの話をおさらいの意味で書き込んでおくと
まず前提となるのは、エクセルに「図形描画」のツールバーが
表示されていることが要求されるので、表示されていない場合は、エクセルを開いたら
メニューの「表示」→「ツールバー」とすすみ、その中の「図形描画」という項目に
チェックを入れておきます。・・・すると画面のどこかに（下のほうかな？）

「図形描画」バーが現れます。

次に位置あわせをしたい図形やワードアート（実はこれも図形の一種です）
を「Ctrl」キーを押しながら次々に選択しておき
上記「図形描画」バーの「図形の調整」というボタンをクリックします。
そうすると下図のような画面が現れますので、「配置/整列」を選択すると
さらに「どうしたいか」の選択肢が表示されるんで
この中から「調整したい」方法を選択すると、機械的に整列させてくれるのです。

エクセルでの困りごと：「オートコレクト」

何かと便利なようにあらかじめ仕込んでおいた機能が
時には、余計なお節介になって、困りごとにもなってしまいます。

こんなこと経験したことありませんか？・・・実は
下図のような、よくありがちな困りごとの相談を受けました。

A列に、上から順番に（A）、（B）、（C）と入力したところ
どうしても（C）が「○の中にC」になって、イライラさせられたってことありませんか？
この「○の中にC」は、コピーライト（copyright）記号といって「著作権」を
表す記号です。気の利くエクセルですので、あらかじめ（C）と入力すると
変換するには面倒くさい特殊記号が簡単に出てくるように
いくつかの記号を変換のリストに仕込んでくれてるんですが・・・
逆に滅多に使うことのない人にとっては、煩わしいばっかりで
「余計なお世話」に過ぎません。

これはワードにも共通する機能の「オートコレクト」機能がなせる技で
気に入らなければ、自分でも使い勝手にあわせて、機能の変更が出来ます
こういうのが困る人は、次の手順でオートコレクトのチェックを外せば、
余計な出しゃばりを止められます

エクセルでもワードでも、同じですので「メニューバー」の「ツール」とすすみ
その中の「オートコレクトのオプション」というのをクリックして選択します。

・・・エクセルの場合

・・・ワードの場合

その中の「入力中に自動修正する」という項目のチェックをこの際
外してしまえば、エクセルもワードも先走って「変換」してしまうことはありません。

オートフィルターの活用例

エクセルを使って、ある条件によって、その行を
簡単に色分けしたいという問い合わせがありました。
まさに条件によって書式をかえるんですから、こういった機能は「メニュー」→「書式」の
「条件付き書式」にあるんですが、「かんたんに」というわけにはいかないかも知れません。
そこで・・・
「オートフィルタ」という選別する機能を使う手を「名簿」の例を使って
名簿の中で「女性」の人だけを色分けする方法を提案してみます。

こんな名簿があるとします。
次に名簿の項目欄だけを下図のようにドラッグして範囲選択しておきます。

次に、「メニュー」→「データ」→「フィルタ」→「オートフィルタ」と選択します。
すると下図のように項目欄の一つ一つに「▼」がついて
いわゆる「オプション」というのが出来上がります。これは
それぞれの項目にある事柄を種類ごとに選別してリストアップしてくれる機能です
ちなみに「性別」という項目の「▼」をクリックすると「男」「女」と
登録された種類がリストアップされています。
この機能を使えば、簡単な色分けの方法が見えてきます

「女性」だけを表示したければ、項目欄の「性別」のところの「▼」をクリックして
そのオプションから「女」という項目をクリックすると

なんと「性別」に「女」といれた行だけをリストアップして表示してくれます
そこで・・・
ここぞとばかりに、表示された行全部をピンクに塗りつぶします

塗り終わったあとで、同じように項目欄の「性別」の「▼」をクリックして
今度は「（すべて）」を選択します。すると・・・

ご覧のように名簿の中で「性別」を「女」とした行だけが色分けできるワケです。

※オートフィルタは、設定された項目のどれにも選択する選び出す時の「条件」になる
要素がリストアップされて来ます・・・その中から選び出したい条件で
データを抽出する機能です。・・・・こういう場合は、「性別」という項目に入力された
「男」「女」という要素の中から、「女」だけという条件でデータを抜き出して
表示させたということになります。
オートフィルタオプションが使用されている
項目は、その「▼」が青色に変化していますので
元通りの表示に戻すときは、▼をクリックして（すべて）をクリックすると
元のデータが全部表示されます。

オートフィルタはいかにもエクセルらしい便利な機能ですよ

問題!エクセルの書式設定：「ユーザ定義」のおはなし

エクセルで作られたブックやシートを良く目にします。
そんだけ、計算も文書も混じった文書作りに便利な証だと思うんですが
・・・ちょこざいなこと言わしてもらうと
エクセルのファイルの見栄えは、「書式設定」でなんとでも変わるのに
そういうちょっとした工夫のない、見にくい表や計算書などを見かけると
・・・もう一工夫したら、おもしろいし、見栄えが良うなるのにって
思うことがあります。

エクセルの仕上げや見せ方は、もう一歩踏み出すと
「表示形式」の取り扱いにあると思います。
とりわけ、表示形式の「ユーザ定義」というのをある程度自在に
扱えると、なんとなく達成感やおもしろみが増してくると思うんですが・・・

「ユーザ定義」などともったいぶった言い方がいかにも取っつきにくいんですが
使うもんの使い勝手と使うもんのオリジナルな表現でセルの値を
表示するということです。
実は、セルの書式設定の「表示形式」にはたくさんの種類があって
日付や通貨など枚挙にいとまがありません。
それに日付のあとに、「aaa」と入れるだけで曜日まで表示できるというところまで
サークルで取り上げたりしたように、理屈がわかれば
見やすい表作りの大きな武器になります。

今回は、ほんのちょっとした工夫と小細工で、
なんとなく「カシコイ」表示の仕方が「ユーザ定義」で出来るという
課題を考えついて、トライしてもらおかなと思いついたんです・・・が

上の図は、例題として「請求書」を想定したものです。
なんの変哲もない計算表ではあるのですが、この表で入力する場所は、
B1という青色のセルの請求日の日付だけです。・・・それでいて
ピンクの納入期限の20日後の日付が自動的に計算され、その上で
請求書のB6というセルには、「恐れ入りますが「納入期限の日」までにご送金願います」
と自動的に表示される仕組みが施されているのです。
もちろん、請求日が変わるたびに連動して変わるようにもなっています。

一通り解説するとすれば・・・
まず請求日の入力欄B1には、「8/1」という風に日付入力します
次にその下の「納入期限」のB2には、B1の値に20日後ということで
20を足せばいいので「=B1+20」という数式を設定しておきます。ただ
これだけでは、その日を表す数字（シリアル値）でしかないので
書式→「セル」→「表示形式」→「日付」で表示の仕方を設定しておきます。

「ユーザ定義」
ココまで出来たらいよいよB6のセルの書式設定です。
ここで、「ユーザ定義」などという小難しいのんが登場するんですが
理屈さえ覚えといたら簡単です。
まず、B6にはどんな数式を設定しとけばいいかというと
実は図にもあるとおり、納入期限を示しているのがB2のセルなので
「＝B2」とするだけです・・・そうなんです・・・いかにもいろんな仕掛けがあるようで
実際は、セルの値に言葉で飾ってあるのに過ぎません。

まずB6のセルをクリックして書式設定で「日付」の「表示形式」にしときます。
すると、その形式が「m"月"d"日"；@」となっているのに気づくでしょう
この際セミコロン（；）とアットマーク（@）は無視して削除しても差し支えありません
大事なのは、そこではなくmというのがエクセルでは「月」を意味し
dと言うのが「日」を表していると言うことと、それぞれの値の後ろに
「”」コーテーションでくくって、「月」と「日」という漢字が振られているところにあります。
「”」コーテーションでくくった文字こそが、表示する際の「ユーザ定義」を表しているようなものなんです。
セルにある値を「○○円」としたいときは、「0”円”」という表示形式に設定し
「○○個」としたいときには表示形式の窓に「0”個”」と末尾に付け加えればいいのです。
これは何も末尾の単位に限りません。
仮に「金○○円」と表示させたければ、「ユーザ定義」を選んでおいて
次のように設定しておきましょう・・・頭も末尾もコーテーションで
表示したい文字を区切っておきます

　　　　　　”金”0”円”

これが、ユーザ定義の原則みたいな理屈ですので
例題の場合の「ユーザ定義」の表示形式の設定窓には
「日付」として設定した部分の両側を囲むようにそれぞれの文言をいれて

”恐れ入りますが”m”月”d”日””までにご送金願います。”

というような、やたら「”」コーテーションで区切られたもっちゃりした
表示形式を設定することになります。
ただし、こうしておくと、試しに請求日の日付を変えると
ここんとこもちゃんと連動して日付が変わっていくようになります。
・・・何となく「やったぁ」って感じも持てますよ・・・
まぁこれは、あくまでも例ですのでこの方法が絶対というわけではありませんが
こうした表示形式の「ユーザ定義」を会得すると
ひと味違う表作り・文書作りが出来ようになります。

 

「日付」の入力

ワードでもエクセルでも、日付というのは必ずと言っていいほど、
入力すべき「要素」になっています。
ところがたまにこんな例に出くわします・・・ハラマキちゃんやないけど・・・
「今度の8月2日（土曜日）に開催」というような入力ミスに・・・

聞いた方にとっては、8月2日が正しいのか？土曜日がおうてるんか？どっちやねん？
ってとまどってしまいます・・・
こういうのって、たいていが「8月2日（土曜日）」という「日付」を
ご丁寧に全部「手入力」してしまうことから起こるありがちなミスなのです。
「ヒト」は必ず間違います・・・
ですからそういうミスを、ことさら悔やむ必要はないのですが、
こうしたよく使う「日付」の入力には、ちょっとした工夫をすることで、
ミスを防ぐことが出来る工夫がソフトには備わっています。
知っているヒトは知っていると思うんですが・・・あったり前やけど、
ワードでも一太郎でもエクセルでもこうした「日付」の入力の特別な機能があるので
この機能を使うことがそうしたミスを回避する手だてとして、
この機会にチャレンジしてみたらどうでっしゃろか・・・な？

ワードの場合

日付を入れたい場所をクリックしてカーソルを置いておき
メニューバーの「挿入」を選択するとその中に
「日付と時刻」というのがありますので、 これを選択すると、
下図のようなダイヤログが出てきますので

表示形式や、日本語表示かあるいは、「和暦」か西暦かを選んでOKを押すと
パソコンが記憶している現在の日付と時刻が自動的に表示される仕組みです。

エクセルの場合

エクセルの場合はもっと豊富です。
関数を使う場合やショートカットキーを使う方法が用意されています
ただその前に、日付を入力したい
「セルの書式」をあらかじめ設定しとく方が良いでしょう

日付を入れたいセルをクリックし、メニューの「書式」→「セル」とすすみ
その中の「表示形式」を選んで
「日付」の欄から表示したい形式を選んでおきます

1．ショートカットキーで一発入力
「Ctrl」＋「;」　・・・セミコロンを押すと今の日付が表示されます。

2．関数を使う場合は2つばかりあります。

先ほどの日付の形式が設定されたセルに次のように半角英数モードで数式を入れます。

=TODAY()・・・・ツゥデイという関数で、TODAY関数のあとには「（）」・・・カッコカッコでくくります
もう一つが・・・
=NOW()・・・・ナウという関数で、同じように関数のあとを「（）」でくくります

※ちょっとした誤解があるかも知れませんが、この時刻は自動的に
正確に表示されるわけではないんです・・・・というのも
この日付や時刻はパソコンが覚えてるというか
パソコンに現在設定されている日付と時刻を表示しているに過ぎません。
内部の時計が何かの拍子で日付が変わったり、遅れたり進んだりしていると
それはそれで、そのままに表示されます。
パソコンの内部時計の修正は
「コントロールパネル」→「日付と時刻」で調整できます。

あるいは「桜時計」というフリーソフトを使えば
ネットにつなぐたびに自動的に時間を調整してくれます。

エクセルでもこれくらいの遊びが

出来るんやでっていうほどのこたぁないけども
なんか図を扱うのなら、ちょっとしたこと出来る例を挙げると

これは「組織図」でこしらえたありがちな図表

挿入する図形も、たまには「3D」で立体感を醸し出したり

紙袋も立体（3D）と塗りつぶし効果で何とかなるし
「ワイヤーフレーム」の画像も意外に簡単にできます

新聞の見出しも

こんな感じやろか？

ちょっとやってみてみてみ？

エクセルのデータ入力：ささいな工夫

「わかってます」という方もおられるとは思いますが
エクセルの表作りに、たくさんのデータをセルに入力するときに
セル→「Enter」→右横セル→「Enter」→「さらに右横セル」と進んだら
今度は、データを入力する欄が変わるために
その下の行をクリックしてセルの位置を移動させて「・・・何となく面倒くさい」
思いしたはる人からの、もうちょっとええやり方聞かれたもんですから
補足的に書き込んでおくことにします

根本的に、ある程度のデータを入力するときは、いっそ縦の列に入力していく
方がしやすい感じがします。・・・人の常として・・・
けども今度は、表の見栄えにこだわると、横の行に項目が並ぶ方が
見やすいし、いわば、「表」らしくもあります。

仮に行の横並びに、名前・年齢・性別と座取りした表があり
このシートにそれぞれのデータを入力する場合、何もしなければ
前述のように一つ一つのセルに入力して、「Enter」を押すたびに、セルは下のセル
に移動してしまいます。これは、何も変えなければデフォルト（初期設定）として
セルの入力後の方向が「下」に設定されているからです
（※ツール→「オプション」→「編集」のタブで確認することが出来ます。）
そこで、少々腕に覚えのある人は、エクセルでデータ入力する時に
データ入力のセルの移動する方向によって、使うキーを変えておられると思います
下に移動するときは、データ入力後「Enter］を
横に移動させたいときは入力後「Tab］キーという具合に・・・・・

そこまで、手慣れていない人には
下図のような手順が便利だと思います

A・B・C列の一行目には、それぞれ名前・年齢・性別の項目欄があり
2行目からがデータを入れていく欄になっています。
そこで、データを入力する前に、図のように
A2の先頭のセルからデータ入力範囲をドラッグして、「範囲指定」しておきます
その上で、A2のセルからデータを入力して「Enter」を押すと図の矢印の方向に
移動し、性別のところまで行き着くと自動的に次の行に移動してくれます。
これは、以前にもお伝えした方法ですが、「初めて聞いた」と言い張る方は
だまされたと思って試してください。

ちょっとしたデータ入力の便利技ですよ。

エクセルで九九：このうえ「複合参照」???

それでのうても「絶対」やの「相対」やの、歯が欠けそうな難解な言葉遣いに
肩こったゆうてるのに、この上、「複合参照」・・・・どこまでエクセル嫌いにさせる気？なんやろ？

おしかりの声を聞くまでもなく、エクセルのやり過ぎはカラダを壊しそうですが
「絶対参照」と「相対参照」とまでゆうてしもうたなら・・・「複合」までいわないと
セルの参照というテーマは語れませんし、効率も上がりませんので・・・我慢してもらうか
この際この記事を無視してもらうよりありません。
こうした理屈は、単に数式の仕組みの一つであって、数式で組み立てた表作りの
効率化の一歩でしかありません。別に知らなければ一つ一つのセルにいちいち丁寧に
数式を入力すればいいことです。
ただし、それは辛抱が続く限りの話で、大量の入力をするには
時間も気持ちも長続きしなくなるんで、どうしてもこうした「参照」の理屈というか
変わっていく「法則」を知っておくことが表作りを圧倒的に効率化出来ます。

絶対参照は、行も列も固定した一つのセルを・・・というはなしで
相対参照とは、列や行に応じて、変化していくセルの参照方法でした
では、これをミックスしたカタチで
列だけを固定して行を変化させたり、行を固定してその列を変化させることが出来ないかと
という「答え」が複合参照と呼ばれるものです
一部だけを固定するということを表すのはやっぱり「＄」マークで複合参照の場合
列の頭にだけ＄をつけると列だけの固定になり、行の頭に＄をつけると行だけを固定できるのです
・・・・こんだけくどくどゆうこと自体が事を難しくさせていますが
「複合参照」の例によく使われるんが、下にあるような「ににんがしぃ～」の九九の表です

BからJまでの列に、「1から9」の数字があり
2行目から10行目にも「1から9」の数字が座取りしてあります・・・
それぞれの交わる交点に「列」×「行」の答えがあるのが「九九」の理屈になります
そこで、下図のようにB列の2行目の「B2]というセルには、「いんいちが・・・」ですので
数式・・「＝A2*B1」とかけ算の式を入力します・・・これで間違いはないはずです・・・・が・・

確かに答えは「１」になって、式に間違いはありません・・・がしかし、せやからゆうて
B2の式を横にドラッグして「コピー」してみると実は思うたようにいきません。
「相対参照」のせいで、九九が成立しません・・・
それでは、この際A2を絶対参照にしてB2の式を「＝$A$2*B1」としてみると
B2の答えは「1」となりますので、同じように右の9の列Jまでドラッグしてコピーすると
「１」の行だけは見事に正解となります・・・・これでええんや・・・・と早合点してはいけません
実はこれは「１」の行だけ通じる式だと気づくのです
なぜなら式の頭を「$A$2」と絶対参照で固定したもんですから
「2」から「9」までの行に一気にコピーしても、1行目とおんなじ答えになってしまうんです。
そこで、頭をもうちょっとひねってみて下さい・・・・あっホンマに頭をねじっても無理です
ちょっとだけ頭をはたらかせてみるんです・・・わかってる・・・てか・・・そらそやけど・・・

実はこういう時に考えるのは、みんなのキライな数学やのうて、意外に国語的に
文章を思いつくと、答えがはっきりしてきます
「九九」の表の答えは列と行の「交点」にありますので
どの行の、どの列のどの場合にも言える式を言葉にして考えます

では、B2の式をそういう風に考えると
まず、行の方から考えると縦の数字を表す「A列」を固定してその２行目の数字に
今度は横の数字を意味するB列の「1行目」の行だけを固定してかけ算したのがその答えである
ということになります。・・・・わかったような・・・読み返すと・・・わかったようなわからんような話ですが
この話に「合点ガッテン」出来たら
それを式にしますと
式のはじめの方はAという列だけを固定し、2行目の位置を表すので「＝＄A２」となり
掛け合わせる横位置はB列の１行目を固定してしまうので「*B＄１」となります
従って、「=$A2*B$1」が正解となって、この表のどのマス目のセルにも共通する式となるのです
試しにまず、B2の式を右側にドラッグしてコピーして2行目を完成させます。

次に2行目全体「B2からJ2」を範囲指定し、それごと下の方へ
ドラッグすると・・・・なんということでしょう・・・・
2回のドラッグで「九九」の表の完成です

 

わかったような・・・わからん話でしたか？
少しずつ理解できると、エクセルの表作りが見えてきますよ

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セルの参照について：エクセル

山椒の話なら、今時で旬な感じですが・・・事もあろうに
また懲りずに・・・ってゆうか明けて遅れても「エクセル」の「参照」やて
ええ加減飽き飽きする気持ちも十分わかります
その上で、「絶対参照」やの「相対参照」、挙げ句の果てに「複合参照」なんていうような
小難しくて、頭痛うなる話につきあわすことになりました
というのも今夜のサークルで、ついつい「万年カレンダー」っていう話の
説明のついでに、どうしても「絶対参照」というところを飛ばすわけにいかなった
ワケがあって、こんな話に行き着いたんです。

言葉は確かに、カタッ苦しくて、ぎくしゃくしていますが
それは、たぶん適当な和訳がなくて・・・ないならないでどうしても難しくなってしまう
日本語訳の常のせいでしょう・・・・
絶対参照なんて言葉は実はどうでもええ話で
セルを参照する・・・という言葉さえもしっくりこない感じですが
ある特定のセルの値を使う上で、絶対にどっかの列のどっかの行にあるセルを
使います！と宣言することです

下図のような表があるとします。
「A１」というセルに「1000」という数値が入っていまして
その右隣のB列には赤字で「1,10,100,500,1000」とそれぞれに入っています
C列に「A1」からそれぞれB列の数値を引く式を作って計算させるとしましょう

そこで、早速図のようにC１のセルに「＝A1-B1」と式を入力しました
ココまでは、どうやら合っているようで、C1の答えも「999」と表示されました
そこで、数式の入ったC１をクリックしセルの右下のフィルハンドルを下へドラッグすると
・・・・意に反して・・・思た答えと違った結果になってしまいました。
そこで、数式を確認するとC2のセルは＝A2-B2、C3は＝A3-B3と
下図のように、ご丁寧にセル位置に従うように、勝手にAの行番号もBの行番号も
それぞれの行にあわせるように自動的に変化していきます
・・・・
実はこれをエクセルでは、セルの「相対参照」とよび、エクセルが変化を
推測しながら式を変化させてくれる大変優れた機能なんです。

・・・が、便利とはいえ、残念ながら今回の表の目的にはかなってはいません。

当初の目的では、A１というセルにある「1000」からそれぞれの赤字の数値を引いていく
という想定です。そこで、式は＝A1-B1、＝A1-B2と常にA1からB列の数値を引く式でないと
目的にかなってはいないんです。そこで、片っ端から常にA1から引く＝A1-○○という式に
していかないといけません。けど・・・それはメンドクサイ仕事になります
そこで・・・・・一工夫加えるつもりで
C1のセルに「＝A1」と入れた段階でキーボードの「F4」を押してみると
「＝$A$1」列と行の頭に「＄（ドルマーク）」がついた表記になります
これが絶対参照っていうやつで、絶対にAの絶対に１の位置の・・・と
セルを特定することが出来ます

そこで、引き続きその式の後ろに「-B1」を続けてC1のセルには
「=$A$1-B1」という式になりましたので、このセルをクリックして下側のセルへ
ドラッグして、式をコピーすると・・・・なんということでしょう
「＝$A$1」部分は変わらずに引く値のあるB列の数字だけが行に応じて
変化して下図のように目的にかなった表が完成します

こうして、セルの参照方法の違いを知っておくと・・・より表作りが効率化されるはずです。

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「エクセルで万年カレンダー」の続き：(その2)

さてここからが、いよいよあの「関数」って言うんが登場してくる本番です
その前に、二つの関数の説明をしておきます。
DATE（デート）とWEEKDAY（ウィークデイ）の二つです
DATEというのは、その日の日付のデータを求める関数で、下図のように
別々のセルに年,月,日が入力されている場合（次のような図の場合は・・・）

K2というセルに西暦、L2というセルに「月」、M2には「日」が区分けして入っているときに
その右隣のN2というセルに
＝DATE（[年]K2,[月]L2,[日]M2)　と言う具合にそれぞれをカンマで区切って入力すれば
その日付としてのデータが得られます。
これに対してWEEKDAYという関数は、日付のデータが入っているセルを指定したり、日付データそのものを引数にしたりすると
特定しなければ日曜日を「１」として土曜日を「7」とする曜日を数値化した
数字が得られます・・・・んなことして・・・ナンになるってお思いでしょうが
これが結構、曜日の判別するときに役に立ちます
従って次の図のような場合、さっきのN2というセルのさらに
右隣のO2というセルに、もっちゃりしたやり方やけど
＝WEEKDAY（DATE(A1,B1,1)）と入力すると

そこには、金曜日を示す「６」という数字になって表れます

・・・さて、こんだけでもしんどい話ですが、ココまで来たら
この二つの関数を使っていよいよ問題のその月の第1週の始まりである
第1日曜日の日は「何月何日」であるかの「数式」を「A3」というセルに
書き込みます。

それは、結論から言うと

＝DATE(A1,B1,1）-WEEKDAY(DATE(A1,B1,1))+1

となります。青い字で書き込んだのがその月の初めの「1日」を示す訳ですから
上の式を文章に訳すると
＝（イコール）その年のその月の1日引く、曜日を数字で表す（その年のその月の1日）に
１を足す
上の式ををそのままコーピーしてエクセルのシートに貼ってもかまいませんが
とにかくA3に入力してしまいますと

※設定によっては表示が少し違ってるかも知れませんよ

あっそうや・・・先々の事考えたらここらで、日曜日や土曜日の列に
赤やら青の色つけしといた方がええと思いますわ


ということになるんですが・・・・わかってもらえますか・・・
最後に「１」だけ足すのが「ミソ」で
それは、図の例で言うと「月初めの5月1日」が、この式で求められた曜日の数「6」
ではあるんですが、図を見てもわかるようにカレンダーで言うと
「5日前」つまり「6」より一つ少ない「5」だけ前にさかのぼらんとあかんので
後に調整の意味でチョボット「1」だけ足してあるんです・・・・

で、上のような事で年、月を表すセルの「値」を変えるだけで曜日に
対応した「万年カレンダー」の骨組みが出来上がったんですが、ご覧のように
数字も、それに余分な日付も入ってて、ナンとかせなあきません
ただし、大事なことはナンとかせなあかん言うて、要らんとこ削除してしもたり
書き換えたりすると努力がぱぁーになってしまうんで
仕上げとして、工夫を凝らします。

まず日付ですけども、カレンダーに年月は不要で「日」だけが必要です
これはまず日付の枠であるA3からG8のセルを ドラッグして範囲指定しておき
エクセルのメニュー→「書式」→「セル」→「表示」のタブを開きます
下図のように左の「分類」欄の一番下の「ユーザ定義」を選び
右側の「種類欄」の入力欄に「d」とだけ小文字で入力します。
エクセルでdは「日」を年は「ｙ」、月は「m」を意味しています。

これで見た目はカレンダーらしくなりましたが、余分な日付が
まだ残っています。これを自動的に処理するには今度は
「条件付き書式」とMONTH（マンス）という「月」を表す関数に
登場してもらわなあきません
MONTH（マンス）という関数を使う例を式で説明すると
＝MONTH（A3)＜＞$B$1
・・・※B1のセル位置をそれぞれ行列の
頭に「＄（ドルマーク）」をつけると絶対参照とゆうて、
何が何でも[月]を表すB1のセルだけという指定になります
関数は半角で入力して下さいよ

この式を解説すれば、A3というセルの値の月が
月を表してるB1のセルの値（絶対にココ）と同じではなくそれよりも大きく、さらに小さい場合は・・・
ということを意味しています。

条件付き書式というのは、ある条件になったときに、そのセルの表示に
色とか塗りつぶしなどの加工が加えられて、わかりやすく強調できる書式を言います。

では、早速挑戦してみることにしましょう
さっきと同じで、A3からG8までをドラッグして範囲指定しときます
エクセルのメニューバーの「書式」→「条件付き書式」を選択します

すると上のようなダイヤログが現れて来ますので
図のように1～３の番号で示した順に左のリストからは「数式が」を選び
その横の数式欄には、さっきの数式
＝MONTH（A3)（この場合は絶対参照にはしない）＜＞$B$1
を半角入力します・・・そして最後に(3)で示す「書式」ボタンを押します。

すると、セルの値が上の条件と一致した場合だけの「書式」を聞いてくる
下図のようなダイヤログが現れますので

今回は、図の色を選択するところの欄の「▼」のリストから
薄いグレーを選んでおくことにします。
もちろんこの時に「白」を選択すると下地と相まって見えなくすることも可能です
あとは色選択のダイヤログの「OK]を押して
さらに「条件付き書式」のダイヤログも「OK」を押すと

できあがりです・・・・あぁしんど・・・・って事になりますが
これを保存しておいて、必要なときに呼び出して
この部分全体をコピーして貼り付けると
エクセルのシートのどんなところにも数式が崩れずに貼り付くはずです
（ただし、最後の条件付き書式でいう$B$1という部分だけは
その都度、「月」の値のあるセルの番地に変える必要があると思います。）
ここまで来て終わりです
出来具合は、月の数字や、年の数字を変えて試してみて下さい

その上で、「右クリック」で行や列の幅を変えたり、挿入を加えて
自分なりに加工や編集をして「見栄え」を良くして下さい

ココまで・・・お疲れさんでした・・・チャンチャン

※小りんちゃんの指摘で大きなミスを発見しました
「条件付き書式」の説明の図と記事の数式が食い違ってます・・・・
ごめんなさい絶対参照すべきセル位置は「$B$2」ではなく
「$B$1」が「月」を示すセル位置ですので
条件付き書式の数式の末尾を当初の「$B$2」から「$B$1」に変えて下さい
式そのものは「=MONTH（A3)＜＞$B$1」となります
ちなみに記事の中身はこそっと変えておきました。

エクセルで、万年カレンダー(その1）：雑誌から

いつにないGWは、いつにないクルマの多さでもうじき
終わりを迎えようとしています・・・・ちょっと時間をもてあました時に
目にした雑誌から、エクセルで作るカレンダーっていうのがあって
それもいわゆる「万年カレンダー」ってやつで、
好きな「年」の好きな「月」の数字を入れるとその月のカレンダーが
作れるってゆうやつで、カレンダーのレイアウトや使い勝手などはこの際
それぞれのセンスに任すとして「原理」を紹介しておきたいと思ってます。
ただし、「エクセル」アレルギーの発症が予想される方には申し訳ありませんが
いくつかの「関数」と「条件つき書式」っていうのが出てくるんで
覚悟しておいて下さい・・・・

ただ、完成のあかつきには、ちょっとした「達成感」味わえると思います。
・・・「ドタマ・・・」の体操にでもお試し下さい

・・・覚悟決めたら・・・エクセルを開いて・・・下図のように
段取りをしておきます・・・何でもやけど
畑仕事も田ごしらえも、下準備っていうもんが肝心でしんどいもんやから
そこんとこは、我慢して頑張って下さい

A1のセルに西暦をB1のセルには、「月」の数字を段取りしときます
次に2行目は、曜日ですのでA2というセルに日曜日の「日」と入力します
あとは、いちいち入れる必要ありません。A2のセルを選択して右側へドラッグするだけで
勝手に土曜日まで、連続データが入ります。（・・・ここでチョっとだけエクセルに感心しといて・・・）

実は図に示しているように「万年カレンダー」作りの「ツボ」は、その月の第1週の
「日曜日」の日が「何月何日」かと言うことがゆうたら「すべて」とゆうても過言ではありません。
そこでこの際は肝心要の「A3」というセルだけは空白にしときます。
それさえわかっておいたら、あとはその日に「１」ずつ日付を足していけば
カレンダーのおおもとが完成するという具合です。
というわけで、ココまでナンとか理屈がのみ込めたら、第1週の土曜日にその月の
始まりが来て、31日の日がある月を想定すると6週分の「座取り」が必要ですので
図の場合、B3というセルからG8までのセルに、元になる「A3」の日にプラスする日数分の
数式を入れておきます。2番目の日に当たる「B3」のセルには「＝A3+１」そして最後の日の
「G3」には「＝A3＋41」となるはずです。

あぁしんど・・・野良仕事と違うて、腰はいとうならんけど
頭が痛うなったかも知れませんが・・・ココまで、できたらちょっと一服しましょう

　続く

今度はオートフィル・・・エクセルの小技

オートコンプリートやの今度はオートフィルやの
ややこしいわ・・・って「ちゅうこ」さんに悔やまれそうですけど
ボクのせいとちゃいます・・・よ・・・

ついこの間、エクセルで
連番の数字入れたいのに、「１」と入れたあとに
セルの右下端の「＋」（フィルハンドル）を下に引っ張ってドラッグしても
「１」のままで、変わってくれへん・・・出来る方法教えて
と尋ねられました。
たとえば、「A-1」と入れたら、ちゃんとA-2,A-3と勝手にに変わるのに
数字だけでは、変化しません・・・これは
増分（数が増えていく分量）が未定でエクセルが判断できないためで
「右ドラッグ」すれば・・・連続データという選択肢が現れるので
それを選択するという手がありますが、面倒くさいなら
いっそ、「Ctrl」キーを押しながら、ドラッグすると
連番の数字になるんです・・・・

ややこしいの覚悟で言いますと
これが「オートフィル」という機能ですよ

COUNTA(カウントエー)関数：データの入ってるセルをカウントする

4／8のサークルでHataさんのご質問に答えているとき
ものの弾みで、お話ししたCOUNTA（カウントエー）という関数は
データが入って空白ではないセルの数を勘定してくれる関数です
似たような名前ですけれど、以前の記事で紹介したのは
同じ仲間のCOUNTIF（カウントイフ）という関数で
その使い途は、指定した文字などの条件から集計が出来る・・・
言葉にするとややこしいですけど・・・たとえば
「男」という条件をしてしておけば、ぎょうさんある範囲の中から
「男」と入力されたセルの中身を集計したりしてくれる関数です

　COUNTIF関数・・・

これに対して、COUNTA（カウントエー）はもうちょっと
単純に、空白になったセル以外のセルの個数を勘定してくれます
使い途としては、たとえば参加者名簿みたいなものの
参加を「○・・・マル」それ以外を空白としておくと
参加者人数がわかるのと、名簿欄の個数をカウントして
名簿の記載人数をいちいち目で勘定せんでも自動的にカウントしてくれます

設定の仕方は、意外に簡単です
集計したいセルをクリックして、式を入力します

「＝COUNTA（範囲：セルのどっからどこまでをドラッグして設定）」
A1からA20までの範囲なら＝COUNTA（A1：A20）となりますし
ここにC1からC20のセルも含みたいなら
範囲を指定する際にとりあえずA1からA20をドラッグしておき
今度はCtrlキーを押しながら、C1からC20をドラッグして
＝COUNTA（A1：A20,C1:C20)となります

COUNT（カウント）って言う関数も実は存在しますので
ごっちゃになりそうですが、こっちの方は範囲の中で入力した数値の数を読むという
機能が仕込まれています。
今回のご紹介はCOUNTA（カウントエー）という具合に
AがCOUNTのしっぽについていますのでお間違いなく