エクセル：図形の扱い方

「エクセルは苦手」という人の多くがひっかかっているのが、セルの存在で
とりわけ図形などを扱うときに、セルの枠線が気になっているような気がします。
これは、まぁエクセルに限った事ではないんやけど
扱い方というか、使い方をわかっていると
こういう問題は意外に簡単に克服できるものです。

エクセルで図形を描くには、「図形描画バー」
・・・たいてい画面の左下にあると思いますが
※見あたらない場合は、メニューバーの「表示」→「ツールバー」と進んで
「図形描画」にチェックをします。

たとえば、四角形を描くのには、このバーの四角の図形をクリックします。
後は適当にドラッグして大きさを決めるのですが・・・

こういう時に「ワザ」というか、「ショートカットキー」の決まり事を覚えておくと便利です。
１．真四角、やまん丸な正円を描く場合は「Shift」キーを押しながら ドラッグすると、
真四角、正円が描けます。
２．まず図形を選択してから「Shift」キーを押しながら、その図形をドラッグすると
真横か、真下、真上のように横方向なら水平に、縦方向には垂直に移動できます。
３．今度は図形を選択して、「Ctrl」キーを押しながら図形をドラッグすると

いとも簡単に図形のコピーができます。
４．今度は「Alt」キーを使ってみます 図形の大きさを拡大したり、縮めたりするときに、
「Alt」キーを押しながら 縦横に動かしてみると・・・
セルにぴったり収まる大きさにできます。
５．図形を移動させるときも、「Alt」キーを押しながら移動させると
セル位置にぴったんこ収まります。

こういうのわかってると結構「やったぁ」って気がします・・・？

でさらに、もうちょっと話を進めて、シート上に散らかってる図形を
きちっと揃えてしまうには、
まず「Ctrl」キーを使って 揃えたい図形を片っ端から選択しておきます。

次に、さっきの図形描画バーの左端にある「図形の調整」ボタンをクリックすると
選択メニューが現れ、その中の「配置/整列」というのをクリックすると
配置メニューが現れるので、



その中の適当な項目を選べば、きれいに配置・整列ができます。 

見えにくうなった目をこじらせて、マウスの自由のきかへんちょっとした動きに
イライラしながら、図形を移動させる手間は省けますよ????

個数を数える：エクセルのCOUNTIF（カウントイフ）関数

久々のエクセルの関数の話題です・・・サブイボがでた人もいるかもしれませんが・・・
COUNTIF（カウントイフ）という関数は、
文字や数式で条件を設定し、検索の結果、条件に見合うデータの個数を数えてくれる関数です。
こんだけの文章だけでは、わかりにくいので下の図の例で示しますと
6行目以降に、データの入った表がありますが、2行目から4行目に
条件欄をこしらえて、E2,E3,E4のセルにそれぞれの条件にあった「人数」を数えています。



実はE2,E3,E4に組み込んだ「COUNTIF」の数式は、それぞれの
条件に見合うように、おのおの違った様式で設定していますので
数式の解説によってCOUNTIFの様々な使い方を説明していくことにします。

COUNTIFの関数は基本的に次のように2つの要素で数式をくみます。
「＝COUNTIF（対象になる範囲,検索する条件）」

範囲はどこからどこまでのセル範囲で表し、検索条件は、その条件の
文字列や数式・数値をクオーテーションでくくるのが通常の使い方で
例のように男だけを数えたいときは「”男”」と条件のところに入力します。

従って、性別で数えた結果を表す「E2」というセルには、性別のデータのある範囲が
C7からC21ですので
「＝COUNTIF（C7：C21,"男")」で正解なのですが、
これではいちいち数式の条件欄に、条件が変わるそのたびに
文字列などを入れなくてはならないので、この場合は
条件を表すデータがC2ありますので
条件のところにセル番地C2を入れても、COUNTIFは機能します。
そこで、「＝COUNTIF（C7:C21,C2)」としました。

次に、COUNTIFという関数では
言葉とか文字列でなく、数値の条件でも該当する個数を数えることができます。
E3のセルには、その欄の左側に年齢が25以上の人を数えるという条件があります。
年齢欄（D7からD21)の数値の25以上を求めるには
「＞（大なり）」という記号を使います。
この場合25も含みますので、条件の式はクオーテーションでくくって
「">=25"」とします。

従って全体の式は「＝COUNTIF（D7:D21,”>=25”)　」としました。

もう少し、条件の数値を変わるのと連動した式を作るために
工夫したのが指定した得点の範囲で人数を数えなおすE4のセルの式です。
今度はあらかじめ、その答えを書いておきますと
「＝COUNTIF（E7:E21,">="&C4）」とします。
内容はE3と同じようなものですが、
条件欄に「＆（アンド）」とセル位置（C4）が後ろにひっつけてあります。
得点欄はE7からE21 ですので、範囲を指定しておき
今度は条件の「以上」を表す「>=」の部分だけをはじめにクオーテーションでくくって
文字列の結合を意味する「＆（アンド）」を入れて、その後に
得点の条件がはいったセルの番地であるC4のセルを指定して
同じ内容の式に仕上げています。
ただし、こうして条件欄にセル番地を指定することで
得点条件欄の数値を変えるたびにいちいち数式をいじらなくても
該当する人数もそれの応じて自動的に数え直せるというメリットがあります。

 

条件付き書式：エクセル

ある一定の条件になったら、自動的にそのセルの値に
色がついたり、太字になったり、塗りつぶしができたら、表の中の数値を見逃したり
勘違いしたりするミスを防ぐことができます。

こういう書式に設定が【条件付き書式】という機能にありまして、エクセルの幅を広げてくれます。
たとえば下の図のような表があって、【目標額】と実際の【売り上げ】そして「売り上げ÷目標額」の
【達成率】という項目が設定されています。
この表を使って、「売り上げ」が「目標額」を上回ったところを赤色の文字で自動的に表示するような
書式を設定してみます。

 

 

まずは手始めに「達成率」のK4のセルにその書式の設定をしてみます。
目標額を上回る売り上げがあるということは、達成率のパーセンテージが
100%を超えるということですので、言い換えればK4の値が「１」より大きいということです。
そこで、K4のセルをクリックしたら、メニューの「書式」→「条件付き書式」を選択して
条件付き書式の設定ダイヤログを表示させます。



こうした条件はExcel2007になると、一つのセルに64個までの条件が設定できますが
Excel2003では、3つまでしかできません。
ここでは、一つでいいので、上図のようにまず条件1の左の欄から設定していきましょう。
「セルの値が」を選んだら、次の欄の「▼」から「次の値より大きい」を選んで
右端の欄では、その値を入力します。（※この場合達成率はセルの書式で「パーセンテージを選んで
％で表示するように設定していますが、実際は割り算で求められた数値であるために
「１」を超えるという意味になります。）つまりこの場合は「１」という数値を入力します。

 

条件が設定できたら、その際の「書式」を設定するために、条件欄の下の
「書式」ボタンを押します。



このような書式設定のダイヤログが表示されますので、この場合は
色という欄で図のように「赤色」を選んで、「OK」を押します。

 

これでK4のセルには、目標額を売り上げが上回った時にはその数値を赤字で
表示する設定できました。そこで、この条件付き書式をK5からK13までに
コピーをしましょう。まずK4を「右クリック」して「コピー」とし
次にコピーしたいK5からK13までをドラッグして範囲をしてしておきます。
※ここからが大事です
同じように「右クリック」またはメニューの「編集」を選択したら
そこで単に「貼り付け」としないで、「形式を選択して貼り付け」を選び
「書式」にチェックを入れて、OKとします。

 

 

もののついでに、今度は「営業所」欄にも同じような内容の条件付き書式を設定しましょう
同じように今度は「北海道営業所」とあるB4のセルをクリックして選択したら
メニュー→「書式」→「条件付き書式」と進むのですが
ただ、このセル自体に「数値」という判断材料になる「値」がありませんので
「条件」の設定が変わってきます。

少し見づらいのですが、「数式が」を選んで
数式を設定しなければなりません
この場合条件を表す数式というのは、売り上げが目標額より大きいということですから
「売り上げ>目標額」とします。

 

そこで実際の数式の入力は、まず「=」を入力し、「売り上げ」のJ4をクリックすると
「$J$4」と絶対参照を表示するので、F4ボタンを何回か押して複合参照の「$J4」にして
次に「＞」を入力し、今度は目標額「C4」のセルをクリックし同じような操作で「$C4」として
数式「＝$J4>$C4」を完成させます。
後は「書式」のボタンを押して、さっきの手順通り条件付き書式を設定し
このセルの書式を、ほかのセルに「形式を選択して貼り付け」でコピーしましょう

 

ちょっとした達成感が味わえると思いますが・・・どやろ？

実は記事丸ごと下記のURLに
ブログを引っ越ししました。よろしければ
お越しください。

→　　http://tomitapc.blog.fc2.com/

 

[並び替えとフィルタ]:エクセルの機能

エクセルで帳簿を作って、入力したものの後から前の日付の領収書が出てきて
「また、データの入れ直しとか入れ替えせなあかん」って途方に暮れる・・・
ありそうな話やけど・・・・

そんな必要はありません！

同じような意味で、名前をアイウエオ順とか、日付順、金額の多い順とか
項目別に並び替えるというのは、
その機能と仕方がわかっていれば、簡単にできるようになるので
極端なことを言えば、後で何とでもなるんやし、
片っ端からデータ入力しといたらええ訳です。
あとから何食わぬ顔で、ちょこっと操作して、並び替えしたら
ちょっと「したり顔」でいい気になれますよ・・・

ちょっとMOSとったからゆうて、いきがって
このデータの「並び替え」と「オートフィルタ」の練習問題までも
ちゃっかり、テキストからいただいて、作ってみたりなんかしちゃったり
しました！

「エクセルの練習問題2」

時間つぶしにチャレンジいかがでしょうか？

MOS(Microsoft Office Specialist)試験・・・その結果は？

今更ながら・・・という気もしないではないのですが
今日、MicrosoftのOffice Specialist(Excel2003)試験というのを受けてきました。
持ち時間は、50分で、すべてパソコンでの操作の試験になります。
試験は随時行われており、長岡京市のパソコンスクールでの受験を選択しました。

試験に関しては、FOM出版の「よくわかるマスター」という問題集を
たよりに、模擬試験を繰り返して当日に備えてきました。
それで十分な気がします。・・・サークルの活動でも・・・十分???・・・かな？

正直、普段使ってる機能に、グラフとか財務関数が付け加わる程度なので
それほど難関という意識もなく、何十年ぶりかの試験にもかかわらず
頭痛も感じるコンディションの中でも、リラックスはしていました。
時間余らして終わったものの、相変わらず僕につきものの「ケアレスミス」のせいで
結果は964点/1000点で合格・・・欲どおしいもので、受かったら受かったで
満点が欲しかったぐらいの気にもなったものです。

さすがに、パソコンの試験ですので、申し込みも事前のデジタル認証まで
ネットで行い、試験自体も実際のパソコンを使って行い
試験終了と同時に、合否がわかります。
試験の内容や、その詳細は一切公開されません。
その都度、試験内容が異なっていて、合格ラインも今回僕が受験した内容では
690点と表記されているので、そのときの試験ごとに、
合格ラインは、まちまちのような気がします。

グラフとか財務関数、データの並び替え、データの加工とそれほど
高度なスキルを要求されるわけでもなく
たぶん、世の中には、たくさんの有資格者が存在していると思いますが
コレでもMicrosoftの公認資格なので、人に聞かれようが聞かれまいが
「MOS取得者」と名乗りたければ名乗ればいいのです。
4~6週間後にはアメリカから認定証が届くはずです
・・・・ビル・ゲイツの署名入りで・・・・
今日の合格なのに、事前にデジタル認証受けておいたサイトでは合格日が
4月24日となっているのは、アメリカとの時差なんでしょうね
けども、ホンマに受験料が高すぎます！
スペシャリストレベルで10，290円　エキスパートになると12，390円ですよ
ぼったくりちゃうのって思えて、とても不合格なんて出来ない気持ちにさせられます。
もうちょっと気軽に受験できないと・・・

何にしても、コレがサークルとしては、最初の公式の「認定」みたいなもので
これからは、サークルの看板にMOS取得などという
大層な文言を入れることも出来ますし
サークルのみんなに大きな顔して「オフィスのスペシャリストやでぇ~！」
などとほざいて、いっかどの知ったかぶりが出来るかな???
・・・んなことはないけども・・・・出来れば是非みんなにも
機会を見つけてチャレンジして欲しいと思っています。
ちょっとした動機付けになります。
普段のサークルの中で、いろいろ尋ねられみんなと考えた時間が
大いに自分にエクセルのスキルを身につけさせてくれたと本気で思います。
そういう意味でも、この結果はサークルの意義を裏付けていて素直にうれしく思います。

Officeのバージョンも2003のサポートが終わった段階ですので
2007以降のWordやExcelの資格もMCASと名前が変わっています
次はWord2003かExcel2003のExpertかあるいはMCASか・・・・
どれを受けるにしても金がかかるのが玉にきずです。ある程度の確信がないと
無駄遣いしてしまいます。

Excelの編集:「セルの挿入と削除」

エクセルで何かを作ろうとしたときに、できあがった後で
さらにデータを追加したいとか、その逆にデータを削除したいということが
往々にしてあります。実は、それが意外に簡単で
このことがわかっているだけで、少しハードルが高そうに感じられる
エクセルをもっと使う気になってもらえると思います。

こんな表があります。
たとえば「7行目」や「D列」とかに新しい行や列を追加したいとき
あるいは、削除したいときは、同じ操作で行います。
追加したいところの行や列位置や削除したい行・列の番号のところで
「右クリック」すると、右クリックメニューに「挿入」とか「削除」の項目があるので
どちらかをクリックして選択します。

【行の場合】・・・行番号を右クリック

【列の場合】・・・列番号を右クリック

挿入を選んだ場合は下図のような
行・列に応じたようなオプションメニューが現れると思いますので
行の挿入の場合は、「下方向にシフト」を列の挿入の時は「右方向にシフト」を
選んでおきます。

ただ、これだけで気を抜かずもう一つ注意して
そこのところに小さく表示された「挿入オプション」メニューを見逃さないでください。

そのほうきのようなメニューアイコンをクリックすると
「上や下の書式と同じにする」とか「右側・左側の書式と同じにする」とか
というような「書式設定」を促すメニューが組み込まれています。
コレを使っておくと、面倒な書式を改めて設定するということを省略できるのです。
また、書式もなにも設定せずに純粋に空白行を挿入したいときは
「書式のクリア」を選択します。

削除の場合も同じメニューが現れます。

挿入の場合と同様に、シフト(移動などによって動く方向)を選んでおきます。

実は、エクセルのバージョンが2003以降であれば
行とか列全体を指定せずとも下図のように

部分的に挿入や削除したい箇所を、指定して「右クリック」して
部分的に行や列の挿入・削除が出来ますので、
あとで修正することはそれほど苦にならず
エクセルのシートの「編集」は意外に簡単にできます。

「エクセルは難しい・・・」などと敬遠せずに
まずは、チャレンジしてみてください。

解答編？

前の記事の解答などとえらそうなこと言うつもりは全くありません。
なぜならこうしたエクセルの操作には、たった一つの「正解」があるわけではありません。
たとえ手にしている本に書いてあろうがなかろうが
いろんな方法やアプローチがあって、自分なりの
人それぞれのやり方でこなしていくものやと思います。「人の道」とおんなじで
もっちゃりしたやり方であっても、一つ覚えのやり方であったとしても
その人のやり方であって、それを「間違い」などというものではありません。

問題としたA列の連番データは、A5に「1」をA6に「2」を入れてから、A5、A6を同時に選んで
セルの右下が黒十字(フィルハンドル)になったら、下方向にドラッグ(オートフィル)すると
問題にある「連番」を入力することが出来ます。
さらに僕がして見せたのは、とにかく始まりのA5には、「1」を入力しA5のフィルハンドルを
下方向にドラッグすると、規則通り全部「1」にはなりますが、
ちらっと出現する「オートフィルオプション」のボタンを見逃さずに「▼」を
選択して、「連続データ」をえらぶというやり方でした。

どっちのやり方でも、同じ結果になります。どっちが正しいなんて考えるのは
意味がありません。やりやすい方法が、自分のやり方です

あらかじめ選択した範囲におんなじデータを一度に入力するには
まず、入力する範囲を選んでおき、その範囲内のどのセルでもいいので
入力する「値」を入れたら、「Ctrl」キーを押しながら「Enter」を押します。

合計は「SUM(サム)」で平均は「Average(アベレージ)」という関数を使いますが
難しく覚えなくても
ツールバーの中の「オートSUMボタン」には、合計だけではなく
いくつかの計算機能が設定されているので、
ボタンの右横の「▼」をクリックしてみて、便利に使ってみてください

それと、エクセル上にはあらかじめ表のサンプルがいくつか用意されています。
まず、表全体を範囲指定するか、表の始まり位置のセルをクリックしたら
メニューの「書式」→「オートフォーマット」を選択して、適当なサンプルを選び
「OK」を押します。

何事も継続すること以外に身につく手立てはありませんので、
単純なことも何度も繰り返して操作することがエクセルを使いこなす道です。

 

セルの結合ボタン

エクセルでの作業に少し慣れ始めた頃に
よく使うボタンに、セルの結合というボタンがあります。
下図のように、編集していくと、隣り合うセルを結合して一つにまとめる
一見便利な機能です。


ところが意外な落とし穴というか、気づいていながら、気にかけていない点があります。
エクセルの標準のツールバーによくある「セルの結合」ボタンは

実は、本当は「セルを結合して中央揃え」というボタンで
コレを頻繁に使っておられる方は、とっくにご存じでしょうが、コレを使って
結合すると、文字列であれ、数値であれ、横位置も縦位置も中央揃えにしてしまいます。
そのことが、不都合な場合・・・特に数値を右寄せにしたいときは
必ず、「セルの書式」で、右揃えに設定を変更してやらないといけません。
・・・たぶん昨夜目にした決算書の数値の不揃いは、この処理が出来ていないために
見にくい指摘がなされたんだと思います。
この「結合して中央揃え」を解除するには、該当するセルを選択して
同じボタンをダブルクリックして、解除することが出来ます。

本当の意味での、「結合ボタン」はメニューの「ツール」→「ユーザー設定」とすすみ
「コマンド」というタブを選択します。

上図のように、左側の「分類」欄から、書式を選び
その中の「セルの結合」とあるボタンが、実は純粋に結合の意味を持ちます。
コレをメニューバーに登録するのは、意外に簡単にできます。
このボタンを図のようにドラッグして
メニューバーの好きな位置までドラッグして、パッと離すと
アイコンが登録できるのです。

セル内での文字の折り返し

エクセル嫌いを悩ませている一つに
セルの枠内に収まりきらない文字とか値が、全部見えなかったり
特に数値の全部が表示しきれない場合には、
「#######」などと表示されて、一見、入力を間違うたみたいな気にさせられます。
「#」マークの表示の部分にカーソルを持っていって、セルをクリックすると
ちゃんとデータは入っているのに・・・・
おさまりきれないデータをちゃんと処理していないうちに
あわてて、印刷したりしてしまうとガックリさせられてしまいます。

コレらの症状は、指定した文字の大きさ(フォント)では、入力したデータが
今のままのセルの「幅」では表示しきれませんというメッセージですので
列幅を「書式」→「列」→「幅」で列の幅の数値を変更するか、あるいは該当する列番号と
右隣の列番号との境界線を「ダブルクリック」して自動調節するかで、解決します。

さらに、文字列の長さに対してセル幅が足りないとか、文章のような長い文字列を
セル内で折り返したい時にどうしても行き詰まったり、
データがおさまりきれないなどという面倒なことに陥りますけども
コレには、いくつかの方法があります。
まず、セルの書式の設定で解決するやりかたは
メニューの「書式」→「セル」と進み「配置」のタブを開いて
下図のように、

「折り返して全体を表示する」にチェックを入れておく方法と
データ入力時に、折り返したい位置で
「Alt」キーを押しながら「Enter」を押すと、好きな場所で折り返すことが出来ます。
いずれの場合も、入力したデータの長さに応じる形で、セルの行高は
自動的に大きくなっていきます。

さて・・・・あんまり使うことはないのかもしれませんが
こんなことも出来るっていう話を・・・・もののついでに・・・
セルの値をテキストボックスとかオートシェイプの図形の中に
表示させる方法も紹介しておきましょう。

まず、次の図のように例として「A1」というセルに「1234」という「値」が入っています。
このA1に入っている値を、図形に表示させたいときには
表示させたい目的の図形を図のようにクリックして「選択した状態」にしておき
※ここんとこがミソなんですが、
エクセル画面の「数式バー」に「＝A1」という数式を入れます。

すると「・・・なんていうことでしょぉ～・・・」・・・んな・・・大げさなことやないけども
下の図のように、図形の中にセルの値が表示されます
試しに・・・・「A1」のセルの中の値を変えると同じように変わってくれます
その上に、この図形は、図形ですから、シート上を自在に動き回ることも出来ます。
こんな機能を、なんかの時にアイデアとして活かしてみてください。

オートフォーマット:表作りのサンプル

エクセルには、いろんなアプローチがあって
コレが絶対という「キマリ」があるわけではありません・・・
だからこそ、その「幅広さ」が時には
「覚えることが多すぎる」・・・気にさせて憂鬱にさせてしまうこともあるのです。

たとえば表、一つを取り上げても、その見栄えを考える時に
さて、どういう風に仕上げていくかだけで、思案の種になってしまうことがあります。

オートフォーマットというオプションはそういうときに役立つメニューです。

たとえば下記のような表のデータを入力し終わって、いよいよ
「罫線」を使ったりして、表の見栄えの段階にさしかかったとした場合
とりあえず、表の始まりに当たる「セル」を選択しておきます。

次にメニューの「書式」→「オートフォーマット」と進んで選択すると
下図のようなダイヤログが出てきます。
数々の表のサンプルがあって、右側の項目には、そのうちどんな項目を対象にするのか
という「オプション」も用意されていますので、

数ある中から適当なサンプルを選んで、ガチャガチャ、クリックするだけで

一丁あがりという具合に、それらしく「表」が仕上がります。
こういう「横着？」・・・っていうか「便利な」機能も覚えておくと
省力化につながります。

エクセルを噛んで含める

※くどいようですが、自分勝手な都合で次回のサークルを3月26日(金曜日)に順延させていただきます。
ご了承ください。

ところで、ふとしたことから定年を迎えたことを期に
一念発起されてPCを始めようと思われた方から
相談を受けて、とにかくなんもない白紙の状態からどう始めるのか
っていう内容の話で
噛んで含めるように教えてほしいなどといわれました。

そもそも、PCのことを噛んで含めて諭すほどの知識は到底なく
いわれた側にとっても難問ですが、むしろ何もないまっさらの方が
覚えやすいかもと、適当な言い回しで伝えました。
よくよく考えると、「噛んで含めて」話が出来たら、結構理解できてるってことです

「エクセルってそもそも何？」っていうところから説明するには余程の
辛抱と時間が必要でした。
まず見慣れぬ「セル」・・・細胞がいくつもあって、それら一つ一つに意味を持たせる
などと言い始めたものですから、相手の顔が見る見る間に曇っていくのが手に取るようにわかります。
そういう物言いが、わかってないんやなと反省しつつ
次のような表で見た目の説明はしたものの・・・

B列に単価でC列に数量入れて、D列で「＝B2＊C2」という「数式」入れたら
金額が出るで・・・というところをやっとこさ理解いただいた次第ですが
B2とかC2とかそれをD2というセル番地という考え方が
どうもイライラさせてる原因でもありました。

「名前の定義」というのをご存じでしょうか？
実はこうしたセル位置のわかりにくさを整理するのに、セル自体に
「名前」をつけてわかりやすくする方法もあります。

上図のように、単価にあたるB列をBというところをクリックして
B列全体を選択しておき、メニューの「挿入」→「名前」→「定義」でもかまいませんし
いっそ、いきなり上の図のように「セルの番地」を表示する欄を
「単価」と書き換えて、列の「名前」を定義します。
同じように「数量」の欄も名前をつけておくと

D列の数式が少しはわかりやすくなって
他のセルにコピーしやすくなる気がします・・・・
残念ながらこの程度では、その人に納得を得られたわけではありませんでしたが

 

後で編集:エクセルで行や列の入れ替え

文書は「ワード」でって決めつけてしまうと、
通り一遍になって最近のPCユーザの人の多くが
文書もエクセルでという人が結構たくさんいると感じます。

文書作りも実は、面倒な決まりがなくて、エクセルの方がいろんなことできるし
「Sheet(シート)」という考え方が、ワードのページという考え方よりも便利だと思う人が多いからだと思います。

ただ、どうしても文書を作るとなると
「白紙」に書き込むというような思い込みがある人は
ワードじゃなくて、エクセルの「セル」の並びが取っつきにくく思われて
ハードルが高いと思ってしまうんやとも感じることがあります。
要は、はじめの段階で、「こうあるべき」とかレイアウトや項目を
決め込まないとあかんというような思い込みが
考えを縛って、気を重くさせてしまうのです。
そこで、エクセルの操作であるとか、編集のコツみたいなものを
知っておくと、あとで「編集」をすることができて
窮屈な思いを回避することができます。

たとえば、こんな表を作ってはみたものの

ここまで来て、たとえば「列」の方でいえば、「名前」欄の前に「フリガナ」欄を持って行きたいと思ったり
「行」でいえば、誰かの前や後ろに行を入れ替えたいなどという場合があります。
こんな時どうしたはります？

実は、この間ちらっと横目で、ある人がやってはることを見てて気がついたんですが・・・
その人の手順はたとえばこんな具合でした・・・・
A列の名前欄の前にフリガナ欄を移動したいので、まずA列を「右クリック」→「挿入」して
新しいA列を作り、今度は「フリガナ」欄のCという列を右クリック→「コピー」として
新しい空欄のA列を右クリック→「貼り付け」でフリガナ欄をコピーし
入らなくなったC列を右クリック→「削除」という手順でした。
もちろん間違いではありませんし、ちゃんと出来てはいるんですが
見てた僕が感じたのは、ちょっと手順が多すぎて思えたのです。

僕なら・・・

まず同じように、右クリックで、移動したい列を(B列ならBという場所を)
行なら行番号を・・・「切り取り」として
次に挿入したい位置の一つ後ろの列または行で右クリック→「切り取ったセルの挿入」
というのを選択します。コレでOKです

こんなちょっとした編集の技をいくつか覚えておくと
編集は後でどないでも出来るわけで、はじめから文書や表作りの
配置やレイアウトに苦しまずにすみそうです

今更聞けそうにもない疑問：エクセル

PC手にして、もうとっくに何年かくれて、それなりに
使い込んで、「まぁこういうもんや」ぐらいの思い込みでやり過ごしてきたけど、
ほんまのことゆうと基本てゆうか今更人に聞けへんこともないではありません???

エクセルを使って、自分なりにセルの大きさを変えたり、結合させたり
動かしたりできるけども、そのときに列や行をいじるときに、ちらっと
表示されている列幅や行高の数値がどういう数値なんかは、その意味がはっきりとわかってなくて・・・
それでも、エクセルの「列の幅」とか「行の高さ」は、マウスで動かしたり
メニューの「書式」の「行」とか「列」のところで指定できるのは何となく知っている・・・
・・・・数値の意味まで、わからんでも使えるわけで、それを知らんからゆうて
エクセルが使えへんわけでもないし、わからんままに
ほっといたまま、書式のメニュー上で列幅なんかの指定をするときに、半分「勘」を働かせて
テキトーに数字をいらってるというような人が、少なからずおられます。

エクセルでは、一つ一つのセルの「行の高さ」の標準は「13.5」、「列の幅」が「8.38」となっています
何でこの数値が行と列で、そもそも違うのか・・・それぞれにどういう意味があるのか
・・・わざわざ疑わなくても・・・そういうもんやからという人もおられると思います。

そもそもエクセルで、特別、設定を変えなければ「標準」のフォント（字体）が11ポイントの大きさに指定されています。
列の幅は、一つのセル内で、この標準フォントを使って表示する「半角英数字」の文字数を表しており
行の高さは、同じく標準フォントを使った場合にセル内に収まる限界の文字高の数値を示しています。
従って、標準フォントを使った時の列の幅は、初期設定では
半角英数字で、8.38文字（何とも中途半端ですが）が表示できるということで、
たとえば、書式のメニューでこの数値を「11」に変えたとしたらセル内に11文字が表示できるようになるということです。
ただし漢字やひらがなのように全角の文字を使った場合は、1文字で半角の2文字分を使うことになります。

一方、行の高さは、全く違う意味になります。
通常文字の高さは、0.35mm程度を1ポイントと換算します
従って、標準フォントが11ポイントとなっていますので、
標準フォントが入りきる高さは、0.35×11の高さなので、「13.5」という数値になるのです。

これらは以上の理屈から、使う文字を、大きな文字にすれば、収まりきれず
長い文字や、桁の多い数値は必然的にセルの大きさを変えてやらないと
セル内に全部を表示できないということになります。

ところで覚えておられますか？
エクセルのシートを方眼紙のように使うと文書作りに大変便利だと記事を書き込みました。
エクセルの行・列が交わる左上角の空白を押して
シート全体を範囲指定しておき、「書式」→「列」→「幅」と進んで
列の幅を「1.63」と入力すると方眼紙ができあがるという話です。
これは、まさに標準フォントがぎりぎり収まる13.5という行高に
見合う列の幅は、標準フォントの半角文字1.63文字分やでということを示しています。
試しに、そうして設定した行や列のそれぞれの境界線に
マウスカーソルを近づけると列幅、行高の数値とは別に
ピクセルというもう一つの単位が表示されていて、
行も列も同じ数値になっていることに気づかれるはずです。
このピクセルの数値が同じということが、セルの縦横（行高・列幅）が同じだということを
表しています・・・

今更聞けない話が、結局小難しい話になりましたが
そんな意味を持っていることも、ちょっと小耳に挟んどきましょう

エクセル：データの並び替え

何でもパソコン使うのがええ訳でもないし、パソコンで何でもできるなんていうのは
思い上がりの思い違いです。
むしろできあがったものから感じとる手のぬくもりや、味わいは
とうてい手作りにかなうものではありません。

けれども、使いようによってはパソコンで「データ」化すると
手書きのレベルでやってたことが、嘘のように便利に使うことができるのです。
とっておくといったような作業になると
それをエクセルなど使って、ちょっとしたデータベースもどきの
資料やら計算書を作れば、それを下地にいろんな活用に広がっていきます。

ただ問題は、エクセルを開いてデータそのものを入力するのが、
誰しもの悩みで、とりわけ几帳面な人は
丁寧にパソコン入力の前に、整理した上で時間をかけてデータ作りをされたりしています。
そこに費やしていく時間とやらんとあかんと思い立つ気持ちが
PCを使ってすることを「おっくう」にさせてしまう原因でもあるのです。
ところが、たとえば金銭出納帳であれ、名簿であっても
必ずしも、日付順やあいうえお順に入力しておかねばならないなんてことはありません。
データが日付なり数値なり名前なりとしてそれぞれの意味をなして入力されていれば
後から「並びかえ」ができるんです。
こういうんを知っておくと、結構気楽にパソコンでの表作りが身近に思えると思います。

たとえば何の変哲もないこんな名簿を
男女別にしたり年の順にしたり、北の方から南の方から
あるいは男の年齢順、女の若いもん順なんて複数の条件での並び替えが可能です

エクセルのメニューの「データ」→「並び替え」と進みます
後は下図のようなダイヤログの「最優先」「2番目」「3番目」などというキーを使って
「昇順」「降順」のキー選択で、自在に並び替えられます。

※ここでは、範囲を選択し、あらかじめ仕分けする対象が表の「タイトル行」か
エクセルのシートのデータ、いわゆる行とか列の指定をしておくのかを
下の方の欄でチェックしておきましょう。

これは今度のサークルで、ぼちぼちやってみたいと思ってます。

ほんじゃ・・・Excelならどうやねん：文字揃え

前回の記事：Wordのイライラ：不揃えの解消でいかにワードが面倒くさいかの
ネガティブキャンペーンをしてしまいましたが・・・
ほんじゃエクセルでは、どやさ？というご質問に答えるべく
同じ例題を使って、説明しましょう

[1] とりあえず、セルに項目ごとにそれぞれの「値」や文字列を入力します。
配置や見える見えないは、一切考えません・・・ついでに「円」は別枠のセルに入力します。
こうしておくと、文字列と数値を区別できて、後で便利なことがあるからです・・・

[2]よく見るとA列のセルに入った文字列が、セルがせまっくるしいせいで
文字列のお尻？の方が見えてません。尻は隠すもんですが、こういう時は
「丸見え」の方がええんちゃうやろか・・・
その解消は実に簡単です・・列を表すAとBの境界線をガチャガチャとダブルクリックすると
A列に入力されたデータの一番長いデータにあわせて、自動的に広がってくれるんです。
わざわざ自分で境界線を広げる必要もありません。全部見えたところで、文字揃えするセルを
ドラッグして選んでおきます。

[3]そして、メニューの「書式」→「セル」と進みます。すると下図のようなダイヤログが現れます
その中の「配置」というタブで、横位置の欄で、例の場合は「均等割り付け」を選んで「OK」を押します。

[4]A列の割り付けが終わったら、今度はB列の数値をわかりやすくします。
とっくにご存じのことと思いますが、数値ははじめから（初期設定では・・・）
「右寄せ」で文字列は「左寄せ」というルールになっています。
さっき、わざわざ金額の単位の「円」を別に作ったことによって、この性質を際立たせてくれます。
ちなみに「100円」というように単位まで入力してしまうと、「文字列」と判断されてしまうからです。
金額の数値の入ったセルの範囲をドラッグしたら、さっきと同じ手順で
「書式」→「セル」と進みます。

[5]今度は、「表示形式」というタブを選択し、左側の「分類」欄では「数値」を選び
中ほどにある「桁区切り（,）を使用する」にチェックを入れておきます。

[6]下図のように見やすくなります。さらについでに、数値欄の下のB5のセルをクリックし
ツールバーから「Σ」ボタンを探し出して、押すと簡単に合計もできるおまけ付きです
ここでも金額から数字部分を取り出して「円」から切り離した効果が生まれます。

[7]ここまできたら、もうセルの枠線が必要なくなったわけですので、
ワードのような白地の見た目にするには、メニュー→「ツール」→「オプション」と進んで

[8]たくさんのタブの中の「表示」タブで左下の方にある「枠線」のチェックを外して

できあがりです・・・・・

誰やろ？ちょっとも簡単やないけどぉって声が聞こえんでもありませんが・・・
「脳トレ」の一つに思ってください。