エクセル:行や列の追加とセルの中身をカウントする。

さて、今度はエクセルの課題です。これはTやちゃんが取り組んでおられる「名簿」からの問題でした。
こうして、チャレンジ精神をもって何でも積極的にパソコンに挑戦されておられるTやちゃんには
いつもながらに感心させられますが、課題にされていたのは
表として入力が一通り完了した「名簿」なんやけども、照合したり、確認するのに
何人分のデータがあるのか、一目瞭然にしたいので、各データ行に番号をつけていくというアイデアでした。
そこで、いったんできあがった「表」に新たに、列や行を加えて、番号などのデータを作るには・・・という提起でした。

下図のエクセルで作った「名簿」のシートを使って説明します。
「列」にせよ「行」にせよ挿入するのは、意外に簡単です・・・挿入したい列や行の一つ後の列(AとかBとかの・・・)
や行(1とか2とかの・・・)ところで、「右クリック」すると、サブメニューが出てきてその中から「挿入」を選択します。

今度の場合、Tやちゃんが求めたはるのはA列の前に番号用の列を挿入したいので
「A」を右クリック」して挿入を選ぶと、今まで「A」列やった列が「B」列になって、
ちゃんと新しいA列ができあがります。
数字を打ちたい最初の行に「1」と入力して、後はドラッグします。
すると、ドラッグした先のところにちっちゃな箱(スマートタグ)が現れますので
この箱をクリックして、その中の「連続データ」を選ぶと

下図のように連続の番号が登録できて、番号欄の完了です・・・・
この最後の数字を読み取れば 登録された数わかるんです・・・
が・・・

ここでもう少し、工夫をしてみましょう。
エクセルには、指定した範囲内で、データの入っているセルを数える「関数」があります。
COUNTA(カウントエー)と呼ばれ、その値を求めたいセルには 数式として
「=COUNTA(どこから:どこまで)」という形式でセル範囲を指定します。
この仕組みを利用すれば、名前とか住所が入力されているセルを勘定することで
登録数がわかる仕掛けが作れるわけです。

では、この名簿に実際にこの関数を使って、登録数を表示するようにしてみます。

下図のように、まずB1に「登録数」、D1には「名」という単位の「文字列」をあらかじめ入れておいて
下準備しておき、
登録数の数字だけを表示するC1というセルに関数を入れます。



例題の場合、「姓」の欄で、空白でないセルを数えて「登録数」と言うことにします。

「姓」が入力されているのはB4からB16までの範囲ですが、いずれ追加もあるかもしれませんので
COUNTAの範囲は、あらかじめ余分に範囲を指定しておくのが賢明です。
そこで、C1をクリックして下図のように「=COUNTA(B4:B23)」とすると、B4からB23の範囲で
空白ではないデータの入ってるセルの数を数えてくれます。

 

以下の図のように、「13」という答えがC1のセルに表示されました。
こうしておくと、いちいち番号の最終を確認しないでも、現在の登録数が確認できる仕掛けができあがります。

エクセルでは、単に数学的な計算式ばっかりではなく、こうした統計などの便利な関数が
用意されています。
「こんなんできひんかなぁ」って思うことがとっても大事です・・・こうせなしゃーないって一つの
方法だけにこだわったり、思い込めば そこで止まってしまうけど、
もうちょっと踏み込んで「あんなこと、こんなこともやってみたい」と思うことが
エクセルの階段を上る「チカラ」になります・・・「なでしこ」みたいにあきらめたらあきません・・・