エクセルの応用と活用：サンプルです。

長らく、投稿をサボっていました。

ずいぶん、サークルも人が減り寂しくなった感はありますが・・・少数とはいえ
現在、VLOOKUPとかSUMIFとか結構小難しい関数に取り組んでいます。
そういう意味では、「やる気まんまん」てとこでしょうか・・・・

考えてみたら、こんな関数使いこなせれば、一般的なExcelの活用など
いわば卒業レベルで、あんまり近所で出来る人を見かけることもないとは思います。

そこで、これは「課題」というわけではありません。
が、活用例として今までサークルで自分なりに説明してきものを紹介します。

オリジナルもあれば、あるいはサンプルをどこかしらから持ってきたもの（・・・佐野ナントカさんみたいに）
・・・・けど、これはエンブレムの話とは違って、
公開されているもので多少加工したり、編集の上使用しても著作権には触れないと思います。

余談ですが・・・こう失態の続くオリンピックって、一切の責任を感じないでいるあの森ナントカとか
財務省の天下りの事務総長とか・・・およそスポーツに縁のない連中が責任をとって、とっとと辞めない限り
国民は、中止もやむ無しと盛り上がらなくなってしまうでしょうね・・・東京だけの話やもん・・

エクセルを万能のものとは決して言いませんが
杓子定規にエクセルは表だけなどと言い切らずに、文書やアルバムめいた写真整理のようなものも、
その気になりさえすれば、作れますのでチャレンジする材料として活用下さい。

 

ページの最後に作ったデータやシートを参考資料として保存しておきました
ダウンロードは、矢印のところのリンクから出来ます。

 

 

→ 「エクセルのサンプル・いろいろ」

ダウンロードのパスワード・・・・・・・96edamame

2015サークルの課題（その2）：Excel 「ドロップダウン・リスト」

課題から・・・
曜日の入力と仕組みの次は、「品目」の欄にある仕掛けの説明に移ります。
上の図は、品目を入力しようとして、セルをクリックするとセルの右端に「▼」の印が現われ、
さらにその印をクリックすると
図のように、あらかじめ設定された「品目」のリストが表示され、その中から選択すれば、いちいちキーボードを使って
入力する手間も省けますし、間違って入力するミスも防げます。
たとえば氏名など、その都度入力する中身が変わりうるようなセル内容なら仕方がありませんが、
入力するものが、あらかじめ決まっている場合には、この仕掛けはとても便利な方法だと言えます。

さらに、後で集計する場合などリストの中から選ぶ仕組みは、誤入力などのミスから生まれる混乱を未然に防ぎます。
たとえば、「リンゴ」とカタカナ入力しても「りんご」とひらがなでインプットしても、人間ならそれが同じ「品目」だと
おおよその判断をしてくれますが、コンピュータの中では、全く違うものとして区別されます。
また、家計簿の費目などを入力する際に、あるときは「交通費」としたけど、
セル内で、字をそろえる意味で時には気まぐれで、「交  通  費」などとスペースをいれて、
文字間を調整して入力したというような場合では、使う文字は同じでも「スペース」もまた一つの文字として
カウントされますので、同じ費目としてはとらえられません。
こうした人間的な「気まぐれな」不統一な入力も、この仕組みなら、防ぐこともできます。

エクセルでは、この仕掛けを「ドロップダウンリスト」とか時には「プルダウンリスト」と呼んでいます。

これは、それほどの高度な技能を必要としませんし、実際に前回のサークルでも意外なほどに簡単にクリアできた（？）
気もしないではありません。

その基本的なやり方は、まずはじめに「ドロップダウンリスト」を設定したいセルをクリックして「選択します。」
次に、「データ」というタブを選択し、そのリボンの中から下図のように
「データの入力規則」という「コマンド・ボタン」を探します。

すると、下図のようなダイヤログが現われますので、「設定」というタブを選択し、
条件の設定である「入力値の種類」のところで、まさに「ドロップダウン」する項目の中から
「リスト」を選びます。

 

次に、その下にある「元の値」という欄をクリックして、設定したいリストの中身をここに入力します。

 

ここで、例として作りたいリストの中身を「○×▲」とするとします。
この場合は、「元の値」欄に「○×▲」と直接入力します。ただし、それぞれを区分するために
文字ごとに「半角英数」の「,」（カンマ）で区切る必要があります。
「男と女」のような場合は、「男,女」のようにカンマで区切らねばなりません。

というのが、基本的な仕組みですが、いくつもの項目がある場合に、
項目を直接入力することも、またその一つ一つを「，」で区切るのもなかなか骨が折れます。

実は、「課題」のように、同じシートやブックの別のシートでもかまいませんが、いわゆる別表のように
あらかじめどこかのセルに、リストにできる入力されたデータがすでにあるのなら、
それを丸ごと、リストアップすることもできます。

先ほどの、「元の値」を入力する手順のところで、
「元の値」欄をクリックして選択した状態（アクティブにする）
にしたところで、下図のように
別表の項目欄を、ドラッグすると、「どこからどこまで」とした範囲を
「元の値」に自動的にリストアップしてくれます。

こうすることによって、入力済みのデータを利用すると、
冒頭に紹介した「ドロップダウンリスト」が意外にも簡単に作ることができます。

あとは、仕掛けができたこの「セル」を他の範囲にコピーすれば、
ドロップダウンリストを使った入力欄が完成します。

2015サークルの課題（その１）：Excel 日付と曜日の★コツ

エクセルでは、たとえば「5月1日」と 「日付」を入力するときに、
ワードなどのワープロと同じように、キーボードで「5月1日」とそのまま「文字列」として入力せずに
半角英数モードで、数値として「5/1」とか「5-1」として入力すると、自動的にエクセルの方で
日付と解釈して、セル上の見かけでちゃんと「5月1日」という風に表示してくれると、これまでに
このブログでも繰り返し説明してきました。

Excelの基本的な原則として、
日付データの扱いについて、基本的には1900年1月1日を起算日として、
1から始まるシリアル値（連続値）で持っている。・・・・・となっています。

この小難しい文言と理屈の説明をあえてすれば・・・・
（ただし「エクセルのオプション」の 詳細設定に「1904年から計算する」のチェックボックスが用意されていて、このチェックがされていない場合）

パソコンの時計の設定が、正しく行われているという前提で
2015年の今、エクセル上で、セルに「5/1」「5-1」と入力すると、「5月1日」と表示されます。
ただし、見た目は「5月1日」と表示されていても 、実際は数値が入力されております。
それが証拠に、あえて入力したセルの書式設定で、書式を「数値」としてみると、     
「42125」と入力されていることに気づかされます。 この万を超える数値とは・・・・・
まさにこれは、2015年5月1日が「1900年1月1日」から数えて42,125日目にあたると言うことを示しています。
「5/1」とか「5-1」というルールで入力すると、エクセルが今日が何日目と自動的に換算してくれています。
このことは、非常に重要なことで、日付に数値としての意味を持たせて日付というものの差引や検索・比較などを可能にしてくれます。
これが「5月1日」という月日までご丁寧に文字列と入力したのでは、こうした演算ができないばかりか
「その日のデータ」という根本的な扱いができなくなるのです。 日付はそれだけで数値データなのです。
    
この原則を頭にたたき込んだら・・・・

サークルの「課題」に話を移して、特に日付とその曜日のところに着目しましょう。


ぱっと見ると当たり前のように思えますが、この表では日付とその右側のセルにある曜日の表示は、実は連動していて
日付のところは、先ほどのように「5/1」とか「5-1」という規則に沿って、入力していますが、「曜日」のセルには何も入力したりしていません。
日付が図のように「A列」であったら、曜日は同じ行の「B列」に連動して表示される仕掛けになっています。
ここんとこの、「コツ」は、A列に「入力」したら、B列に自動的に反映されるということです。

Excelでは、それを「数式」という仕掛けで表します。
「すうぅしきぃ～」って聞くだけで「ぎょっ」となって、体中に「サブイボ」出る人もいるかもしれませんが、 それほどの数字アレルギーなら
仕方ありませんが、こういう場合、エクセルでは「数式」という仕掛けが、どうしても必要になります。

ただ、数式といっても、あのキライな「数学」で言うところの数式ほどには、エクセルが言う数式は、取っつきにくくはありません。

まず、キーボードから「＝」・・・イコールキーを入力すれば、数式が始まります。
算数や数学アレルギーの人にとっては、イコールキー（＝）は、「等しい」という単一の意味にだけ使われていますが
コンピュータの世界では、必ずしも等しいという意味に使われません。
中には、「A=A+1」というような記述で表されることもあります。こんな表示されると、「等しい」などという
理屈が全く成り立たないし、式としてあり得なくなってしまいます。ですからコンピュータの世界では、
イコールは等しいという意味ではなくむしろ「代入する」 という意味であり・・・
・・・というのも堅苦しい言い回しですが、
どこかのセルの「「値」を持ってくるというような意味合いに捉えていいでしょう。

では早速、A列に入力したデータを元に、その右横のB列に「曜日」を表示させる仕組みを作ることにします。
口が酸っぱくなるほど、「日付」は実際は数値のデータと繰り返してきました。
であれば、それを「7」で割れば、曜日は求められるわけですから意外に簡単に求められます。
これも日付がデータとして入力されていれば、セルの書式設定で、表示できるのです。
これは、まぁ一つの覚えごととして、丸覚えしとくのが一番ですが
日付を曜日で表示させる書式は、「aaa」で月、火、水 ・・・・「aaaa」と四つにすると月曜日、火曜日、水曜日
という表示になり（aaa) とすると、（月）、（火）、（水）・・・・と表すことができます。


で、上の図のように書式設定のダイヤログの「表示形式」タブ上で設定すればいいのです。

となると、B列は、A列そのものをコピーして、セルの表示の書式を変えればいいということになりますが・・・
単純なコピーだと、A列に変更があった場合には、面倒でも同じようにコピーして修正しなけれならなくなります。
それは、最もミスが起こりやすく、間違いの元になりやすいパターンの一つです。
そこで、B列にはあえて、「数式」というカタチで、隣のセルを指定しておくと自動的B列も連動して変化するので
修正や訂正したセルは、入力セルだけにとどまり、いちいち他のセルまで修正しなくてすむという理屈になるのです。

例題に戻ると、B1に左横のA1のセルの値を、持ってきたい時には、B1のセルに「＝A1」という数式を設定すればいいので、
下図のように、B1のセルを選択し、「＝」キーを入力したらその後に「A1」とすると
数式バーにも、「＝A1」と表されます。・・・これで、B1のセルには「A1の値を持ってくる」ということになります。

実は・・・エクセルで言う「数式」は、数学でいう「式」というよりも
むしろ「何がどうして、どうなる」という文章に近いものだということに気づかれたともいます。
  
ただ、こうした数式をそれぞれのセルに、いちいちキーボードから入力しなければならないとしたら気が重くなりそうですが
エクセルには、さらに便利な仕組みがあらかじめ用意されています。
まず、数式の入力の方法ですが、実際の数式を入力する手順は、
セルの数式を「＝A1」したいときには、まず「イコールキー」をセルに入力したら、次にA1をセルをクリックします。
そうすると自動的に「＝A1」という数式を作ってくれます。

さらに、後に続く、B列のセルも今の手順で、一つ一つ数式を作っていくのか、というと今度もまたそんなことをしなくてすみます。

この場合、数式を入力できて完成したB1のセルを選択し、セルの右下角に黒十字の「コピーマーク」が現われたら
そのまま、そのマークを、同じ数式を設定したいセル範囲までドラッグすると
ものの見事に、いとも簡単に「数式」を自動的に、コピーしてくれます。

しかも賢いことに、単にA列のコピーしたのではなく、セルの中身の数式をそれぞれのセルの位置どりに対応して
数式という仕掛けをコピーしてくれる優れた機能が潜んでいます。
つまり、たとえて言うとB2には「＝A1」というそのまんまのコピーではなくて、
その真横のA2の値でないと意味がないので、数式は「＝A2」となっていなければなりません。
こうなってさえいれば、 もしもAの列のデータに訂正があったときに、B列の曜日も連動して、変化させることができるのです。
これこそが「相対参照」というエクセルが持つ極めつけの機能です。
ちなみに、B5のセルをクリックして、数式バーの表示を確認すると・・・下図のように
「＝A5」とちゃんと数式がコピーされていることに気づきます。

がしかし、このままでは見た目はA列もB列もおんなじなので、
B列の表示を「曜日」の表示に替えてみましょう。
これも、セルの一つだけを書式設定して、表示形式をかえておき、その「書式設定」だけを
後のセルにコピーするという手順で修正することにします。

さっきの話を思い出して・・・・
それでは、一番上のセルを右クリックして、「セルの書式設定」と進み、
「表示形式」というタブを開きます。そして、下図のように「種類」という欄で
表示のカタチを (aaa) として、OKとします。

すると、B1のセルの表示形式が、「曜日」に変更できました。
そこで、下図のように出来上がったB1のセルを「右クリック」して、コピーし
その書式を反映させたいB2からB14の範囲をドラッグします。そこでまた「右クリック」します。

ただ、そこで単純には「貼り付け」とはしません！
単純にコピーとしてしまうと、B1のセルを書式どころか
値や数式など全部丸ごとコピーしてしまいます。
そこで、下図のようなダイヤログが出てきたら、貼り付けする「要素」を選んで貼り付けられること
（形式を選択して貼り付け）を覚えておきましょう。
この場合は、あくまでコピーしたい目的が「書式」だけですので
下図のように「書式だけをコピーする」アイコンをクリックして選択します。

これで、下の図のようにB列がA列の日付に連動して、曜日が表示される仕掛けが
完成です。

 

これは、あらゆるエクセルで作る「表」で応用の利くやり口です。   

2015サークルの課題：Excelのエッセンス

集まる人が少なくなって、長らく続けてきたパソコンサークルにも寂しさを感じ始めてる今日この頃ですが
一方で、「Windows 10 」のリリースがこの夏に近づいてきて、パソコン周りにとっては、
大きなイベントであり、変わり目になる気がします。
そのときには、パソコンサークルでも大きな変化がやってきます。

そんなこんなの思いの中で・・・・
ふと思い直してブログを再開し、
そしてサークルに「課題」というような テーマを設けて、この一年の取り組みの柱にしていこうと
下図のような「Excelでつくる売上表」を題材にしてみました。

一見、どうってことのない、どこにもあるような表ですが・・・・
たとえば日付に連動した曜日の表示とか同じ日の日付をあえて伏せてしまう工夫とか
品目を選ぶと、設定した単価を「別表」の単価表から自動的に引用できる仕組みや
さらに売り上げの品目ごとの集計や分析果てはグラフの表示などが売上表に入力すると
自動的に連動して、表が完成するという代物です。

慣れているものにとっては、これしきのことと一蹴されそうな「課題」ですが ・・・・
一般的にExcelといえば、SUMを使った「集計」とその表作りぐらいに思い込んでる人にとっては
いささか難関にも思えてくる「題材」です。

セルにほどこす、書式設定は言うに及ばず、 この表作りの過程では
条件付き書式であるとか、VLOOKUPやSUMIFという関数が出てきたりします。

ただ、これぐらいは、できてしまえば、
正直なところ一般的にExcelを使う場面のほとんどをこなせる 気がします。
ここから先に、これ以上進むのなら、それはそれで相当の知識も必要となるでしょう。

Excelを使いこなす・・・などというレベルは、どこに基準を置くかによりますが
お金を取って人に教えるぐらいのスキルとなると、VBAというプログラム言語はもちろん
パソコン自体の知識を相当量に必要とします。 そこまでくるとごく一般的な仕事や
日常を超えていますし、
この「Excelの道のり」をたとえば山登りにたとえたら 、
マクロを自在に操れるほどのレベルともなると、
エベレストに無酸素で登頂を目指すほどの技量を求められるのかもしれません。
しかし、パソコンをする人がみんなそんなところを目指しているわけではありません。

今度の課題は、たとえて言うと「長老山」の登頂ぐらいにあたると思います。
なんや・・・っていう声も聞こえなくはありませんが、
長老を上るのは結構骨が折れるし それほどかんたんではありません。
普段の生活では、メッタにないことですし、がんばって長老を上ることができれば
運が良ければ日本海も目にすることができるし、ここらの話とはいえども
最高峰に立つと視界が開けるものです。
その経験さえあれば、そこかしこの山歩きなど苦もなくできることでしょう。

ただし、「課題」はあくまで目標設定の一つです。
できなくてもいいし、わからなくても悔やむ必要もありません。
やらなければならないもんとも思ってもいません。
この一年をかけて、どこまで上っていけるか、それを試してみるぐらいの心がけで十分です。

ここでは、一気に行かずに徐々に歩を進める感じでぼちぼち説明していこうかなと思っています。
3歩進んで2歩下がるとも言いますが・・4歩下がっても
一度は3歩進んだという経験に意味があるんです。

 

Excelでも文書：デスクトップパブリッシング（DTP)のまねごと

還暦というのは、思ってたように人生の分岐点でした。 精神的に・・・
けどもそれをそのまま背負ってしまうと一気に老け込むので、あえて意識して、がんばろうとすると
今度は無理が勝ってしまう。かといって、何気なくやり過ごせば、そのまま流れてしまいそう。
テレビのニュースで六十何歳かの人の肖像が見るたびに・・・自分もこんなに年をとったんかいなと
我が身をしみじみ、見ないでいいものを、見つめてしまう。

「アンチエイジング」って言う言葉があって、「若さ」の維持に必死の思いの人もいる。
特に女の人は、加齢というものからくる体の変質を敏感にとらえて感じたはるんやと思える。
けど・・・亡くなった人の悪口やナイけど、「森光子」さんはあまりにもやり過ぎやと思うし
十朱幸代さんは、なんぼ何でも若すぎる・・・表情が消えるほど「無理」が見えてきてかえってしんどい。

オードリー・ヘップバーンなんかとっても いい感じの年の取り方やったし、
草笛光子さんなんかむしろ今の方がすてきに思える。 年を重ねるという味わいが
一つの作品のように、遠目から人そのものに見えてくる気がする。
年にこだわってもあかんし、年に負けるのもどうかと思う。
とりあえず、ありのまま受け入れて、そこそこになったら、それなりのじじぃでいるのがいい。
アタマの中身が、硬直化して柔軟性が失われていなければ
何を見ても味わえる気がする。
やたら、老けたの、年がいったのと同じように口走るのは、サークルで脳の活性化にチャレンジしようとする
仲間の皆さんにも申し訳ありません。

6月11日(水)は、サークルです。
課題をこなしていくありようは、前よりもわかりやすいという評価をいただいた・・・
のですが・・・
課題を見つけるというのには、思いとは裏腹に脳みその動くがトロクなって、思いつくのに
時間がかかってしまいます。ない知恵絞って、ようやくひねり出したのが・・・・
「チラシ作り」・・・といっても、生唾飲み込んで「食べるもの」を想像されたら的外れ ・・・
「開店のおしらせ」みたいなしろもんで、こういうのを近頃はDTP（デスクトップパブリッシング）って言うんでしょうが
・・・できばえからして、ちょっと大げさにすぎず・・・そのまねごとみたいなもんを課題にしました。

こういうものを作るのには、いくつかのアプローチがあります。 人それぞれにやり方が違ってきます。
取り組み方も、使うソフトも一様ではありません。
ワードでもいいし、ラベルマイティなんかでやってもいいし、年賀状ソフトで作ることもできるでしょう。
そのどれもこれも間違いではないし、得意なもので自分なりに作ることこそが PCの醍醐味です。

「何でもExcel（エクセル）」派の僕なんかは、ためらいもなく
エクセルで作ってみました。そのサンプルが下図のようなものです。
出来、不出来、センスのあるなしは、この際問わんといてください・・・・ 作ったことだけに意義があります。

「文書作り」という課題に、こんなものをいきなり・・とお思いのかたもおられるとは思いますが
意外に、こうしたものは見た目以上に「かんたん」で、画像のレイアウト、テキストの配置や
イメージの取り扱い、編集など・・・・・
そこそこに、文書作りのエッセンスのようなものが含まれていて
初歩的な基本を知っておくのに、適当な気もします。

・・・サンプルの画像は縮小版ですので、画像をクリックいただくと、多少拡大されて表示されます。

エクセルで、文書作りするときに僕は迷わず、ある程度の範囲のセルを指定しておいて「右クリック」し、
列の幅を1.68とか1.83などという数値を入力して、画面を5ミリぐらいの「方眼紙」みたいにします。
こうすることで、格段に画像やテキストの配置が、しやすくなります。
セルとしての活用も、ある程度のセル範囲を結合すれば、あちこちにセル枠も作れます。
背景を塗りつぶすのにも、意外に便利な気がします。
何より文書に「表」が必要なときなどは、エクセルであるが故に この方法がとりわけ重宝します。

このデータは、サークルの「Googleドライブ」に6月11日用の課題として置いておきます。

そこで、
エクセルでこうしたひな形ができたら、これを元に・・・まったくおんなじものを
こしらえてはいませんが、いわゆるコピペ（コピーアンドペースト）を使って
ラベルマイティでも

作ってみました。・・・やってみて思うんですが「ラベルマイティ」の方が
こういうことにはたくさんの選択肢があって、やれることが多い気がしますね・・・・

さらに調子にのって、
今度はこうしたDTPに長けたOfficeの中にあってワードの弟分みたいな
Publisher（パブリッシャー）というソフトでもトライしてみたのが

これです。さすがにExcelとは、親戚筋の「Publisher」です。
いとも簡単にエクセルの原稿から実にスムーズにワードアートまでも
コピペができて、あっという間に仕上がりです。

繰り返しますが、できあがったこのチラシそのものの
出来、不出来は二の次でセンスの善し悪しを問われても
答えようがありませんので、あしからず。作ったことだけに意義があり
作れるというだけの見せしめです。

これを、サークルでどこまで説明できるかは、そのとき次第ということで・・・・・

あっそうそう、6月は会費徴収の開始月です。
会費はネット接続料を考慮して今年も年会費3,000円とさせていただきます。
納得いただけましたら、おいおい徴収させていただきたいと、おもっています
むろん、サークルの様子見もOKです。納付期限は実は、もうけておりませんので、あくまでも
ご納得いただいた上での納付で差し支えありませんよ。

Excel:データとしての処理と活用

※いつもたいしたこともないこのブログですので、読んでいただいている方に恐縮ですが
最近、文字が小さくなった？と問われました。・・・このブログの左のサイドの
一番上に「文字サイズ」を変える欄があります。この中の「大」を選んでいただくと幾分
文字が大きくなると思います。またCtrlキーを押したままマウスの真ん中のグリグリ（スクロールボタン）
をグリグリしていただくと、パソコンの画面自体を拡大・縮小できるはずです。 

 

ここんとこ、胡散臭いニュースばっかり・・・
どう考えても、あんなとこまで中国の領海なわけがないと思える主張・・・それに輪を掛けて
中国側の男女のスポークスマンの二人とも無表情で、思い上がったステートメント
あれは見聞きするだけで、心穏やかでいられなくなる。
足下に目をやれば、この国での「PC遠隔操作事件」のなんともいえないような顛末・・・・
この間のSTAP騒動に似て、独りよがりで驚くほど・・・幼い。
何度となくその「真犯人」とやらの名前をテレビが連呼するたびに・・・
同姓っていうだけで、こっちがドキッとさせられる。・・・・
自分の側の論理だけを言い張り、思い上がること、倫理観のなさ・・・「思いやる」ということの
欠落・・・・ごまかし

ごまかしと言えば「集団的自衛権」という言葉にも大いに違和感がある。・・・・
同盟を結んだ国が、攻められたら出撃するなんていう理屈は、どう考えても
「集団的攻撃権」というべきもので、
たとえば、「連れ」が殴られていたら、直接関係ないけど一緒になって相手を殴り返そうなんていうありようは
けんかを止めに入って仲裁しようという本来の意味の「積極的平和主義」とは絶対に違う。
かび臭い復古調の軍事主義にかぶれた坊ちゃんソウリの言うこともまた、どっこいどっこいに思える。

さてさて、ぼやきも異論もほどほどに・・・
気を取り直して、
この間の「課題」とやらの続きに戻りましょう。
それは下図の「中元管理表」なるものでした。

前回のサークルでは、表の「基礎」になる下地作りにトライしていただきました。
項目欄の設定、 項目の書式設定や罫線・・・最後の入力規則による設定など終わって、表を整えたら
後はようやくデータを入力する段階となるわけですが・・・
ここまで行き着くと・・・・これで表作りの完成・・・と考えがちですが・・・・
まだまだ、Excelというものの本当の意味での「ありよう」ではありません。
  
ここまでは、あくまでも「表」というものの体裁を整えたという段階であって、
Excelでは「入り口」にたどり着いたという 段階だと言えると思います。 
いかに、入力がしやすく、見やすく、使いやすさに工夫を凝らすのは、準備の段階で必要ですが  
どことなく、・・こうした「表」のようなものをこしらえて、データ入力して
できたら、A4の用紙にページ設定して、プリンターで印刷。それで「おしまい 」
と考えているひとが結構多く存在します。

それでは、ワードや旧来の「ワープロ機」とおんなじような使い方でしかありませんし、
せっかくパソコンを使ってみようと志した思いにも反してしまいます。
パソコンは印刷物を作るだけのものではありません。
最初に「課題」を提案した際に、申し上げたように、Excelで言う「ワークシート」とは
作業スペースであって 、ワードなんかでいう「ページ」というものとは大きく違っています。
Excelの表作りにおいて、「印刷」というのは目的ではなく、いくつかの作業の一つでしかないと考えてください。 
だからこそ、Excelは始める前に必ずしも用紙の大きさなど前提とはしないのです。
 
むしろ、表に入力した項目や数値はそれぞれに意味のあるデータであって、このデータを活用することが
本来Excelの持つ機能を活かすことにつながります。
たとえば、課題として扱ったこの「中元管理表」の中のデータのうち、「日付」を日付データとして
入力できていれば、「何月何日」に配送したのは、どの件かというサーチができますし
人の名前で検索すれば、送った品物の日付や整理、項目ごとの分析に至るまで
小難しくゆうと「解析」ができる上に、名前や住所はどうにかすれば、宛名書きソフトなどほかのソフトと
そのデータが関連づけできて、引用できるのです。 そして、印刷したものとしてではなく
のちのちに参照したり、 作り直して活用する「データ」としてパソコンに保存されるものです。

 この表が「中元管理表」というものの、表のどこかを加工・編集すれば「在庫管理」や
「顧客の管理」などにも応用できそうです。
こうした「活用」こそ、Excelの幅の広さであって、このことが 数あるアプリケーションの中から
パソコンをする人たちの、もっとも多い支持を集めてきた所以だと言えます。

ただ「活用」とは言うものの、一口に語れませんし、奥行きが広すぎて
実は相当なスキルや能力を持っていたところで、なかなか活用というレベルまで使いこなすのは至難の業です。
所詮この僕自身も「MOS」のレベルでしかありませんので、   
あくまでも、ここで、紹介できるデータの利用のいくつかの機能は、ほんのその一端でしかありません。    
けども、ちょっとした機能をおぼえるだけで、ちょっとした達成感のようなものが味わえるはずです。

と、その前に、Excelではデータとして扱い始めると、ちょっとした呼び名が変わってしまうことがあります。
セルの横方向の並びを「行」、縦方向を「列」と呼んでいましたが
データを扱う上では列を「フィールド」といい、行を「レコード」と呼ぶようになります。
どこか頭の隅におぼえておくといいでしょう。



 
「ウィンドウ枠の固定」
さて、上の表ぐらいなら、さほど困りもしないかもしれませんが、これが仮にもっと多くのデータを
入力しなければならないとしたら、下の方の「レコード」に行くにつれ、設定した「項目ごとの欄」が
見えなくなって、なんの「フィールド」に何のデータを入れるのかがわからなくなってしまいます。
そういうときのために、項目名を固定しておき、入力する「レコード」の部分だけがスクロールしていくと
その都度のデータの入力に迷うことが少なくなります。
これが「ウィンドウ枠の固定」という方法で、
行で固定したい場合、固定したい位置の下側の行番号を 選択して、
「データ」のリボンで「ウィンドウ枠の固定」のボタンから「ウィンドウ枠の固定」を選びます。
列の固定をする場合も、同じやり方でできます。
枠の固定ができさえすれば、入力の範囲は、
マウスの真ん中のスクロールボタンで表を上下させることができて入力の省力化が図れます。

「ふりがな」

入力したデータにふりがなを表示させてみましょう。

まず1．でふりがなを表示させたいセル範囲を指定しておき、2．「ホーム」のリボンから「ふりがな」のボタンを探し出し
そのボタンの右の「▼」をクリックすると3．のようなメニューが現われるので、一番上の「ふりがなの表示」を選択すると
4.のようにふりがなが打てます。「編集」では、ふりがなの配置や割り付けができ、「設定」のところで、ふりがな表示の
カタカナ、ひらがなの選択ができます。

「並び替え」

ここで紹介するデータ処理の機能のうちで、最も覚えといてほしいと思うのが「並び替え」という機能だろうと思います。
ある項目を基準(キー)にして、データベース(リスト)を五十音順、昇順(A→Z,0→9)、降順(Z→A,9→0)に並べ替えます。
かっこつけて「ソート(Sort)」ともいいます。
この機能こそは、データ処理を行う上でしばしば使われる「Excelの技」です。
それは、たとえば日付という数値のフィールドを基準にするばかりでなく、名前や品物などを「アイウエオ順」に並び替えたり
ある値の範囲を設定したり、条件をつけることでデータを自由自在に並び替えて、表の中身をわかりやすく整理することができます。

課題に取り上げた表を使って、名前の「アイウエオ順」に並び替えをしてみましょう。
1.データを名前欄のA列のフィールドから全部を選択します。このとき見出しや項目名などデータのレコード以外のものは省きます。



2.「データ」のリボンの中の「並び替え」ボタンを探してクリックします。




3.この場合、並び替えの基準にするのは、列Aの「名前」ですので「最優先されるキー」の欄に
「列A」を指定して「OK」とします。

4.降順というのは、大きいものから（後になる方）から小さい方へ
昇順は小さい方から大きいほうへ向かう順番のことです。

「フィルター」

オートフィルターというのは、
検索条件を指定することで自動的にデータを抽出する場合に使用します。
また、選択した項目に基づいてデータを抽出することもできます。

同じように、課題を例にフィルターを試してみます。
表中の「発送詳細」と区切った部分を注目して、まずその小分けした4つの項目欄をドラッグして
範囲指定しておきます。

次に、「データ」のリボンの中にある「フィルター」ボタンをクリックします。

すると選択した項目欄それぞれに「▽」マークがついて、フィールドがデータ化されたことがわかります。

ここで、区分けしたい項目として商品名を選んだとしたら「商品名」という項目欄の「▽」を
クリックすると、下図のようなメニューが現われます。



今仮に商品の「のり」だけを選び出したいとしたら、上手のように「のり」とある欄だけに
チェックを入れて「OK」を押します。

そうしたら、表の中で商品名が「のり」とあるレコードだけを抽出して表示されます。

むろん、これだけではありません。
関数やマクロを使うことで、より便利で精密なデータの活用が様々に期待できますし
推し進めることができます。

あんなことできたらな・・・とか・・・こういうことがしたいと思うことが、実はことの始まりです。
はじめから「無理」と決めつけてしまうとそこでおしまい。
「データ」を入力しておきながら、印刷しておしまいというのはいかにももったいない。
確かにExcelの道は果てしなく遠い道のりです。・・・・・けども開き直るわけではありませんが
とことんまで、行き着こうなんて思わずに、マイペースで行けるとこまで行って
しんどかったらそこでやめてもええんやと僕は思います。
ただ、折角入り口にたどり着いておきながら、あきらめて引き返さずに
好奇心があるうちは、できようができまいが足を踏み入れないと、見れるはずのものを
見失ってしまいます。それほど人生に有り余った時間があるでもないし、行けるとこまでは
行ってみましょうよ・・・・・・・・。

エクセル：「表」の仕上げに・・・入力規則で仕掛けをこしらえておく。

あっという間に暑くなりました。ほんまに季節を一つも二つも飛ばしていくように・・・・

そんな折、テレビや新聞で例の「STAP細胞」の騒ぎがまたぶり返して、
「実験ノート」なるものが、公開されました。
あれを見て、愕然としたのは僕だけではなかったろうと思います。
まるでメール遊びのような「かくにん」という仮名遣い、
研究データにしては、まるで落書きのような「マウスの絵」・・・あげくにハートマーク
夏休みの宿題の絵日記や観察日記に等しい、この「メモ書き」が、それでも
生命科学の「実験ノート」だと言うのなら、彼女は生命の根源に関わる「生体細胞の実験」というものに
どれほどの尊厳と倫理観をもって、臨んでいたのかを推し量るまでもないと思えたのです。
確かに近頃は、データのすべてをデジタル化する傾向にあって、
パソコンの中に多くのデータが存在し、手書きにすることが少なくなったのかもしれませんが
だからこそ、改ざんや編集がたやすく気安くなるわけで・・・研究の内容を書き置くべきことの意味は
「わからなかった」では、済まされない重要な意味を持つことぐらい「博士」なら知っているのが当然のことだったはずです。
一つ一つの実験を実証するノートに「ハートマーク」を書き込んで、軽々しく扱う領域にある話では全くないし、   
また「実験」とはいえ、人工的に試験管から生命を作り出すということには、生命というものに対する畏敬の念を   
重く持つべきで、謙虚であらねばならないはずだし、
だからこそ、人が作り上げたクローンの遺伝子の問題や、そこから発生する病原にしろ
副作用やその後の問題に、その対処もみいだせるものだと思います。
にもかかわらず、あろう事か200回も試験的にマウスを生み出したなどとうそぶいて、
おもちゃを作ったように自慢げに平然としている。
もしもそれが本当なら、何のためにそんな無駄な試みををまるで「実験ごっこ」のように繰り返したのだろう。
難病に苦しむ人、不治の病に倒れた人の一縷の望みこそ
こうした「遊び」にさらされるほどの軽さではない。
真顔で、今更こんな程度のノートを「実験ノート」のつもりで差し出した本人が、そうした自覚すらなく
この程度で「博士」であったり、世界的に論文らしいものを公開してしまってること自体・・・・
日本の生命科学の実情が、実際はこれほど軽々しいものなのかと思うときに寒気がしてしまう。
このたびの騒ぎは・・・・結局のところ、研究者として研究の中身を問うのでもなく、法的にどうかと
彼女自身がそっちの話にしているところからも、そもそも何かの間違いで研究職に就くことができ、
ホテル暮らしするほどの過分の給与をもらっていた単にテキトーな科学者気取りの女性の「就職」
問題だった気がする・・・それならそれで彼女の名前を表にするほどの話でなかった気がするし、彼女の名前は
もう忘れてしまわないといけない気もする。そもそも「生命学を愚弄した」のは、彼女の事実だったということかもしれない。
国自体に緩みがあるのか・・・「権威」というものがあまりにも変質しすぎて、科学の先端にいる
とふんどり返ってきたこの国もまた、見直さないといけないものがたくさんあるのではないかと今は思える。

さてさて、いっちょまえの身の程知らずな批判は、これまでにして

実は、個人的にはサークルで「課題」のようなものをこしらえて、それをテキストみたいにしてやるのには
少し、抵抗があるにはあります。というのもあくまで「サークル」ですので、教室みたいなことするのが
いやと言えば嫌な訳なのです・・が・・・一方で、最近特に期待に反して
マンネリ化もあるし、無目的でいても何も始まりそうにない気もして・・・禁断の「課題」を配布して
同じ内容にみんなで取り組んで、「わからないこと」「できないこと」をあぶり出していこうかなと考えております。

de・・・それにちなんでのExcelの仕上げの段階の話をしたいと思います。
たとえば、下のような「表」を作っったとして、「できた！」と見せびらかされたりするときがあるにはあるんですが・・・
人が作ったものというのも多少あって、ついつい「けち」をつけとうなるのが、世の常です。

その前に、よくあることですが・・・こうしたExcelで「表」を作る際に、Wordと同じように
まず、「ページ設定」とばかりに用紙のサイズだとか余白だとかを最初に決めなければと思う人が
結構おられます。決して間違いだと言うつもりはありませんが、そもそもExcelの場合は
「ページ」という概念にとらわれるものではありません。その名も「ワークシート」と呼ぶくらいですから
作業をする「シート」というように大きさやサイズにとらわれずに、自由に表を思いつき、データを
作っていくことを第一義に考えています。あくまで「印刷物」としての文書作りを念頭に置くWordとは
考え方において、大いに違っています。強いて言えばExcelでは、そのものを印刷するということではなく、
ワークシートの一部の必要な部分に印刷範囲を設定して、プリントアウトするというイメージでしょうか・・・
ですから、表作りのアタマから、用紙のサイズにとらわれることなく、存分にセル幅セル高を使って
取り組む方が、いいような気がします。



さて、できあがった「表」を見て・・・・   
それぞれの努力を決して否定するもんでもありませんが・・得てして人の作ったものを
ついつい、批評したがる悪癖が根っこにあって・・・そういう目で見てしまいます。
・・・・例題のように、入力する項目が多い表にしては、時折
それぞれの書式がばらばらであったり、数字を入れるところと文字列を入力するところの
「コントロール」の設定がなされていないとなると、いちいち「半角英数」を切り替えなければ
ならない「いらだたしさ」を感じさせられたりすることがあります。
容れ物はこしらえただけでは、使い勝手がよくなければ、下手をすれば無用の長物になりかねません。
家にしても見た目は立派に建てただけでは意味がないし、
キッチンの使い勝手、バストイレの清潔さや居間の心地よさに
工夫が施されて、ようやく快適な暮らしが築けるものだと思います。
折角ですので、「表作り」の最後には「仕上げ」というものを施して、「完成」としてほしいものです。

そこで、こうした仕掛けに「入力規則」と「書式設定」の出番があります。

入力規則というのは、メニューでいう「データ」のリボンの中に存在します。
書式設定というのは、該当のセルまたは、ある程度のセルの範囲を設定して「右クリック」すると
その拡張メニューの中にあります。

一言に「入力規則」と言っても何種類かあって、それぞれの使い方を知っておくと
後で、表の中にいよいよデータを入力するのに便利でスムーズな使い勝手が生まれます。

たとえば摘要欄や項目を入力する欄では、「日本語入力」が入力モードとなるので
そのセル範囲を選択しておき、「データ」のリボンの中にある「データの入力規則」  を選択します。
すると、下のようなダイヤログが出てきますので

図のように右端の「日本語入力」のタブを選択し、現われたメニューの中から「「オン」を選びOKを押します。
これで、選択したセル範囲は、日本語入力モードで入力しますという設定がなされるわけです。
仮に「オフ（英語モード）」を選んだ場合は、その逆にセル範囲は「半角英数」モードに設定され
数字やアルファベットだけを入力する欄に適当です。こうしてセル範囲の入力の方法を
丁寧に設定しておくことで、内容の異なった欄にデータを入力する際、いちいち「半角/全角」ボタンを
切り替えることなく、ストレスなしに入力することができて、「イライラ」の解消につながるとおもいます。
ちょっとした工夫で、表のできばえに差が生まれるのです。
ついでに説明を加えれば、同じダイヤログに「入力メッセージ」とか「エラーメッセージ」というタブがありますが
「入力メッセージ」という機能は、そのセルに入力する内容を表示するように設定できる機能であり、

「エラーメッセージ」というタブでは、入力規則で設定した内容と異なった入力を行った場合に
対処の方法とか、入力のデータが間違っている旨を表示する設定になっています。

ここまで手を加えたら、結構丁寧な仕上げになると思います。


さて、そのほかにも様々な工夫を仕掛けることができます。
たとえば、名簿のような表の場合で、性別を書き込む欄があったとします。
こうした場合、最近は一概に決めつけられませんが、たいていの場合「男・女」のいずれかに
なっている場合があります。・・・こういうときには、いちいち入れるのも面倒くさいし、
かといって、どこかの欄からコピーするというのもそれはそれで、面倒がくさいものです。
以前から、サークルでしばしば取り上げてきた「ドロップダウンリスト」を使うと便利です。
ドロップダウンリストとは、固定したデータのリストをあらかじめ登録させておいて、
その中から選ぶというやり方で、これもまた「入力規則」の中の一つの機能です。

それには、ドロップダウンリストを設定したいセルを選んでおき、同じように「データの入力規則」と進み
今度は「設定」という左端のタブをクリックし、「入力値の種類」という欄のまさに「ドロップダウンリスト」から
「リスト」を選択します。
選んだら、今度はその下にある「元の値」という欄に、設定したい項目を「，」で区切って入力し「OK」を押すと
下図のように設定できます。



ある一定の範囲の数値も同じような手順で設定することができます。
たとえば一年のうちの「月」を設定するようなとき、「1月から12月まで」ですので、その範囲は
最小が「1」で最大でも「12」までということになります。
さっきのように、「設定」タブまで進んだら今度は「ドロップダウンリスト」の中から「整数」というのを
選択し、下図のようにそれぞれの項目に入力して「OK」と押せばいいのです。


このやり方は、結構応用できる範囲が多いかもしれません。
ある程度の範囲が決まっている数値を設定しておくことで、ちょっとした勘違いを自動的に判別できて
入力ミスを少なくできるメリットがあるからです。

入力規則を設定したセルは、その「入力規則」だけを他のセルにコピーして貼り付けることもできます。
ただ、コピー→貼り付けと単純に進まず、
コピー元のセルを右クリックして、貼り付けたいセル範囲を指定して、「右クリック」→
「形式を選択して貼り付け」を選ぶと、その選択肢の中に「入力規則」というのがあるので
ここにチェックしてOKを押すと、入力規則だけをコピーしてくれるのです。

あとは、数字欄の桁区切りや、月日欄の表示方法、文字の配置、郵便番号や電話番号欄の
表示方法、入力方法などは、おなじみのセルの書式設定で設定することができます。
こういう「仕上げ」を施して「完成」という段階に至ります。

何事も丁寧な配慮にこしたことはありません。
というよりもいかにミスが少なく、省力化できるかは工夫次第とも言えます。

テキトーにやっておいて、大げさに発表しておきながら
あとで、不具合がでて、あれは「ミス」でした言うのは簡単ですが・・・
そもそもそれ以前にやることができていれば、そういう騒動に至らなかったということが
問題であって、信用度につながるものだと・・・・自分のこと棚に上げて、エラソーに思います。

エクセル：同じ項目に連番・・・COUNTIF(カウントイフ）の応用

この手の話を、なかなか具体的に説明するのは、難しいといえば難しいのですが・・・

エクセルのことで、ちょっと尋ねられたので、ここで書き込んでおくことにします。
「ある表に、順番はばらばらで、何種類かの項目が、順不同で何度も繰り返してある場合に
出てきた順番に、項目毎の連番を振って、項目毎に整理したい・・・」とのことでした。
電話だったので、理解するのに骨が折れましたが、何とはなく言いたいことが伝わってきました。

この問いに対しての答えになるのには、2つの仕組みを考える必要があると思います。
一つは、今ある表に項目毎の連番をふる工夫を加えて、ちょとしたデータベースの意味を付け加えることと、
もう一つは、その工夫を元に新たな「シート」に、項目別の集計表みたいなモンをこしらえることです。

たとえばそれは、下図のような例で説明できると思います。
ここに「現金出納」の表があります。ここには日々記録されたお金の出し入れがあり
使われた費目がそのたびに違っています。



これをたとえば、「事務費」という費目について、さらに下図のように
出てきた順番に「事務費1，2，3・・・・」と振ることで


事務費だけの「集計表」を作成するために、 日ごとのデータが費目毎の、何番目かのデータであるかの意味を持たすことができます。
このように「事務費*」とある費目の番号順に抽出する仕組みをこしらえておけば
あとは項目の表を別途こしらえて、日付順の集計表は、比較的簡単に、整理がつきます。
この仕組みは「現金出納」から各費目毎の集計を可能にするほかにも、何かの「売上表」とか「家計簿」にも応用できそうです。

その最も、核になる部分は、連番にしたい「項目」をカウントすることによって実現できます。
さっきの帳票を抜き出すと、下図のようになっています。この場合は、B列の「項目」がカウントする対象になります。

C列に実際に、項目毎に出てきた順番の「連番」をふる仕組みを
探し出す「条件」を指定して、その個数を数える「COUNTIF(カウントイフ）」という関数を使って、作ってみましょう。

COUNTIFは、COUNTIF(範囲、条件）で表します。
まずC2にその式を組み込みます。答えは「＝COUNTIF($B$2：B2,B2)」となります。

ではその数式の中身を見てみましょう。
範囲を示す「$B$2:B2」という部分が、「ミソ」です。
範囲の始まりを固定するときは、以前にも述べたように「絶対参照」を指示しておくと
あとのセルにこの式をコピーしても、範囲の始まりの位置は固定されて動きません。
従って、項目毎にカウントしたい場合は、項目の始まり位置である B2という絶対的な位置から、
今あるセル位置・・・この場合はたまたま最初の行ですのでB2になります。
ここを相対位置のままにしておきますから、この式を次の行にコピーすれば、C3のセルには
この部分は、「$B$2：B3」と範囲が一つ広がっていくはずです。
範囲が始まりを固定されて、セルが進むにつれて、広がっていく感じを
この数式のありようから、想像できれば・・・シメタものデス。

次にカウントの対象となる条件の方ですが、先ほどのC2に入力する値は、C2の位置では、B2の「項目」が対象ですので
何をカウントするのかという条件に「B2」を指定しておきます。ここも同じようにこの式を次のC3にコピーすると
自動的に今度はB3と変化するでしょう。
では実際に、下図のようにC2にさっきの式「＝COUNTIF($B$2：B2,B2）を入力し
そのあと、C16までC2の式をコピーしてみましょう。

とまぁ、何となくうまくいきました。
ただこれでは、味気ないというかもう少し工夫が必要な気がしてきますので
D列には、B列とカウントした連番のC列の数字を「＆（アンド）」を使って合成すると
D2に「＝B2＆C2」の式を組み込みます。

これをさっきの要領でコピーすると・・・・

このようにわかりやすくなり
項目毎の連番が実現できると思います。 あとは、別に作る集計表で
項目毎に・・・・データを抽出する仕組みを作り上げれば、完成は間近です。


数式は、数学ではありません。・・・・どちらかというと仕組みを作るための
「文」のようなものなので、エクセルとあわせて、数学も苦手と言い切るのは間違いです。
ちょっとだけ頭をひねるだけで、便利な仕組みを手に入れることができます。

 

 

 

使い勝手：新しくなったOffice（オフィス）の「リボン」

4月9日を前にして、一新したOffice（オフィス）を前に、Office2003に慣れ親しんでこられた方々が
戸惑っておられる姿を想像できます。なんせ、この僕自身がはじめて、このバージョンアップしたOffice
を目の当たりにしたときに、面食らったおぼえがあるからです。
何にも増して、一番変わったのが従来あった「メニュー」画面とツールバーが「リボン」に様変わりしたことでしょう。
まるで、テレビの「ビフォー・アフター」みたいに、・・・・なんてことでしょう・・・今まであったものがどこにあるか
まったくわからず、特に「印刷プレビュー」が、「まさかの」メニューの「ファイル」という所にあると気づいたのは
やっさもっさした後からでした。

Excelにしろ、Wordにしろ大きく機能が追加されたことで、たとえば図形の編集一つにしても大幅に選択肢が増えて
従来の枠に収まりきらなくなってしまったことから、一つ一つのメニューのなかに「リボン」という形で
グループを作って、何ができるかということを表しているつもりでしょうが、それにしても「変わりよう」が極端で
戸惑うのは致し方ないこと思えます。
ただ、使う側にとっては、迷惑な話でどこに何があるのか覚えようとすれば、「骨が折れ」くたびれてしまいます。

新しくなったOfficeの基本的な考えは、それぞれの使い勝手にあわせて、それぞれなりに
見た目も使い勝手も変えてください（カスタマイズする）ということを推奨しています。
それは確かにそうなんでしょうが・・・それが難しいと思う方も実は多いと思います。

まず、用語が変わってしまいました。ワードやエクセルを開いた時に現れる画面の表示で
下図の、?ようにちょっと小さめの「ツールバー」のようなものが見えています。

これが「クイックアクセスツールバー」と呼ばれるもので、「メニュー」の表示にはあまり変わりがありませんが
「ファイル」とか「ホーム」とかいう表示は、むしろリボンのグループ名のような意味合いでとらえられます。
機能毎に、様々なアイコンで表示されているのが「リボン」と呼ばれるものです。
これらを自分なりにカスタマイズして、お仕着せでなく自分のよく使うものだけを選んで
自分だけのリボンやクイックアクセスツールバーを作ることができます。
というか・・・極論を言えば、そうしないと「使い勝手」が上がらないともいえるのです。

リボンのカスタマイズについては、特段ここで、うだうだ書き込むよりも、丁寧に解説されているサイト
を下記に紹介しておきますので、参照される方がよりわかりやすいと思います。
その中で紹介されていますが、Excel2010を使って紹介されています。
概ねワードもエクセルにも違いがないのと、Office2010も2013も大差ないので十分参考になると思いますが
リボンのカスタマイズの手順に入る方法はいくつかあって、かんたんな方法だけ書き込んでおくことにします。

どれかのリボンの上で何もないところを右クリックすると下図のような「ダイヤログ」が現れますので
変えたいのが「クイックアクセスツールバー」か「リボン」ならそのユーザー設定をクリックして選択します。



あとは、「よねさんの小部屋」というサイトの

→「リボンのユーザー設定」

→「クイックアクセスツールバーのカスタマイズ」

で理解進めていただければ、よろしいかと存じ上げ候。

リクエスト：エクセルでかんたんな「決算書」

かんたんな・・・って一口に言うけど・・そこんとこが結構「簡単な」ことではない！
人によっては、たやすく感じる人もいれば、難しくとらえる人もいるわけで、何事も一概に論じることはできない。
とくにアジア系の僕らは、「我々日本人は・・・」という物言いをよく耳にする。ついでに我々のような「日本人」以外を
全部ひっくるめて「ガイジン」と区別して、ステレオタイプに十派一絡げにしていう言い方は数多い。

知ってる人にもう一度「かんたんな」決算書の作り方をと言われて、そのリクエストのつもりで記事にしようとは思うけど・・・・
簡単かどうかもわからんし、単に簡単でなくある程度の仕組みを備えている シンプルな決算書なのかも判然とはしない。
実はこれまでにこのブログでもたびたび記事にしてきた経緯もあるけど
かんたんに説明し切れた訳でもなく、そのたびに物足りなさが残ってきたものだった。
簡単とは、人のとりようによるものだし・・・ただ、僕にリクエストされた人の「スキル」を考えると
とても関数やマクロを使ったようなものを想像されているようにはなく、作り方を言う以上これから彼自身が作れるほどの
極、かんたんなものを自分なりに想像する以外にはなさそうだ。
この時期は、パソコンのできる、できないにかかわらず、「役」を引き受けたものにとっての一大事な時節が到来している。
パソコンに慣れてる人は、「会計報告」となると口を揃えて普段から「現金出納」の段階からエクセルを使っていれば、
「かんたん」やのにと言い切るに違いない。



確かに一理あって、図のように一つのブックとして考えるとデータのやりとりや、日頃の出し入れを
ちょっとした関数や仕組みから比較的たやすく「集計」ができて、いわゆる「会計報告」もかんたんにできるとは思う。
けれども、多くの人が勘違いして思い込みがちやけど、パソコンができるから会計ができるというものでもない。
パソコンができないからといって「会計」を引き受けないのは、理由にはならない。
出納簿は毎日手書きでするというのも間違いでも時代後れでもないし、
それをパソコンですることによって、データを消失したり、混乱したり、改ざんができるリスクも 存在する。
お金の使いかたは、帳簿のありようにあるわけでなく、管理するものの意識におおいに関係する。

その延長線上に考えると、「パソコンを学ぼう」という考え方はともすると、こういう錯覚に陥りやすい。
パソコンはあくまでも道具であって、自分の「幅」を広げようとするときに使えるツールとして考えれば
できるとか、できないが、その基準にはならない。慣れているか慣れていないかの違いしかないと言い切れる。
だからこそ、僕は「先生」などと呼ばれることに違和感を覚えるし、パソコンという道具を「学ぼう」と思わず、道具を使って
何をしてみようという思いついた人にちょっとした手助けをしようと思い続けている。
「シェンシェイ」とちょいなぶって いただく方が、より心地よい。

ここでは、別に「出納簿」というのがあって、とりあえず決算の数値がもうすでにあるという段階で
集計した最終的な報告だけをつくりたいと考えたはるであろう知り合いに向けての「指南」と思ってください。
一般に下記の図のようなものが「決算報告書」のサンプルで、ネット上にテンプレートとして多く提供されています。

かんたんに言ってしまえば、一から作ろうなどと思わず、こうしたテンプレート（ひな形）をダウンロードして
自分なりに加工したり編集するのが、手っ取り早い方法だと思います。

先の記事に特集したようなある程度のやり方をわかっていればそれほど苦にはならないと思いますが・・・
それでも一から作らなければならない事情もあります。
そういうときの「ヒント」としては
まず、はじめの段階から表の形にとらわれないことです。とりわけはじめの段階で
罫線まで引いてしまうと、「コピー」したり切り取ったりする編集の段階で結構苦労します。
同じようにセルの幅も高さも、あとでも調整できることを頭に入れておいて、後回しにするのが効率的です。
えらそうなことを言いますと、初心者と呼ばれる人たちは、セルの幅とか数にとらわれて
窮屈に表作りをさせられて、困ったあげくに「セルの結合」を連発して、やがて、自由を奪われて
たかがエクセルとはいえど、「表作り」のとらわれの身になってしまうのです。
セルの幅も、行の高さも、列の追加も行の追加も削除も自在にできることを頭に入れて取りかかってください。
はじめに決めていた項目が、つくる途中で、足りなくなって増やしたくなるのはよくある話です。
たとえば、列を追加したい場合は、追加したい位置の右側の列番号（AとかB・・・の）のところで右クリックして
「挿入」を選べば、いとも簡単に追加できます。

次に、集計は「SUM（?）」サムという合計をしてくれる関数を使うのですが、
「ホーム」というタブのリボンの中に、下図のように「オートサム」というボタンが用意してあるので
あらかじめ集計する位置のセルを選択しておいて、このボタンを押せば、「どこからどこまで」という範囲の指定を
問いかけてくれるので、ドラッグして範囲を決めれば自動的に合計をしてくれます。

もう一つは、表の見た目に大切な「書式」の設定です。
こうした決算報告の様式で、その増減を示す決まりがあります。
増減の欄のセル範囲を選択して、右クリックし、「セルの書式設定」と進み
下図のように「表示形式」というタブで、数値を選んで、右欄から「マイナスの値」の表示形式を選んでOKをすれば
思うような設定が可能です。

というような、設定の方法をまとめたエクセルのブックは→「収支決算書の作り方」
ちょっとしたサンプル程度に作ってみた→「収支決算書」

置いておきました。以前に作り投稿したもので恐縮です。

エクセル 一から出直し （その4）

ショートプログラムでの真央ちゃんショックに同じように気持ちをうなだれても、一夜明けてフリーの演技が終わったときに
胸をなで下ろした人は、国中に多い・・・彼女は、決して「この国」のために滑ったのではなく
自分のためにスケートをしに来たはずだった。 彼女の思いもよらぬ前日の落胆から
すべてを振り払うように、懸命に演じきったあとのあふれ出した涙は
彼女だけがかみしめるものだったけど、共有しようとする人は数知れない。
「天才少女」とかき立てられ、あおられ、これまで、マイナーな競技を国民的イベントにまで押し上げた彼女の
功績は、計り知れない。そして、いつの間にか「国民的期待」をそのか細い背中に、勝手に押しつけられてきて
他のメダリストのように、休むことを許されず、数多くの大会に出場・・・させられてきた・・・
そういう意味で彼女は、特別なスケーターとしての運命を背負わされてきた。

とても適任と思えない「東京オリンピック・パラリンピック組織委員会会長」の森というものの発言がネット上におどる。
それは失言などというレベルでもなく、人としての「品性」を問われる話であって、
彼の言動はいつも悲しいほどに「貧しい」・・・今、彼の立場で言わねばならない話でもない。
会長職を何かの功労でたまたま選ばれたとしても、この国のためにも、彼は即刻退場すべきだと思う。
立場というものに立脚せず、自分がすることでもないことを、「転ぶとわかっていた」などと公言することも、
むしろそのこと自体を彼が思うことに何の意味があるのだろうか・・・
結果を受け入れるのは、それまで「前向き」に取り組んできた彼女一人であって彼女の結果でしかない。
そもそもことのはじめに悪いシナリオをあらかじめ用意しておいて、あとの結果の善し悪しに、どうのこうのしようとする「さじ加減」が
「後ろ向き」過ぎて、あきれてしまう。物事を先送りして、やり過ごしてきた「政治屋」の習性にも思えて気色が悪い。

やるだけのことをやったベストには運も左右するし、必ず報われる訳でもない。
いいことばっかりではない誰もの「生き様」を「浅田真央」のオリンピックの結果に対して
勝手に自分のありようになぞらえた人がたくさんいると思う。
この僕もまたその一人でもある。身勝手にも「期待」を押しつけておきながら・・・・
彼女がそれでも手にしたものは、 僕らが欲しいと思っても手に入らない大きい「人生」の糧だったことを信じたい。

さて、気を取り直してブログの続きは・・・食傷気味な方もおられると思いながら・・やっぱり相も変わらず、「エクセル」・・・・・デス。

エクセルは、多くのユーザーを抱えることで、はじめに提供されたものに、さらに多くの機能をプラスして
進化してきたアプリケーションです。
そのことは、逆にこれから取り組もうとする「初心者」の人たちを入り口でビビらせることになっているのかもしれません。
けどもいつも言うように、パソコンはその全部を知らなければいけないものではありません。
この国に住むものの悪い癖ですが、勉強は全部できないと評価されないと思い込み、すぐ人と比べて
優劣を気にします。けど「できる」ということは、自分のやりたいことが「できる」と言うことであって
使いもしないことを知っていて、それを「活用」できないとしたら、本当の意味はありません。
できるとかできないというのは、「他人の評価」ではなく、自分が下す「ジャッジ」なのです。

ただ、使おうとすると、知っておくと便利で「な～んや」って意外にかんたんなことに気づくことがあり
高い敷居を乗り越えられることがあります。こういうのは繰り返し使うことで身につけるより仕方ありません。

「####」の表示
たとえば、セルに数字を入力した時に「####」と表示されたとしても慌てる必要はありません
それは、入力した数値の桁数が セルの幅を超えているだけで、
その列を示す「A,B,C・・・」という列を示す欄の境界線をダブルクリックすることで
セル幅を「自動調整」して中身をちゃんと表示できます。

「文字列（テキスト）」の足し算
エクセルでは、ちょっとした計算は、まず式を入れたいセルをクリックして選択（アクティブにする）して
次に半角英数で「＝」（イコール）キーを入力したあと、どのセルとどのセルをとそれぞれクリックするだけで
ちょっとした数式を設定できます。

と、ここまでわかっていても、「文字」の足し算ができると言うことを使う人は意外に少ないのです。
そもそも、そういうことを思いついたり使うことがないからでしょうが・・・・僕自身はよく名簿などで
名前や住所欄を作るときに使います。こうしておくと、たとえば繰り返し出てくる「姓」の入力や
同じような住所地をいちいち「入力」する手間が省けるからです。
文字列の足し算は、「＋」の代わりに「＆（アンド）」を使うだけで、下記の図のように通常の数式と同じ操作で行います。
この場合、「＝A2＆B2」でA2のセルにある値とB2のセルの値をくっつける式を完成させます。

すると、図のようにA列とB列の文字が一つのデータに合成されるわけです。
・・・・さらに、しっくりいかなくて、名字と名前にどうしてもスペースが入れたい時は、指定したセルと
セルの間に決まった文字を「"」（ダブルクォーテーション）で囲んで同じように
足し算の設定をすれば、それがかないます。この場合はスペースということなので式の途中に
「"_"」のようにスペースを作って組み込めば

名字と名前にスペースが入るのです。「"」で囲むというのは、結構たくさんの場面で使われますので
これを機会に身につけておくのがいいと思います。

頭に「’」（アポストロフィー）・・・・
時に便利な仕組みも、それが故に邪魔されたり困らされることもあります。
たとえば「(c)」と入力したら、勝手に丸で囲まれた文字になったり、「1-1とか2-1」とハイフォンで入力すると
1月1日と表示され、「1/2」と分数で入力しようとしても必ず月日に置き換えられてしまいます。
整理番号で「000015」としたいのに、そのまま入力しても「15」とだけ表示されてしまいます。
エクセルの初期設定では、「－」（ハイフォン）や「/」（スラッシュ）で数字を区切ると
それは「月日」を意味するものだと、自動的に判別され
「000015」と数値入力すれば、余分なゼロをカウントすることはありません。
またコピーしたものを表す丸にCやロゴを意味する丸にRなどよく使われる記号を判別する要素として組み込んでいます。
それが数値とか記号として、入力するものではなく単に「文字列」やと言い聞かせたい場合は、
入力するデータの前にキーボードの数字の7の所にある「’」アポストロフィーを入れると
「文字列（テキスト）」やでということがエクセルに伝わり、冒頭の問題を解決してくれます。

「Tab(タブ）」キー
通常の場合、セルに何かを入力したあと「Enter」キーを押して確定しますが、
そうするとセルはその下のセルに移動します。実は右横のセルに続けて入力したいのに、
またマウスを使って、右横のセルをクリックしなさねばならず、ずいぶん余分な手間をとらされてしまいマス。
セルを横に移動するのなら、「Enter」キーではなく「Tab」キーで操作します。
てきぱきと入力を繰り返す達人は、「Enter」と「Tab」キーの使い分けが身についています。
パソコンを使っておられるという方に、実はこの「Tab」キーを使いこなさずにおられる方が結構おられます。
たとえばワードなどでも、よく「字下げ（インデント）」するのに、スペースキーを使われる方がおられますが
そういう場合は本来は「Tab」キーで行うと、前後の字揃いが整うことを知らずにおられマス。
空白をスペースで代用するのは、あまり感心しません。表示の方法はいくらでもある上
たとえばパソコンでは、「野瀬悪?」と「野瀬□悪?」と間にスペースがあるデータを同じものとは見なさないからです。
修正とか「置換」とか集計の時に躓くことがあるのは、こうした「基本」がなおざりにされているケースが見受けられます。

「ショートカットキー」
アイコンやリボンに頼りすぎると、その機能がどこにあるのか
探すことに時間をとられることがあります。たとえばちょっと操作を誤ったりしたときに、一つ前に戻りたいのに
「元に戻る」ボタンは,どこやったかいな・・・とうろついたり・・・・

基本的な操作は、エクセルにしろワードにしろ実は「ショートカットキー」という仕掛けが事前にあって
ほとんど、どのようなアプリケーションでも同じ操作で統一されています。
「元に戻る」は「Ctrl」キー押しながら「Z」を押すとそれが可能です。
コピーは「Ctrl」+「C」ですし、貼付けは「Ctrl」＋「V」・・・全部選択するときは「Ctrl」+「A」ですし
「Ctrl」+「S」で「名前をつけて保存」することが出きます。
どないしても動かんようになって凍ってしまったとき（フリーズしたとき）は「Esc」（エスケープ）キーを押して避難します。
また、エクセルでは特別に、「Ctr」+「；」（セミコロン）で今日の日付、「Ctrl」+「：」(コロン）で現在の時刻を
入力できる仕掛けも用意されています。
こうしたキーボードを使って「省力化」を図るのもエクセルを使いこなすという意味で大切な要素になるでしょう。

なんにせよ、使いこなすには努力と前向きに取り組む姿勢が何よりです。
エクセルによって、多少なりともものの考え方や取り組みが変わるのなら、また一つ自分にちょっとした可能性を与えます。
結果は、その努力や積み重ねによって与えられます。
はじめから「無理」とか結果を割り引いて、あかんかった時の思案に明け暮れていると
結局飛べないまま、喜びというもの、達成感を得られず
あの汚れちまった「政治屋」のように人の批判に明け暮れて、何もしない時間をやたらと増やすだけになるんやと
僕には思えます。

※それにしても、今の「ソーリ」という人にまつわる人脈といい人といい
なんと人間としての品性や知性に欠ける人の多いことに、嫌気がする・・・NHK会長に就任したり、経営委員会にいる
「作家」もどきや補佐官、かっての派閥の長・・・・枚挙にいとまがない
彼らの言葉を「失言」などと過小評価してるマスコミにしてもどうかと思うけど・・・
失言などではなく、普段の彼らの頭の中身からくるもので、あの程度の知恵と認識でしかない。・・・・・
安っぽい右傾化とおごりと先見性の欠落・・・・戦後レジュームからの脱却とは言葉だけがはしゃいでいるけど・・・・
どんどん何もかもが後退して、あのとき任期を途中で投げ出した「ソーリ」そのものが持つ「中身」を疑ってしまう。

エクセル 一から出直し（その3）

いつの頃からか、2月14日という日が西洋文化にかぶれてこの国も「バレンタインデイ」が
クリスマスや巻き寿司丸かじりの日のように「特別な日」になりました。
・・・こういうのを、年老いた人の達観した気分からもの申すと・・・「チョコざいな」ってことになるんやろけど・・
年が結構になっても、いわゆる年甲斐もなく・・・「チョコざいな」というよりも「チョコちょうだいな」の方に傾いて
知らず知らずに、手を出してるのが「オチ」です。
この間のサークルでは、たくさんのチョコいただきました。一度には無理なので、「チョコチョコ」いただくことにします。
・・・と使い古されたオッサンギャグはこのくらいにして・・・

この間のサークルでは、少しもたついて今後の取り組みよう、とりわけEXCELについての説明がおぼつかないため
「エクセルアレルギー」とか「使い途」がないという声が聞かれました。
確かに一理あって、使いもしないのに無理に覚えようとすることは、むしろ時間の無駄になります。
僕にしてもパソコンは道具の一つでしかないので、それぞれがそれぞれなりに使いこなせばいいわけで、
「できる」とか「できない」などというある基準で、物事を判断する意味はないと思います。
けれども、そこんとこにあえて反論すれば、
パソコンをやる以上は、「エクセル」のある程度の機能ぐらいは「わかった」上で
「使える」か「使わないか」とか「エクセルは嫌い！」と判断して欲しいと思うんです。
パソコンにインストールされているアプリケーションのうち、実はエクセルほど多くの人に使われている「ソフト」は
ほかに見当たりません。・・・・それにこれはあくまでも自分だけの感想ではあるけれど
エクセルを使うようになって、物事の分析とか整理する「こだわり」に気づくことが増えました。
長年、先送りしてきた問題でも、エクセルで「セル」を積み上げたり積み崩したりして、作り上げていくなかで
いかに物事のYesとNoを曖昧にしてきたことや、解決すべき問題を放置してきたかに気づかされることがあります。
前に進むときに、何を整理して誰が本当のことを言ってるのか、間違いがどこかを探したり、・・・・

ならばこそ、2014年のサークル再開にあたって
エクセルに本腰をいれておこうと思い立った次第です。・・・・なにとぞご理解のほどを・・・・・

さて、こういうたとえは必ずしも的を得てるとは思いませんが、エクセルが苦手の人には
起動した「エクセル」はまるで、吠え立てる犬のように人を寄せつけないように映っているのかもしれません。
これを克服するのには、この相手の癖とか性格のようなものを理解して手なずけなければなりませんし、
もしもうまく手なずけることが、できたならこれほど役に立つものもないのかもしれません。
世の中には、こうしてエクセルを我が物とすることができた人が「ぎょうさん」おらはって、たとえば
家計簿とか収支決算書は言うに及ばず多くの「ひな形」をテンプレートとして、ネット上に公開しておられるので
これらをおおいに活用できて、自分の行動やパソコンの使い途が広がること請け合いです。

そもそも、エクセルを食わず嫌いにさせるのは、セルという「マス目」のような見た目にあります。
それは、ワードのように「白紙」というのと違って・・・という声が聞こえなくもありませんが・・・・
そのことは、大いに「とらえ方」に依存します。つまりなにも仕掛けのない「白紙」という状態を
パソコンの基準としてとらえる見方と、たとえば何か仕掛けのような・・・たとえば「家計簿」のソフトのように
一定の決まり事を仕組んだ上で、初期の起動画面をパソコンをする基準とする考え方とに分かれるのではないでしょうか・・・
つまり、何かを一から作ろうとするありようと、あらかじめフォーム（形）が作られているものに
データを入力して何かを作り上げて行くというようなあり方とにです。
ワードや一太郎で文書を一から練って作り上げようとすることもパソコンなら
筆まめや楽々はがきの仕掛けられたフォームにデータを入れて、「住所録」を作成することもまたパソコンのなせる技です。

エクセルは、どちらかというと後者のありように近くて、市販されたソフトの操作を覚え込まされてその使い勝手を
渋々受け入れる面倒くささを排除して、もっと簡単に機能を単純化させて、  
オリジナルなものをこしらえて、自分のやりたいことを実現できる「アプリケーション」であるといえます。
ただ単に「印刷」することだけを想定したものではなく、たとえばデータの分析とか
整理にまで応用できるもので、売上帳や出納簿、家計簿とか住所録とかあるいは「香典帳」のように
普段、引き出しに入れておくようなものをこしらえる「もと」になるのです。
だからこそ、エクセルの見た目は、ほかとは違いますし、結局は「印刷」することを目的としたワードのように   
何にもない「白紙」からという形にはありません。
エクセルの起動画面が「白紙」といえば白紙ですが、マスで区切られた単なる「罫紙」と見えてしまえば
その理解はたぶん大いに間違っています。 
「使わへん」と言い切るのは、むしろ早計です。「使い途」はいくらでもあるのに、
パソコンをかっての「ワープロ機」のごとく、文書作りのイメージから見切っていて「表作り」だけと思い込むと
入り口のところで「エクセル」に吠えられてしまいます。・・・・けどエクセルは噛みつきません。

たしかに一般的な「文書の作成」という一点から見ると「マス目」が邪魔に思えるでしょうが、
エクセルのセルは、セル（細胞）と呼ばれる理由があって、ただの「マス目」ではありません。
そこに「仕掛け」を加えるという機能があります。
たとえば「集計」であったり、「判断」であったり・・・・そういうことが可能なためにエクセルでは
一つ一つを「ワークシート」・・・作業をするシートと呼び、それらを保存するときに「ブック」という形で束ねます。
このワークシートは、はじめからワードなどのように印刷する大きさを示す「ページ」とか「サイズ」などに
こだわりません。・・・そのためにどうしても「A4版」で印刷する必要のあるものをこしらえるときは、
「メニュー」→「ページレイアウト」でサイズとかついでに余白を設定しておくほうがわかりやすいでしょう。

 
セルは、伸び縮みします。今ある大きさ、並び、その数にとらわれる必要はありません。
また、設定をいじらない限りセルの「枠線」はこのままでは印刷されません。
たとえば、エクセルを設定したサイズの幅いっぱいに、いわゆる横書きの「罫紙」にして
「文書」を作るのなら「A列」の区切り線を横にビロ～んと広げれば、下図の左のようになります。

こうすれば、むしろワードのように、行の配置に煩わされることなく横書きの文書が作れます。
上の図の右側の図が左と大いに違っていることに気づかれたなら、それはA列からH列が
横一体にひっついたものになっているからです。このようにセルは縦横に隣り合うセルを結合させて一つに
することもできます。

ひっつけたいセルの範囲をドラッグして指定しておき、

EXCEL2010 EXCEｌ2013

上のようなリボンの中にある「結合」のボタンを押して結合させます。
ただし、この方法はやたら乱発しないようにしてください。エクセルをこなしていく過程で
きっと身にしみてくると思うんですが、多用するとあとで困ります。結合は、やむない場合の「奥の手」の一つとして
覚えておくといいでしょう。なんせ、セルは伸び縮みするんですから、はじめからいじくるとあとで応用が利きにくくしてしまうのは
考えもんです。
ここからは僕が最も尊敬するエクセルのサイト「よねさんのWordとExcelの小部屋」から
引用させていただきます。・・・・この説明に不足があれば、上記リンクで確認ください。
エクセルの列の幅と行の高さは、手動の見た目で変える時は、下図のように
列の場合は画面上のA,B,C・・・・・のアルファベットのそれぞれの境界線を行の高さは、画面左の行番号を示す数字の境界線を
ドラッグして、動かします。

もちろん、一度に複数の列幅や行高を変えることができます。しかも「Ctrl」キーを押しながら
変えたい行・列を指定すれば、「飛び飛び」の範囲を指定もできます。下図は列の場合ですが
行の場合も同じ理屈です。飛び飛びでなくてもある一定の範囲でも同じで・・・・範囲の指定ができたら
どこのセルの境界線でもかまいませんので、どこか一つの「境界線」をドラッグして動かせば指定した
範囲のセルの大きさを同じ幅や高さに調整できるのです。


さらに、この列や行の境界線を「ダブルクリック」すると・・・・
その列や行に入力されたデータの最も長い、もっとも大きいデータに適した幅や高さに自動的に調整してくれる
機能まであるのですから、至れり尽くせりのご丁寧さが仕込まれてもいるのです。

伸び縮みのあとは、不要な行や列の「削除」その逆に必要になった行や列の「挿入」方法ですが・・・・
これもわかってしまえば、実に「かんたん」な方法です。
エクセルのメニューの「ホーム」いうものの「リボン」の中には、「挿入」と「削除」というボタンがはじめから
配置されています。

挿入したい位置を指定して、これらのボタンから「したい」ものを選択すればいいんですが・・・・・
面倒くさがり屋の僕は、こういう場合、このボタンを使うことはありません。
挿入したい「行」の場合は、挿入したい位置の一つ下で、「列」の挿入したい位置の一つ「左」で
「右クリック」します。
すると拡張メニューに「挿入」や「削除」が出てきます。これを選択して使うようにしています。
コピーや貼付けという操作と同じようにこういう基本的な操作はこの「右クリック」メニューにあるので
これを身につけておけば、多少の「省力化」につながります。

 

削除や挿入は、意外に行単位、列単位と思い込んでおられる方が多いと思うときがあります。
エクセルでは、たとえば下図のように表中のある部分もしくは、
「Ctrl」キーを押しながら、飛び飛びに指定した範囲にも「挿入」とか「削除」が指定できます。

 
範囲を決めて、「右クリック」→「削除」か「挿入」を選べばいいのです。
そうすると、どの方向に削除や挿入を問う画面が現れるので、慌てずに上か下か右か左に
変化させたい方向を選ぶようにします。

ただしこのような「部分的」な操作もまた「奥の手」の一つとして考えなければなりません。
たとえばセルを指定した数式を加えているセルに、大いに影響を及ぼします。
そういう所をあらかじめ考慮して、この技は使えるときと使えない時を判断しなければならないでしょう。

ついでに列の幅や行の高さは「数値」で指定することもできます。
「ホーム」のリボンの「書式」という中にも下図のように

これも実は「右クリック」の拡張メニューに入っていますので、このボタンのありかを
覚えておく必要はありません。
このとき、表示される「数値」の話をしておきましょう。
列の幅の指定をするときに表示されている「数値」はおよそ、標準フォントの「半角英数字」でいくつの文字が入るかを示しています。
ややこしいのは、行の高さで「13.50」とか何とか表されます。行の境界線にカーソルを持って行くとさらに
「ピクセル」という単位でもう一つの数値が表されます。

「13.50」がセルの高さを表す数値で、単位は「ポイント」です。
1ポイントは1／72インチ。1インチが約25.4mmなので、1ポイントは25.4mm÷72より、約0.3528mmであることがわかります。
したがって、13.50ポイントは約4.76mmとなります。
ポイントの右側に、カッコ書きで「（18ピクセル）」と表示されています。
この「ピクセル」とは、ディスプレイの表示やプリンタの出力を構成する最小単位（小さな点）のことです。
例えば、セルの高さが13.50ポイントの場合、ディスプレイ上では18ピクセル、
つまり、ディスプレイの表示は18個の点から構成されていることを表しています。
正直、こんな理屈をわかって使っている人はどれほどいるでしょうか・・・・・
この話については「ウンチク」程度で覚えておく必要もないと思います

見た目でこなしましょう。さじ加減が数値では表せないように・・・・・

セルをある程度「操れる」ということになれば、エクセルをてなづけるはじめの一歩になります。
嫌うと相手も寄せ付けません。かといって、へりくだるとつけあがります。
使いこなしてこそのパソコンです。なんとかエクセルの長い道を
最後まで行くのは、とっても無理ですので、適当な所まで歩いて行こうと気持ちを出直ししていただくと
僕もまた及ばずながら、お手伝いができると思うんですが・・・・・・・・・

※それから「山崎ゆうじ」さんへ
この間は早速「ひだまり」までお越しいただいて、ありがとうございました。感謝しています。
サークルでは、現在はもう常時5名ほどの集まりになっていますが、それでもよければお立ち寄りください。
開催は「富田区公民館」で、毎月第2・第4水曜日の夜8時から10時までが基本的な日程です。
祝日や25日になった場合は翌日に開催するようにしています。

エクセル 一から出直し（その2）

今度の雪は「南岸低気圧」のせいで、北よりも太平洋側に湿った重い雪を積もらせました。 
思ったより積雪が多くて出そびれて・・・家でお休み。
そのおかげで、XPマシンのままやった「小リンちゃん」のPCをWindows7にグレードアップする作業が完了し
家まで届けてきました。・・・ほんまはもう少し早めにする予定であったものの
昨年の水害で、僕自身の時間に余裕なく、今年になって、ようやく取りかかれた次第です。
きっと「小リン」ちゃんのことですので、この雪の日早速、気張って新しいOSに取り組み始めたことでしょう。
そしてその帰りに今度は「ちゅうこさん」のPCを預かって、やっぱりWindows7にOSの乗り換えを予定しています。

さて、少し間があいたものの、これを機に出直しを決めた「エクセル」の話の続き。・・・第2弾です.

 

パソコンで物作りというか作業をするときに、実は「構想」というか、どう作ろうかという思案に
一番時間をとられるものです。時間がかかると、そのうちに僕のような「あかんたれ」になると、「やっぱりやーめたっ」
というようなことにおちいりかねません。・・・・・そこで、Office2010やOffice2013あたりになると、
「新規作成」とメニューというものが、そもそも、Web上から「テンプレート」というひな形を選ぶ仕組みを用意しています。
一から作ろうなどと思わずとも、ひな形をダウンロードして、それを編集加工して作ってみたらええやん
・・・とでもいってるような具合です。 確かに省力化につながるはずです・・・・が
ところが、そうやとしたら・・・それはそれで、こっちの方にそれを思うように編集できるスキル（能力）が要る訳で・・・
そこんとこが、なかなか「やっかい」と言えば「やっかいな」話なのです。


それなりに「エクセル」を形にするためには、「書式設定」という機能をある程度使いこなす必要があります。
たとえばセル幅に限らず、データの入力されたセルの文字の配置、文字揃え、あるいはインデント（字下げ）というもの
一つをとっても、その機能を使いこなさねば、思い通りには行かないでしょう。

通常は、エクセルの画面上「ホーム」というリボンのなかに下図のような配列で、こうした機能が顔を見せています。

文字の書体（フォント）やその大きさは、下図のような所をクリックすれば、好みのフォントや字の大きさを
指定したり、編集することが可能です。



けれども、そういうアイコンとそれがどのリボンのどこにあるかをを身につけるのも、なかなかに大変です。
それでなくても個別のメニューの項目を選択するぐらいで、すんでいた「Office2003」の頃に比べて
Office2010や2013ともなると、メニューの一つ一つにそれぞれのリボンを作らねばならないほど機能が
大幅に増えて以前とは比べものにならないほど選択肢があって、覚えようとするだけで頭が痛くなるものです。
そこで「書式の設定」だけは、リボン上のアイコンを覚えることはせずに 、
書式を整えたいセルをクリックするか、ある程度のセルの範囲をドラッグして指定します。
そこで、「右クリック」します。
すると従来と同じように現れる拡張メニューの中に「セルの書式設定」を見つけ出します。
もっぱら、この方法だけで書式を設定する方法がオススメです。
なぜなら、
この中に現れるダイヤログのタブの中に書式のすべてがあるからです。
書体（フォント）の選択は、「フォント」のタブにあって、
色も大きさも太字や斜体やアンダーラインま大方の設定が一度に済ませられます。

 

昔々、エクセルを始める頃にこんなことを言ったことを思い出します。
エクセルのセルは、「文字列」（テキスト）と「数値」の違いを本能として区分けする。・・・ということを
数値と判断した場合は「右揃え」で、文字列と思えば「左揃え」で表示して、認識する本能を持ち合わせています。
このことは基本的な話ですが、そうしなければならないという訳では決してないので
「配置」のタブでそのポジションを変更できます。セルの中で横方向に字下げ（インデント）を含めて
自在に操れ、また縦方向にも上・下・中央位置を指定できます。
こうすることによって、たとえば名前や数値の並びをばらばらではなく読みやすく見やすい配置が設定できます。

表の見栄えで、僕などはとても気になるのは「見やすさ」に配慮されているかどうかという点です。
数字は確かにそろってるんやけど、それが金額なんか個数なんか一目でわかる方が「親切」というものです。
かといって、たとえばセルに「1，000円」とまで入力することは禁じ手です。なぜならそこまで入力すると
「1」と「,」と「0」が三つ並んでその末尾に「円」がついた「文字列」になってしまいます。
となると、計算ができなくなってしまいます。同じ意味で「年月日」もできるからといって、「平成26年1月1日」などと
入力することは、言い切ってしまいますけど・・・エクセルでは全く無意味です。
年月日はそれだけで、データの一つですし、「1/1」と入力すれば、エクセルの方でそれが年月日だと気づいて
「1月1日」と自動的に表示してくれます。
数値の単位は、それをキーボードたたいて直接入力するのではなく、「書式設定」の「表示形式」のタブで
それぞれのセルに設定するものです。

それが下図の「表示形式」タブで、ごらんのように左側の欄には、あらかじめ主な単位やデータの表示の仕方を選べる
仕掛けが組み込まれているのです。



ただ、この中にないものもあります。
その場合は、左側の欄の一番下の「ユーザー定義」で設定することが可能です。
例として、あるセルの数値を「何人」という意味で表示させたいときは・・・・
まず、該当のセルをクリックして選択（アクティブにする）し、「右クリック」→「セルの書式設定」→
「表示形式」と進み、「ユーザー定義」を選択します。



ここまで来たら、右の「種類」という欄に「0"人"」と入力します。
頭の方の「0（ゼロ）」は、ここに数字が入りますという意味で、たとえば少数1位までの数値を扱う場合は
「0.0」とします。いわば数値の見本です。次に問題の単位の設定は、表示させたい単位である「人」という
文字を「半角」モードで「”」（ダブルクォーテーション）・・・呼び方は「ちょんちょん」でかまいませんけど・・・で囲みます。

入力が終わったら、「OK」を押して完了です。
罫線もこの書式設定で行います。
まず、罫線を引きたいセル範囲を指定して、「右クリック」→「セルの書式設定」まで
全く同じ手順です。

その中の「罫線」タブを選択します。
するとどうでしょう・・・どっかで聞いた使い古されたフレーズですが・・・・・

 
左側では、「線のスタイル」を選びます。その下にある「色」から「罫線の色」を指定し
今度は右上に目をやり、それが内枠の線か外枠かを選ぶと
その下に「罫線見本」が表示されます。
それでいいのなら、「OK」を押します。・・・するとどうでしょう・・・・もうええか・・・・
意外に簡単に「罫線」が引けます。

「塗りつぶし」というのは、セルそのものに色がつけられます。


「わかった！色見本から選べばええんやろ」・・・と早合点するのは・・ちと早いかな・・・
エクセルは、そんな単純でもありません・・・このタブには結構いろんな仕掛けがあります。
「塗りつぶし効果」にはグラデーションなどの様々なエフェクトがあり「その他の色」では
表示しきれないほどの色が選択できます。右上にあるパターンの色、種類から
セルに模様をつけることもできます。百聞は一見しかず
物は試しで、いろんなことを試してその種類を体験しておいてください。

ここまで説明にも一苦労でしたが、読み終えた人もまた、ご苦労様でした。

最後に、こんなボタンもとりあえず紹介します。
これほどあれこれ設定したセルの「書式」をせっかくやから、ほかのセルにコピーしたいときに
この「刷毛」みたいなアイコンを選ぶと、「書式」だけをコピーできます。
・・・これはおまけです。コピーや貼付けの話は次回に持ち越しておきましょう。

それではさすがにくたびれたので、ここらで、「その2」を閉じさせていただきます。

エクセル 一から出直し（その１）

さて、改めて一から出直す「エクセル」のはじめの一歩。

パソコンで最も耳にする言葉は「コピー」かもしれません。ただ、コピーというても二通りの意味があります。
どっかの文字列（テキスト）や数値を違った位置に貼り付けるために「コピー」するときと
画像や文書などのファイルやそれを入れておく「フォルダ」そのものを「複製」するときにいう「コピー」があります。
複製を作るときのコピーには、いろんな方法があります。
律儀に、目的のファイルを選択して「メニュー」から「コピー」を選んでする方法もあれば、目的のファイルを
「右クリック」→「コピー」と進む方法とかいろいろあって、いわば人の好き好きで、どれが「正解」ということもありません。
ここでは、もっと簡単な方法を覚えときましょう！
その方法は、目的のファイルとかフォルダをクリックしたら、Ctrl（コントロールキー）を押しながら、ちょっとだけドラッグ
するだけで、下の図のように「複製」が作れるという最もポピュラーな方法です。


これを覚えておくと、次のエクセルの「シート」の複製がうまいこと理解できます。

エクセルが、他のワードなどと違って、「ページ」という考え方に立たずに「シート」という「大きな枠」を想定していることは
前に話しましたが、さらに一つのエクセルのファイルの中にそれぞれが違った内容の「シート」がいくつも作れます。
ワードがワードという文書を何ページにもわたって、作り上げていくことを前提にしているのに対して
エクセルで言う「シート」はそれぞれが文書であったり、グラフであったり、計算書のようなものであったり
一つのエクセルのファイルに自在につくることができて、それぞれのシートの行き来もできます。    
異なった内容のものを一つのファイルに作り上げることから、エクセルのファイルはBook（ブック）といい
本のように様々な編集や加工が行えるのです。直感的に言えば、ワードの場合数ページにわたる文書は
縦方向にスクロールされるの対して、エクセルではシートが横方向にいくつも作り上げられていきます。    
また、一つのシートでは、ワードのように縦方向にページを作ることもできるんです。
ここまで言い切ると、いかに「エクセル」が優れものかを唱えて、エクセルをオススメする魂胆が丸見えですけど・・・・

Sheet(シート）というのが、便利だと実感できるのが、エクセルの画面下に各シートのタブ です。
ここを見るだけでこのEXCELのブックがいくつのシートで構成されているかが  一目瞭然デス。   
ただし、その中身をデフォルト（初期設定）のままにしておくと、Sheet1、Sheet2・・・とあるだけで、このタブをクリック
して、シートを開かないと中身を推し量ることはできません。そこで、
シートの名前を変えてやって、ついでにこの見出しの色まで変えたりしておくと整理が効いて、便利になります。
それは意外に簡単で、名前や色づけしたい「シートタブ」を右クリックします。

 

すると、    下図のようなメニューが現れますので、名前を変えるときは「名前の変更」
見出しの色は「シート見出しの色」という項目を選択することで変えられます。



で、とりあえず下図の例のようにSheet1を「サンプル」という名前にして、その色を赤く設定してみました。

ここから、このサンプルというシートをコピーして複製をしてみましょう。
ここで、冒頭に「複製を作る」コピーの方法を思い出してください。 実はその方法の応用です。
コピーしたいシートを選択して、「Ctrl」キーを押したまま、どちらかへドラッグするだけで、

簡単にコピーが作れます。こうすることができると、たとえば決まった「様式」の書類などは
いとも簡単に使い回しができて、日付や項目を変えるだけで
同じような書類を作ることができるのです。
時間の短縮、省力化に大いに役立つし、これと同じの作ってくれと頼まれ事を「安請け合い」するのも容易になるでしょう。

エクセルが苦手と言う人に・・・・・エクセルを使いこなすためには、エクセルでできることが「便利」だと思わないと
ただ「難しそう！」で終わって、食わず嫌いになってしまいます。
パソコンもまた同じで、パソコンをやらなくてはとか、できないといけないと思うのはあとにして
パソコンで何か「新しいこと」ができるんだと信じることがその始まりです。

「エクセル」が苦手という人に

エクセルと言うだけで、苦手意識が先立って、「エクセル」アレルギーを持ってる人の多くが、
一番気になってしまうのが「セル」という存在でその見た目です。

 

それは、たぶんワードのような「白紙」を見慣れてると、いかにも使いにくそうに
その窮屈なセルの羅列が、入り口から「拒絶」されているように感じてしまうのではないでしょうか・・・
文房具屋さんに売っている「罫紙」の集計表をイメージして
マス目に何かを入力して行く作業がとてもやっかいなことに思えてくるのだと思います。
「セル」とは元々の意味は「細胞」を意味している言葉です。
その名の通り、エクセル上のセルは、市販の「集計表」と違って自在に伸び縮みする上
ほかのセルと結合したり、あるいは離したり自由に動かせるのです。
さらに、エクセルの長所の一つとして、「ページ」を前提にしないという点があります。
エクセルを起動して、開かれた画面は「ワークシート」といって「作業用のシート」で
何行まで、何列までという制限ははじめからはありません。
ページとはあくまでも印刷する範囲を決めるときにようやく持ち出す機能です。
ですからはじめから「大きさ」やサイズにとらわれることなく編集することができるのです。

エクセルに限らず、とりわけパソコンなどという道具を使う前には、
はじめからやることの先を決めて、一つだけのパターンにおちいることを避けたいものです。
「こんなこと出来ひんやろか」「こういうことが出来たらええのに」といった
好奇心とか探究心のようなものが、扉を開けて
さらに、使い方を広げていくものです。

何事にもあたる話ですが、やり方というものには「決まり」がありません。
たった一つのことをひたすら繰り返すのも大事な心がけですが
こういうやり方もあったり、もっと簡単にできる方法を探し出すことも
パソコンの場合は、上達というか使いこなす上で大切なアプローチといえます。

確かに、セルで区切られたエクセルのシートよりも、ワードなどの「白紙」のページのほうが
自由に入力できるように、一見思われます。
が、あえて反論すれば・・・入力するデータというものの「分析」がそこにはありません。
たとえば文章の一行には、日付であったり、値段であったり、様々な「要素」が
加わって成り立っています。
ワードなどのワードプロセッサーを使うとなったら、それこそ、それらすべてを
丁寧に入力して、文章をこしらえていかなければなりません。
けれども、日付だとか値段とかあるいは名前にしろ名字と名前に区分できるわけですから
それを区分していくと、より入力が効率化されることに気づかされ
文章で表現するよりも「表」として表すことの方が
説得力があって、わかりやすいことが多々あります。また
パソコンで作る文書の多くが文章だけではなく「表」が混在したものが多いことも事実です。
こういうときこそ、エクセルの活用がその威力を発揮するのです。
つまり、使い勝手が悪そうな「セル」を逆に自在に操ることができたとしたら
もっと、やりたいことができるようになるのだと思います。
ただ、「自在に操る」というのは一筋縄ではいきそうにないのも、一方で事実かもわかりませんが・・・
こういうのは「慣れ」というもので乗り越えて行くより道がなさそうです。

  

エクセルを使うことは、いわば最もパソコン的な作業といえるのかもしれません。

このブログに戻ったこともあり、またこの4月9日をもって従来の「Office2003」の
エクセルやワードのサポートが終わり、好むと好まざるとに関わらず
新しいエクセルやワードに移行しなければなりません。
これを機にもう一度「エクセル」の初歩段階からの記事を増やしていきたいと思っています。