エクセルを使った簡単な「表作り」

パソコンを使って何かを作ろうと思い立ったときに、
ワードなどの「文書」作りを「基本」として考えてしまうと、
案外通り一辺倒になって
まず、印刷するときの用紙を決めて、その次に余白の設定もして
行数がどうの、ページ数がどうのと、用紙や印刷したあとの事に思いが行き過ぎて
文書や表作りをはじめから窮屈に考えてしまいがちです
そういった考え方をエクセルでの作業に持ち込んでくると
なおさら「表作り」そのものに尻込みしまいがちになるもんです。

たとえば「電話連絡表」のようなものを作っておこうと考えたときに
それがA4の用紙におさまるかと最初に思案してしまうと、
ページの収まりが悪くて
項目は何を削って、どこを表示させるかなどという余計な心配に思いは巡ります。
どうせならあれもこれも、入れておきたいとゆうような「欲」があったとしても
何かを断念せんことには、「ページ」におさまらないからです

けれども、そういう発想こそが窮屈なワケで
ボクがエクセルを使ってそういったものを作ろうと思えば、
あえて、入れておきたいと思う項目は片っ端から思いつく分作っておくことにします。
そうすれば、ちょっとした「データベース」のようなもんが
出来上がるわけで、あとで他の用途に使い回しがききますし
エクセル自体が「ページ」というものを前提にしてはいないものやと
思っているからです。

電話連絡表のようなものに、たとえば住所や年齢などの項目が
必要ないとしても、面倒くさく感じなければ入力欄をこしらえて
一通り入力しておくことにします。

実は、行や列は、データを入力した、していないにかかわらず
セルの内容を「表示する」「表示しない」「再表示」が設定できます。
先ほどの例で言えば、電話などの連絡表ですので、この際
住所や年齢の表示が不要と思えば、せっかく入力したデータや
行・列ごと削除せずに、不要な行あるいは列を「表示しない」とすれば
見かけ上は余分なデータが隠れていますし
いざとなれば再表示させて今度は住所録や名簿としても
使うことさえ出来るのです。

見かけだけを変える方法はごく簡単で、表示したくない列の場合はアルファベットの表記された
列番号を右クリックし、行の場合も行番号の数字のところで
右クリックするとメニューの中に「表示しない」というのがあるので
それを選択します。するとデータは消さずに、見た目だけが
不要な部分をカットして表示され、印刷もまたその通りにプリントされます。

無論その逆でもう一度表示させたいと思うのなら
隠れてしまった列や行の隠された範囲をまずドラッグして、「右クリック」し
今度は、「再表示」で表示させることも出来るのです
こうした工夫をすることによって、
せっかくの努力で作ったエクセルのファイルがいくつかの用途に広がって
データの使い回しやシートの加工や編集に役に立ち
しいては省力化につながると思います

で、今回のサークルでは、初歩的とはいえ
こうしたエクセル流の「表作り」の一歩目みたいな話を取り上げたいと
思っています

　「表作りの一歩」エクセル版

エクセルの小技：グラフを瞬間に作成

エクセルの特徴の一つに、「グラフ」機能がありますが
これまで、サークルで取り上げた事がありません
それは、単にボクがあんまり使わないでいるのと、あんまりわかってない
って言うだけで、使う使わないにかかわらず便利な機能に違いありません

ここでは、七面倒くさいグラフ作りの手順や設定なしに
瞬間で「グラフのシート」が出来上がる小技を紹介します

下のような集計の表があったとします。

これを項目欄ごと、ドラッグして「範囲指定」したら
あとは、キーボードの上の方にある「F11」のボタンを押します。

あっという間に上の図のような「Graph1」というグラフ専用のシートが出来ますよ

年号を「昭和」とか和暦で入力：エクセルの年月日

年号や日付を入力するときに、何となくパソコンの事やから
西暦で「2009/3/21」と入力せなあかんと思いがちなんでしょう
事実エクセル2003などで、セルに単に日付だけを「3/21」と入力すると、
今現在の「2009/3/21」が勝手に設定されています。

ある人から、「生年月日入れたいんやけど「昭和」やったら
1925を昭和の年号分に足し算したらええんやね・・・大正、明治、平成と
自動的に判断させるのにはどんな式がええんやろ・・・」
というようなご質問いただきました。

なかなかアイデアがあって意欲的な問いかけに感心しましたが
実は、「数式」や「判別式」を作るまでもなく、和暦でも
入力できます・・・っていうか入力の方法さえ知っていれば
エクセルの方が判断してくれます

まず、日付を入力するセル範囲を確定して
「書式」→「セル」→「表示形式」→「日付」まで選択して表示の形式を
和暦の表示に設定しておきましょう

あとは、入力の方法ですが、まずキーボードを「半角・英数」モードにしておきます
和暦の年号で入力する場合は下の図のように
年号の頭に　明治の場合「m」・・・大正は「t」・・・昭和の場合「s」そして平成は「h」
それぞれの頭文字をつけて入力するだけです
※この場合年号を表すアルファベットは大文字でも小文字でもかまいません

まさか慶応やとか天正生まれの人が生きていてこれをご覧になっておられるとは
考えもつきませんが・・・残念ながらそのあたりの年号には対応出来ません
なぜならパソコンの年月日がエクセルで判断してくれるのは
1900年1月1日を「1」として始まっているからなのです。
ということは、慶応とか元禄どころではなく
和暦で入力出来るのは、「明治33年1月1日」以降ということになります

ちょっとした試しに、確認してみてください

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見た目にこだわる：REPT(リピート）関数の応用

エクセルの表を使って、何かの集計をするときに
ときには、数値ばっかりの味気なさとあるいは、わかりにくさを
感じるときだってあります。
視覚に訴えるっていうか、見た目でどれが多いのか少ないのかって
一目瞭然に判断できる「表」も作りたいと思うのなら
エクセルのグラフ機能を利用するという手もあります。
が、それもちょっとたいそうな気がして・・・というようなときに
REPT（リピート）というある特定の「文字列」を指定した分だけ繰り返す（リピートする）
という機能の関数を使って
見た目をわかりやすくした例が、上の図になります

上部左側は、日々の日計の表で、右側にSUMIF（サムイフ）などの
関数なんかを使って、個別の集計をした表があります
この集計をもっとわかりやすいようにと「★」印を使って
集計された個数だけ表示した表が下側の表です

具体的に説明すると、こうした表示をしたいセル（この場合B13というセル）を
クリックし、「＝REPT（」とまで入力して
関数を用います、次に表示したい文字列★をダブルコーテーション（”）で囲んで
カンマで区切り、繰り返す数（この場合F2というセルにある数値に当たります）を
入力して式全体を（）で囲っておいてOKということになります

図の数式バーにあるように
B13の数式は「＝REPT（"★",F2)」となるのです。
こうしておくとF2のセルに集計された分の★印が、B13のセルに繰り返し
表示されます

 

エクセル：違うシートの値を自動的に「持ってきたい」とき

この記事のタイトルを、ちょっとみるだけでは「なんのこっちゃ？」ってなりそうですが
同じシート内の別の表からセルの値を持ってくることは出来ても
別のシートから自動的にどっかのセルの値を持ってくる方法は？という質問だったように思います
「持ってくる」という表現が、当を得ているかはちょっとひっかかるもんがありますが
別のシートのセルの値を参照するまたは、コピーするという意味です。

たとえば、同じシート内ならD1というセルにA1のセルの値を「持ってくる」には
D1のセルをクリックしたあとで「＝（イコール）」を押して
「＝A1」とするとD1には、A1と同じ値がコピーされます。
これでもれっきとした数式なワケで、実際の作業では、
数式の全部をいちいち入れなくても、D1のところで、「＝」と入れておき
あとは、目的のA1のセルをクリックするだけでD1の数式が「＝A1」となります。

このことを別のシートに応用すると、違ったシート間でデータがやりとり出来る上
異なったシートで、計算や集計に変更があった場合
自動的にその内容が反映されるので、面倒な修正を一つずつ
抜け落ちのないよう注意しながらする必要がありません
こういうところが、エクセルを使う利点でもあるわけです

上の図はあるシートの一部を表し、もう少し詳しく言うと
Sheet2のB5というセルを示して、赤く囲んだ上の方には
B5というセルに設定された数式が「数式バー」に表示されています

よく見ると「＝Sheet1！D3」となっています
Sheet1のあとに「エクスクラメーションマーク」口に出したら
舌噛みそうで、いっぺんにはとても覚えられへんような名前ですが、
一般によくゆう「ビックリマーク」がついています
この数式の意味は、「このセルには、シート1のD3の値を参照する」
といった意味になります。
エクセルではビックリマークは、「参照」する対象を特定するときによく使われるんで
数式をみるときに、注意してみてください
この数式こそ、冒頭の別のシートに値を持ってくる方法なんです。

この入力方法は、実はものすごくかんたんで、さっき同じシート内での
設定の仕方とほとんど同じです。
まず、設定したいセルをクリックして
「＝」を入力し、そのまま対象になるシートを下のシートタブを押して
シートの画面を切り替え、目的のセルをクリックするだけで
ちゃんと上に述べたような数式を自動的に設定してくれます
意外に簡単なもんですので、是非多用してください

で、もう少し背伸びすると、もうちょっと見た目がわかりやすくなるかもしれません
それは、「シート名」の変更です。シートタブのところで右クリックすると
「名前の変更」というのがありますので、これを選択すると
シートにわかりやすい名前がつけられます。味気ない名前の「Sheet1」とか
いうのをほっとかずに、開かなくても内容がわかる名前に変えておきます

たとえば、収支計算をする場合に収入の部だけを計算するシートで、
支出の部はまた違うシートで計算するという仕組みを作っておき
それぞれの集計を収支計算というまた別のシート上で改めて計算するというのなら
まず各々のシート名を内容に応じて、変更しといた上で
さっきの段取りで、集計したいシート上に別々のシートのセル位置を
参照するように設定します
それが、下のような数式になって反映されます

D5のセルには「＝収入の部！A10」という風に
「収入の部」という名のシートのA10の内容をコピーする」
というように変更したシート名で表示してくれます。
こうすると、参照してる内容が余計わかりやすくなると・・・思います

表の見栄え：書式→「ユーザ定義」

こないなったらやけくそ気味で、またまたエクセルづくし
・・・ゲップが出そうなくらいですけど・・・ちょっと我慢してもうて・・・

今回は表作りの仕上げみたいな部分ですけど、表の中の「数値」を
ただ、数字のままでは、何とも味気ないんで末尾やらあるいは頭のところに
単位っていうか「○個」とか「○人」、「○円」と表示して、わかりやすいものに
設定できる方法の書き込むことにします。
まず、下のような「表」をみてください

よくある表ですが、お気づきになりましたか？左右の表のいったいどこが違っているのでしょう・・・
左の青い表では、表の中身が左寄りで、右側の黄色の表では、右に偏っていますね
・・・実はここんところが非常に重要な意味を持っています
エクセルでは、特に配置の設定を変えなければ、普段「セル」にデータを入力すると
「文字列」は、左寄せ、「数値」は右寄せに配置が設定されています。
・・・そうなんです、一見同じように見えて、この2つの表には大きな違いがあります
青色の表のセルの中身は、実は「1000円」と「円」まで入力した「文字列」であって
右側の黄色い表のセルの値は「1000」という数値だけをデータ入力したものナンです
それが証拠に、下の合計欄では、右側の黄色の表だけが「Σ（SUM）」を使って集計した
答えが表示され、左の側は、セルに入ってるデータはどれもこれもが
「文字列」ですので当然集計ができるわけがなく
「0」と表示されています

では、なぜ？右側の黄色の表はたとえば、「1000」とだけ数値を入れたのに
表では、「1000円」と「円」まで表示されているのでしょうか
それは、セルの書式を設定することによって、「表示」に工夫が出来るからです

エクセルのメニューの「書式」→「セル」とたどると
下のような「セルの書式設定」というダイヤログが出現します。
このうちのまさに「表示形式」というタブにその工夫ができる機能があります。
通常の「￥」や「時分」「月日」など頻繁に使われる表示は、
それぞれ特に区分けが出来ていることはすこし、なれた方ならご存じやと思いますが
特別に独自の表示をしたいとお思いの方は、左の分類欄の最下段の「ユーザ定義」
というのを選択してください。ユーザっていうのは「使用者」ですから
使用者のやりたいような表示を設定をするという意味になります

「ユーザ定義」を選んだら、例題として「1000」という数字を「1000円」と表示すると仮定します。
この時整数（少数以下がない数値）を入力することが
決まっている場合は、種類という欄の横線を引いてる空欄に
まず整数やでという意味で、数値の形態をイメージして「0」と指定します
（※もしも少数2位までなら「0．00」とすればいいのです）
その後ろ側にダブルコーテーション「"]でかこって表示したい文字の「円」を
「"円"」という風に入力して「OK」を押して設定が完了です。
そうすると、入力したのは「1000」という数字でありながら、見かけは「1000円」と表示されます。
さらに工夫を加えて、たとえば桁区切りも表示したいのなら今度は単純に「0」ではなく
「＃」を使って、5桁の数字なら「0」とした部分を「##,###」と区切りたい場所を
「,（カンマ）」で表示したいように区切ります
さらにそれに色をつけたい場合は、今度は[赤]のように
指定する色を"["と"]"で、色を指定し、書式の頭につけると表示色まで
指定することが出来るんですよ

「ユーザ定義」の書式設定の仕方の実際の例が下図のような表示になります

(1)の場合が何も手を加えないままで、(2)では、「表示設定」の中の「その他」→「漢数字」を使い
(3)の場合、さっき述べた末尾を「円」にする方法で
(4)がセルの値を赤く表示するために(3)の書式の頭に[赤]　という文字を追加しています
(5)では、さらに桁区切りを加え、(6)では悪のりして頭に「一金」、末尾には「円也」と表させるように
設定に手を加えてあります
左と右の表の数値の表示に違いがあっても
合計はちゃんと計算がされて、同じ値になるんです。

こうして記事にするとわかりにくいんですが
試行錯誤して「数値」の見かけをわかりやすくすることにチャレンジしてみてください
表作りの階段を少し上った気がしてきますよ

エクセルの図形の調整

エクセルづくしで申し訳ないけど、絵や図形を使ってわかりやすい
説明文をこしらえるには、ちょっとした機能を知っておかないと
あとの調整やら、細かな修正にイライラしてしまいます。
「オートシェイプ」という機能が、エクセルでの「お絵かき」には欠かせません

ツールバー→「図」とか「図形描画」というのにチェックが入ってたら
下図のようにどこにでも、適当な図形や線が描けます。
図と図を結ぶコネクタまで用意されています。
使わない手はないんですが、修正や編集が出来ないとかえって
時間をとられてしまいます

そこで、ちょっとした修正がきくのが、「図形描画」のツールバーの
左端にある「図形の調整」というボタンです
気まぐれに下の図のように、オートシェイプから適当に図形を配置してみました

そこで、描いた図形を「Ctrl」キーをおしながら、片っ端から選択し
おもむろに、さっき述べた「図形描画」ツールバーの
左下左端の「図形の調整」ボタンを押しますと、下図のようなメニューが
現れてきます。こんだけの調整が出来るわけで
試しに、「配置/整列」というのを選択してみます
この中にもたくさんのメニューが用意されていますので、ここでは
テストに「左揃え」って言うのをおしてみます

すると、

こんな風に図形は整列し直すことが、出来るんです
何かと使い慣れんうちは、苦労が絶えませんけども、苦労したり
困ったときには、そのままにせんとちょっと探検してみると
きっと「ナンとかなる」ヒントが見つかるもんです・・・エクセルに限らず
それは、たぶん何事も・・・・

冒険心っていうのも未来を切り開く手がかりの一つですね
何でも「前向きに」とりあえずやってみましょう

で、それはそれとしてもう一つだけ付け加えておきましょう
書き込んだ図形の後始末です・・・・描いたはええけど
消すとなると、一つ一つ「削除」するんはいかにも「面倒」がくっさい話です
こういう場合の便利な方法が
メニューの「編集」→「ジャンプ」と進むとジャンプのダイヤログが現れますので
その中の一番下の「セル選択」っていうボタンを押します
出てくるのが

こんなダイヤログですので、図のように「オブジェクト」っていうのを
チェックして、「OK」をおすと全部が選択されます
（※さっき「Ctrl」キーおしながら図形を選択するっていいましたけど
　実はこっちのやり方の方が手っ取り早いと思います・・・）
全部選択できたら、「DELETE」キーおして、削除出来ます

エクセルを随分推奨していますが、
結構こうした図形を描くのもワードなんかよりずっと手軽で多機能やと
ボクは感じています

COUNTIF関数：「○やら×」まで集計

集計とかゆうと、エクセルが得意の分野ですが
関数の「COUNTIF」（カウントイフ）というのを使うと、○とか×の集計までしてくれます。
下の図のように、どっかの参加者名簿があって、
A列に参加者の名前、右隣のB列には下準備として「入力規則」で○か×か△かの
ドロップダウンリストをあらかじめ仕込んどいて、出席の場合○
欠席は×、保留の場合は△と決めておいて、出欠を記入しておきます

右上に別表で集計をとることにしましょう
D列が項目欄で、E列にその記号、F列が人数の小計とします
関数を使うのは、F列のF2からF4のセルに当たります

COUNTIFという関数は、どこからどこまでの「範囲」を指定し、
何を「検索条件」集計するかという関数ですので
式は「＝COUNTIF（範囲,検索条件）」と設定すればいいのです。

この例題で言えば、F2の出席者数の集計欄には
＝COUNTIF（B2：B18（○×の入った範囲）,E2（○か×か△かの記号））
ということになります。
実際には、F2のセルをクリックし「＝」をおして、「COUNTIF（」まで入れたら
B2からB18の範囲をドラッグし、ついでに絶対参照するために
キーボードの上の方のボタンのF4をおしておき、「，」のあとに
検索する条件に当たる「E2」のセルを指定します

＝COUNTIF（＄B＄2：＄B＄18，E2）

F2に以上の数式が入ったら、あとはF3やF4のセルにドラッグしてコピーしてできあがりです。

検索条件の入力の際にはこんな風にセルに記号を入れて指定する場合と
あらためてセルに記号を入れる欄をこしらえずに、式の中で
ダブルコーテーション「""」で囲って指定も出来ます

＝COUNTIF（＄B＄2：＄B＄18，"○"）という風にデス。

使い慣れてくると、意外に使い途の多い関数の一つで、便利なもんですよ

それと、集計の人数欄にちょっとした工夫を加えています
出てきた答えの末尾に「何名」の「名」が自動的に振られる仕組みです
これは、書式→セル→「表示形式」とすすみ
左の欄の「分類」の一番下の「ユーザ定義」を選択し、右側の
「種類」とある欄の一番上の入力欄で「0”名”」と指示しているからです
「0（ゼロ）」の末尾にダブルコーテーションで、「名」という数え方を指定しています。
こうしておくと数字の表示に「名」が表示されます。あくまでも見かけの表示で
データそのものは、文字列ではないので
下の合計欄に集計も出来ます。・・・もちろん「文字列」にしてしまうと合計は出来ません

「タイトル行」：シートの表題をどのページにも印刷

なんやゆうたら「エクセル」のネタで、少々食傷気味かもわかりませんが
ちょっと、問い合わせがあったもんですから
「タイトル行」の設定について、述べておきたいと思います

実のところ、おたずねになってる内容とひょっとしたら違っているかも
わかりませんが、図で示して説明しておきます。参考になればいいんですけど・・・

エクセルにはじめから、ページの枠を考えないでいいとも言った覚えがあります
それは、印刷する用紙をイメージして作らなくてもあとでナンとかなりますよという意味ですが
下の図のように、タイトルの部分は、はじめに作っておいて
ページなんて考えんと、縦長の表を作ることはよくあります

さらに、こうした縦長になが～くなってしまった表には、
入力欄が下に行くほど項目が見えんようになって、どこに何を入れるんやったかいな
と、スクロールして後戻りしてみる面倒くささが生じます。
そこで入力するのに便利なように図の場合は4行目にメニューの
「ウインドウ」→「ウインドウ枠の固定」などという設定をして、
項目のタイトル部分が操作画面から消えないで
入力するセルだけを、上下にスクロールしてデータを入れやすくする工夫をします

おたずねの件は、こうした工夫のように
印刷するときも、タイトル枠を固定して、どのページにもタイトルが印刷できないか
というような話ではなかったと思います

その設定は、メニューの「ファイル」→「ページ設定」のダイヤログの中にあります
「ページ設定」のダイヤログが現れたら、下図のように4つあるタブの右端の「シート」というタブを選択します

一番上の欄は、「印刷範囲」を表していますが
2番目の欄が、その答えになる「印刷タイトル」という欄で
この場合「行」がタイトルの対象になるのですから、図中で赤く囲んだ「行のタイトル」という
空白部をクリックしてシート上の「表」に戻って、タイトル部分になる
1行目から3行目をドラッグして、図のように「$1:$3」と指定してやります
その意味は、タイトル行に当たる部分が固定されたことになり
・・・・もうお忘れかも知れませんが、1行目から3行目が「絶対参照」になっているわけです

さて、これで思たような印刷が出来るのかについては
「印刷プレビュー」で確認してみてください

以上答えになってたらいいんですけど・・・・

収支計算のコツ？：エクセルの心得

ボクが会計に明るいわけでもナンでもないし、どっちかゆうと
苦手な分野にかかわらず、決算書の作成時期を迎えたこの時期
あちこちの役を引き受けたはる方々からの問い合わせをうけます。

集計することは、エクセルの得意技ですし、一つ一つ計算機たたいて集計することが
決して悪いことやないけれど、一つ数字が間違っていると
全部の修正をせなあかんことになってしまいがちで
ちょっとしたエクセルの心得があると、簡単に作れる気がします

一般に区やらナンやらの「役」をお引き受けになった場合の
「収支計算」は、損益計算などの小難しい手続きはありませんし
おおざっぱに言えば、収入の部がなんぼで支出がなんぼで差し引きがこうやったという報告がなされます
細かな日々の入出金は「出納簿」にお金の出入りを記録しますが、
それをもエクセルで管理しておくと、そのデータを元に「項目」を指定さえすれば
「SUMIF」という関数の使用で、項目別の集計をすることが出来ます
もちろん、おおもとのデータである出納簿に変更が加わったとしても
自動的に「再計算」することが出来るので、一体的に処理ができて便利な機能だといえます。
この話は、「家計簿」のところで引用させていただいたので
ご存じの方もおられると思うし、すっかり記憶から消えてる人もおらはるとは思います

これを有効に活用しようと思えば、いくつかの下ごしらえとゆうか
事前に頭に入れておかないとイケないことがあります。
それは、出納簿そのものに「費目」とかゆう・・・最終的に集計の対象になる
欄を作っておくという心がけです。日々の出入りを入力する際に
摘要欄に「食費：昼食代」と一つの文字列として、入力するやり方は
確かに印刷してみると大差のないように思えますが、一つ一つのセルにある
データという考えにたつときには、全部を言葉として入れるやり方では
あとで「判別」とこうした項目別の集計には、やっかいな手間がかかります。

次に、それならそれで費目を入力する際に、いちいちキーボードたたいて
入力するというのも、避けたいところです。たとえば「食費」と入力したのと
間に「スペース」入れて「食＿費」とするのでは、
エクセルに限らずパソコンの内部では、全く違うものと扱われてしまいます
こうした入力ミスを避ける上でも、上の図のように、欄外に項目リストを作っておいた上で
「入力規則」→「リスト」で各費目欄に・・・・出納簿だけではなく
集計欄にも共通の「ドロップダウンリスト」を設定しておき、キーボードではなく
リストから選択する仕掛けを用意しておくのが間違いを起こしにくくする心得です

これだけの下ごしらえが、出来たら、あとは
集計欄には、「＝SUMIF（」という関数で出納簿のデータから集計をする
「数式」を組み込みます

SUMIFについては、ここで再び説明を加えると
結構な労力が加わりますんで、そこんとこは以前の記事を参照いただくと
いうことで、お願いします。・・・・ちょっと横着やけどもね・・・・

以上がサークル以外の方々からの問い合わせにも
ついでに答えておくという内容です。

2月ももうじき終わります
3月になれば、ご苦労はんやけども各方面の役員各位様
決算よろしくお願いしますね

　　家計簿への近道：SUMIF・・・・

　　続き

　　これでもか・・・・

エクセルの「声」：読み上げ機能

えぇ～またエクセル・・・って声が聞こえんでもありませんが
まさにそれで、実はエクセル自身が「声」を出して、データを読んでくれる
っていう手品みたいな・・・お話しです。・・・実はこれも手品でもなく
「タネも仕掛けもチョボット・・・アル」話で、なかなかおもろいんでいっぺん試す
値打ちもあると思います。
たとえば下図のような表にぎょうさんのデータを
入れる羽目になったとして

これをちゃんと入れたかをチェックするのに、印刷して読み合わせしたりしてると
人出と時間がかかって、何よりくたびれがおそってきます。
そこで、エクセルを開いて、「表示」→「ツールバー」とすすみ
その中から「読み上げ」という項目をチェックしておきます。

すると画面のどこかに

こんなような「ツールバー」が現れます。これが「読み上げツールバー」で
なんと、エクセルのシート上のデータを片っ端から読み上げてくれるという代物なんです
それでは実際に試してみましょう

まず、パソコンの音声が「ON」になっているかを確認します
次に、読み上げて欲しいデータの入ってるセルの「範囲」をドラッグして指定しておきます
次にデータを読み上げる方向が指示できます
セルを縦に読み上げて欲しいなら、下の○で囲んだボタンを

横並びに読んで欲しいときは横並びボタンを押します

読みようが指定出来たら、

上の図にある左端の読み上げボタンをおすと、次々と読んでくれます
なかなかのもんでしょう・・・

実は、この音声も調整が可能です。もっと、早よう読んで欲しいとか
男より女の人に読み上げて欲しいというようなわがままも多少聞いてくれます
それには、エクセルの方で行うのでなく
Windowsの方のおおもとで変更しないとイケません

パソコンの「スタート」→「コントロールパネル」→「音声認識」と進んで
「音声合成」のタブを開きます

上の段で音声を選択します。「LH　Kenji]さんは男前で「LH　Naoko]さんは
たぶん美人に違いありません・・・もう一人の「Microsoft　Sum」さんは
日本語が苦手なので、気をつけてください

下の欄で、読むスピードを調整できます

なかなかカシコイって思える機能ですよ

エクセルの使い途

この間のサークルは、正直「エクセル」の押し売りみたいな事になってしまいました。
そらまぁ、便利な機能はぎょうさんあるにしても
いっぺんにあれもこれも、広げられてもそれをどう使っていくか
どういう風にこなすかが、実際は大事なわけでして
文書作るのに、とりあえずキーボードたたいて、プリントアウトして
「でけた」で終わる話やないので、
「エクセルを使う」っていうことは
気長にぼちぼち使い慣れて、そのうちにこんなこと、あんなことも
出来んひんやろか自分なりのアイデアで使うのが「エクセル」の使い途です

なかなか、「データ」として・・・っていう理屈は簡単に飲み込めません

けれども、ここんとこを説明し切れていませんでしたが、
方眼上にセルを設定してレイアウトをしやすくするためで、
「テキストボックス」というものを使えば、セルなどというマス目や
枠にとらわれず、文章を文章としてだけ扱えるわけですから、ワードで出来る
ことは、エクセルでも「会報」を作ったように、むしろレイアウトも自由に
出来ます。ですから文書はワードと決めつけない方が広がりがもてます

データっていうのは、そのときだけ使うという話ではありません
いくらでも使い回しがきいて、再計算や引用のきく大切なものですから
これを上手にやりこなすと、課題の家計簿もいっそ、便利な道具にもなるはずです

エクセルの持つ機能は、高度なものを含めてたくさんすぎるほどにあります
どうか、嫌いにならずにぼちぼちつきあって
使い途を一つ一つ増やしていく感覚で、使い慣れてください

エクセル：日付も「データ」

少しだけエクセルの「例題」を使って、ちょっとした手品みたいなことをしてみましょう
ただし、この手品、「タネもシカケも・・チョボット・・・アルヨ」・・

というのも、日付をただの文字列としてでなく、日付も「データ」として扱うと
こんなことも出来るという話です。
今度のサークルで課題にしたいと思ってる「小りん」ちゃん作の
表を勝手に使って、ちょっと遊んでみます・・・
まずはじめに「月日」欄に写真のように
テキトーに、日付順に並んでいない、あちこちになった日付をわざと入力してみます
・・・この時「半角英数」モードにしておき
日付を入力する際はたとえば「2月1日」であれば「2/1」と月を「/（スラッシュ）」で区切って入力しましょう。

一通り入力出来たら、今度は下図のように「並び替え」たい範囲を
項目欄ごとドラッグして範囲指定してやります。

次に、エクセルのメニューの「データ」→「並び替え」を選択しクリックします。
すると

というような並び替えのダイヤログが現れますので、一番上の「最優先されるキー」
というところを注目し、「月日」となってたら、右側の「昇順」っていうのを
選択しておき、「OK」をおします
なななんと、（それほど驚かんでもええけども・・・）

苦もなく、自動的に日付の若い順にデータが「並び替え」られます。
このように、日付もこうした機能を活用できる「データ」として入力しておくと
エクセルの使い道に広がりが出て
この機能がわかってたら、データを入力するときに、
あらかじめこっちの方で、若い日付順に入力するデータをいちいち選別しておかなくても
手当たり次第に入力をしたとしても
あとで、データを並び替えることが出来るのです。
「あっこれ忘れてた」と入力漏れをあわてずに、追加しておき
いつでも、あとから簡単に「並び替え」は可能です。

面倒くさいようですけど、エクセルでは、文書のように
同じ内容を「〃」ってせずに、同じデータであるならば
一つ前のデータの「値」をコピーすることを心がけてください。
残念ながら、エクセルの表中の「〃」という文字列に「同じ値」という意味はありません。

エクセル：「セル」の縦書き

ご無理申し上げて、すでに何人かの「エクセル」での投票をいただいております。
おおきに・・・・
で、気づいた事なんですが
別に悪いことも何ともないんやけど、セルに入力する文字の「縦書き」に
苦労したはる人が、見受けられました。
・・・・セルに縦書きのテキストボックスを使わはった人
　　　・・・・一つのセルに一文字ずつ入れて、見かけを見事に縦書きにして
　　　　　　　　見せておられる努力とアイデアには、敬意を払いますけど
いずれの場合も、
問題になるのは、セルに入力した文字列が「データ」として扱えないという点です。

そこで、下図のように行の高さを縦に引き延ばしたセルや
いくつかのセルを縦長に結合したセルに、入力したデータを縦書きに
表示する方法ですが・・・・

とりあえず、図のように入力し横方向に表示されてても、
まだ入力していない空白のセルでも、どっちでもええんですが
該当するセルを選択し、次にエクセルのメニューで「書式」→「セル」と進みます
すると、下のようなダイヤログが現れますので、その中の「配置」というタブを
選択します。

図を見ていただくと、１とした「方向」と欄で、それこそ「文字列」という文字の表示が縦書きになっている
左側の方の欄をクリックして黒く反転させて文字の向きを「設定」します。
あとは、2の「縦配置」のところで入力したデータを
上詰めやら、下詰めあるいはインデントの字下げとか
均等割り付けなどの文字の配置を設定します

こうすると、セルの縦書き表示が出来ます

現在それぞれのシートをもとに集計中ですので、
こうしていただいてる方のセルからは
その中身を「データ」として簡単に取り出せ集計には大変便利です。

セルの書式：「配置」・・・ヒント(2)

さて、「投票」の依頼は、意外にっていうか・・・思てた通りというか
ボクの「イケズ」が、正月明けのみんなを悩ましているような・・・ないような

セルの枠はやっさもっさしてナンとか出来上がったとして、
セルの中の入力した文字の「書式」にとまどっておられる方も
おられるようで、こういうのんが「エクセル」がやっかいなもんに
思われる理由なんやろなってちょっと感じました。

セルの中の文字や値をキレイに見せたり、並びを整わせるには
メニューの「書式」→「セル」と進みます。
現れた「セルの書式設定」というダイヤログの「配置」というタブを選択します

ここには、書式の要素がぎっしり詰まってます。
「文字の配置」・・・入力した文字や値を右・左詰やら均等に割り付けるなどの
設定ができます。「横位置」や「縦位置」をわけて設定できます
さらに、配置欄に「インデント（字下げ）」の量も設定できるのでいろいろ試して見ましょう

「文字の制御」・・・っていう欄では、セルの範囲をはみ出るほどの
文字を入力した際の処理が選べます。折り返して全体を表示するか
縮小表示するかを選びます。・・・どれかにチェックしていないと
はみ出した文字の一部がセルから隠れてしまいますよ

「文字の方向」・・・「縦書き」や「斜め」っていうのも右側の方向で文字の向きも
設定できます。

面倒くさいけど「表」の仕上げに、こうしたマメなオシゴトをしておくと
見栄えがよぉなり・・まんにゃわぁ・・・