エクセルの機能っていうんか、使い方のいろいろは、どっかで書いたことあるんやけど
昨夜改めて「連続するデータ」について尋ねられたもんやさかい
少しだけ、書き込んどきます。
入力した「セル」をコピーするには、セルの右下にマウスを置いてやると
黒い十字が現れます。これを「フィルハンドル」といって、コピーの準備が
できたことを示しています。
あとは、この十字をコピーしたい行または列に「ドラッグ」してやると
いとも簡単にコピーができます。
せやけどもやね・・・コピーしたものの
下図のような「例」に出くわして、たまに「面倒くささ」を感じたりしません・・・・か?
A列は「A1」に「1月」って入れて、フィルハンドルを下に引っ張ると、うまいこと自動的に
順番にコピーしてくれます。が、B列はちょっと違います。
「B1」に「1」という数字を入力して、同じ手順で「フィルハンドル」をドラッグしても
B列のように、「1」ばっかりが並んで、思たように「1,2,3,4・・・」とはいきません
これこそが、エクセルに備わった「オートフィル機能」の基本です。
セルの値から「規則」を予測して、連続したデータを作り出してくれるんですが、
「3月、4月・・・」とか「その1,その2・・・」というようなもんは、容易に推測できますが
「1」とか「100」などという数値は、次の値の「増分」(増えていく量)がわかりません
そのために、B列のように元のセルの値をそのままにしてコピーするようにし向けてあります。
では、連続データにしようと思たらどうするんかとゆうと、いくつかの方法がありますが
まず、「オートフィルオプション」っていうのを紹介します。
意外に多くの人が、「フィルハンドル」からのコピーを多用していながら
「オートフィルオプション」ボタンに気づいていないというか、見逃して使っていない人が
多い気がします。セルのフィルボタンをコピー先までドラッグすると、ドラッグした先のセル右側に
ちょこっと現れる下の図にある四角形のボタンです。
ドラッグし終えたら、そのボタンを押します。
すると「セルのコピー、連続データ・・・・」とゆうような
選択肢が表示されるんで、その中の「連続データ」を選ぶと数値が「1」ずつ増えてセルの中身が
セルに応じて「1,2,3,4・・・」と変わります。
これは、左での通常のドラッグですが、機能の拡張はなんとゆうても
「右ドラッグ」です。
今度はこのフィルハンドルを「右ドラッグ」してみると
オートフィルオプションのボタンは現れないんですが、自動的に
「オートフィルオプション」と同じようなコンテキストメニューが現れます。
ところが、この中に「連続データ(S)」と下の方に同じような「連続データ(E)」が
表示されています。
上の「連続データ(S) 」は機能的にさっきのと同じですが
下にある「連続データ(E)」をクリックすると
こんなような連続データオプションが出てきます。
なんとこの機能は、ドラッグした部分で「なんぼほど、どんな風に、どんだけずつ
なんぼまで」増やしたり、減らしたりするかという設定ができる
さらに「かしこい」機能が現れます。
オートフィルオプションは、こんな具合に便利です。
時には不便やら余計なお節介に思えるかもしれませんが、
その「クセ」さえ知ってしまえば大変便利な機能に違いはありません。
何回か使って、操作を覚えておくと役に立ちます。覚えておいて損は「ないと思います!」
・・・・とゆうような、やや小難しいけど「カシコイ機能」を使う手もあれば
エクセルの機能の「クセ」を知って、もうちょっとかんたんにできる方法もあります
「1」と入れたセルの下または横のセルに、たとえば「2」と入れて
2つだけの「連続データ」をあらかじめ作っておき
この2つのセルをまとめて範囲指定し、フィルハンドルでドラッグすると
同じことができるのです。これは、2つのセルを比較して、エクセルが
なんぼずつ増やしたらええんかを「学習」してくれるからです。
たとえば奇数ばっかり表したいとか、工夫したいときに重宝します。
このやり方をわかってさえいれば、次のような「数が減っていく」という「連続データ」もいとも簡単にこなせます。
下の図を参照ください
B列に「平成20年」といれ、その下のセルに「平成19年」と入力し
この2つのセルをいっぺんに範囲指定して、そのフィルハンドルを下にドラッグします
「平成20年、平成19年、平成18年・・・」1年ずつ減っていく「連続データ」が
完成したと思います。・・・一つずつ「減らすんや」とエクセルが学習してくれるんですわ。
こうしたちょっとした機能を一つずつ自分のもんにしていくと
「エクセル」が「カシコイ」って思うようになり、「エクセルって便利やなぁ」
ってことになるはずなんで、秋の夜長に
パソコンの前に座っている時間があったら、繰り返し使って
自分のもんにしてみてください