文書は「ワード」、計算書や表は「エクセル」というような
どっかの「受け売り」みたいな固定観念は、使い勝手からゆうと
この際捨てた方が「ええとおもいます！」
多くの文書が文字だけやのうて、図や表入りで表現されることが多いし
そういうことを要求されがちです。
となると、あのやっかいなワードの「罫線機能」がいかにも面倒くそうて
二の足踏んでしまいます。それにはじめに「ページ設定」しておいて、その枠の中に
収めようとせんならんし、「用紙内」で物事を考えやなあかんところに窮屈さがあります。
何より、自称「Excel派」の僕が特にエクセルでの文書作りを
お薦めしたい理由は、できあがったファイルの「保存」という点です。
ワードやと作った文書がそれぞれ独立したファイルとなるんで、バラバラに
散らばり、よっぽどわかりやすい整理をせんことには後で参照したり探し出すのに一苦労します。
が、Excelやと一つ一つの文書にあたるシートが一つの「ブック」に収まる上
いろんな種類のシートをひとまとめにして、さながら本やノートにして「ブック」として保存ができ
こうすることによって、後々の整理に一つの仕事の流れごと保存ができて非常に便利です。
文書もExcelで、っていうのは簡単やけど・・・
「ちゅうこ」さんのご質問に、「印刷時にすべての文字がプリントされへんときがある」という
問題を指摘いただきました。
確かにこういった問題は起こりがちですが、Excelの機能をもう少し説明すると
解決できることが「あると思います！」
はじめに、文書作りをExcelで始めようとするときに、どうしても気になるのが
「セル」っていうやつで、計算書や表を作るときには便利なんですが
文章となると話は別で、文字が収まりきれない、表示されへんという「困った」ことに
出くわします。
文章（テキスト）というような「文字列」が数値と同じように「名前」とか「住所」みたいに
それぞれ一つのデータになるわけでないのなら、Excelでテキストを入れるのは
「テキストボックス」を利用するとセルの枠にとらわれず、自由に配置できます
それでもセルを使おうとするなら、「セルの結合」を使ってある範囲を一つのセルにしてしまいます。
その後で、結合されたセルの「書式設定」をするのがいいと「思います！」
とりわけ「書式設定」の中でも文章（テキスト）の書式では「配置」の設定が決め手になり、
「ちゅうこ」さんの「困った」のような文字が収まってるようで肝心なときに表示されない問題の解決に役立ちます。
結合されたセルの「配置」タブでは、横位置の配置を「両端揃え」という選択をしておくと
自動的に文字数に応じて右端で折り返して、見た目が整うでしょう。
さらに、文章の折り返しを全部機械的にするんやのうて、
時に応じて自分でしたい場合は、折り返したい部分にカーソルを置き
「Alt」キー+「Enter」を押すと思ったところで改行ができるんです。
それともう一つ、「セル幅の自動調整」という機能を使うという手もあります。
下の図はその例ですが、入力した文字の長さがそれぞれに違う「列の幅」は、
列の境界線を「ダブルクリック」すると、その列で一番長い「文字列」が収まる長さに
自動で調節してくれる機能もついてます。
こうしたセル自体の調整のやり方をいくつか覚えて「見た目」を整えましょう。
けども、こんだけでは文書がはみ出てしまう問題は解消できません
・・・よく僕自身がサークルで「もともとExcelはページという概念を持っていない」
と口にすることがありますが、まさにその通りでExcelのシートは
そのまま「ページ」ではありません。むしろExcelでは印刷する範囲は
「シート」の一部と考えるのが正しいでしょう。
ですから、文書や表はまずページ設定してからなどという手順は踏まずに
ええほど作り上げてから、印刷する範囲を「ドラッグ」し、
「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷する範囲の設定」とすすみ
シートのどの部分を印刷するんかを決めます。
その後でおもむろに「ファイル」→「ページ設定」とすすみ
このあたりでようやく印刷する用紙を決めても差し支えありません
で、一枚の用紙に収めたいときの「決め技」が下の図のような
「ファイル」→「ページ設定」→「ページ」というタブの中にあります。
中ほどの「拡大縮小印刷」の「次のページ数にあわせて印刷」
にクリックをし、横「1」×縦「１」とすると自動的に縮小率を求めて
1枚に収めてくれます。（※ただし、えてして縮小されたものは
Excel側でかなり安全側に配慮され思た以上に小さくされがちですので
同じ画面の拡大・縮小の率を手動で調整されるのも「ええかと思います！」
ここまで来たら後は「印刷プレビュー」で仕上がりを確認します。
それでも実は万全ではありません
残念ながらExcelの欠点として、画面上ではちゃんと収まっていながら
印刷したら、フォントが大きすぎたり、セル幅が足りんとかの理由で
文字がこぼれたり、あふれたりします。
もっとゆうと、長い文章では、末尾が切れたりもしまんにゃわぁ。
そうなると、「表示」→「改ページプレビュー」など利用しつつ
行の高さを手動で調整せなあかんことが往々にして起こります。
やれやれ、結構な説明になってしまいました・・・そんなことやったら「ワード」のほうが
ええやん！って声も聞こえますが・・・
一言でゆうたらやっぱり「慣れ」です・・・
「でったい！Excelのほうがぎょうさん便利なことが「あると思います！」
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