「会議」を考える（後編）

今日は「事務所通信６月号」の内容をいち早く公開します。
前回の続編で、「会議」の効率的な開催の仕方や具体的な進め方を少し突っ込んで考えてみたいと思います。

１．会議の「交通整理役」を置きましょう
　意見がまとまらなかったり、堂々巡りの議論になったりというのは会議の中でよくあることですね。そんな時、その場をうまく切り盛りできる人がいれば様々なムダを省くことができます。ちょっとした打ち合わせ程度の会議なら必要ありませんが、ある程度の規模の会議となれば必ず「交通整理役」を決めてから会議をしましょう。「司会」とか「議長」に近い役柄でしょうか。
　例えば、『誰かの意見に対して否定的な発言ばかりする人がいる場合』や『話好きな人がずっと発言してしまう場合』あるいは『参加者各々の主観ばかりが交錯してしまった場合』などにこの「交通整理役」が威力を発揮します。あえて、上記で“「議長」に近い”という言い方をしたのは、議決権があるわけでなくあくまでも調整役という立場の役柄だからです。

２．会議の構成の仕方
　一定時間ぶっ通しではなく、前半と後半というように２部構成にしたほうがよいでしょう。前半は「アイデアや意見を出す時間」、後半は「前半で出たものを絞って結論を出す時間」というような使い方が望ましいと思います。そして、前半と後半の間には必ず短い「休憩時間」を入れましょう。人間の脳というのは、息抜きの時間を作ることによって活性化し、より効率よく働くのです。
　また、議事の進行中は言葉で意見を交し合うだけでなく、ホワイトボードなどに出た意見や議論のつながりを「視覚化」しておくとよいでしょう。
それから、簡単なものでいいので会議の議事録みたいなものを作っておくとよいと思います。後で参考になるだけでなく「言った」「言わない」といった醜い争いがなくなります。

３．困ったときの対処法
①『話が長い人がいる場合』
　どこにでもいらっしゃいますよね。ただ、「話が長いのでそろそろ勘弁を・・」などと言ったら逆効果。
「ちょっと私の理解力が乏しいので、確認させていただきますが、今のお話は○○という解釈でよろしいですか？」などとある程度話を聞いた所で訊ねてみましょう。人間関係を損ねずに議論が進むでしょう。
②『意見がちっともまとまらない場合』
　こういう場合は一番経験が豊富な人やリーダーシップがある人（←権力がある人という意味ではありません）に「どういう結論が望ましいでしょうか？」とダイレクトに訊ねてしまうのがいいでしょう。表面上はまとまっていないように見えても、会議がある程度煮詰まった状況なら各自がある程度の結論を持っているものです。

上記「対処法」を読まれてみて、１．で述べた「交通整理役」の必要性が改めておわかりいただけたのではないでしょうか。限られた時間ですから有効に使いたいものですね。