今回は月に一度の「ためになる話シリーズ」です。
先日、リモートで会議をしました。まさに今どきの方法ですが、双方向での意見交換が上手くいかなかったり、自分が話すタイミングをつかみ損ねたりと課題も明らかになる一方、論点が明確で結論もスムーズに出て、驚くほど早く会議が終了したりと、よい効果も感じられました。（これまで色々な意味でいかにムダが多かったかということですね・・・。）
まあそんな最近の体験も交えて言いますと、まずはその会議の目的を明確にしておき、それを参加予定者全員が共有しておくということが重要かと思います。資料もきちんと事前に用意し、皆が目を通しておき、それぞれがテーマをもって会議に臨むわけです。とりあえず「何となく集まって、何となく会議室に入って、何となく会議をする」というのは避けましょう。
そうして臨む会議の場では、恐らく無駄な話はほとんど出ないでしょうし、意見が出ないまま時間だけが過ぎるというようなことはきっとないでしょう。
そして、内容にもよりますが、一定時間ぶっ通しではなく、前半と後半というように２部構成にしたほうがよいかと思います。前半は「アイデアや意見を出す時間」、後半は「前半で出たものを絞って結論を出す時間」というような使い方が望ましいですね。また、前半と後半の間には必ず短い「休憩時間」を入れましょう。人間の脳というのは、息抜きの時間を作ることによって活性化し、より効率よく働くのです。
議事の進行中（特に前半のアイデアや意見を出す時間）は、単に言葉だけで意見を交し合うのではなく、ホワイトボードなどに出た意見や議論のつながりを「視覚化」しておくとよいでしょう。
よくありがちな「言った」「言わない」といった醜い争いもなくなりますし、常にその場で共有や確認ができて効率的です。また、その際には、どんな意見が出されてもいきなり真っ向から否定せず、とにかく何でも書き留めておきましょう。出た端から否定すると、そのうち意見が出なくなったり、良い提案も埋もれてしまうことに繋がります。
あと、会議の「交通整理役」を置くことをお勧めします。ただ集まって意見や提案を言い合うだけですと、とりとめのない議論になったり、集約が上手くできません。
上記のように、会議の前半は「意見をとにかく出す」ことが重要なのでまだいいですが、後半は絞って結論を出さないといけませんから、交通整理役の存在は大事です。（「議長」や「司会」と名の付く人がその役目をしてもよいかと。）
例えば、もう終盤に差し掛かっているのに『誰かの意見に対して否定的な発言ばかりする人がいる場合』や『話好きな人がずっと発言してしまう場合』、あるいは『参加者各々の主観ばかりが交錯してしまった場合』などにこの「交通整理役」が威力を発揮します。
最後に、「議事録」のお話です。
会議の内容等にもよりますが、後々のことを考えると議事録はあった方が良いと思います。ただ、「議事録を作ることが仕事」になったり、担当者が議事録の作成に気を取られてせっかくの議論の場に集中できなかったりすることのないようにしたいものです。
