今回は「ためになる話シリーズ」です。
せっかくですので、5月1日発行の「事務所通信」の内容をひと足お先に公開します。
どのような会社でもその頻度の差はあれ「会議」は必ず開きますよね。しかし、本当に会社や従業員にとって効果的で実りあるものになっているでしょうか? 今回は「会議」について考えます。
1.「会議」の現状
雑誌『プレジデント』の行なった調査によりますと、「会議の席上必ず否定的意見が出る」「一回の会議において結論が出るに至らなかった」というケースが実に90%以上もの割合を占めているそうです。また、同じ調査で、会議に費やされる時間は全体を平均すると週当たり2~3時間とのこと。
貴重な時間を割いて行なわれる「会議」が上記のような現状では時間や経費のムダになりかねません。(別にこんな計算はしなくてもよいですが、ある従業員さんの給料の時給換算額が¥2,000とした場合、会議にかかる分の金額を計算してみて下さい。会議に参加した人達の人数が10人としたら年間だとスゴイ金額になりますよね。)
2.「会議」とはどういう“場”なのか
つまり、時間とお金をかけるだけの効果がないとまずいわけです。会議とは「現場の声と経営者の(過去の経験を元にした)考え方をすり合わせる場」だと私は思います。さらに言えば「従業員の方々に仕事への充実感を実感してもらう場」だと思います。“自分も経営に参加している”“自分の意見も会社の意思決定に役立っている”ということを実感することができれば仕事が面白くなり、将来に向かってさらなる意欲が出てくるというものです。
ですから、よほど常識を逸脱したものを除き会議で出る意見というのは、公平にじっくりと聴かなくてはなりません。意見を出したり提案をしたりするのは会社を改革したいからであり、それらを真っ向から否定したり返事をしないというのはすなわち会社の改革を放棄しているのと同じであり、またその従業員の人格をも否定することになりかねません。そうなれば、その従業員は以後意見を言わなくなるばかりか「どうせ言ってもムダ」と思い、考えることをしなくなります。これは個人にとっても会社にとっても有益なことではありませんよね。
言い方を変えれば、会議は話し合いの場ではなく「聴き合いの場」ということが言えるかもしれません。
3.「会議」の目的が明確になっているでしょうか
会議の目的をあらかじめ明確にしておくのはある意味あたりまえのことですが、以外と「なんとなく会議室に入ってなんとなく会議をする」ということが多いような気がします。これでは効果が期待できないのは明白ですね。何についての会議なのかは当然ですが、参加者それぞれが何を求められることになるのかを考えて準備することが重要です。主催する側だけでなく、参加する人それぞれが自分の意見や考え方をきちんと持って参加しなければなりませんね。事前に資料を配布しておいたり、アンケートやメールなどであらかじめある程度の意見やアイデアを集約しておくのもいいかもしれません。
次回は「会議」の効率的な開催の仕方や具体的な進め方を少し突っ込んで考えてみたいと思います。
およそ1ヶ月後にアップする予定ですので、どうぞお楽しみに。
※追記・・みなさん、GWはどのように過ごされますか? 私は後半の連休を使って実家に帰省します。そういうわけで、このブログの更新もちょっとお休みです。今度は5月8日ごろにお会いしましょう。それでは、しばらくです。
せっかくですので、5月1日発行の「事務所通信」の内容をひと足お先に公開します。
どのような会社でもその頻度の差はあれ「会議」は必ず開きますよね。しかし、本当に会社や従業員にとって効果的で実りあるものになっているでしょうか? 今回は「会議」について考えます。
1.「会議」の現状
雑誌『プレジデント』の行なった調査によりますと、「会議の席上必ず否定的意見が出る」「一回の会議において結論が出るに至らなかった」というケースが実に90%以上もの割合を占めているそうです。また、同じ調査で、会議に費やされる時間は全体を平均すると週当たり2~3時間とのこと。
貴重な時間を割いて行なわれる「会議」が上記のような現状では時間や経費のムダになりかねません。(別にこんな計算はしなくてもよいですが、ある従業員さんの給料の時給換算額が¥2,000とした場合、会議にかかる分の金額を計算してみて下さい。会議に参加した人達の人数が10人としたら年間だとスゴイ金額になりますよね。)
2.「会議」とはどういう“場”なのか
つまり、時間とお金をかけるだけの効果がないとまずいわけです。会議とは「現場の声と経営者の(過去の経験を元にした)考え方をすり合わせる場」だと私は思います。さらに言えば「従業員の方々に仕事への充実感を実感してもらう場」だと思います。“自分も経営に参加している”“自分の意見も会社の意思決定に役立っている”ということを実感することができれば仕事が面白くなり、将来に向かってさらなる意欲が出てくるというものです。
ですから、よほど常識を逸脱したものを除き会議で出る意見というのは、公平にじっくりと聴かなくてはなりません。意見を出したり提案をしたりするのは会社を改革したいからであり、それらを真っ向から否定したり返事をしないというのはすなわち会社の改革を放棄しているのと同じであり、またその従業員の人格をも否定することになりかねません。そうなれば、その従業員は以後意見を言わなくなるばかりか「どうせ言ってもムダ」と思い、考えることをしなくなります。これは個人にとっても会社にとっても有益なことではありませんよね。
言い方を変えれば、会議は話し合いの場ではなく「聴き合いの場」ということが言えるかもしれません。
3.「会議」の目的が明確になっているでしょうか
会議の目的をあらかじめ明確にしておくのはある意味あたりまえのことですが、以外と「なんとなく会議室に入ってなんとなく会議をする」ということが多いような気がします。これでは効果が期待できないのは明白ですね。何についての会議なのかは当然ですが、参加者それぞれが何を求められることになるのかを考えて準備することが重要です。主催する側だけでなく、参加する人それぞれが自分の意見や考え方をきちんと持って参加しなければなりませんね。事前に資料を配布しておいたり、アンケートやメールなどであらかじめある程度の意見やアイデアを集約しておくのもいいかもしれません。
次回は「会議」の効率的な開催の仕方や具体的な進め方を少し突っ込んで考えてみたいと思います。
およそ1ヶ月後にアップする予定ですので、どうぞお楽しみに。
※追記・・みなさん、GWはどのように過ごされますか? 私は後半の連休を使って実家に帰省します。そういうわけで、このブログの更新もちょっとお休みです。今度は5月8日ごろにお会いしましょう。それでは、しばらくです。