時間を増やす超整理術

先日、T氏の講演会に参加させて頂きました。T氏はネット業界で女性No1と言われており、二児の双子の子育てをしつつ、ビジネスにおいても圧倒的な実績を築いています。
T氏は先日、時間を増やすための仕事術についての書籍を出版しました。その書籍の中で、時間を増やすための14のポイントを掲げています。その14のポイントについて、紹介させて頂きたいと思います。

1.デスクの整理
本当に使う20種類に限定して、デスク周りにある不要なものを整理すること。

2.書類の分類
仕事というもの自体はだいたい、こうした４つに分けることができる。
(1)今日やること
(2)５分でできること
(3)期日があること
(4)期限がないこと
書類もその分類に従って分けること。

3.紙のデータ化
紙をデータ化することにより、情報を処理するスピードが上がって、いつでも活用できるようになる。

4.スケジュールへ落とし込む
どんなことでも先に時間割を決めて入力しておく。ムダなことを徹底してなくすことで、どんどん仕事の効率がアップする。

5.データの分類
よく使うファイルや仕事内容によって、カテゴリー分けする作業を行うこと。

6.クラウドに必要情報をまとめておく
クラウドにデータを保存するだけで、これまでよりずっとスムーズに作業ができ、余計な時間が減ってくる。

7.一目でわかる索引を作る
索引を作り、どこに何があるのか、フォルダを開く前に見通せる環境が出来る。

8.ネタとなるデータを保存する
紙やもの自体はどんどん捨てていき、シンプルな環境にし、ネタとなるデータは、毎日意識的に記録し、ためていくこと。

9.自分の時間を把握する
自分の時間を正確に把握するために、時間を正確に記録すること。記録することで時間効率について意識する習慣が身につき、何にどれだけ時間が費やされているのか、正確な数字がわかる。

10.定型化で時間を生み出す
繰り返しの仕事には定型化したパターンを当てはめるのが有効である。定型化の代表は、書類をテンプレート化することである。

11.隙間時間の活用
隙間時間に確実に雑務を処理していくことで、本来の重要な仕事の時間に雑務のことをすっかり頭から追い出し、安心してたっぷりと時間を取ることができるようになる。

12.習慣化する
人は繰り返すことで習慣化できる。一回読んだだけでは忘れてしまうことも、毎日何回も読めば、自然と覚える。３ヶ月程度やっていれば、だいたいのことは習慣化する。

13.自分をコンテンツ化する
コンテンツ化とは、生活のすべてをコンテンツとして捉え、それらを常に蓄積して、いつでも使えるように、いつでも商品化できるようにすること。

14.お金の整理
身の回りやデータから始まり、最終的には頭の中を整理するという整理術であるが、こうして頭が整理された状態になると、必然的にお金についても整理されてくる。

以上のポイントを拝見して、T氏は本当に頭がシャープな方であると思いました。しかし、私たちでも実践できるような内容だと思いました。私はデスクトップの整理から始めてみました。確かにスッキリした感覚がありました。ToDoリストの作成やネタの収集も行いました。それ以外にもまだ実践できるような項目が多数あるように思いました。

時間を短縮することによって、自由な時間を作ったり、勉強する時間ができたり、経験できる幅が増えるように思います。無意識のうちに時間が過ぎていくことがありますが、ベンジャミンフランクリンが語っている通り、「時は金なり」で、時間は貴重な財産であると思っています。貴重な時間を有効活用できる自分でありたいです。(横)


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