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富田パソコンサークル (Tomita PC Circle)

京都の京丹波町富田の「公民館」をホームに活動するパソコンサークルのブログ。

こんなことも出来る・・・:「条件付き書式」・・・祝儀袋の表書き

2012年04月10日 | エクセル

春にようやくなりました・・・長くて寒い冬を乗り越えて・・・
春になると、桜がつぼみをふくらませて、暖かい陽気と共に一気に花を咲かせます。
考えてみたら、「彼岸花」もなぜか、時期が来るとあぜ道にその鮮やかな花を咲かせます。
四季の移ろいに柄にもなく感傷的になってしまいますけども
一方で、自然というものが、この世に生きるものすべてのDNAに植え付けたプログラムの妙を見る思いがします。

そこで、・・・っていうほどのたいそうな話でもないんですが・・・
「春にさく桜」の話にちょっとだけ似たような・・・似てないような・・・・エクセルの機能の解説です。
ある条件によって、書式(色とか太字とかセルの塗りつぶし)が変えることが出来ます。こうすると、見た目がわかりやすくなります。
性別が「女」とあったら、その人の氏名欄のセルを赤字で表現したり、どっちつかずの場合はセルを「どどめ色」で塗りつぶす・・・など
エクセルで「こんなことも出来る」という機能が「条件付き書式」です。

そこで、この条件付き書式というものの説明に・・・年度初めの「暇」に任せて、こんなもんを作ってみました。
パソコンで御祝やお香典の印刷といっても、市販の「ポチ袋」ごとプリンターにセットするんは、無理な話ですので・・・
今回パソコンで作るのは、「祝儀袋」というか「香典」などの不祝儀の表書きにするエクセル版のぴらぴらした「付箋」のような紙切れです。

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・・・・ただし、そこんとこは・・何かにつけて横着な僕のことですから、どうせ作るならと、祝儀、不祝儀をまぜこぜで作ってしまえというやり口と
結局、印刷するならA4版ですし、その都度端切れに印刷するのは、いかにも不経済ですので
こういうものは、いつなんどきいるかはわかりませんので、・・・そのときのために備えるつもりで
いっそ、何回か分を「作り置き」するタイプにしてしまいました。 ぎょうさん作り置くのもどうかと思うけども・・・

とはいうものの、「サークル」の名前をつけて発表するものですから、公開にあたっては、ちょっとだけ味付けをしています。
その中身はどうせなら、「祝儀」の時は、黒字でいいけども、「不祝儀」とりわけ仏事の場合には「薄墨」で・・というような仕上げを
自動的にやってみようというものです。たかだか表書きのシートですけど、こういうものにでも「こだわり」を持つのが作る楽しみです。

この仕掛けに、使ったのが「条件付き書式」というわけです。

ただし、簡単に見えても、実現するには、いくつかの仕掛けを用意しておかないと、そうは簡単にいきません。
そこで、シートの上半分にあらかじめ入力しておく「データ」を作っておくようにしておいて、
下半分くらいに「印刷範囲」を設定して実際に印刷する「付箋」部分という区分けをしておきました。

※およその話で恐縮ですが・・・それぞれの付箋を印刷後に切り取っていただければ、
この大きさでだいたい「祝儀袋」の大きさに相応してると・・・思うんですが・・・ひょっとするとサイズの調整が必要になるかもしれません。

下図が、シート上部の「データ」部分です。

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ここでは、表書きの「題目」の設定とその右側の欄に表書きに使う「名前」のリストを作成するようにしました。
上の図のように左側の「項目の設定」欄に、思いつくだけ入力しておきます。 あとで追加も出来ますし修正も出来ます。
ただし、ここで第1の仕掛けがあります。「題目」の入力をしたら必ず、その右側の欄外で「弔事」なら”■”とし
慶事ならば”□”をドロップダウンリストから選んで、設定しておきます。・・・この目印こそが、今回の「隠し味」です。
この目印がないと、肝心の働きをすることが出来ません。・・・ここにも条件付き書式が働くように・・・試しに仕組んでおきます。
「■か□」で、入力した文字が黒字とか赤い字になるように設定します。
※説明に使う画面はバージョンによって異なってはいますが、手順には大差ないと思います。

まず、設定したいセルをクリックして選択しておきます。・・・・次に

【EXCEL2003の場合】
メニューの「書式」→「条件付き書式」と進むと条件付き書式のダイヤログが出てきますので
今回の場合は、条件1の左側を「数式が」を選択して、その右側の数式を入力する欄をクリックして選択しておきます
数式と言っても、手で入力する必要はありません。条件のもとになるセルを数式なりにクリックすれば
自動的に作りあがる仕組みです。

数式入力後の「書式の設定」はいつものダイヤログで行います


【EXCEL2007・2010の場合】

2003と同じような手順で設定したいセルをクリックして選択したら
メニュータブが「ホーム」になっていたら、リボンの中に「条件付き書式」がありますのでそこを選択します。
ルールの種類を選択してください」とありますので、ルールの中から「数式を使用して・・・」を選んで、その下の「ルールの内容を編集してください
に進み、同じように数式をくみこむ欄をクリックして選択します。



まず数式が完成したら、「書式」ボタンをクリックして、2003と同様に、設定したい「書式」を選んでOKを押します。

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と、これだけの設定が出来れば、そのセルをコピーして、後は同じ内容を設定したいセルに、「形式を選択して貼り付け」→「書式」とすれば
条件付き書式のコピーができあがります。

次にいよいよ印刷部の仕掛けですが・・・
これには、下図のようにそれぞれの付箋の上にさっき設定した「目印」が欄外にあるのに注目してください。
ここに、マークがあることで、これに対応した「条件付き書式」をさっきの要領で、「題目」と「名前」のセルに設定すればいいのです。
もしも、マークが「■」だったときには、薄墨(灰色)の書式に変えるといった条件を設定します。
ただし、ここにも細工をしておかねばなりません・・・・題目を設定したら、そのお題目の横にある目印を
上のデータ欄から、もってくるようにします。・・・つまり検索値を「御霊前」とか「御祝」として欄外にはその項目を入力したデータ欄の横にある
マークをよみとってくるという仕掛けで、その後に読み取ってきたこのマークを基準にして「題目」と「名前」の欄を
薄墨にするか黒にするかの「条件付き書式」を設定するというような手はずです。
データからマークを読み出す細工には、VLOOKUP関数を使います。
VLOOKUP(ヴイルックアップ)という関数は、言い方からして、小難しくて
検索する値に対してある範囲から特定の値を抽出するという・・・中身もなかなか小難しい関数です。・・・が
その中身と使い方は、このブログ内の →「VLOOKUP関数 という記事に書き込んでありますので
ここで書き込むのが面倒やし、記事の重複を避けたいので、そちらの方を参考にしてください。

・・・・・ここんとこが出来たら、もうしめたもので・・
後はさっきの手順で、上記の条件をそれぞれのセルに「条件付き書式」の形で仕込んで仕掛けは完了です。
後は、それぞれのパートで題目の選択と表書きする名前をそれぞれのドロップダウンリストから選び出せば
付箋はできあがります。

ただし、いよいよ印刷となるとデータの欄など必要ありません。インクの無駄ですので、シートの仕上げに、必要な部分だけを印刷するように
しておきましょう。それには・・・・印刷したい部分をドラッグして
印刷範囲の設定」をします。すると下図のように印刷範囲が破線で表示されますので

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確認のために、印刷プレビューを見ると・・・

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こんな具合になります。

もしこんなもんでもお気に召せば・・・・下記のリンクをクリックしてダウンロードの上お使いください。

→ 「サークル版 祝儀・不祝儀の表書き」

→ 「この記事のPDF」

 


使い勝手の向上・・・メニューの「カスタマイズ」

2012年04月08日 | エクセル

何が何でも「英語」かい!っていいたくなるほど、パソコンを使う上で、必ずぶつかるのは、こなれていない英語崩れのパソコン用語です。
カスタマイズ」・・というような言葉を普段の暮らしの中で使うかというと・・・使うわけがありません!
ただ、パソコンの操作となると、このなじみのない言葉は、以外によく使われ耳にします。
それならそれで適当な日本語訳がついていればいいものの、簡単には、日本語に訳すに訳せない意味を持ってて、なおさら始末が悪いのです。
そんならと用語の解説をネットで調べると・・・

「コンピュータのハードウェアの交換・増設、ソフトウェアの設定変更などを指す。画面表示の設定を変更するだけでもカスタマイズという。」

・・・などともったいぶったような文章で紹介されているものの、正直、カタッ苦しくて余計難しい印象を与えてしまいます。
要は、それぞれの人がそれぞれの個性で、使い勝手がよいように内容やメニューを変えていくことをいいます。

とりわけ、様々な機能が満載されたエクセルなんかになると、どこに何があって、どこをクリックすればどうなるかを
ある程度把握しておいた方が、さくさく仕事が進みますし、作業の効率の面で格段に違いが現れます。
コマンド」・・・(命令)・・・というような機能の入り口を示すアイコンは、何回か使ううちに自然と頭に入って行ってくれたら、しめたもんなのですが・・・
実際は、お仕着せの初期設定のメニューを覚え込まされて、それでもいつの間にか忘れてしまっているというのが現状です。
言い換えれば、パソコンの方に使う側が「慣れろ」と言われ、無理矢理覚え込まされようとしているのです。
金を払ったののは、こっちの方やと言うのにです・・・・!
そもそも、よく使うものもあれば、滅多に使わないアイコンが、提供側の都合で、所狭しと配置されているからこそ、
間違いや混乱の元になっているのも事実です。
パソコンは、あくまでも使うものにとって、便利なものであって、パソコンの側が用意したものを覚えなければならないなどという
受動的なものではありません。そこで、出来るだけ、自分の都合や使い勝手にパソコンの側をあわせていくこと・・・つまり
カスタマイズ」することこそが、本来のパソコンの使い方だといえるのです。

今回は、エクセルを例にとって、そのメニューとかツールバーの「カスタマイズ」のやり方の話をしておきます。
エクセルには、インストールされたOffice(オフィス)のバージョンによって、現在は、Excel2003,2007,2010という3種類のExcelが
存在しています。このうち、Excel2003と2007,2010では、その見た目・・とりわけメニューに大きな違いが生まれました。
Microsoft(マイクロソフト社)の勝手で変えられてしまったのです。しかも2003までは、「ツールバー」と呼んでいたアイコンの配列は
いつの間にか「リボン」などいう名前に変わってもいます。従って、メニューのカスタマイズ自体が大きく異なっていますので
区分けして説明しなければなりません。

Excel2003の場合
メニューの「表示」→「ツールバー」と進むとそれぞれの機能ごとの「道具箱」のようなアイコンの配列が、メニューや画面上に表示できますが
ツールバーごとではなく、必要な機能のアイコンだけを、メニュー上に単品で追加するには、次のようにします。
メニューの「ツール」と進み、「ユーザー設定」という項目をクリックします。現れたダイヤログの「コマンド」というタブを選択すると
2003こまんど
メニューの項目ごとに、それぞれの機能のアイコンが納められていますので、必要なアイコンを見つけたら
そのまま「ツールバー」のどこかへドラッグするだけで、新たにアイコンの配置が出来ます。いたってシンプルなやり方です。

Excel2007の場合
問題は、このExcel2007です。「ユーザビリティ(使うものの使い勝手)」の向上をうたって、従来のメニュー表示から
機能別の「リボン」表示に変えたようですが・・・あまりにも見た目と使い方が変わりすぎて、見た瞬間から尻込みした人も多かった思います・・
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むしろ「エクセルははじめて・・・」というような人の方が慣れるのが早かったと思います。
上の図がエクセル2007のリボンって言う見た目なんですが、どこに「印刷プレビュー」や「ページ設定」があるのか「入力規則」はどこにあるのか
かんたんには見つかりません・・・「ホーム」とあるのが、どうやら一番はじめに開かれる場所のようですが、基本的な設定は実は見にくいんですが・・・
左の一番上の角の「マーク」をクリックします・・・ここに印刷プレビューやら「オプション」が仕込まれています。
その上で、実はExcel2007では、用意された「リボン」の中身をそう簡単に変更できないのです。変えようと思うと
結構な知識と汗をかく必要があります。その方法はwebサイト上の

→「初心者備忘録」とか「Excelでお仕事」などで解説されていますが、

とても初心者の手に負える話どころか、VBAとかXMLなどという
技術者レベルの知識が必要です。
そこで、登場したのが「Excel2007用2003互換メニュー」なる「アドイン」と呼ばれる機能追加の方法です・・・ただ
これだと結局は昔帰りの何者でもなく、なんのことはない、昔の方が「良かった」と言うことであって
お題目の「ユーザビリティ」の向上なんて、ちゃんチャラおかしい本末転倒の話ではありませんか・・・

ただ、唯一「カスタマイズ」とはほど遠いのかもしれませんが・・・下図のような
「クイックアクセスツールバー」に機能追加出来る方法があります・・・
何じゃかんじゃ言いながら、なくなったはずの「ツールバー」を名乗っているのですが
このツールバーは、リボンの上でも下でも表示できます。・・・・この中に機能を追加できます。

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それは、僕が解説するよりも、僕がもっとも信頼しお世話になっている「よねさんのEXCELとWORDの小部屋」というサイトの
→「EXCEL2007のクイックアクセスツールバーをカスタマイズする
というページを是非熟読ください。

Excel2010の場合

さらにExcel2007の不評を回復すべく、現在はエクセルのバージョンが2010にアップしました。
さすがに「リボン」が変更できないことに多くの不満が寄せられたのだと思いますが、2010ではリボンの中身にユーザなりに追加できるようになりました。
・・・ただし、元々はじめから用意されているリボンにはどうやら手を加えることは出来ないようですが・・・・

Excel2010を開きます。

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メニューの「ファイル」を選択し、その下の方のやや小さな字で、「オプション」とある項目をクリックします。

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その中の「リボンのユーザー設定」という項目を選んで、「ユーザー設定」の形で追加登録していく手はずになります。
これについても、まだExcel2010をさわり始めたような僕が説明するよりも、敬愛する「よねさんの・・・」のサイトにある
→「Excel2010のリボンのユーザー設定
を参考にしていただく方が、よりわかりやすいでしょう・・・・

てな具合ですが、自分なりにといいながらも、なかなか骨の折れる話です。

Excel2007に密かにチャレンジ中の「小りん」ちゃん・・・こんな程度の解説で恐縮ですが、また参考にしてください。

あっそうそう、とても大事な話を忘れるとこでした。
記事の中で、2003・2007・2010とバージョンが混在してると申し上げましたが・・・・
最悪なことに2003以前と2007以降のファイルの形式が違っていると言うことを知ったはりましたか?
拡張子も、従来は「.xls」だったのが「.xlsx」とか「.xlsm」とかに変わっています。それはワードの場合も同じ事で
2003の頃は「.doc」だったのが「.docx」とかになりました。ということは、2007や2010で作ったブックやファイルを
やりとりするとしても、2003を使っておられる方には、「開く」事が出来ないことを意味しています。
バージョンが新しい方(2007や2010)では、2003やそれ以前のファイルは当然開けるのですが・・・・・
現状ではまだWindowsもXPを使っておられる方が過半数おられるのですから、2007や2010を使っておられる方は、
相手にファイルを渡すときには、あらかじめ相手のエクセルやワードのバージョンを聞いて、
もし、相手が2003以前のものをお使いの場合は、
データを保存する際に「Excel97-2003のブック」とか「Word97-2003」の形式で保存するのが親切であり
マナーというものです。


エクセル:つづき・・・もう少し表を進化させて・・

2012年04月04日 | エクセル

前回の記事では、エクセルを使った表作りの一歩みたいな話でした。 セルをマス目に見立てて罫線を引いて
それぞれのセルに値を入力すれば、確かに、、それなりの体裁を整えた「表」は完成しますが・・・
言い換えれば、セルをマス目になぞらえただけで、もう少しセルの機能やエクセルの本質みたいなものに踏み込むと
もっと効率的で便利なエクセルそのものの醍醐味を味わうことが出来ます。

ただし、そのためには、たとえば「関数」であったり、データの分析や果ては「マクロ」など言うものにも触れていく必要が生じてきます。
まだエクセルの入り口に立ってて、その扉に手をかけたという状況では
関数やマクロを使いこなすまでの道のりは、随分遠くにあって、その先はなかなか見えないものですが
ため息ついて、あきらめてしまうには早すぎるし、それほど遠い道のりなら
最後まで行き着く必要もなく、興味を持って歩く道のりは、完走なんてはじめから思わずに、自分に合った分だけ歩いたら十分だとも思います。
これまでのサークルのメンバーもそうであったように、たとえ3歩進んで5歩も戻るような足取りであっても
ぼちぼちのペースでエクセルの道を歩いていけば時々の達成感で、ちょっと先に進んでいます。はじめはちんぷんかんぷんであったはずやのに
今では、SUMIF(サムイフ)とかの関数を使いこなしている人さえいるのですから・・・・

ですから・・・・エクセルを振り出しからやってみようと思う人にとっては、
ここからの話は、もうちょっと先の話です。ただワードなどの、印刷を目的にした「ワープロソフト」と違って
エクセルを使うことによって、こういう事が出来ると言うことを知っておくとパソコンの用途を飛躍的に広げてくれます。

前回の表作りのほんまの基礎の段階をさらに進むと
エクセルのブック(エクセルのファイルは特別にブックと呼びます。それは、いくつものシートから成り立っているからです。)
シート(Sheet)は、一つのブック上にいくつも作れますし、それぞれのシートは孤立せずに
別のシートからのやりとりがあって、あちこちから値を持ってくる事が出来て、連動させることが出来ます。
こうした機能をエクセルでは特別に「参照」という言葉で表しています・・・・
ということは、一つのシートだけで完成させるということを考えずに、いくつかのシートから、たとえば出力をイメージしていないような
データ(data)だけのシートをこしらえておいて、それらを元にして印刷用のシートを別に作ることで、
何もかもを一つのシートで作り上げようとして、「ごった煮」のような状態になり収拾のつかないような表作りになることから
開放されますし、いくつかのデータを寄せ集めて集計することも可能になるわけです。印刷するものは印刷用として区分けし
データはあくまでデータとすることで、データのシートからおのおのの値を参照することによって印刷用のシートで帳票を作ることが出来ます。
たとえば、売り上げの表を別個に作っておいて、そのデータをもとにして、別に請求書のシートだけを印刷するというようなイメージです。
こういうところが、エクセルが他のソフトと違って、自由な発想で文書も表も作れる利点だといえるのです。

前回の記事の例を援用すれば・・・ 目的の「できあがりの表」とは全く別に、あらかじめ
下のような、納入者の名前や徴収項目、個別の月額の徴収データなどそれぞれに表をこしらえて
データ専用のシートをこしらえておき、シート名を仮に「data」としておきます。

data1

次に、前回作った印刷用の帳票に戻って、「集金表」として別シートにし、
おのおののセルに数式を組み込むことによって、データのシートから値を参照して、それを加工するような
仕掛けを作っておきます。そういう仕掛けが仕組んであると、印刷を目的にしたシート「集金表」だけを開いて
data2
その「月」の数字をタイトル欄の所定の位置に入力するだけで、いちいち該当のセルに数値を入力することなく
関数の機能によって、自動的にデータのシート(シート名「data」)を参照して 各項目に該当する
数値を仕上がりのシートのセルの中に、自動的に埋めていくという仕掛けができあがるのです。
確かに、関数の知識や使いこなす能力が必要になってきます。・・・・けれどもそこまで行くと、出来そうにないと思い込み、今から、くじける必要はありません。
関数なんて、うる覚えの程度でいいんです。こういう事ができんかなぁという好奇心とあきらめへん気持ちがあれば
時にはネットを調べたり、エクセルのヘルプとかで、いざとなったらなんとでもなります。・・・あきらめず前向きに立ち向かうとエクセルは
他のソフトにはない、おもしろみがいっぱいあると・・・僕は思います。

そこで、ちょっと暇に任せて、ちょっとしたマクロを使って 、先ほどのエクセル版の集金表に味付けをしてみました。
効率を上げるために、もう少し踏み込んで、データを入力した上でボタンを押すと、各月のシートを自動で作成し
ついでにシート名も変えてくれる程度の富田パソコンサークル版の集金表を作ってみました。
良かったら、実用でお使いください。

ただし、ボタン押すと一発でできあがるんですが、データの入力に間違いがあったという場合に、
作ってしまったシートを残したまま、もう1度「集金表作成」のボタンを押しても、エラーが生じます・・・・この場合は
事前に自動的に作られた「月名のシート」をすべて削除した状態で、ボタンを押し直してください。
「集金表」というシートは、削除してはいけません。マクロが作動しなくなるからです。

また、「マクロ」という機能を使って作ったものですから、
お手持ちのエクセルの設定によっては、マクロが使えない場合があり、機能しないことがあります。
その場合はエクセルを起動し直して、お手持ちのエクセルに次のような設定をしてください。

【EXCEL2003の場合】

「ツール」→「オプション」と進んで、開いたタブの中から「セキュリティ」のタブを選択し

2003macro1
その中から下図のように、「中」かもしくは「低」にチェックしておきます。


2003macro2

【EXCEL2007,2010の場合】

メニューバーの「ファイル」→「オプション」と進んで、左の項目の中の「セキュリティセンター」をクリックして
その画面の右下の方の「セキュリティセンターの設定」ボタンをクリックします。

マクロ2010-2
すると、次の画面での右にある項目から「マクロの設定」を選んで、「すべての・・・・・・」にチェックを入れます。

マクロ2010

これで、開くことが出来ます。なお、ブックは「読み取り専用」のファイルですので、ダウンロードしてお使いになったあとは
適当な名前をつけて「保存」をする必要があります。ファイル本体の保存先は下記にありますので、また試してみてください。

 

ファイル(ブック)の置き場所 → 「★集金表(データ入力)」

          上の場所で出来なければ → [firestorage]


エクセル:振り出しに戻って・・・【表作り】のはじめ

2012年04月03日 | エクセル

  実生活で、「表」作るのってドンだけ頻度があるのか、ないのかっていえば
それほどは、ないのが、実状ではありますが・・・ 
むしろ「表」作りが必要か不要かという問題よりも、
パソコンを使って表作りすることによって、何かしらの管理とか、データにして残しておこうと思う「気持ち」にあります。 
 確かに、しないならしないで事足りることもありますが、目的があれば、「表」作りもまめにするだろうし、
せっかくパソコンというもんを手にしている以上、積極的に「表」作りにトライすることで、 
パソコン自体の使い途が増えて、また違ったアプローチで新しいチャレンジが出来ます。
サークルもメンバーが様変わりしたことを契機に、エクセルをもう一度はじめの頃に
さか のぼって、『表作り』の一から始めてみようと思っています。・・・サークル流のやり方で・・・・

そこで、せっかくやるんならと、実例を用いることにしました。  ・・・組長さん(っていうても893屋さんではないんやけど・・・) 
にとっては、年度の始めに段取りさせられるのが区費などの徴収表というか、「集金表」で、
こういうのもエクセルで作っておくと、そのたびに電卓たたいて、どうのこうのとする時間も短縮できて、省力化出来ると思います。


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【はじめからに書式にこだわらない】

エクセルでの表作りの基本は、上の図のような表の「仕上がり」にとらわれすぎると、表作りのとっかかりから、
罫線とかセルの幅とか、あるいはフォント(字体)の大きさなんかに、こだわり過ぎてしまったあげく、そういう見た目に時間を浪費してしまいます。
肝心の数式などの設定や、コピーなんかが面倒になってしまい、さらに時間がかかりすぎて、表作りそのものに、くたびれてしまいます。
心がけのようなものとしては、 
はじめの段階は、とにかく必要な項目や入力しておくべき「値」を入れといて、仕上げの段階で罫線や字体の大きさ、 
セルの結合や高さや幅の調整をしていく方が、段取りとしてはスムーズになるはずです。
それにワードや一太郎などのワープロソフトと違って、 エクセルの特徴として「ページ」という概念にこだわりがありません。
エクセルが、あえて、シート(Sheet)というのには、 「ページ」という限られた空間ではなく、
シート一面が エクセルの作業範囲であって、壁一面のどこにでも落書きが出来るというようなイメージです。
ですから、用紙の大きさとか、あるいは印刷そのものを必ずしも前提としていません。
プリントアウトすると言うことは、ワープロソフトのように、入力したものすべてを
印刷すると言うよりも、むしろシート上にある一部分を、用紙に見合って
「印刷範囲」として設定してプリンターで印刷するものと考える方が理解しやすいのかもしれません。

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とりあえず、必要な項目をあるがまま、適当に配置しながら各々のセルに入力します。

時に、文字数などで、セル幅が足りずに「収まりきれないデータ」があって、
手動でセル幅を広げておきたい気もします。この時点では見える見えないということに、余りこだわらない方がええとは思うんですが、 
どうしてもというかたには、こんな方法があります。適当なさじ加減で広げることなく窮屈で列幅を広げたいセルについては、
広げたい列とその次にある列にある「境界線」をダブルクリックします。するとその列の中で一番長いセルを選んでその値が
表示できうる最小限の幅に自動調節してくれます。

数式の入力

セルというのは「細胞」を意味します。大方の方は、理解されていると思いますが・・・
エクセルのシート上に存在するセルというもんは、 
ワープロ的な感覚で見ればいちいち仕切りがあって、煩わしい区切りしか思えないかもしれません。・・・が、
その反面、部屋を区切ることによって、各々のセル(細胞)にそれぞれ違った 
要素(書式や数式)を組み込んで、それぞれ別の意味や働き方をもたセルことが出来るという便利で重宝な役目を担っています。

まだ罫線を引いてないようなデータだけ打ち込んだというような早い段階で
それぞれのセル毎に【数式】を組み込んでおくと、実は、罫線や字体などの飾りやおまけがない分、段取りよく「コピー」や
貼り付けが出来て、表の枠組みをするのに、修正が少なくてすむような気がします。

image

 

そこで、こうした集計表の根幹は、合計することがストロングポイントですので・・・
合計欄にSUM(サム)を使って、最初の行の式を入力します。後は同じ人別の「合計欄」の行にこのセルをコピーするだけで、 
自動的に行を変え、品を変え?見事にコピーしてくれます。同じように縦方向の項目毎の合計も、同じ手順で
左端の列の合計欄に設定したら、後は同じ内容のセルまでコピーすれば数式の完成です。

セル幅の調整

さっきも述べましたように、セルの高さや幅を案外手動で上下左右に動かして調整しようとする方が多いようにも思います。

そもそもこんな疑問がわきます。行と行との境界線にマウスを当てると、行の高さは何もしなければ標準の設定で
「13.50(18ピクセル)」と表示されます。この数値が一体何を表しているのか、はっきり理解している人は
実は意外に少ないのかもしれません。
13.50という数値の単位は「ポイント」で1ポイントは1/72インチ(25.4mm÷72 = 約0.3528mm )の大きさです。
こういうところところで「インチ」という単位を基準にするのは、画面表示を意識した数字で、13.50ポイント(約4.76mm)というのは、
字体の大きさを11ポイントぐらいに設定してぎりぎり入る高さを意味します。
その上でさらに18ピクセルというのはディスプレイの表示やプリンタの出力を構成する最小単位(小さな点)のことですから、
パソコンのディスプレイの表示やプリンタの出力を構成する最小単位(小さな点)のことを意味していて、
13.50ポイントの高さでは18個の点を使って表示されますよということ指しているのです。 
同じように今度は列の幅に注目すると、標準の設定では8.38(72ピクセル)となっています。
列の幅を表す数字の場合は、半角英数字で8.38個分の文字が入ると考えてください。
これらはいわゆる「標準フォント」を使った場合に想定される数値ですので、
実は違ったフォントを採用した場合に微妙にピクセル値が変わったりしますので、注意を必要とします。
つまり同じ文字でもフォントによっては、それを表現するのに多くの点(ピクセル)を使わねばならないことが起こるのです。 

随分余談になりましたが表作りの話に戻ると、セルの高さや幅を見た目を気にしながら一定の大きさに、一度に設定できる方法があります。
下図のように、列の場合は同じ幅に設定したい列ごと(AとかBとかのアルファベット表記のところ)をドラッグして範囲指定します。
行の場合は行番号(1とか2の数字のところ)をドラッグして範囲してしたら、そのなかのどこの境界線でもいいので、
その境界線にマウスを持って行き、広げたり狭めたりすると範囲指定した範囲のセルの幅や高さが一定のものに設定できます。
この方法だと数値などと言う見えにくい要素を何度もいじくる手間が省けて、全体を見ながら調整が出来るのでレイアウトがしやすいと思います

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セルの書式

数式も入れといて、セルの幅と高さが、おおむね決まったらぼちぼち仕上げの段階に進みます。それぞれのセルの書式設定です。

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上の図のように、セルに入りきらないデータの処理は、いくつかの方法が考えられます。
手っ取り早く、セルの幅を変えたらええんやけど、それではその文字列だけのために揃ったはずのセル幅が、
まちまちになって表の体裁が悪くなってしまいます。
「セルの書式」では、いろいろな設定が出来ます。たとえば下図のような例で「セルの書式」→「配置」のタブと進んで、
縮小して全体を表示する」にチェックを入れると、

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文字列は窮屈になるけど、縮小された字高で表示され、あえてセル幅を変える必要がありません。こうした方法も表作りのなかでの一工夫です。

罫線もセルの書式で

表の最終的な仕上げの中に、罫線の挿入があります。これもまた罫線を引きたい範囲をあらかじめドラッグしておいて

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「セルの書式」→「罫線」と進んで

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外枠、内側、あるいはそれぞれのパートだけを線種や色を設定して該当する項目をクリックして完成させます。

ドロップダウンリスト

表中とか、あるいはwebサイトかなんかで、住所記入欄などに枠の端にある「▼」印をクリックしたら、ずらっとリストが現れてきて、
その中から目的の言葉を選んで登録(エントリー)するという仕掛けを見かけますが、あれを「ドロップダウンリスト」と呼びます。 
エクセルのシート上でも作れますので、項目をいちいち打ち込まなくてすみますし、入力ミスを防ぐ仕組みでもあります。

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ドロップダウンリストをこしらえる手順は、設定したいセルをクリックして「データ」→「入力規則」と進みます。

 

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入力規則のタブが開いたら、「入力値の種類」のところで「リスト」を選びます。
次に、その下の「元の値」の欄をクリックして・・・・
ここんとこに、手入力で一つ一つをカンマで区切りながら入力すればいいんですが、
もう少し手際よく設定するには、あらかじめ欄外にでも用意しておいた項目リストをドラッグします。

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こうすれば自動的に、値が入ったセルが入力される手はずです。なかなか便利なやり方です。
後はドロップダウンリストを設定したセルを同じリストを設定したい他のセルにコピーすると、うまい具合に仕上がります。

 

まだ少し、完成にまでは作業が残っていますが、表のタイトルの飾りやら、ページの向き、余白の設定を行って
だいたいの配置がすんだところで「印刷範囲の設定」の設定をすれば、おおかた完成という域に達するのです。

これらの記事そのものや
記事の中で使ったデータのサンプルと
もう少し、徴収データ(data)のシートにデータ入力していくと
各月のデータが連動して作られる集金表など個別にファイルを作ります。
気になる方は、またダウンロードして使ってみてください。

→ 「この記事の草稿」PDF

→ 「エクセル集金表(サンプル)」・・・記事対応

 


ドロップダウンリスト:「入力規則」の設定

2012年02月23日 | エクセル

 ほめていただいたついでに、調子に乗って・・・エクセルの話を続けます。

ドロップダウンリスト」という言葉そのものには、なじみがなくても・・時々、Webサイトなんかで
住所を入力するのに、▼の印をクリックすると、ずらーっと都道府県名が出てきて、その中から
該当するものをクリックして選択出来るというあの仕組みことをいいます。

これをエクセルのシート上に設定しておくと、いちいち項目を入力する手間が省ける上
入力内容が統一できて、後々の集計や整理に大変重宝するというメリットがあります。

この方法は、以前にサークルで取り上げていて、実際使っておられる方もいますので、今回は
改めて、覚え書きのような意味で記事にしておきます。

図を使って説明すると・・・下図のB列のような項目のリストがあったとして、それをA2というセルに「リスト」として
設定することにします。



この作業は、意外に簡単で・・・
1.まず設定したいセルをクリックし選択します。
2.次にエクセルのメニューの「データ」→「入力規則」と進みます。
3.すると下図のようなダイヤログが出てきますので、まず【入力値の種類】というところで
それこそ「ドロップダウンリスト」の中から「リスト」を選択します。
4.次に、その下にある欄【元の値】をクリックして
5.さっきの画面に戻って、リストアップしたい項目を頭から最後まで「ドラッグ」します。
6.すると【元の値】の欄にリストアップしたいセルの範囲が「絶対参照」で範囲指定されますので
後は「OK」を押して終了します。




すると、下記の図のように、「ドロップダウンリスト」が作られます。
試しに右端の「▼」をクリックして、リストが現れれば、成功です。後はこの設定をしたい
セルにコピーすればできあがりということになります。

リストの修正などは、元の手順に戻るかして、修正も出来ます。
結構便利でしかも簡単に作れますので、重用してください。


やっぱ・・エクセルで・・・:IF(イフ)の応用編

2012年02月16日 | エクセル

ほんの些細なことでも、パソコンでやってみようと思ってほしい。そのことで何かしら
ささやかな「達成感」のようなものが手にできたら、それだけで新しい一歩を踏み出した事になるはずです。

今度の区の総会で、あまり気にも止めない「組ごとに指定された席順の小さな紙切れ」の制作を頼まれました。
あんなもんでも、作るとなると「やっかい」に思われる方もおられるわけで、「ほんじゃ」と安請け合いしました。
大きさは、記憶では確か、目立つようで目立ってないようなA4版の紙を横にして、その半分ぐらいと思いましたので
ページ設定は、「A4横に2列程度」の線で、作ることにしました。

こういうの頼まれたら、たいていの場合ワードで作るヒトが多いんかな?・・・

EasyCapture1・・・とまぁこんな風に・・ちょっと凝りたいひとなら
文字を「ワードアート」でって具合に なりそうですが・・・

それはそれでもいいんでしょうが、このやり方だと、とりあえずひな形をつくって、それをコピーして
あとで数字のところを順番に直していくことになりますよね・・・こういうのが僕には実に面倒くさいんですわ
それに、少し引っかかるのが、こういうのを最初に作ろうとしたときにかなりのヒトが「縦書き」のイメージを持たはると思います。
それならば、ワードなら単純に文書を「縦書き」にしてしまい、エクセルの場合ならセルを右クリックして
書式設定」→「配置」のタブを開いて、右側の「方向」欄で文字方向を「縦方向」の方をクリックして
OKとすれば言い訳なんですが・・・そう単純ではありません・・・

書式縦

・・・実は、「縦書き」に指定しまうとちょっとやっかいな事が起こってしまいます。

それは、

看板立て・・縦・・・右側のように算用数字と漢字の組み合わせで「縦書き」にすると
こういうような事になってしまうのです。ワードの場合、この現象を解消するには、
「拡張書式」の「縦中横」という技を使う羽目になるのです。
そこで、あくまでも「エクセル」にこだわりたい僕のやり方では、一見「縦書き」に見えても
こういう妙な仕上がりを避けるため、上下にセル枠を区切って「数字」の部分と「組」と表示する枠を
区分することにしてこの手の問題を回避します。
下の図のように・・・・
区分・・・数字の枠と漢字の「組」という文字枠をあえて区分けすることで
それぞれのセルの書式をわざわざ「縦書き」にする必要もなく
セルの中の文字の配置を「中央揃え」にでもしといたら
冒頭のように、数字が縦に並ぶことなく、見た目はなんら「縦書き」と変わらないのです。

さらに、こうした看板のようなある種ポスター系の文書となると
文字の表現も結構フォント(字体)もかなり大きな文字高が要求されます。

・・・余談ですが・・・しかも僕の想像に過ぎない話なんですが・・・余計な心配と一蹴されるかもしれません。
それは、ワードでもエクセルでもまた他のソフトでも同じなんですが、文字の高さや大きさを変えるときに、下の図のような
ツールバーの文字高を表す、数字部分(ポイント数)をクリックして大きさを変えるということをします。
それを開けてみるとなにやら数字がリストアップされています。・・・そこには、何となく規則があるような・・・ないような・・・
その数字の並びは、たぶん「72」っていうので終わっていると思うんですが・・・
それで設定できるポイント数の限界が「72」で、それ以上は無理と思っているヒトが結構いるんやなかろうかと思うんです。
実際、耳にしましたし・・・

文字高・・・・あれは、確かにドロップダウンリストではあるんですが
あの中にある「数字」だけから選ぶものだと思い込んでませんか?・・・試しに数字をクリックして、反転させておいて
適当な数字入れてみたら数値は任意に設定できますよ、たとえばリストにない「10.5」とかの数字でも・・・
中身がその通りになってるかは 確かではないけど・・・・ですので、「72」というのはたぶん「限界値」ではなく、
あれはよく使うポイントのリストなんです・・・ 72以上書き込むとキリがないし、リストがやたら長くなるので
72ぐらいで止めてあるんやと僕は想像しています。
せやから、たとえば思い切って「200」と入力してもOKなんです。
そうすれば、「72」以上の大きさの文字が設定できるはずです。


そんなこんなで、文字の大きさやらレイアウトのような「書式」が設定できたら
次からは、ちょこっとセルに細工を施して、「種も仕掛けもチョボトアル・・ヨ」
手順は、さっきのようにをA4を2つに区分して、左側の方をひな形につくり、それをそのまま右側にコピーするという
やり方で始めます。

区分
が、それではMOS(モッサイ おっさんの略ちゃいますよ・・・)やせても枯れてもマイクロソフトオフィススペシャリスト
の公式ライセンスを持ってるんですから、数字の段は別としても、下の段は常に「組」という文字が
貼り付いてるというのでは、あまりにも芸がないので・・・図のように

IF1

・・・「=IF(B1=””,””,”組”)」と早速IF文を書き込んで、もしB1(数字の入るセル)が
ヌル(なにもない)状態の時には同じように「ないまま」にして表示せず、数字が入った時だけ「組」という文字を表示する。
という細工をしておきます。こうしておくとやがて効果が出てくることあります。
次に右側にコピーするわけですが・・・・これもありきたりに「コピー」して
済ませてしまうと味も素っ気もありません。それでは結局数字のところをいちいち入力することになってしまいます。
目指すのは、そこんとこの手間をどんだけ省けるかの工夫です。
そこで、右隣の数字のセルには、「=B1(左側の数字のセル)+1」
という数式を入力します。こうしておけば、左が1なら2となり、12なら13と自動的に変わってくれます。

IF2

それじゃ、こんだけの設定をして一通りできたし改ページにあたるシートの次のページ分に、コピーするとして

IF4・・・となりましたが・・・
何か物足りないし、結局「1」がそのままなので、結局1枚目の複製ができあがったに過ぎません。
これでは、納得できません。そこで、
コピーされた「左側の数字の入る」セルに、「=AC1(ややこしいけど、1ページ上の右側の数字のセル)+1」
とすれば、うまいこと数字が変わり、右側も連動して変わります。
ただ、このときに「=IFAC1="","",」っていう一言を付け加えておくと、さらに味付けが濃くなります。

IF5

で、「終わり」としたいんですが・・・まだこれでもまだ付け加えたいことが残ってます。
「エッまだ、あるん・・・これ以上やるんやったら・・・初めの段階でコピーして数字変えた方が早いんちゃうん?」
という声が出てきそうですが・・・そうかもわかりませんが・・・
この程度のことなら確かにそうだとしても、それでは「IF(イフ)」の練習にもならず、何より
「達成感」というものを、まったく味あうことがありません。
そもそも志はもっと先にあって、エクセルの五合目を目指しているのですから・・・

※組の数は永久に続きません「15組」で終わります。ここにも細工と工夫をしておきましょう。
下図の数式のようにさっき付け加えた数式にさらに「入れ子」を加えて

if7IF8
「=IF(AC1=””,””,IF(AC+1>15,””,AC+1))として、AC1がヌルの時に加えて、AC1のセルの数字に1をたして15をこえてしまった時も
同じようにヌルにするで という一言を加えます。
この要領で、右側のセルも「=IF(B43=””,””,IF(B43>15,””,B43+1))」とします。
これで完成!
IF9・・・あとはできあがった2ペ-ジ目全体を
範囲指定したら、そのままドラッグした状態で下へ下へマウスごと引っ張っていくと
どんどんできあがった上で、15組のとこまで来たら

IF10・・・ねっ・・ちゃんと打ち止めっていう具合の仕上がり ・・・これなら
「やった!」って感じが出ませんかね?・・・・
何事も通り一辺倒のやり方で済まさずに、ちょっと頭を使ってでも、工夫を重ねようとすると
頭のトレーニングにもなり、ちょっとずつステップがあがっていくもので 、エクセルの五合目が視界に入ってきます。

・・・というようなことを「モッサイオッサンのMOS」が申しております・・・(結局自分でゆうてるがな・・・)


エクセルの極意:IF(イフ:もしも・・・だったら)を極める

2012年02月14日 | エクセル

エクセルを使い始めたときに、「セル」という存在が
ワードやほかのアプリケーションと大きく違うことに戸惑い、やっかいになり・・・やがてエクセル嫌いになるのかもしれません。
が、しかしこの「セル」・・・細胞という意味ですが・・・まさにセルがあればこそ、まるで生きてるみたいに操ると
ワードやその他のアプリケーションではとても味わえない「達成感」が得られるのです。

「セル」に息を吹き込むには、「数式」というものを組み込む必要があります。
数式と言うだけで、サブイボが出てくるヒトもおられるかもしれませんが・・・確かにかしこまって教科書通りに言うとそうであり、
見た目も確かに数学に出てきそうな「式」ではあるんですが、
もうちょっとわかってくると、それは本当のところは「式」というよりは、むしろ「」で、エクセルに命令する文章に近いことがわかってきます。
数式の正体がわかってくると、さらに「関数」というものを使うともっと便利になることに気づきます。
エクセルのヘルプや教科書をみたら「関数とはあらかじめ定義された数式で・・・・」などと初めから頭が痛くなるような説明が書かれています。
うまいこと一言で言い表せませんが・・・「面倒くさい手順をあらかじめ設定しておいてかんたんに計算できるように仕組んでおいた数式」かな・・・
・・・やっぱりわかりにくいけど・・・・

関数を使う」とこまで来たら、シメタもので、結構エクセルの極意をつかんだ気にさせられます。
たいがいの場合、ここがいったんは、エクセルの五合目の「終着駅」みたいなものでさらにここから先に進むのなら
相当の覚悟と自力で勉強する気をだして、どこまでも上っていかねばなりません。
それは、エクセルのエキスパートに任せておくとして、ここまでたどり着けば「エクセルを操る」ぐらいの気分になれるはずです。

残念ながら関数は、「英語」のたぐいなので丸覚えするより手はないのですが、丸暗記せずともその都度思い出すぐらいで
十分です。ただし「IF(イフ)」という関数だけは、別です。実はこれほど便利でこれほどよく使う関数は、後にも先にもなく
その点で、IF(イフ)を極めるだけでも、エクセルの極意の一端を手に入れたも同然と僕は思います。

英語で「IF」の意味は「もしも・・・・だったら」という構文に使われ、エクセルにおいても全く同じ意味で使います。
それは、仰々しくゆうと「条件分岐とか条件式やとか判別式」などとも呼ばれたりしますが
ある条件を設定して、「そうやったらこうして、そやなかったらこないするねん」みたいな感じかな・・・
たとえば、名簿のシートがあったとして、「女やったらええんやけど男やったら無視します。」というというような設定をするとします。
それをエクセル風の文(数式)にして書くと「=IF ”性別”=”男”,””,”○”」みたいになるのかも・・・
もう一度訳してみると、今更ですが、数式は「=(イコール)」で始まりますので・・・
「もしも(IF)、性別の欄のセルが("性別”)が「男」という値に(”男”)となってたら、なんにもなし(””(Null・ヌル))で
それ以外は、○マル("○”)ということにする。
というような具合です。

説明の中でさりげなく ””・・・Null・ヌルっていうのが出てきましたが、ヌルヌルしてて・・・してるわけではないんですが・・・
これが、実はいかにもエクセルらしいヤツで、ダブルコーテーションをつなげて、隙間なく、くくると
それは、「空白(スペース)」というのでもなく、かといって「0(ゼロ)」を意味するのではなく・・・つまり
ゼロも空白すらもない・・・全く何んもないという事を示しています。
これは大変重要な意味を持っていて、まだ「セル」の中に何もないまっさらな状態であるという事を指し示しています。

IF文は、イコールで始まり=IFとしたら、あとは条件にしたい内容を( )で囲みます。
囲んだ中身は、まずその「条件」になる事柄を書き、「,カンマ]で区切ったら、次にその条件に合ったときはこうするという指示の内容を
ダブルコーテーションでくくったり、数式で表して
ふたたび、、「,カンマ]で区切り最後に、そうでないときにはこうするといった内容を同じように書き込みます。
この順番が重要なので、覚えておいてください。条件の次は、条件に合った場合、最後にそうでなかった場合という順番です。
実際の例文は設定したいセルに=IF(A1>10,”○”,””)」といったように書き込みます。
この式の意味は、「もしもA1のセルの値が10よりも大きかったら、○とし、そうでなかったら何もしない」と言う意味になります。

さらに、IF文は、入れ子の構造といって、一つの条件だけではなくいくつもの条件を重ねることもできます。
たとえば、さっきの名簿の例で言うと「A列の1行目の「性別欄」が女の人で、
B列の1行目の「年齢」が30歳以上のヒトだけ○をする」という2重の条件なら
=IF(A1=”男”,””,IF(B1=>30,”○”,””))」となります。少しひねってありますが、
最初の条件が、もしも性別欄(A1)が男だったら何もしないことにして、それ以外は次に進みます。
ですから性別が「女」についてだけ次に進めます・・・男でも女でもないというのもありますけど・・・
次にくる条件は、年齢の欄をB1というセルに仮定した場合、年齢が30と等しいかまた大きいには「○」として、
それ以外は、何もしないという具合になるのです。

このことを踏まえて、次の記事では、実際のかんたんな実例を用いて説明したいと思っています。・・・ここまでわかったやろか・・・
わからんわという声も聞こえても来そうですが、もしも・・・なんとなく感じさえつかんでいただけたら次に進めますが
興味なかったり、わからへんとなったら何もなかったことにしてください。


エクセルで決算書:「SUMIF(サムイフ)」が決め手

2012年02月11日 | エクセル

2月ともなったら、ぼちぼちあちこちの地域や団体で、はからずも役を引き受けたりしてると
「決算」の季節が近づいてきて、その準備に入る頃ですね・・・
これがいっそ会社とか大きな団体ともなると「損益計算書」やの「貸借対照表」やのと
手に負えそうにもない書類や計算書が出てきて、それだけでお手上げですが、規模の小さな団体とかで
お金かけてまで、どこかの会計事務所に頼んで「決算書」を作ってもらうことなんていうのはありませんから
「会計さん」を引き受けたら、やっぱり最後まで、きちんと自力で「決算」くくって決算書をこしらえて、
後を次年度に引き継いでもらわなあきません。
こういう時こそ、一も二もなく「エクセル」の出番で、エクセルの便利さを実感できる場面です。

ただ、いよいよ決算という段階になって「エクセル」でっていうのは、どうなんでしょう・・・?
エクセルはいわゆる「データベース」という機能こそが「売り物」ですので
最後の表作りだけで使うというのは、エクセルの魅力の数パーセントだけをかじってるようなもんです。
僕なら、事を引き受けた時点でエクセルを使い始めます。普段からデータをため込んでこそ
いざというときにその威力を存分に発揮できるんやと思います。
こういうレベルの「会計」というのは、基本は「現金出納帳」ってやつですので
日頃からちゃんとデータさえ入力できていれば、後はエクセルの方でちゃんと仕分けしたり
集計できる機能がありますので、実は、それほどしんどい思いをすることはないのだと思います。

ただ「現金出納」をエクセルを使ってやる際の留意点と言うのがあって、
たとえば、後々の仕分けを想定して、とりわけ「費目」を正確に入れる方法を初めから考えておくようにすることです。

エクセルをかじりかけた頃によく犯す間違いの一つに、表の見栄えに気をとられ、
セル内に収まる「文字列の見た目」にこだわって、やたらと スペースを使って、文字をそろえようとするヒトがいます。
これは明らかに「勘違い」で、そもそもデータというものの入力ミスのもとになります。
会計の「費目」には、様々な項目が存在します。「区費」であるとか「繰越金」だの
「事務費」「水道光熱費」果ては、「租税公課」やの「団体補助金」とか、いっかど、ご大層な名前がついていて
確かに言葉の長さが異なっています。2文字もあれば5文字を越えるものまで、
様々で、文字のならびをそろえるのにちょっとした工夫がいるとは思いますが、それをスペースでするというのがいただけません・・・・

初歩の段階で、「費目欄」の見た目をそろえようと思いついて、ちょっと頭を使ったつもりで・・・一番たくさんの文字が5文字だとして
「事□務□費」とか「区□□□費」などと、「いっかどわかったようなこと」をやってしまいがちです。
エクセルでは、こうした見た目の書式は、「書式設定」で設定するのが原則で
スペースを使ってそろえようとするのは、むしろ禁じ手です。 たぶんワードでもそれは同じような事です。
なぜならパソコンでは、見た目は同じだとしても、入力された「文字列」として見るときに
「事務費」と「事□務□費」とは、長さの異なる全く別の文字列として認識します。
文字列の中のスペースは、やはり一つの「文字」と数えるからなのです。
ですから、後々の仕分けのところで、たとえば「区費」を集計しようとするときに、時には「区□費」であったり、
「区□□□費」などと気まぐれに変わっていたり、「会議費」と言ってみたり「会合費」などと違っていると
別物として集計できなくなってしまいます。

【ドロップダウンリスト】

こういう時に大変便利な仕組みが、ドロップダウンリストというやつで、あらかじめ設定しておいたリストを
選んで指定しておくと入力の時にそのリストが現れ、その中から適当な項目を選ぶような仕組みを作ることができます。
たまに見かける▼のついた「項目の選択欄」ですが・・・こうすることによって、入力のミスもなく、キーボードをたたくことを省くこともできます。
この設定は、リストを設定したいセルを選んだ後、メニューの「データ」→「データの入力規則」を選んで
入力値の種類」のところで「リスト」を選択しておき、次に「元の値」という欄をクリックして
下図の場合I列のI2の「区費」からI9の「雑費」までをドラッグして「OK」とします。
これでドロップダウンリストができ上がり、後はそのセルを設定したい範囲までコピーしておきます。


excel shuusi
この方法だと少なくとも「費目」の入力ミスも省けますし、入力の省力化ができます。
何より後にくる「集計」では、項目ごとの集計などに、その効果を大いに発揮できるのです。

【日付の入力】

もう一つの重要な要素が日付の入力です。
日付の入力で絶対にやってはいけないこと・・・それはご丁寧に「○月○日」と全部入力してしまうことです。
確かに上の図の日付欄では、「2月1日」と表示されていますが、実際に入力したのは「2/1」としただけで
後は「書式設定」で「和暦」の表示にしただけです。日付はちゃんとしたデータで、しかも「1900年1月1日」から
数えて何日目という「数値」なのです。いつもの調子で「2月1日」と入力してしまうだけで「文字列」になってしまい、
本来の大事なデータとしての意味をなしません。
エクセルを使う場合は、日付は「2/1」か「2-1」として数値として入力するということは、
身にしみこませて覚えておかないといけない事柄です。
時に、市販の出納帳をまねてか・・・日付欄をそれらしく「月」と「日」の入力欄に分けて作られる方がおられますが
正直申し上げて、なんの意味も持たない区分けだと思います。日付を数値として入力できていると
上の図のように「曜日」の欄に自動的に曜日を表示させることもできます。
ちなみに曜日はいちいち「(木)」などと入力したわけではありません。
あくまでも入力したのは「日付」だけです。それにエクセルを少しでもわかっている方なら
データを入力する際に、律儀に日付の古い順に入力するというような事は、しなくていいことを理解されています。
日付が「数値」として入力できていれば、「データの並び替え」でいくらでも思うような並び替えが後からでも可能だからです。

これだけを注意して後は、金額の表示の設定とか「残高」には、「=前日の残高+その日の収入-その日の支出」という
「数式」を設定できれば「現金出納帳」は使えるようになります。

【項目ごとの集計(SUMIF)】

決算となると、この現金出納帳というデータを使って集計すればいいのですが
それもできれば、項目ごとの集計ができるのなら、もっと簡単に決算のデータが求められます。
それがSUMIF(サムイフ)という関数なのです。・・・・「寒い財布」の略ではありません・・・確かにフトコロはおサムイけど・・・
よく「エクセルは知ってる?!」という何となくできるのかできないのかわかりにくい事を答えられる方がおられますが、
こういう方はたいてい「SUM(サム)」という合計する関数を使って、エクセルは知ってるとおっしゃっておられるんだと思います。
「SUMIF」はもうちょっと進んで、指定した範囲内である条件にあったものだけを合計することができるのです。
ですから合計の「SUM(サム)」に「もしも」のIF(イフ)がくっついて「SUMIF」サブイボちゃいます・・・サムイフとなったんです。

SUMIFは次のような式で使う関数です。「=SUMIF(検索する条件の範囲、その条件、その条件で集計する範囲
文章だけではわかりにくいので、図を使って説明しましょう。

excel shuusi

まず項目ごとの集計をしたいのですから、右側の集計欄の「区費」の集計欄J2というセルを選択し
=SUMIF( 」とします。次に検索する範囲ですからこの場合は、左の「出納帳」の「費目欄」であるC2からC12までをドラッグして
C2:C12, 」としてカンマで区切っておき、次に項目ごとの条件には「区費」という言葉ですので
今度は数式に条件として区費という言葉のある「I2, 」を設定し、最後の合計をする範囲は
またまた出納帳に戻って、収入欄の初めのD2から支出欄の終わりのE12の金額欄全体をドラッグして指定します。
最後は括弧でくくって「D2:E12)」とします。
すると「=SUMIF(C2:C12,I2,D2:E12) 」という式ができあがります。
後は同じ手順で設定すれば、項目別集計ができあがります。なんなら,さらに踏み込んで上の表にもあるように
項目別集計にさらに収入と支出で区分けして収入の計と支出の計をSUMIFすれば
出納帳の収入計と支出計との対比で計算がきちんと、あっているかどうかというチェックもできると思います。

実はこの決算のときに「決め手」のようにその威力を発揮するSUMIF関数
サークルではとっくに紹介済みで、数人の方が家計簿で使っておられます。・・・なかなかのもんやといつも感心しています。

 

 


図として貼り付け:エクセルの表

2011年11月13日 | エクセル

この間のサークルで課題として取り上げて、参加してくださった皆さんにトライしていただいた「エクセル」の課題ですが
要点としては、よく使う「貼り付け」という機能を、いつもいつも「貼り付け」一本槍では、あとで手間が増えるばかりでなく
もう一歩踏み出して、さらに便利にコピーや貼り付けで表作りする進歩を妨げて思えるということでした。

複写したいデータを選択して右クリックして「コピー」としたときに、えいやっと無造作に「貼り付け」せずに
出来れば「形式を選択して貼り付け」を選んで、
何を、どの部分をあるいは何だけを「貼り付ける」のかを選択した方が、エクセルではより機能的だと思います。
こういうのは、「習慣」ですので初めのうちはまどろっこしいやり方ですが、だんだん慣れてくると使い勝手の良さが理解できるようになります。

前回のサークルでは、さらにもう半歩進んで
エクセルの表を「図として貼り付ける」という手順を説明させていただきました。
・・・こういうことが出来たとしてどれほど便利なのかは、その時々によりますので一概に覚えておかなければならない機能だと言い切れません。
けれども、セル幅とセルの数が違ったシートに、別のシートの表を持ってきてただ単純に「貼り付ける」のは無理があり
貼り付けて、面倒くさいことになったと悔やむことが起こったりします。
もしも表を「表」ではなく「」として貼り付ければ自在に伸縮させることが出来て、ページのレイアウトを壊さずに文書作りに役立ちます。
あるいは、表の中身をいじられたくないときにはそれが「図」であれば、 その効果も発揮するのかもしれません。

この「図として貼り付け」の手順は「エクセル2003」と「エクセル2007,2010」とでは大きく異なりますので、
区別して説明しなければなりません。

【エクセル2003の場合】

コピーしたい箇所をドラッグして、範囲を決めたら「右クリック」して「コピー」を選び
今度は貼り付けたいシートの貼り付けたい箇所を決めて・・・・ここで
「shift」キーを押しながらメニューの「編集」をクリックすると、
図として貼り付け」や「図のリンク貼り付け」というサブメニューが現れます。
そのまま「図として貼り付け」れば伸縮自在な図表として貼り付けることが出来ます。
・・・ここで「図のリンク貼り付け」を選択すると
元の表のデータが変わったときに自動的に同じ内容に変更されるというすぐれた機能がついてきます。

Snap17・・・・AzbyClubから引用させていただきました。

【エクセル2007や2010の場合】

ずいぶんと使い勝手が変わってしまいましたので、戸惑う方がおられると思いますが
コピーする範囲が決まって、とりあえず「右クリック」→「コピー」までは同じ手順ですので
貼り付けたいシートの貼り付けたい位置に来たら下図のように、大きなメニューの中に「ホーム」というタブがありますので
このタブを選ぶと、「貼り付け」のボタンがあり「▼」のボタンを押すと「貼り付け機能」に用意された様々なメニューがあり
その中に「」というのがありますので、さらにその中のメニューから適当な機能を選んで貼り付けます。

Snap18・・・・AzbyClubからの引用です。

エクセルは確かに使う頻度の多さによって、便利を体感する温度差があります。
ただ、少しずつ機能を理解していくと、ワードとかあれこれ使い分けずに、エクセルだけで事足りるほど
重宝なアプリケーションで、少なくともパソコンを使う人のもっとも多い支持を受けている代表格のソフトですので
苦手な意識はあっても、カンタンには「嫌い」とそっぽ向かないでやってくださいね。


エクセルのトラブル:「エクセルのファイルをダブルクリックしても開かない」

2011年11月01日 | エクセル

どこかに保存したエクセルのブックをいつもの通りにガチャガチャしても、画面に現れてもいっこうに始まる気配がなくて
グレーの画面のまま・・・XPの環境ではエラーメッセージが出ないようですが、
「ファイルが見つかりません。パス およびファイル名が正しいか、必要なライブラリがすべて利用可能かどうか、確認 してください。」
などと深刻そうなメッセージが現れることもあるとなると・・・・
ついにエクセルがつぶれたか・・・と心配になったのも無理がない・・・・のですが・・・・・

ある程度なれてるひとなら、たぶんプログラムの関連付けと察して
フォルダオプションとやらで、修復をはかるのが常道です。・・・このトラブルの相談を受けて
僕もまたその手順で探ってみましたが、エクセルとの関連付けに問題はありませんでしたし、「Open」・・・開くというオプションの
設定もあらためて見直して見ました。
ちゃんとアイコンもエクセルのファイルであることを示していましたし・・・・けども確かにグレーの画面でいっこうに開く気配無し・・・

そもそもエクセルにしろワードにしろ、保存したファイルを開くときに、ファイル自体をガチャガチャとダブルクリックして始めることが
「やり方」と思い込んだはる人が結構います。
律儀に「スタートメニュー」→「プログラム」→「Microsoft Office」とたどったり、
あるいは、スタートメニューのツリーにある「オフィスドキュメント」を開くという手順でエクセル本体を起動して
メニューの「ファイル」から「開く」を選択して目的のファイルを選ぶというような「教科書的」手順を選んで
ファイルを「開く」と、こうした問題にあたることはありません。
ファイルを開く方法は、たくさんありますので、一つの思い込みにはまってしまわないことです。
このケースもまた、エクセル本体を開いてから読み込むとちゃんと開くことが出来ていました。
トラブルと思い込む前に、いくつかの対処を試みて、原因を見つけ出すと意外に簡単に解決できます。

ただ、タイトルにある問題については、ネット上にカンタンな解決法がありました。

→「microsoft サポート」


エクセルを起動して、メニューバーの「ツール」を選択し、「オプション」画面を開きます。
その中の「全般」タブの左の上の方に、「ほかのアプリケーションを無視する」という項目の
チェックを外すと解決します。
たいていの場合はこれで解決すると思います。

これでもアカンというときには、はじめに申し上げたように
xlsファイルを開く際の動作の設定やファイルとプログラムの関連付けがおかしくなっている可能性が考えられます。
この段階になると、手慣れた人にはカンタンに思えても、
ちょこっと小難しい操作が必要になります。

  1. 適当なフォルダを開く
  2. [ツール]メニューから[フォルダオプション]を開く
  3. [ファイルの種類]タブを開く
  4. [登録されているファイルの種類]内から拡張子「xls」を探し出す
  5. [詳細設定]ボタンを押す

この後、

  • [開く]が「規定」に設定されていなければ「規定」に設定する

ある程度はこれで改善されるかもしれません。

これでも改善されなかった場合、

  • [開く]を選択し、[編集]をクリック(無ければ[新規])
    1. アクション:「開く(&O)」(そのまま)
    2. アクションを実行するアプリケーション:「"C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11\EXCEL.EXE" /e」
    3. DDEを使う:チェック
    4. DDEメッセージ:「open("%1")」
    5. アプリケーション:「Excel」
    6. DDEアプリケーションが実行していないとき:「」
    7. トピック:「system」

などという手順を踏まなければならないでしょう。ここまでやるのであれば
いっそ、「エクセル」の再インストールする方がよっぽど手っ取り早いと思います。

 


エクセル:行や列の追加とセルの中身をカウントする。

2011年07月24日 | エクセル

さて、今度はエクセルの課題です。これはTやちゃんが取り組んでおられる「名簿」からの問題でした。
こうして、チャレンジ精神をもって何でも積極的にパソコンに挑戦されておられるTやちゃんには
いつもながらに感心させられますが、課題にされていたのは
表として入力が一通り完了した「名簿」なんやけども、照合したり、確認するのに
何人分のデータがあるのか、一目瞭然にしたいので、各データ行に番号をつけていくというアイデアでした。
そこで、いったんできあがった「表」に新たに、列や行を加えて、番号などのデータを作るには・・・という提起でした。

下図のエクセルで作った「名簿」のシートを使って説明します。
「列」にせよ「行」にせよ挿入するのは、意外に簡単です・・・挿入したい列や行の一つ後の列(AとかBとかの・・・)
や行(1とか2とかの・・・)ところで、「右クリック」すると、サブメニューが出てきてその中から「挿入」を選択します。

EasyCapture1

今度の場合、Tやちゃんが求めたはるのはA列の前に番号用の列を挿入したいので
「A」を右クリック」して挿入を選ぶと、今まで「A」列やった列が「B」列になって、
ちゃんと新しいA列ができあがります。
数字を打ちたい最初の行に「1」と入力して、後はドラッグします。
すると、ドラッグした先のところにちっちゃな箱(スマートタグ)が現れますので
この箱をクリックして、その中の「連続データ」を選ぶと


EasyCapture2

下図のように連続の番号が登録できて、番号欄の完了です・・・・
この最後の数字を読み取れば 登録された数わかるんです・・・
が・・・

EasyCapture3

ここでもう少し、工夫をしてみましょう。
エクセルには、指定した範囲内で、データの入っているセルを数える「関数」があります。
COUNTA(カウントエー)と呼ばれ、その値を求めたいセルには 数式として
=COUNTA(どこから:どこまで)」という形式でセル範囲を指定します。
この仕組みを利用すれば、名前とか住所が入力されているセルを勘定することで
登録数がわかる仕掛けが作れるわけです。

では、この名簿に実際にこの関数を使って、登録数を表示するようにしてみます。

下図のように、まずB1に「登録数」、D1には「名」という単位の「文字列」をあらかじめ入れておいて
下準備しておき、
登録数の数字だけを表示するC1というセルに関数を入れます。

EasyCapture4

例題の場合、「姓」の欄で、空白でないセルを数えて「登録数」と言うことにします。

「姓」が入力されているのはB4からB16までの範囲ですが、いずれ追加もあるかもしれませんので
COUNTAの範囲は、あらかじめ余分に範囲を指定しておくのが賢明です。
そこで、C1をクリックして下図のように「=COUNTA(B4:B23)」とすると、B4からB23の範囲で
空白ではないデータの入ってるセルの数を数えてくれます。


EasyCapture5

 

以下の図のように、「13」という答えがC1のセルに表示されました。
こうしておくと、いちいち番号の最終を確認しないでも、現在の登録数が確認できる仕掛けができあがります。
EasyCapture6

エクセルでは、単に数学的な計算式ばっかりではなく、こうした統計などの便利な関数が
用意されています。
「こんなんできひんかなぁ」って思うことがとっても大事です・・・こうせなしゃーないって一つの
方法だけにこだわったり、思い込めば そこで止まってしまうけど、
もうちょっと踏み込んで「あんなこと、こんなこともやってみたい」と思うことが
エクセルの階段を上る「チカラ」になります・・・「なでしこ」みたいにあきらめたらあきません・・・


決算の季節:エクセルで作る「かんたんな」収支決算書

2011年03月03日 | エクセル

時ならぬ残り雪が舞う3月初旬ですが、この時期には
よく問い合わせがあって、収支の計算するのに「かんたんな」やり方教えて
という内容です・・・一口に「簡単」っていっても個々人によって、とりようが違ってきますが
以前に、このブログで書き込んだ同じ内容の記事のサンプルファイルが
ダウンロードできないということですので 、詳しい解説はファイルの中にありますし、
ここでは、ダウンロード先を移して、リニューアルするつもりで、改めて記事にしておきます。
サンプルのファイルは極かんたんなエクセルによる「収支決算書の作り方」を
シートごとに3段階に区切ってコメントを交えて説明しています。
※説明文や注釈の意味でつけたコメントですが、エクセルの画面上で
表示されていない場合は、コメントが挿入されているセルの
右上隅に小さな赤色の三角が見つかればそこへ、マウスカーソルを持っていくだけで
表示されますし、ずっと表示したければ、メニューの表示→「コメントの表示/非表示」という項目を
クリックすると切り替えができます。

サンプルの置き場所は、下記のリンク先にありますので、
文字をクリックしてサイトからダウンロードしてください。

→「エクセルの収支決算書の作り方


サンプルファイルの中身は、だいたいこんなもので
kessannsho1 

説明を加えたコメントの内容は
kessannsho 2 
とか

kessannsho3


決算書4

のようなものです。

この中でも述べていますが 表を作ろうとするときに
欄の大きさがまちまちになるために、やむなくセルの結合が必要になる場合がありますが
エクセルの表をつくっていくなかで、知っているからといって、はじめからセルの結合を
乱発すると、あとで数式の設定や、編集の時に面倒くさくなります。
セルの結合は最後の仕上げの時に使うようにすると、表作りに行き詰まりにくくなります。

 実は記事丸ごと下記のURLに
ブログを引っ越ししました。よろしければ
お越しください。

→  http://tomitapc.blog.fc2.com/


基本に立ち返る:エクセル編・・・「参照」という話

2011年01月16日 | エクセル

天気予報通り、しんしんと雪が降り続き、どうやらまた明日も降り積もった雪が
ここらあたり一面、家並みも含めて真っ白に覆いそうです。・・・風情はKこちゃんやないけど
「美しいもん」があり、心洗われるものがあるにはあるけど・・・
雪かきに「くったくた」で・・・痛めてる膝がますます痛うなるのが現実です。

こういう時は、久しぶりにパソコン開いて、思い出し思い出し
エクセルの基本について、おさらいするのもええかな・・・やっぱりやめとこか・・・どっちかです ・・
時折人の作ったエクセルのブックやシートを目にすることがありますが、
そういうときに自分なりに、その人がエクセルに慣れているかいないかの、
一つの目安にしていることがあります。
それは「相対参照」、「絶対参照」それらが混じった「複合参照」を理解しているかいないかという点です。

※エクセルの特徴として個別のセルに入力された数値を使って、「表計算」がかんたんにできて、
集計や計算がちょっとした「数式」を入れることでその答えが得られます。
たとえばA1というセルに入った数値とB1に入った数値の足し算の答えをC1というセルに求めるときは
C1というセルに数式の「=A1+B1」とすればいいのです。しかも数式の入力をする際には「=(イコール)」
としたあとは、いちいちセル番地を入力せずとも、該当するセルをクリックすると自動的に
数式にセルの番地をエントリーできる仕組みです。・・・こうしたセル番地を指定することを
エクセルでは、「参照」と呼んでいます・・・・少々堅苦しい言葉ですが・・・
例を使ってさらにエクセルの基本をおさらいします。・・・・次のような表を作ったとします。
数式1
上の図の「売上」は、B列の単価×C列の数量で求められます。
従って、D2というセルに実際の数式を当てはめますと
D2には、図のように「=B2*C2」という数式を入力します。
数式2
D2に数式が入ったら、D2のセルをクリックして、上図のように該当する範囲までドラッグすると
その数式が自動的にコピーできます。
数式3
ここんとこまでは、多くの人たちがそういうもんやと特に意識せずともよく使っておられるとは思いますが
実は大変よくできた仕組みで、それが証拠に、D2の数式「=B2*C2」
をコピーしたD4というセルを試しにクリックして、
上図の上にあるように「fx」という数式バーをのぞいてみると
ちゃんと「4行目」にあうように「=B4*C4」に変化する形でコピーされていることがわかります。
こういう風に相対的に状況に合わして、セルの番地を変化させることを「相対参照」と呼んでいます。
ここまでは、確かに言葉使いは小難しいけども何となくわかったような気がしてるとは思います。

次の段階で、表の下(D8)に売上の合計を作ってみましょう。
合計はこの時期にお似合いの?SUM(サム)という関数を使います。・・・この関数は
多くの初心者に大変なじみのある関数で、たいていの場合ツールバーの「Σ」というボタンをクリックして
使われる方が多いと思います。
SUM
合計の欄D8をクリックして、選択したら「Σ」(サムボタン)を押すと、
上図のように集計の範囲を聞いてきますので
範囲が合っていれば、そのまま「Enter]を押すか、あるいは始点のセルと終点のセルをクリックして
集計範囲を設定して、「Enter]を押すと集計が完成します。

次はいよいよE欄の「比率」というところですが、これは全体の売上に対して個別の品物の売り上げが
何パーセントかという値を求めることになりますので
「個別の売上金額」÷「全体の売上合計」ということで答えが得られます。
そこで、まず下準備として、比率欄は、「%」で表示したいので、
該当のセル範囲をしておき、メニューの「書式」→「セル」と進み
下図のようなダイヤログが現れたたら、「表示形式」というタブで「パーセンテージ」を選び
ついでに、パーセントで表す小数点以下の桁数を、右の欄で「少数以下1桁」までしておきましょう。
%
で、いよいよ比率を求める「数式」をE欄に設定するのですが
下図のE2というセルに注目して、みかんの売上「D2」を合計欄「D8」で割りますと
図のように「=D2/D8」ということになります。・・・確かに間違っていませんし、ちゃんと答えは得られます。
参照1
が、だからといってこのままさっきと同じようにE2のセルをクリックしてE7までドラッグすると
どうなるのでしょう・・・たぶん
参照2

上の図のような「エラー表示」が現れるでしょう。・・・♯DIV/0とは、
何かの値を「0(ゼロ)」で割ったという意味のエラーです・・ →「エラーコードの種類」
試しにE3をクリックして、前述のようにE3というセルの数式バーを確認すると
相対参照の仕組みから「=D3/D9」という数式に自動的に変化しています・・それぞれのセル番地に
+1ずつの数値が振り当てられることが確認できます。・・・これでは、実際にはD9というセルには
数値が存在しないので、「エラー」が表示されるという理屈です。

では、これを解消するのにはどうしたらいいのでしょうか・・・・下図のように
参照3 
それぞれのE列の数式の分母をいちいちD8に変えて修正するのでしょうか・・・それでは、ずいぶん手間と
時間がかかります。効率が悪い上に、コピーができないどころか
次に使い回しのできる方法だとも思えません。
・・・実はここからが、ある程度わかってる人との違いだと感じています。
そこで、今度は下図のE2のセルの数式に注目します。
D8と指定したセルのそれぞれのアタマに「$」(ドルマーク)がついているのがわかります。
「$D$8」となっています。こうすることによって、それぞれを固定して「絶対位置」とすることを示しています。
列の前にをつけて列を固定し、行を示す数字の前にもをつければ、行を固定します。
こうすることによって、それぞれの売上高を割る全体の売上高($D$8)を固定する式が完成するのです。
これなら、違うセルにドラッグしても、割る方の分母が固定されたままですので
ちゃんと数式を他のセルにコピーすることができますし、一つの操作で「表」が完成します。
参照4 
こういう具合に参照するセルを固定することが、「絶対参照」なのです。
実際の操作では、セル位置を絶対参照にするのには、ご丁寧にいちいち
セル位置をクリックしてから、それぞれのアタマに「$」マークを追加する必要はありません。
図の場合は、数式を作る際に、該当する部分のD8をクリックしたら、キーボードの「F4」キーを押しますと
$D$8」としてくれます。・・・もののついでに、続けてF4を押すと「D$8」という風に行だけを固定した形になり
さらにF4を押すと今度は「$D8」と言うように列だけを固定した指定になります。
こういう風に行・列のどちらかを固定して、「参照」することを「複合参照」と呼んでいるのです。

こういう使い分けができているシートを見かけると、ちょっと使い慣れてるなって感じるのです。
相対参照と絶対参照・・・言葉は小難しいのですが、ここを理解すると
エクセルの初心者からの抜け穴が見えてくる気がします。


今更、基本に立ち返る:エクセル編

2011年01月11日 | エクセル

エクセルの日付にも、間違わずに入力する方法があります。
ただ、一方で便利が過ぎて、時には困った思いをすることもあります。
エクセルの場合、それぞれのセルに日付を入力する場合、基本的には
たとえば6月1日と入力したいときに、「6月1日」などと入力することなく
月日を「-(マイナス)」で区切って「6-1」とするか「/(スラッシュ)」で区切って「6/1」とすると
自動的に日付に変換してくれます。
便利な機能ではあるんですが・・・ただ、下図のように 、
どうしても日付ではなくて、「6-1」という番号として付したいときも、
普通に入力して「Enter]を押してしまうと右側の通りに勝手に「日付」にしてしまいます。

ここで、右側のA1というセルを注意深く見てみると、入力後の表示が「右寄せ」になっていることから
セルへの入力が「数値」として、認識されたことを表しています。
日付1日付2

そこで、「6-1」という値を「文字列」として入力したいのなら、値のアタマに「’」(アポストロフィー)・・・
・・・キーボードでいうと、「Shift]キー+「7」のところにあたるのですが
・・・上付きの「’」をつけてから入力します。・・・こうすることで「文字列」として認識されるのです。
日付3 

次に、ワード編で述べたように、今日の日付を間違わずにセルに入力するエクセル版を書き込みましょう。
まず、日付を表示するセルを選択して
メニューバーの「書式」→「セル」と進み、「表示形式」で、「日付を選択します。
日付4
その中で、適当な「形式」を選んで「OK」を押しておきセルの表示の形式を決めておきます。

次にセルに入力するのですが、今日の日付を手入力で数値として入力するのでは、
勘違いなどのミスが防げませんので、
ここでは便利なショートカットキーを使って入力ミスを防ぎます。
その方法は、半角英数のモードの状態で目的のセルを選択したら
「Ctrl」キーと「 ;」(セミコロン)を同時に押します。・・・下図のA2のセルです。
「Ctrl」キーと「:」(コロン)にすると日付に加えて時間まで表示してくれます。・・・下図A3がその例です。

日付7

今度はさらに一歩進んで、ちょっとした「関数」を使って、セルに設定しておくと
エクセルのシートを開くたびに自動的に日付を更新することができます。
この関数が「today」(ツゥディ)・・・今日という意味・・・で、
下図のA2のように「」(イコール)をまず入れて、関数の「today」と入力し
末尾を「()」・・・カッコカッコで閉じておきます。

日付5
todayの代わりにnow(ナウ)・・・今・・・もう死語になりましたけど・・・・
あの「ナウい」のナウに変えますと ・・・関数の入力は大文字・小文字のどちらでかまいません。
日付6
先ほど「Ctrl」+「:」で述べたように、日付に加えて時間まで表示します。
日付7
こうして日付のセル位置に関数を入力しておくことで
エクセルのシートを開くたびに日付も時間も更新するようになります。

これらの方法はワード編で述べたように、便利な場合と
むしろ困る場合もありますので、使い途を考えた上で方法を使い分けしてください。


忘れた頃に・・・エクセル

2010年11月23日 | エクセル

長らくエクセルからご無沙汰しておりましたが、
質問を受けたことをヒントに
ちょっとしたエクセルの小技?みたいなものを紹介してみます。


記号

単位を表す「記号」の入力は、ビジネスの場面ではたびたび登場しますが
時たま何かの都合で表現しなければならないときに、ちょっと悩んでしまいます。
「平方メートル」は、「?」という記号で「m」の右肩にちっちゃな「2」
が乗っかっているんやけど・・・
表記をどないしてええんかわからずじまいで、結局「m2」でも何とかわかってもらえるやろと
もやもや感はあるものの、妥協して表記されているのを見かけることがあります。

こうした特別な単位を表現するには、いくつかの方法があると思いますが・・・
まず「教科書的」な方法としては、エクセルのメニューの「挿入」→「記号と特殊文字」を
選択します。すると下のようなダイヤログが現れますので、そん中から、お目当ての記号を見つけ出したら
目的の記号をクリックして、下の「挿入」ボタンをクリックして利用します。




もうちょっと、見た目に着目して、違ったやり方をするとすれば
とりあえず「m2」と入力したら、その文字の「2」という数字だけを選択して
右クリックして「セルの書式設定」を選択するか、メニューの「書式」→「セル」と進むとかで



下のような「フォント」だけか「セルの書式設定」ダイヤログが現れるので


上付き」にチェックを入れて、「OK」を押します。すると「m」の右肩に
小鳥のように、「2」が乗っかかるでしょう。

・・・なんかまどろっこしいわ・・・っていう思いの人は、いっそ入力を「へいべい
とでも入れて
IME(日本語変換ソフト)の助けを借りて、「?」に変換する手もあるにはあります。

ふりがな

「セルの中の文字にふりがながふってあるんやけど、どないするんやろ?」・・・という質問をうけました。
セル内にある文字に、もっとも簡単にふりがなをふって見せる方法は、対象になる文字が入力されている
セルを選択したら、「Shift」キーと「Alt」キーと上向きの「」キーを同時に押します。

今度は、セル内ののデータとして、ちゃんと表示させたいときは、対象となるセルをクリックして
メニューの「書式」の「ふりがな」→「表示/非表示」をクリックします。
すると下図のように、セル内の文字にふりがなが現れます。
「カタカナ」とか「ひらがな」の読み仮名の種類や、あるいは下のようにちょっとした読み方の
編集をしたいなら、同じふりがなのメニューにある「編集」を選択します。


こうした同じセル内ではなくて、違うセル「読み仮名」として表示させたいときは、
PHONETIC(フォネティック)」という関数を使います。
下図の例のように、B2というセルにある文字の読み仮名を表示したいセルを選択して
まず「=」イコールを入力したら、セルの中身を表示する枠の横にある「fx」というボタンを
押して、関数の一覧から目的の「PHONETIC」を選びます。
次に関数の対象になる「範囲」を聞いてきますので、
この場合は、それがB2というセルになりますのでカッコ内にセル番地B2を入れて
=PHONETIC(B2)」という数式を完成させます。




・・・それにしても、マスコミの当たり障りのないような言い回しは
時には、イライラさせられます
「国会軽視ともとれる発言をした・・・」・・・わざわざ遠回しに
配慮してまっせと逃げ腰にいわんでも、
誰が考えても・・国会をあるいは政治を、選んだ我々国民を軽視していると断言できる
「軽率でした」とわびる前に「軽薄」すぎるし、与党にも野党にも
こういう、ええ加減な思いのものやら、2世3世のぼんぼん育ちが混じってるからこそ、
上級公務員試験に合格したキャリアの官僚になめられて、表向きは平身低頭で接していても
腹の中では舌を出されて、実際のところ小馬鹿にされているのがオチのような気がしてくる。
政治と官がこれほど離れて見える今の状況は、国ということを思えば、我々にとっては大いに不幸なことに感じられる。

学歴の頂点にいる彼らはあえて、こうした話のように知らないことを臆面もなくさらして
それでいても平然と議員になれたことだけが、ステータスだと喜んだりころこんだりしてる
「政治家」のように、汚されることを選ばない。
責任が及ばないことこそを「責任」の取り方とさえ理解しているように
決して矢面に立たずに、自らの「顔」を消して責任を問われずに裏方のようなふりをして
実際は、国家の予算と事業の根幹を牛耳る道を選ぶのだ。
理屈と仕組みを自分らだけのシステムを専有化して
楽々と高給をむさぼれる官僚には、結局はにわか仕込みでは歯が立たないというか
情報を知らされない上になんもしらないせいで、場面場面で官僚に頼り切りになってしまう
「事業仕分け」を勇ましく見せるけど、最後にはそれを「茶番劇」にされて
国のありようの何も変えずに、牛耳られ続けるのだ・・・
確かにエゴ丸出しで「国益」をむさぼろうとする中国も中国ですが
この国はこの国で、政権が代わっても政治が同じ体たらくなままで機能しないために
「国益」など全く二の次で、相変わらず「省益」が横行して
なけなしの税金がむさぼられ続けられており、高級官僚の高給が
こんだけ不景気やというのに、下がったとかカットされてるという話を聞いたことがない!
何が悪いのか、どこが問題なのかまじめに考えて、本気で行動して
不景気な国の何百兆もの特別会計を、省益から取り戻せ!