ボクが会計に明るいわけでもナンでもないし、どっちかゆうと
苦手な分野にかかわらず、決算書の作成時期を迎えたこの時期
あちこちの役を引き受けたはる方々からの問い合わせをうけます。
集計することは、エクセルの得意技ですし、一つ一つ計算機たたいて集計することが
決して悪いことやないけれど、一つ数字が間違っていると
全部の修正をせなあかんことになってしまいがちで
ちょっとしたエクセルの心得があると、簡単に作れる気がします
一般に区やらナンやらの「役」をお引き受けになった場合の
「収支計算」は、損益計算などの小難しい手続きはありませんし
おおざっぱに言えば、収入の部がなんぼで支出がなんぼで差し引きがこうやったという報告がなされます
細かな日々の入出金は「出納簿」にお金の出入りを記録しますが、
それをもエクセルで管理しておくと、そのデータを元に「項目」を指定さえすれば
「SUMIF」という関数の使用で、項目別の集計をすることが出来ます
もちろん、おおもとのデータである出納簿に変更が加わったとしても
自動的に「再計算」することが出来るので、一体的に処理ができて便利な機能だといえます。
この話は、「家計簿」のところで引用させていただいたので
ご存じの方もおられると思うし、すっかり記憶から消えてる人もおらはるとは思います
これを有効に活用しようと思えば、いくつかの下ごしらえとゆうか
事前に頭に入れておかないとイケないことがあります。
それは、出納簿そのものに「費目」とかゆう・・・最終的に集計の対象になる
欄を作っておくという心がけです。日々の出入りを入力する際に
摘要欄に「食費：昼食代」と一つの文字列として、入力するやり方は
確かに印刷してみると大差のないように思えますが、一つ一つのセルにある
データという考えにたつときには、全部を言葉として入れるやり方では
あとで「判別」とこうした項目別の集計には、やっかいな手間がかかります。
次に、それならそれで費目を入力する際に、いちいちキーボードたたいて
入力するというのも、避けたいところです。たとえば「食費」と入力したのと
間に「スペース」入れて「食＿費」とするのでは、
エクセルに限らずパソコンの内部では、全く違うものと扱われてしまいます
こうした入力ミスを避ける上でも、上の図のように、欄外に項目リストを作っておいた上で
「入力規則」→「リスト」で各費目欄に・・・・出納簿だけではなく
集計欄にも共通の「ドロップダウンリスト」を設定しておき、キーボードではなく
リストから選択する仕掛けを用意しておくのが間違いを起こしにくくする心得です
これだけの下ごしらえが、出来たら、あとは
集計欄には、「＝SUMIF（」という関数で出納簿のデータから集計をする
「数式」を組み込みます
SUMIFについては、ここで再び説明を加えると
結構な労力が加わりますんで、そこんとこは以前の記事を参照いただくと
いうことで、お願いします。・・・・ちょっと横着やけどもね・・・・
以上がサークル以外の方々からの問い合わせにも
ついでに答えておくという内容です。
2月ももうじき終わります
3月になれば、ご苦労はんやけども各方面の役員各位様
決算よろしくお願いしますね
