文書作りや精算書などの計算書作りの
中心にあるのが「表」作りです。
まるで決まりごとのように「ワード」を入り口にして、
パソコンを始めた人たちは、
表作りするときに、結構手間取ってしまうのが、
「罫線を引く」というところでしょうか？
ワードで言う「罫線」というものが表罫線であるために
融通が利かないというか、思うにまかせない
いらだたしさをうむようです。
罫線で区切られた一つ一つのマスを
エクセルでもワードでもどちらも「セル（細胞）」と呼ぶのですが、
罫線という区切りが持つ意味は、少し違って感じられます。
ワードでは、区切られてこそ、一つ一つの枠が
ようやく「セル」という意味を持つからです。
結論から言えば、罫線を使った表作りの場合
ワードなら、はじめに罫線を引いておいて、
表の中身をあとから埋めるのがいいと思うし
エクセルの場合はむしろ最後の仕上げとして
罫線を考えるのがいいと思います。
また、ワードの表作りには、ちょっとした勘違いがあります。
たとえば、罫線は、あとから線を引いて表作りをすると考えて
ワードの文書中に、とりあえず
先に文字入力をしておくというような場合です。
例えば「月日 費目 収入 支出 残高 」
というように、項目欄を「スペース」を使って作りおいたとします。
ところが、ここにあとから、罫線を組み入れるのは
結構大変です。
なぜなら、この項目欄は一見、
「月日」 「費目」とか見かけの区切りが出来ているため
一つ一つの単語が独立しているように見えますが、
実際は「月日□□費目□□収入□・・・・」というような
スペースの入った一つの「文章」でしかありません。???
※わかりましたか？一つ一つにすき間があるように見えていても
文章にスペースを使っているということは、「空白」という
「文字」が単語の間に組み込まれていると考えるからです。
空白も「スペース」で作った以上文字としてカウントされます。
ということになると、その間に罫線を引くことは
ムズカシイ作業にならざるを得ませんし、
コトによっては線引きが不可能にもなります。
以前に一度書いた覚えがありますが、
ワードの場合は、こういう文字列に
「区切り」を持たそうとするときには、原則として「タブ」という機能を
利用する方が、文字列の頭をそろえるという意味で
区切りとしての認識が容易です。
ただし、エクセルの場合は、「セル」の存在が、はじめから
設定されているので、こういった手間がかかりません。
このことから、表作りには、エクセルの方に
一日の長があると思いますし、
前回の記事にしたように、ワードの文書に「表」を加えるときには
エクセルで作った表を、貼り付けるというアイデアを
考えた方が、あとあとにデータの加工も利用も便利なので
この、使い分けをおすすめしたいと思います。