エクセルの印刷オプション：サークルの帰り際に

随分前から、待望久しいY一さんがようやくサークルを訪ねてきてくれはった。
この後は一日も、はようメンバー入りを願いたいもんです
何しろ、僕にしろYひろさんにせよYローちゃんにせよ
もうちょっと「オットコマエ」が、必要かなって思てるとこですんで・・・・

ところで帰り際にちょこっと、「エクセル」の印刷時に
セル枠やら、列・行までが印刷されてカナンみたいにいわはったところ
わが、サークルの美女軍団（いろいろな見方があるのではありますが・・・）
に、「んなこと、ないやろ？」と突っつかれてはったのを
時間がなくて、お救い出来なったことが、悔やまれました。

どちらにも言い分があるし、どちらも間違ってるわけではありません。


Y一さんも十分に自覚されていたようですが、何かの設定を
さわられたとしたら、EXCEL2007の「ページ設定」のところかと想像されます。
（※サークルの人たちはほとんどがEXCEL2003ですのでかなり違っています。)
それは、下の写真にあるような次のような箇所を確認してください。




Excel2007は、2003までのバージョンと画面に大きな違いがあるんですが
メニューバーに当たる部分の「枠線」というところのオプションで
「印刷」にまでチェックが入っているのかも知れません。
ついでにページ設定のシートオプションで、写真の赤丸の箇所をクリックすると
「ページ設定」のダイヤログが現れるので

この中の「シート」というタブを開くと上の図のようなダイヤログになります。
このうち、「枠線」「行列番号」のところにチェックが入っているようなら
これを外しておくと、セルごとの枠も行や列の番号も印刷されません。

エクセルでいう枠線とは、一つ一つのセルの外枠のことを意味しています。
通常は、枠線も行や列番号は、画面上では表示されても
それを印刷するということは、珍しいことです。多分いろいろとさわっている内に
チェックが入ったのやろと思います。枠線が不要なら、チェックを外してください。

「美女軍団」が、おっしゃっていた「そんなモンは印刷されたことない」というのは
エクセルの初期設定で、枠線も行や列番号を印刷しない設定に
なっているためで、滅多にこの部分を設定し直すことなどないからです。

が、しかし言い換えれば必要な時には、設定を変えることによって印刷が可能なのです。

サークルのほとんどの方がExcel2003 ですので
「ファイル」→「ページ設定」→「シート」と進むと下の写真のようになりますので
中程にある「印刷」という項目欄の「枠線」「行列番号」に
チェックを入れれば、Y一さんが体験された
枠線や行や列番号まで表示されたシートが印刷されるようになるのです。

 

遅くなりましたが、参考になれば幸いです。

あっ！せやせやゆうの忘れてた。
印刷のオプションを理解するんもエエンやけど
印刷する前に「印刷プレビュー」で確認する習慣づけが
何よりですよ・・・誰やったところで、失敗は付きもんやさかいにね

エクセルのメモ書き：「コメント」

先日のサークルで、「エクセル」なんて足し算とかかけ算の
「数式」と「合計」が出来たら、それはそれで立派なモンやと
申し上げました。もちろん今もそう思ってますけど
もっと、機能的なモンを作ろうと思えば
関数とかマクロとか、少しは頭痛うなる思いして
ステップアップせな出来ません。

単に足し算・引き算や集計だけでは、
ホンマの便利が実感できひんし、もうちょっとチャレンジして
エクセルで「楽しい」思いを味わおうと感じてもらえれば
それにこしたことはありません。

エクセルの使い道が、大きく広がると思うからです。

そういう意味で、紹介した「関数」や書式の設定に取り組んだ
「小りん」ちゃんの意欲は、たいしたもんやと感心します。


ちらっとのぞき込んだ「小りん」ちゃん作の
ワークシートには、覚えたことを忘れまいと、シート上に
覚え書きの「メモ」が書き込んでありました。
一つ一つ、丁寧に取り組んでおられる様子がうかがえました。


けど、それはせっかくのシートの邪魔をしています。

写真のように、エクセルには「コメント」というメモ機能がついていて、
ちょっとしたメモ書きをセルに設定してくれます。
この機能は、印刷しないですむ上に、画面上で「表示」「非表示」が設定できるんで
ワークシートの作業を邪魔されずにすみます。

コメントを入れたいセルをクリックして選択したら
「挿入」→「コメント」を選びます。あるいは、コメントを入れたい
セルをいきなり「右クリック」しても「コメントの挿入」というメニューが
現れると思います。

コメントが作成できたら、その書式などの設定は
コメントの枠自体を「右クリック」して内容を編集出来る上
今度はエクセルのメニューバーにある「表示」メニューの
「コメント」という欄をクリックして、「表示」「非表示」を切り替えできます。

コメントが挿入されると、そのセルをよくよく見れば
セルの右上に、赤い△の目印がつきますので
コメントが「非表示」になった場合、この赤い印のところへ「カーソル」を
あわせると、「コメント」が表示されます。

作ったシートを次につなげて活かして行くために
めっきり物覚えに自信がなくなった対策として
「コメント」の利用をオススメいたします。

条件付き書式：エクセルの書式

飽きもせずにまたまた、こりずに「エクセル」の話ですけれど
こんなんもどうでっしゃろと紹介するんが、「条件付き書式」という
エクセルの書式の拡張版みたいなヤツです。
上の図を見てもうたらわかるとは思いますが、左の表では、得点が50点未満の場合
得点が「赤字」で表されています。
こういう風に、セルの値や数式の結果に基づいて
書式（字の色、パターン、セルの塗り潰しなど）が設定出来ます。

条件を設定したいセルをクリックして選択したら
メニューバーの書式→「条件付き書式」と進みます。
すると、下のようなダイヤログが出てきます。
よく中身を見て、設定したい「条件」を選びだし、それに見合う
数値や値を入力したら「書式（F)」ボタンを押します。

すると「書式設定」そのもののダイヤログが新たに登場しますので
上の条件になったら「どないすんのん」という書式を
設定します。この場合、文字の色を「赤く」するので
「色」というタブを赤に設定して「OK」を押して終了します

最初のセルにこの「条件付き書式」が設定できたら
「コピー」をして、他のセルを選択しておき
「形式を選択して貼り付け」で「書式」を選べば
同じ内容の「条件付き書式」がコピーされます。

条件は、一つではなく複数設定することも出来るし、
条件を数式にして判断することも出来ます。
例えば右のような表のようにE列の値が「”女”」と
なった場合には赤くするとすれば、条件を「数式が」にして
数式を「＝D2="女"」とすればいいのです。この場合E列は「数値」ではなく
文字列ですので「""」コーテーションで文字列をくくるのが「ミソ」です。

ま、こんな事も出来るんやてなお話です。
エクセルにあるもう一つの「書式」のご紹介でした。

VLOOKUP関数：EXCEL（エクセル）

 

エクセルを始めて一通りたどり着いたと思える関数が
VLOOKUP（ヴィルックアップ）という名の小難しそうな関数です。
「難しそうな」では、ありません。実際難しいとは思います。
ただ、ここまで出来たらある程度の、エクセルのシートは
自分が思い描くようなモノが作れるというのも事実でしょう。



実はいずれ説明しておきたいと思いながら、出来なかったのは
説明できる自信が僕になかったためで、もしも
この記事読んでも「わからへん」となっても、悔やまんでもええですよ
多分僕のせいでしょうから・・・・

VLOOKUPとは、どういう関数かゆうとですね
指定した範囲のデータに対して、ある言葉や値に対して、その値に該当するデータの行から検索した値と同じ列のデータを検索するという関数です。
ほら、ゆうたとおりむずかしいでしょ・・・

言葉ではわかりにくいので、上の図で説明するとですね
左側の計算書で例えば、品名のところで「大根」と選んだら
右側の「単価表」の「大根」のデータの「単価」100円を選び出してくれるという
仕組みを作るわけです。
こうした仕組みを作っておくと「単価」が変わるたびに、左側の
計算書の単価をいちいち変更しなくても、自動的に変わってくれ、間違いが
起こらへんという便利な仕組みです。

VLOOKUPの式は次のように、書き込み、それぞれの要素に
該当するセルを指定してやります。

＝VLOOKUP（検索の元になるセル,検索するデータの範囲,
取り出したい列の位置を左端から数えて何番目,
FALSE（該当するデータが見つからへんだらエラーを表示するという意味））



頭こんがらがってませんか？



判読しにくいかも知れませんが、図の中の
D2というセルには、こう書き込んでいます（VLOOKUPの部分は・・・）

＝VLOOKUP(C2,$H$2:$I$6,2,FALSE)



つまりC２のセルの値とおんなじ値のある
H2からI6の右側のデータの行を探し出して（この際参照する
右側のデータは絶対参照にしておくといいでしょう。式をコピーするために）
その行の左から2番目のデータを探し出す。

ということです。



以上ですけど、読むだけでくたびれた人もいたはるやろし
いやになったひとも、寒気した人さえいたはるかも
わからんでもそれはそれでよろしいと思いますわ

わかったらもうけモンということにしときましょかいな・・・・

 

エクセルのエラーの種類

エクセルの表をこしらえた時に、何とも身に覚えのない
エラーが表示されてしまうことがあります。
それもいろいろな種類で・・・・

エラーにもいろいろな理由があります。
そのエラーコードの種類によって、対処し問題を解決するために
エクセルには、エラーの警告にいくつかのコードが用意されているのです

 

• #NULL   (ヌル）・・・存在していないセルを参照しています
• #DIV/O  (ディバイド・バー・ゼロ）・・・「0(ゼロ）」とか空欄で割り算してますよ
• #VALUE! (バリュー）・・・関数などの引数の種類に間違いがあります
• #REF! 　　(リファレンス）・・・参照先のセルが削除されたか、存在しません。
• #NAME?　（ネーム）・・・関数とか範囲の名前が違うてます
• #NUM!　　（ナンバー）・・・引数に使ってる数値の範囲が適切ではない。
• #N/A　　  (ノット・アベイラブル）・・・有効な数値が見あたらないか、指定された数値が不適切
• ######　　　　・・・・指定されたセルの幅では全部表示できないか、日付・時刻・マイナスの数値が入っている

エラーを修正するのも骨が折れそう・・・

エクセルのシートの複製：シートまるごとコピー

なんやかややって、やっとこさエクセルのシートこしらえて
ちょっとした達成感を味わったり、
せっかく作ったんやから、これを使い回しせな「もったいない」と
思う気持ちはよぉわかります。


そこでやね、作ったシートを新しいブックに、あるいは
次のシートに複製せなアカンので、
いちいち、コピー元のシートを開いて、範囲を指定しといて
コピーして、今度はコピー先の新しいシートを開いて
貼り付けるてなことを、それこそせっせとやってると
行の高さ、列の幅が合うてないこともあったりして、
貼り付けた内容がけったいなことになって、書式や数式が崩れてしまい
そのたんびに、修正せなアカンと嘆いていたはる人もおられます。

「コピーする」ということの意味を考え直してみましょう。



エクセルであろうがナンであろうが
コピーするというと、すぐに範囲をドラッグして
コピーして貼り付けってなりますが、それは、何かを作り上げる
途中の過程の話で、できあがったシートやブックや文書を
コピーするということとは違っています。

文書やシートやブックをまるごとをコピーするという話は、
内容や中身を取り出してコピー、新しいところに貼り付けるてな
面倒くっさいことせずに、ファイルの複製を作った方が手っ取り早いと思いませんか


フォルダの中にある文書やエクセルのブックのアイコンを
「右クリック」して「複製」を作って、中身に手を加えた方が
書式や数式が崩れることはありません。
部分的に貼り付けてコピーするんと違うて
できあがったモノのコピーとは、そのものまるごとの「複製」を作ると考えます。



特にエクセルのシートの場合は、もっと便利なシートのまるごとコピー
の機能がついてます。
同じブックの中にシートのコピーをしたり、全く別のブックに
コピーしたり、シートを移動もできます。


図のように、コピーしたいシート（Sheet)を右クリックしたら
「移動またはコピー」というメニューが現れるんで、「移動先」
コピーの「挿入先」、コピーをするなら、一番下の「コピーを作成する」
にチェックしといて、「OK」を押します。


例えばやね、「家計簿」作りたいときには
データを入れる前に元になるシートが作成できたら、
「原本」としての「シート（Sheet）」を保存しといて
それを月ごと分を原本のシートを「右クリック」して
こんな方法で１２個コピーしたら１２個の複製シートが出来ます
出来たシートは、原本のシート名のあとに（２）とか（３）とか
ついてるんで、今度は「右クリック」→「名前の変更」でシート名を
変えるというような段取りで
エエンのではないでしょうか・・・ちゅうこさん

 

「エクセルが苦手」の克服：キー操作に慣れる

エクセルを便利やからと使う方もいれば、
「セル」とか機能とか関数とか覚えなあかんことが多すぎて
毛嫌いされる方もおられます。・・・人それぞれとゆうてしもたら
それまでですが、エクセルの便利さを感じるためには
ある程度のキー操作に慣れることが、便利に使いこなすのに、
大切な要素ではあると思います。
エクセルは「苦手」という人もちょっとだけ、そこんとこ考えてみたらどうでしょう。

エクセルで良く使うキー操作といっても
「Shift」「Ctrl」キー、右クリックやドラッグなどの基本的な操作です。


エクセルのシート上で「範囲指定」するときは、ドラッグして
どっからどこまでと範囲を指定しますけど
例えば、書式や行の高さ、列の幅を変更したいときとか
いっそ、行ごとを指定したいときなどには、「Shift」キーが役立ちますし
とびとびに、セルを指定したいときなどは、「Ctrl」キーの出番です。
コピー、切り取り、移動、貼り付けなどは、「右クリック」の拡張機能を使えば
メニューバーの「編集」を選択したり、ツールバーのアイコンを探す手間もありません


これらは、何もエクセルに限ったことでもなく、Windowsの
機能としてはじめからあるものです。もう一度こういったキー操作や
マウスの使い方に目を向けてください。

エクセルのシート上で便利なショートカットキー操作には
いくつか覚えときたいキー操作があります。
セル内で改行したい場合は、改行したい位置で「Alt」＋「Enter」キーを押します。
ごく普通に、セルにデータを入力して「Enter 」を押すと
エクセルの初期設定では、下のセルに移動します。
これを右側に移動させたい時は、「Enter」の代わりに「Tab」キーを使います。
すると入力を求めるセルは、右側に変わります

それでは、上にとか左に動かすのは、どうするのかと言えば
「Shift」+「Enter」か、「Shift」+「Tab」のように「Shift」キーを押しながら
それぞれのキーを使います。
これらは、日頃意識して使うことによって使い慣れてきますので
理屈ではなく、こうしたキー操作を体に覚えさすくらいの感じがいいでしょう。
いろいろ試していると、結構あんなこと、こんな事が
かんたんに出来たりするモンです。
一つのことだけに縛られると、窮屈にもなり、エクセルを開くことさえ
おっくうにもなりがちです。

また、よく聞かれる話に
エクセルのセル内に文章を入れたいのだけども
うまいこと入らへんとか、セルの結合したけど、したらしたで
修正や変更の時に面倒くさいという質問があります。

こういう場合、視点を変えます。

セル内に文章をデータとして入れる目的でないのなら、
注釈程度で、あえて、セル幅や位置にとらわれることもなければ、
ワードのように「テキストボックス」を使って文章を入れます。
「セル」というものにとらわれる必要もないからです。


こうした基本的な操作が身につくと、ひょっとしたら
エクセルもまんざら、「キライ」やなくなるんではないでしょうか・・・・
そうは、問屋が卸さんてか・・・

 

 

 

 

形式を選択して貼り付け：エクセルのコピーとペースト

「コピペ」っていうのは若い連中の得意技の省略語の一つで、
「コピー＆ペースト」の短縮語です。
ペーストとは、「貼り付け」という意味です。


エクセルをある程度使い慣れて来たように思うころ
この「コピペ」のせいで結構、落とし穴にはまってしまうことがあります。


一般的なアプリケーションを使う場合、コピーして貼り付けるのは、
一つのモノを対象にしてそれをコピーして貼り付けると、同じモンが2つ出来ます。

これに慣れて、同じ感覚でエクセルのセルをどっかのセルにコピーすると
思いと違ったことが起こります。

それは、「セル」をコピーして貼り付けるという操作が、他のそれとは違ってるからです。
なぜならば、セルにはいくつもの要素があって、
エクセルがわざわざ「細胞（セル）」を意味する言葉を使っている理由がそこにあります。

 エクセルの「セル」には、数式、書式（字体や色、配置）、値（数値とか文字列も）
罫線、入力規則、コメント、列幅など様々な要素が含まれて出来ています。


エクセルのメニューにある「編集メニュー」に「貼り付け」というのがありますが、
極一般的に、コピーして貼り付ける場合、この「貼り付け」を思い浮かべる人が多いと思います。
しかし、この場合の貼り付けは、サッキ述べた全ての要素を
そのまま全部「貼り付け」てしまうでしょう。
 が、これでは、せっかくコピー先に設定した数式や書式が変わってしまうことになって、
面倒くさいことに設定のし直しをさせられることになりかねません。

そこで、「編集」メニューをクリックして「貼り付け」を選択したり、
コピーして貼り付けの際に「右クリック」して貼り付けを選ぶ場合は、
「貼り付け」というメニューの下にある「形式を選択して貼り付け」を選んで下さい。


これが、写真にあるダイヤログです。

この「貼り付けメニュー」は貼り付けのオプションを選択できるので、
コピー元の数式だけなのか、書式だけなのかあるいは、「値」だけでええのか
といった具合に貼り付けたいものだけを抜き出して貼り付けることが出来ます。


ある程度エクセルを使い慣れた人は、貼り付けするときに、
めんどくさそうに見えるこの「形式を選択して貼り付け」の方を使っておられます。


むしろ、この方法でしか貼り付けしない、それを習慣付けることが
エクセルを上手に使う「コツ」だと思います。

関数の使い方

小りんちゃんとの話の中で、ふと気づかされました。
僕は、関数の便利さを宣伝し、先走ったように
聞かれてもいないのに関数の説明を繰り返しておきながら、
実は、その一歩っていうか、とっかかりの関数の使い方
入力する方法そのものを説明していないことを・・・・

そのために小りんちゃんや詳子さんなど、
関数のトライをするために、ひょっとしたら、関数の一字一句を
手入力されたのではないかと想像するのです。
それは、間違いではありませんが、関数を入力するには
七面倒くさいコトせずに、もっと機能的な方法があります。
そのことは、関数を口にした始めにちゃんと説明しとくべきでした。

 

関数を設定したいセルをクリックして選択します。
次に、メニューバーの挿入（I)をクリックし、関数（F)を選択します。
あるいは、数式バーが表示されてたら左の「fx」というアイコンをクリックしても
同じ操作になります。

すると現れるダイヤログが上の図です。
このダイヤログの中の2段目の関数の分類という欄を
「すべて表示」にしときます。
さらにその下の関数名にエクセルに設定された関数の一覧が出てきます。
よく見ると欄の下に、選択した関数のかんたんな説明も出てきます。

関数のABSやIFなんていうのは
キーボードから入力するのに、そんなに苦痛もないやろけども
CONCATENATEとかSUBSTITUTEなど読み方もわからん上に
綴り自体がややこしいにもほどがあります。
PHONETICって入れるのすらも結構大変やったと思います。



さて、挿入→関数とたどっていき、そのダイヤログの
欄の中から目的の関数を選び出すと、
選んだ関数に必要な要件を聞いてくるダイヤログが現れます。
実例で説明した方がわかりやすいと思います

これは課題にされた「SUMIF」という関数のダイヤログで
関数の引数（関数に必要な条件や範囲）を聞いていますので
一番上の「範囲」の空欄をクリックしといて、
実際のシート上で、該当する範囲をドラッグすると
自動的にこの場所に、その内容が反映されるます。
これを「絶対参照」の範囲にしたいときは、範囲が表示されたのを確認して
「F4」を押して、確定します

あとは、2段目の「検索条件」3段目の合計範囲の欄を埋めて、
関数の設定が一応終わると
欄外の右側に設定に基づく試算の結果を表示しています。
これが確認できて、間違いなく設定できているのなら
「OK」を押します。

関数は一つ一つを手入力するのも、間違いではありませんが

関数をこうした手順で入れるとその内容と使い道が
なんとなく理解が早まる気がします。

けど、関数を一つ一つ覚えよなんて思わん方がええですよ
その都度思い出したり聞き出したりして使いましょ
頭の中にはもっと大切なことだけ、メモリしといた方が
自分の頭まで「重う」ならない方法です。

 

 

 

 

家計簿への道：SUMIFの続き

雪がしんしんと降り積もってます。
明日には、辺り一面を白く、包み込んでいるのでしょう。

「新年会」で早速、「ちゅうこ」「小りん」ご両人からご指摘をうけました。
さすがに、二人の前向きな取り組みには
感心させられます。これからもサークルの皆さん
遠慮なく、メールやブログでお問い合わせやご意見を
お聞かせ下さい

さて、二人が声をそろえておっしゃっておられたのは
「項目別集計」をSUMIFという関数を使ったらええでみたいな記事を
実践してもうまいこと行かへんでぇ～ってことでした。

その頃の記事を改めて、読み返してみて・・・説明不足を痛感しています。

 

SUMIFという関数は、該当するデータの範囲を特定する
ことが、もっとも重要なポイントです。この範囲の指定が
うまいこと行っていないと、集計が出来ません。

図の表に戻って説明を補足すれと
二つのポイントが、あります。

まず、SUMIFという関数そのものを、言葉で説明しようと思えば
図の場合、H7の「会議費」の集計欄に組み込んだ数式を説明しています。


＝SUMIF（$B$3:$B$13,G7,$E$3:$E$13)



SUMIFを使うためには、カンマで区切って3つの要件を指定せんとあきません。

言葉で説明しようと思えば、
＝SUMIF
（ひとつ目は、どっからどこまでの項目欄の範囲を指定し（B3のセルからB13のセルまで）
2つ目の、その中のどの項目　（H7の左にあるG７のデータ「会議費」の）
3つ目は、どっからどこまでの数値の範囲（支出欄であるE3からE13のセルの範囲の中から）

ということになります。



も一度、数式をよく見ると、B3:B13という範囲とE3：E13という範囲の指定に
それぞれの頭に＄（ドルマーク）がついています。
これは何も通貨の単位を意味していません
難しい言葉で「絶対参照」ということを表しています。



エクセルで、範囲指定すると普通の場合は、(B3:B13)となります。
が、これを下の欄にコピーすると、ご丁寧に(B4:B14)と一つずつ
規則に沿って、予測して、セルに応じて変えてくれます。
これを「相対参照」とさらに難しくいいます。
この機能は時として、大変親切で便利な機能なんですが
こういう「帳票」で決まった範囲を繰り返して指定したいときには
間違いの元にもなりますので注意が必要です。
図の場合、指定する範囲が、どの項目も決まった範囲ですので
「絶対参照」にして固定しとかんとあきません。

さて、ここまでの説明で、頭痛うなったかも知れません

が、範囲を絶対参照にするのは意外に簡単です。
どっからどこまでとB3:B13をドラッグしたら、「F4」キーを押すと
「絶対参照」にしてくれます。（試して見てください！）

同じように、該当する項目の数値の部分も範囲が決まっているので
E3:E13を絶対参照にしておきます。

 

次のポイントは、項目の中身にもあります。
うまく表現できひんけど、支出項目と収入項目は
表で見るとわかるとおり、収入はD列に、支出はE列にあります。

ひょっとしたら、これはあくまでも推測ですが
ちゅうこさんも、小りんちゃんも
収入、支出を同じ数式で、コピーされたのではないでしょうか
SUMIFという3つめに指定する項目である範囲の金額の欄が、
集計する費目が支出項目の場合は、
該当する支出金額がE3:E13にありますが
収入項目の場合は、該当する金額は、D3:D13の欄にあるので
収入項目の個別集計の場合、

＝SUMIF（$B$3:$B$13,G3,$D$3:$D$13)
とすべきなんです。

 実は記事丸ごと下記のURLに
ブログを引っ越ししました。よろしければ
お越しください。

→　　http://tomitapc.blog.fc2.com/

・・・わかってくれはりましたか？
疑問が解決したでしょうか？
時間があるときに、トライしてみてください・・・・頭いとうならん程度に・・・

言葉で説明するんも結構難しいモンですが
これにこりずに、「前向き」に
どんどん新しいことに挑戦してください。

 

 

フリガナでませ～ん：PHONETIC関数

良くこのブログを見ていただいてる方から
多分、コメント欄に書き込んでいた
エクセルの「PHONETIC」というフリガナを取り出す
関数の話を読んでいただいて
試されて、「書いてあるとおりにしてもフリガナでませ～ん」
という内容のメールをいただきました。

 

少し推測も入ってはいますけど、どういうことなんかを解析すると
多分この図ように、名前欄の横の郵便番号のところの
B列の部分で「右クリック」してB列全体を選択し→新たな列を「挿入」して
→空欄の列をこしらえといて、ここの列を「フリガナ欄」として、
早速B２のセルに書いてあるとおり＝PHONETIC（A2)と
数式を書き込んどきます。次に
A２にある名前のデータから「フリガナ」を取り出すように
設定し、それを、オートフィルで該当するところまで、
ドラッグしたのはええけども・・・
なんのことはない、B列に表示されたんは、
A列のそのまんまのコピーやんか！っていう
話やったと思います。

 

図にあるのは、僕がKさんの話を再現してみたもので
B列には確かに「PHONETIC」の関数を使っていながら
フリガナは表示されません。

理由は、PHONETICの関数の性質とデータの内容にあります。
元はといえば、僕の説明不足なのですが
まずこの、名簿のデータは、一つ一つを入力したデータではありません。
どこかにあったデータをコピーしてきて貼り付けたモノです。
ここんとこに一つ目の鍵があり、


二つ目の問題は、「PHONETIC」という関数を、もう少し丁寧に説明すると、
厳密な意味では、「フリガナ」を表示するという関数ではありません。
実際に入力した際に、キー操作の情報を取り出すという「情報関数」なので
フリガナ表示の関数というわけでは、ないのです。


名前などの場合は、キー入力する場合、極一般的に
まずローマ字入力の「かな」入力で、「変換」して名前を
入力しますので、「PHONETIC」で指定すると、
今ある前の段階の「キー操作の情報」である「フリガナ」が取り出せるということに
なるのです。
したがって、どっかから貼り付けたデータの場合は
図の場合は、「貼り付けた」ことこそが、前の段階の「情報」ですので、
前にあったままが表示されてしまってるってことにもなります。

 

※この関数の本質がわかれば、住所を入力するときに
一から住所を手入力せずに「郵便番号辞書」を使って、
「郵便番号」を入力して、住所変換するようにすれば
「PHONETIC」の関数を使えば、変換の前の情報である「郵便番号」
が得られるってことになります。

さて、元に戻って

このままであきらめるわけに行きませんので
ナントかせなあかんわけですが、データそのものに
工夫が必要になります。

それは、貼り付けられたA列の名前データに
改めて、フリガナを振りなおすということにすればいいわけで
ちょっと面倒くさいっちゃ面倒がクサいんでスガ
A列の名前を選択し、「Alt」＋「Shift」＋「↑」のキーを
同時に押しますと、「読み仮名」が表示されますので
「Enter」を押して、確定すると・・・・・
B列に「フリガナ」として表示されることになります。

こうして、A列の名前に「読み仮名」を振らせて
「フリガナ」を蘇らせる工夫でなんとかなります。

いくつもややこしい話で、余計ごちゃごちゃになったかも・・・・・

家計簿への道：エクセルの項目別の集計（SUMIF)

新年から「エクセル」それも「関数」となると
鳥肌立ったり、サブイボ出たわっていう人がいたはるかもわからんけども、
家計簿や集計したりするときに
ひょっとして関数という意識もせずに「SUM」という関数を
使っていたり、使った覚えもあるような気がすると思います。

そうです、エクセルのどこかにある【Σ】のアイコンをクリックすると
どっからどこまでを合計するという範囲の指示が出てきます。 

この「合計」を意味するアイコンをクリックして、ちょこんとやってみたら
「合計が出来ました」「かんたんやったわ」・・・・「関数？」
・・・「んなことわからんでも出来るんちゃうん？」

というのは違っています。
関数とは縁がないわけではありません。それどころか
実はちゃんと「関数」を使って数式をこしらえたことになってるわけでして、
合計というのは、ひんぱんに使うことからエクセルでは、便宜上
合計の数式を作るための特別なアイコンがこしらえてあるだけで
それが証拠に小難しい「数式」を表示する場所である「数式バー」という、
図の一番上に「＝」で始まった欄に目をやると
目をこらすと、そこには、ちゃんとそれらしい数式が作られているはずです。

実は記事丸ごと下記のURLに
ブログを引っ越ししました。よろしければ
お越しください。

→　　http://tomitapc.blog.fc2.com/

 

 

では、いよいよ本題に入りましょう・・・


上の図のようなちょっとした入出金の表があったとしても
その一番下に「SUM」を使って、収入欄と支出欄の
それぞれの合計を求めるだけでは
何となく、物足りない感じがしませんか？

例えば、こういう表を「家計簿」に発展させようとすると
やっぱり、項目別にも集計したいとも思うからです。
それも出来れば「自動的」に・・・です。

関数「SUMIF」は、こういった項目別に集計をしてくれる関数で
左側の入出金データから、左の「集計表」に
それぞれの項目ごとに、自動的に計算してくれます。

「SUMIF」という関数は、次のような3つの要件と規則で数式を作ります。

＝SUMIF（【検索の範囲】,【検索の条件】,【集計する範囲】)　デス。

では、実際の例である図の説明をすると、わかりにくいですけれども
図の赤く囲んだ数式欄は、右の会議費の集計欄である
H7というセルに書き込まれた数式を表示しています

その数式は、

＝SUMIF（$B$3:$B$13,G7,$E$3:$E$13) 　

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　となっています。

この数式を言葉で説明すると、B3のセルからB13のセルの
費目に相当する範囲にあるデータの中から、
G7にある言葉と同じものに該当するデータを探しだして
支出欄であるE3からE13にある中の数値を選んで、
探し出したデータ分だけを合計する
という意味になります。

 

これをしみじみ読んでみても、なかなか一筋縄でいかない話なのかもわかりませんが
こんな風に関数を使えば、一気にエクセルの使い勝手は向上します。


尻込みする気持ちはわかりますが
何事も当たってくだけろ！（砕けてしもたら・・・あかんけどね・・・）
覚えて損はありませんよ

こういうのが実際は、家計簿を作り上げる道につながっています。

今はわからないとしても、あせらず、ぼちぼち
一歩進んで2歩下がったとしても・・・
エクセルに近づいても見ましょう

 

住所録を利用する。

 

 

住所録を作るといえば・・・間髪を入れずに「筆○○」やろ
って答えが返ってきそうですが、
・・・確かにそうかも知れませんし、決して否定はしません

が、そうならそうで、その作った「住所録」をどんなことに使たはりますか？
年賀状の印刷と・・・う～んっと・・・ひょっとしてそれだけ？
それで良いと言えばええんですが・・・

（考えてみれば、住所録なんてなモンをこしらえるっていう作業は
年賀状作るときぐらいとも言えそうですが・・・・）

ところがこの住所録っていう代物が、名前や郵便番号や住所や電話番号
などが入った、れっきとしたデータベースなわけでして
コレを年賀状の印刷にだけにしか使えないということなら、
いかにも「もったいない」話に思えてならないのデス。

では具体的にどうするのかというアイデアなんですが
そのためにはちょっとした工夫をこらす必要があります。

住所録を作ってみて、それを保存するときに
あんまり考えずに、テキトーな名前つけて「保存」すると
それは「筆ナントか」の住所録としてだけ保存されたわけで
実際、その「住所録」はその筆何とかでしか使えない仕組みが
メーカーのたくらみによって、仕込まれています

このままでは、筆ナンとかの言いなりで全くおもろないんですが・・・
そこで住所録を保存したりする際も
確認のために住所録を開いた時にちょこっとだけ頭を使います。

実は、それぞれの年賀状ソフトには「住所録」を
小難しくゆうといくつかの拡張子に関連付けて出力出来るようになってます。
要するに、筆ナントかとは違う形式に書き出せるんです。
前にもCSVっていう結構万能の形式に書き出す話を記事にしましたが
もちろん、Excelの形式にダイレクトに書き出すことも可能なのデス。

「筆王」でも「筆まめ」にしても、住所録メニューの「書き出し」で
ファイルの形式を「▼」で選択して
別のファイルとして保存・書き出しが可能なのです。


一つの理由として、「住所録」という性格上
データの中身や構造がそれほど変わらないわけでして
せいぜい拡張子が違うくらいの違いしかないために
いとも簡単に変換も修正も可能なようです。

※ただし、今ある住所録を別の形式に
書き出すときに、写真のように個別の名前とか住所１とか住所2のように
それぞれのデータの「割り振り」を聞いて来ます。この場合は
何を書き出すのか、項目を選択し「追加」ボタンで割り振る必要があります

ここんとこがちょこっと面倒な話ですが
ナントかがんばれます。この仕組みを理解しておくと
今度はエクセルなどでこしらえたデータを
住所録として「読み込む」時にも同じ理屈と方法で
可能となりますので、覚えておくとお得です。

さて、苦労して作り上げた住所録というモンを
エクセルのデータに書き出したあとは、コレを元に何かのリストを作るとか
「住所録」を別の形式にしてバックアップとして保存しておくとか
なかなかの用途が期待出来るでしょう。

住所録と宛名の印刷は、「筆なんとか」の専売特許なんかとはちゃいます
むしろ、メーカーのキャッチコピーを鵜呑みにして、そう思いこまされて、
年賀状だけのためのもののように取扱いされて来ました。

筆ナンとかの実態なんて、考えてみれば、年賀状デザインの編集と
宛名印刷がドッキングしているソフトにすぎません
この二つの作業は実際は、別々の作業でするもんですから
一つである必要はないのです。


年賀状のシーズンには、毎年新しい「筆ナントか」を買い換えている
律儀な人に申し訳ありませんが・・・・

裏面の文面て言うか、デザインの編集なら
もっと使い勝手のいい物があると思うし
宛名印刷だけなら、フリーのソフトに
「筆ナンとか」よりすぐれたモノが無料であります。
住所録の用途ならエクセルで扱う方が
より多くのアイデアと用途にすぐれていると思います。



住所録を筆ナンとかのデータだけに眠らさずに
CSVとは言い切りませんが、エクセルに書き出す事も
覚えといて損はおまへんでぇ～

 それに僕個人の趣味の話ですが、
パソコンのお仕着せのソフトだけでなく、上手に「フリーソフト」
使たはる人が、PCの使い手って思えるんです。
ここでは、なかなかの出来映えの「フリーソフト」も紹介しときます。

 

　　Vector　：　宛名印刷のリスト

収支決算書をエクセルで

意に反してやむなく「役」を引き受けざるを得ないのが
人も減る一方の田舎の実情です。

何でもかんでも組織ばるのもいかがなもんかと思うんですが
そのまた反対に組織しとかんと誰もなにもできない
それほどに世知辛く、忙しくて余裕のないご時世ですので
1年はまだなんとかやれるとしても、数年ほどは
誰かに無理を強いて「役」をお願いせんなんのが
関の山ではあります。

さて、仕方なくお引き受けになった「役目」の
仕上げのところに預かったお金の収支計算っていうのが
おきまりの仕事としてあります。
計算機たたいてあぁでもないこうでもないなってことも
あるにはあって、日頃からこまめにやっといたら良かった
てな嘆きに出会ったりもしますよね。
いつ頃からやろか・・・手書きでするナんてもうお目にかからなくなりました。
少しもおかしくないのに、いっかどパソコンやワープロで印刷して作ることを
当たり前のようにされてきました。
さて、こういう表を作るんが、けっこう手間暇かかるんですよ
罫線がぐちゃぐちゃになったりして・・・・

エクセルのいわゆる「表計算」が
その仕事の幾分かを引き受けてくれるはずです。



が、そんな簡単な話とちゃうわいっていう声も
近頃になってようやく鳴き始めた虫の音に混じって
きこえてはきそうですが、
こういう計算書は、えてして修正や中身に訂正が必要なことが多いでしょ？

ちょっとした「数式」を組み込んでおくと、再計算は
エクセルがやってくれます。

そこで、簡単な「収支決算書」をサンプルとして作ってみました

　　「収支決算書」

小りんちゃんへ：エクセルのシートコピー

小りんちゃんありがとう　　遠慮なくいただきます

さてさて、昨夜の小りんちゃん個人のエクセルの「困った！」に関してですが
どこかのシートから使い回しして、修正を加えようとした試みまでは
よかったけれど、エクセルのシートをコピーしてきて
貼り付けたらまるで「図形」のように貼り付いてしまい
シートを加工することも修正も出来ひん！
っていう問題でした。

 

あれは、図形のようなモンではありません、れっきとした「図形」の
何ものでもなく、注意してメニューの数式バーに目をやると
「＝EMDED”Sheet・・・”・・・・」とありました。
「EMDED」なんていう関数は、エクセルの関数といっても
「内部関数」といってあんまり表に出てくるもんでもなく
正直、詳しいことは僕にはわかりません

ただ、そう出ていることで、シートに貼り付いてる物自体が
「フィールドコード」という仕組みを意味し
そのことだけでも、貼り付けた内容がエクセルのシートの内容を
貼り付けたのではなく、「オブジェクト」として
図形と同じようなものとして、貼り付けたということを
意味しているんだと気づきます。

コレは、あんまりよく理解できない状況で、推測の域を出ませんが
ひょっとしたら、コピーの元になったシート自体が
ワードで作成されたファイルを「オブジェクト」として
エクセルのシートに貼り付けて
作成されたモノやったんやないでしょうか？
その部分をコピーして貼り付けたんじゃないですか？
そして、いつもと違って、貼り付けするときに
「オブジェクト」を意味する見慣れんダイヤログが出てたのかも
知れません。いずれにしても、図形として貼り付いたんです。

 

エクセルのシートをどっかにコピーしたいときは、
「範囲指定」してコピーして貼り付けっていうことをしないで
別の方法で、シートの内容をまるごとコピー出来ます。
その方がより加工しやすいはずです。

上の図のように、コピーしたいシートの見出しのタブの
ところで右クリックします。
すると、いくつかのメニューが表示されますので
その中の「移動又はコピー」を選択します。

上の図のようなダイヤログが出てきたら、
下の方にある「コピーを作成する」にチェックを入れておき
次にそのコピー先を上の欄の「移動先ブック名」の右側の「▼」をいじくって

あらかじめコピーしたものを貼り付けたいブックを開いておけば
そのファイルの名前を、そうではなくて新規に作成する
「新しいブック」に貼り付けたいなら「新しいブック」を選択してください。

そうして、コピー先のブック（エクセルのシートを束ねたエクセルのファイル）
を選ぶと、シートそのものが、いとも簡単にコピーできます。

 

もちろん「移動」も出来ます。

もっと言えば、あらかじめコピーしたいエクセルのブックと
貼り付けたいブックを同時に開いておき、
ブックのしたのシートの見出しのタブを
コピー元からコピー先までドラッグすれば
こんな手順をとばして、コピー出来ます

 

「そんなこと知ってるで」って聞こえそうやけど
「念のため」書き込んどきます。