エクセルの基本操作：ヒント

正月早々の課題？は結構「イケズ」に感じた人もおっちゃったやろと思います
「そんなん忘れたわ」という人も・・・・

2009年の出だしから、イケズしてたらあかんしちょっとだけ
エクセルの表作りのヒントっていうか「おさらい」しときますんで
参考にしてください

1．まず覚えとかなあかんのが「セルの結合」ボタンです。
隣り合ういくつかのセルを一つのセルに結合出来ます。
これは「書式設定バー」の中にありますので、下の図を見て確認しておいてください。
もしも、「そんなんないで・・」っていう人は、エクセルのメニューの
「表示」→「ツールバー」→「書式設定」のチェックが外れていると思うので
そこんとこをチェックしときます。

2．数式を組み込まないような単純な表を作るのであれば
全体のレイアウトがしやすい「方眼紙」のような状態にシートの
設定をすると作りやすい気がします。
シートを方眼にするには、シートのセル枠の左角（行列の交わるところ）
下の図のナンも書いてない角をクリックすると「シート全体」を範囲指定した
ことになります。・・・そのあとで今度はメニューの「書式」→「列」→「幅」と進みます。

すると、下のような列幅のダイヤログが現れてくるんで、列幅を
半角で「1．63」と入力します

これで、方眼紙のようなシートができあがります。

3．いよいよ表作りです・・・表作りの枠については、
一番最初の枠を作っておいてそれをコピーするというのが実務的です
早速やってみましょう
シートの適当な場所で、適当な分だけをドラッグして範囲を指定します。

その次にさっきの「セルの結合」ボタンを押します・・・するといくつかのセルが
一つに結合されます・・・・「ケツゴー」した・・・深い意味はありませんけど・・・
それが出来たら下の図のように隣の枠も同じように作っておきましょう

すると一番基本になる表の中の一番上の一列の枠ができあがります
そこで、この出来上がった最初の枠全体を端からドラッグして「範囲を指定」し
マウスのカーソルを範囲指定した全体の右下角に持って行くと
下の図のように「黒十字」にカーソルが変化するんで、そのまま下の方向に
作りたい枠の分だけ「ドラッグ」します

これで下の図のように表の骨格が完成するんで
あとは、セルに「値」や「文字」を入れ
セルに罫線を入れて表を作り上げていってください

・・・でけへん・・・とハナからいわんと、アタマの正月は今日で終わりにして
ちょっとは目覚めさせましょかいな・・・

文字が印刷されません：エクセルの印刷

文書は「ワード」、計算書や表は「エクセル」というような
どっかの「受け売り」みたいな固定観念は、使い勝手からゆうと
この際捨てた方が「ええとおもいます！」
多くの文書が文字だけやのうて、図や表入りで表現されることが多いし
そういうことを要求されがちです。
となると、あのやっかいなワードの「罫線機能」がいかにも面倒くそうて
二の足踏んでしまいます。それにはじめに「ページ設定」しておいて、その枠の中に
収めようとせんならんし、「用紙内」で物事を考えやなあかんところに窮屈さがあります。
何より、自称「Excel派」の僕が特にエクセルでの文書作りを
お薦めしたい理由は、できあがったファイルの「保存」という点です。
ワードやと作った文書がそれぞれ独立したファイルとなるんで、バラバラに
散らばり、よっぽどわかりやすい整理をせんことには後で参照したり探し出すのに一苦労します。
が、Excelやと一つ一つの文書にあたるシートが一つの「ブック」に収まる上
いろんな種類のシートをひとまとめにして、さながら本やノートにして「ブック」として保存ができ
こうすることによって、後々の整理に一つの仕事の流れごと保存ができて非常に便利です。

文書もExcelで、っていうのは簡単やけど・・・
「ちゅうこ」さんのご質問に、「印刷時にすべての文字がプリントされへんときがある」という
問題を指摘いただきました。

確かにこういった問題は起こりがちですが、Excelの機能をもう少し説明すると
解決できることが「あると思います！」
はじめに、文書作りをExcelで始めようとするときに、どうしても気になるのが
「セル」っていうやつで、計算書や表を作るときには便利なんですが
文章となると話は別で、文字が収まりきれない、表示されへんという「困った」ことに
出くわします。
文章（テキスト）というような「文字列」が数値と同じように「名前」とか「住所」みたいに
それぞれ一つのデータになるわけでないのなら、Excelでテキストを入れるのは
「テキストボックス」を利用するとセルの枠にとらわれず、自由に配置できます
それでもセルを使おうとするなら、「セルの結合」を使ってある範囲を一つのセルにしてしまいます。

その後で、結合されたセルの「書式設定」をするのがいいと「思います！」

とりわけ「書式設定」の中でも文章（テキスト）の書式では「配置」の設定が決め手になり、
「ちゅうこ」さんの「困った」のような文字が収まってるようで肝心なときに表示されない問題の解決に役立ちます。
結合されたセルの「配置」タブでは、横位置の配置を「両端揃え」という選択をしておくと
自動的に文字数に応じて右端で折り返して、見た目が整うでしょう。
さらに、文章の折り返しを全部機械的にするんやのうて、
時に応じて自分でしたい場合は、折り返したい部分にカーソルを置き
「Alt」キー+「Enter」を押すと思ったところで改行ができるんです。

それともう一つ、「セル幅の自動調整」という機能を使うという手もあります。
下の図はその例ですが、入力した文字の長さがそれぞれに違う「列の幅」は、
列の境界線を「ダブルクリック」すると、その列で一番長い「文字列」が収まる長さに
自動で調節してくれる機能もついてます。

こうしたセル自体の調整のやり方をいくつか覚えて「見た目」を整えましょう。

けども、こんだけでは文書がはみ出てしまう問題は解消できません
・・・よく僕自身がサークルで「もともとExcelはページという概念を持っていない」
と口にすることがありますが、まさにその通りでExcelのシートは
そのまま「ページ」ではありません。むしろExcelでは印刷する範囲は
「シート」の一部と考えるのが正しいでしょう。
ですから、文書や表はまずページ設定してからなどという手順は踏まずに
ええほど作り上げてから、印刷する範囲を「ドラッグ」し、
「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷する範囲の設定」とすすみ
シートのどの部分を印刷するんかを決めます。
その後でおもむろに「ファイル」→「ページ設定」とすすみ
このあたりでようやく印刷する用紙を決めても差し支えありません

で、一枚の用紙に収めたいときの「決め技」が下の図のような
「ファイル」→「ページ設定」→「ページ」というタブの中にあります。

中ほどの「拡大縮小印刷」の「次のページ数にあわせて印刷」
にクリックをし、横「1」×縦「１」とすると自動的に縮小率を求めて
1枚に収めてくれます。（※ただし、えてして縮小されたものは
Excel側でかなり安全側に配慮され思た以上に小さくされがちですので
同じ画面の拡大・縮小の率を手動で調整されるのも「ええかと思います！」
ここまで来たら後は「印刷プレビュー」で仕上がりを確認します。

それでも実は万全ではありません
残念ながらExcelの欠点として、画面上ではちゃんと収まっていながら
印刷したら、フォントが大きすぎたり、セル幅が足りんとかの理由で
文字がこぼれたり、あふれたりします。
もっとゆうと、長い文章では、末尾が切れたりもしまんにゃわぁ。
そうなると、「表示」→「改ページプレビュー」など利用しつつ
行の高さを手動で調整せなあかんことが往々にして起こります。

やれやれ、結構な説明になってしまいました・・・そんなことやったら「ワード」のほうが
ええやん！って声も聞こえますが・・・
一言でゆうたらやっぱり「慣れ」です・・・
「でったい！Excelのほうがぎょうさん便利なことが「あると思います！」

【関連記事】

　「改ページプレビュー」について

　表の中の折り返し

　印刷の基本

「オートフィル」：エクセルの連続データ

エクセルの機能っていうんか、使い方のいろいろは、どっかで書いたことあるんやけど
昨夜改めて「連続するデータ」について尋ねられたもんやさかい
少しだけ、書き込んどきます。
入力した「セル」をコピーするには、セルの右下にマウスを置いてやると
黒い十字が現れます。これを「フィルハンドル」といって、コピーの準備が
できたことを示しています。

あとは、この十字をコピーしたい行または列に「ドラッグ」してやると
いとも簡単にコピーができます。

せやけどもやね・・・コピーしたものの
下図のような「例」に出くわして、たまに「面倒くささ」を感じたりしません・・・・か？

A列は「A1」に「1月」って入れて、フィルハンドルを下に引っ張ると、うまいこと自動的に
順番にコピーしてくれます。が、B列はちょっと違います。
「B1」に「１」という数字を入力して、同じ手順で「フィルハンドル」をドラッグしても
B列のように、「１」ばっかりが並んで、思たように「1，2，3，4・・・」とはいきません
これこそが、エクセルに備わった「オートフィル機能」の基本です。
セルの値から「規則」を予測して、連続したデータを作り出してくれるんですが、
「3月、4月・・・」とか「その1，その2・・・」というようなもんは、容易に推測できますが
「１」とか「100」などという数値は、次の値の「増分」（増えていく量）がわかりません
そのために、B列のように元のセルの値をそのままにしてコピーするようにし向けてあります。
では、連続データにしようと思たらどうするんかとゆうと、いくつかの方法がありますが
まず、「オートフィルオプション」っていうのを紹介します。
意外に多くの人が、「フィルハンドル」からのコピーを多用していながら
「オートフィルオプション」ボタンに気づいていないというか、見逃して使っていない人が
多い気がします。セルのフィルボタンをコピー先までドラッグすると、ドラッグした先のセル右側に
ちょこっと現れる下の図にある四角形のボタンです。
ドラッグし終えたら、そのボタンを押します。
すると「セルのコピー、連続データ・・・・」とゆうような
選択肢が表示されるんで、その中の「連続データ」を選ぶと数値が「１」ずつ増えてセルの中身が
セルに応じて「1,2,3,4・・・」と変わります。

これは、左での通常のドラッグですが、機能の拡張はなんとゆうても
「右ドラッグ」です。
今度はこのフィルハンドルを「右ドラッグ」してみると
オートフィルオプションのボタンは現れないんですが、自動的に
「オートフィルオプション」と同じようなコンテキストメニューが現れます。
ところが、この中に「連続データ（S)」と下の方に同じような「連続データ（E)」が
表示されています。
上の「連続データ（S) 」は機能的にさっきのと同じですが
下にある「連続データ（E)」をクリックすると

こんなような連続データオプションが出てきます。
なんとこの機能は、ドラッグした部分で「なんぼほど、どんな風に、どんだけずつ
なんぼまで」増やしたり、減らしたりするかという設定ができる
さらに「かしこい」機能が現れます。

オートフィルオプションは、こんな具合に便利です。
時には不便やら余計なお節介に思えるかもしれませんが、
その「クセ」さえ知ってしまえば大変便利な機能に違いはありません。
何回か使って、操作を覚えておくと役に立ちます。覚えておいて損は「ないと思います！」

・・・・とゆうような、やや小難しいけど「カシコイ機能」を使う手もあれば
エクセルの機能の「クセ」を知って、もうちょっとかんたんにできる方法もあります
「１」と入れたセルの下または横のセルに、たとえば「2」と入れて
2つだけの「連続データ」をあらかじめ作っておき
この2つのセルをまとめて範囲指定し、フィルハンドルでドラッグすると
同じことができるのです。これは、2つのセルを比較して、エクセルが
なんぼずつ増やしたらええんかを「学習」してくれるからです。
たとえば奇数ばっかり表したいとか、工夫したいときに重宝します。

このやり方をわかってさえいれば、次のような「数が減っていく」という「連続データ」もいとも簡単にこなせます。
下の図を参照ください
B列に「平成20年」といれ、その下のセルに「平成19年」と入力し
この2つのセルをいっぺんに範囲指定して、そのフィルハンドルを下にドラッグします

「平成20年、平成19年、平成18年・・・」1年ずつ減っていく「連続データ」が
完成したと思います。・・・一つずつ「減らすんや」とエクセルが学習してくれるんですわ。
こうしたちょっとした機能を一つずつ自分のもんにしていくと
「エクセル」が「カシコイ」って思うようになり、「エクセルって便利やなぁ」
ってことになるはずなんで、秋の夜長に
パソコンの前に座っている時間があったら、繰り返し使って
自分のもんにしてみてください

計算式に工夫：IF関数を使う

エクセルで例題として、下のようなちょっとした計算表を作って見ました
A列に項目をいれて、B列に単価、C列に数量、D列には金額欄とします。
この場合D列に金額が入りますが、もちろんエクセルですから
この欄まで入力したりしません。D2のセルには、金額は単価に数量をかけたもんですので
計算式を「＝B2*C2 」と入力します。
（※実際の手順としては「＝」イコールを入れたらB2のセルをクリックし「*」を入れて
次にC2のセルをクリックすればいいのです。）

ここまで来たら、計算式の入った「D2」のセルを下側にドラッグすれば
あとは自動的に各行に応じた形で、計算式がコピーされるんですが
赤丸のところに注目してください
数値の入っていない欄に「０」が表示されています。
確かに「ゼロ」に違いないんですが、いかにも味気ない感じが否めません
「幼い」表に見えて・・・
そんならと「ツール」→「オプション」って進んで、「ゼロ表示」のチェックを外す
と言う手もないわけではありませんが、時には「０」を表示したいときに
都合が悪くて、応用が利きにくいという問題があります。

/P>

そこで、ちょっと計算式に工夫を加えます
IF関数っていうんですが、大変重宝します。
この関数が便利なんは、条件によって判断し仕事を区別してくれるからです
「判別」という機能です。

例題の場合は、A列やB,C列に何にも入力されていないのに
機械的にB列×C列を繰り返し、BにもCにも何にもないんで
ゆうたら「ゼロ×ゼロ＝０」としてるわけです。

下の画面の右上を注目してもらうと
「＝IF（C2＝"","",B2*C2)」となっています。
もしも（IF)　C2のセルがヌル（””・・・何にもない）時は
””ヌル（何にもない）
そうやないときは、BにCをかけるっていう意味です。
こうしておけば、たとえばC列の「数量」が空の場合は計算しません
（※A列でもB列でもええワケですが・・・）

この式をコピーすると下のように無駄な「０」は消えてしまいます。
単なる計算に工夫を加えることは、「イラスト」で飾るような感じが
しません？・・・・せぇヘンか・・・

?

?IF関数：入力待ちのセル

郵便番号変換ウィザード：エクセル2003

住所から郵便番号を、あるいはその逆に郵便番号から住所を
エクセルのシート上のデータから求めるためには、
「郵便番号変換ウィザード」という機能を使います。
けれども、実はこの機能は、はじめからついてるわけではないので
それぞれのエクセルのバージョンにあわせて、マイクロソフトのWebサイト上から
ダウンロードしてきて、エクセルに組み込んでおく必要があります。
こうした機能を付け加えることを「アドイン」と呼んでいます。
数多くのアドインが存在していますが、今回はこの
エクセル上での郵便番号変換ウィザードの説明です。

このアドインを有効にするには、あらかじめ2つのことを用意しとかんとあきません

【Office用の郵便番号辞書の更新】（※IMEの郵便番号辞書とは違います。）

それとExcelのアドインの

【郵便番号変換ウィザード】

の2つをダウンロードしておいて、それぞれインストールしておきます。
どちらもマイクロソフトの公式ページにアップされていますが、
これらは、サークル用に事前にダウンロードしておいたので、そっちの方でも
ダウンロードが可能です。

　サークルの課題

二つのファイルは、ダウンロードできたら自己解凍式あるいは自動的に
インストールされる仕組みになっているのでそれぞれをダブルクリックして
インストールを完了させておきます。

 

さて、以上のことができたあとは、エクセルを起動して
「ツール」→「アドイン」と進んで
郵便番号変換ウィザードという項目ができていたら、
そこんとこにチェックマークを入れておきます。

でいよいよ、「ツール」→「ウィザード」→「郵便番号変換ウィザード」と進みます。

最初の画面では、郵便番号→住所なのか住所→郵便番号なのか
変換の方法を選択します。選んだら「次へ」をオスと

今度はセルの範囲を指定してやります。

上の欄には、郵便番号か住所かのデータがあらかじめ入ってるセルをどこからどこまでというように
ドラッグしてセルの範囲を指定してやり
下の欄にどこのセルへ住所なり郵便番号を出力するかを範囲指定してやります。

これがエクセルのアドインの一つである「郵便番号変換ウィザード」のやり方です。

「改ページ」プレビュー：エクセルでいうページとは

あんまり文章だけで上手に説明できませんが、「ページ」という考え方は、ついつい「ワード」に
代表されるようないわゆる「ワープロ」の影響で、何かを作るときに
A4であるとか何とかの用紙に対する「ページ設定」を先にしておこうという風になりがちです。
それを決して間違いとはいいませんけども
たとえばエクセルとかを使うときに、用紙の大きさに、はじめっからこだわると
手詰まりっていうか、窮屈な表作りに陥ったりする羽目になります。

というのも、「用紙の大きさ」を前提に考えるっていうのは、
パソコンで作るものを「印刷」することとイコールに考えてしまっているからで
エクセルでは、はじめに表や計算書を作るにあたって、用紙の幅で考えるのはいい方法だとは思えません。

たとえば名簿などの表を作るときに用紙の幅にとらわれていると
こんな項目やあんなデータも入れておきたいというのに
欄がはみ出すという理由であきらめざるを得ないなどという
ことになって、不満足な表作りになったりもします。

そういうのは、表作りの本筋を離れてはいます。
エクセルを使うときには、データを入力するシートは、思いつくままに
あれもこれもと作るのが基本ですし、はじめから行とか列の書式を設定して
窮屈に考えないのが「コツ」といえばコツなんです。
データとして作りたい項目は思いついたまま作ってしまえばいいのです。
たとえ、用紙の幅を超えたとしても・・・

エクセルは明らかに「シート」と「ページ」を同じものとしては、考えてはいません
さらに「印刷する」ということは、全く別のことととらえています。

あれもこれも入力したデータがごった煮のようになった「シート」も一通りできあがったところで
表示したくない行や列は、行番号や列名のところで
「右クリック」して「表示しない」とすれば、結構見た目はすっきりします。
※せっかく入力したデータをあえて、「削除」しないところが「ミソ」なんです。

さらに「印刷したい範囲」は、シートのどこでもかまいません
シートの端であろうがど真ん中であろうが、印刷したいところを「範囲指定」して
「ファイル」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」とするとそれこそが
エクセルでいう「印刷する部分のページ」ということになります。

シートを完成したところで今度は、「印刷」という別の作業に入るのであれば、
メニューバーの「表示」→「改ページ」とします。
するとシートの余分なところは灰色になって、印刷されるところだけが
真ん中にページ番号を表示して、「ページプレビュー」されるのです
こっちの画面の方が使いやすいという方もおられるほどです。
※いつもの画面に戻したいときは「表示」→「標準」で見慣れた画面に戻ります。

エクセルで、「ページ」ということにはじめからこだわらずに、
印刷目的の文書とは違って考えて
シート作りにはのびのびと構えて作りましょう。
一通りできあがってから、ぼちぼち印刷するためのレイアウトを考えて
見せないものは「表示しない」、印刷するとこだけを「印刷範囲」で指定して
「改ページ」で確認します。

こんなところがエクセルでいう「ページ」という考え方なんかなぁ～って思います。

関数の基本：くどいとは思うけども、IF関数のおさらい

エクセルで表やら計算書で、どうしても「関数」てな小難しいもんを
覚えんでもできるんちゃうんっていいとうもなりませんか？
それは、そのとおりで、足し算・引き算・かけ算・割り算とSUM（サム）さえ
わかっとったら十分やというのも一理あります。
けども、そこんとこで妥協して、あとは手計算ってしてしまうと
ホンマには、「エクセル」そのものの楽しさや達成感は味わえません。

IF（イフ）という関数は、関数と呼ばれるものの中でたぶん一番
こき使われている関数です。
というのも、ある条件によって、これはこうして、そうやなかったら
こうしておくというような、判別を自動でやってくれるのですから
大変重宝します。
このIFっていう関数の仕組みが理解できたら、さらにこれに
高度な機能をつけた項目別集計のできるSUMIF（サムイフ）
分類別の個数がわかるCOUNTIF（カウントイフ）というような
IFから生まれた、IFの子供みたいな関数への応用も割合かんたんにできるはずです。

つまり、IF（イフ）は、それこそ関数の入り口であり関数の基本中の基本といえます。

この間のカレンダー作りの時に、無理して強引に説明したかったのは
このIFという関数に慣れてほしいという思惑があります。

とはゆうもんの、関数と数式という言葉から、どうしても「数学」とかゆうもんを連想しがちで
数字アレルギーの人など、その言葉を聞くだけで口から泡吹いて目むきそーになるかも知れませんが
エクセルでいう関数を使った数式は、実はむしろ文章に近いと考えた方がええでしょう
ただ、出てくる言葉そのものが、やたら英語混じりになるのがキライですけど
その点に関していえば、よくゆうように、パソコンは英語をしゃべる器械やから、あきらめるよりしゃーないと思います。
関数の数式をあえて、「IF文」と言い換えれば、IF文はその内容を（）で閉じて
どっからどこまでの話やってことを宣言せなあきません。

たとえば、この間の例題にあったように　＝IF（B10＝"","",B10+7)
という文の意味は、IF（もしも）B10（の位置のセルが）＝""(何にもない）時
その場合は""(なんもない）そうでない場合はB10＋７（B10の値に7を足す）
というような具合です。

ここで気づいた人は気づいたでしょうが、「わからんわ」っていう人に
もう少し付け加えて説明すると、IF文の（）でくくった文章の書き方は
はじめに条件を数式で書きます。次にカンマ（,）で区切って
その次に、その条件通りやった場合どないするかを書き、またまた
カンマ（,）で区切って、そうやなかった場合を書きます。
平たくいうと、IF（条件,ホンマの場合,ウソやった場合）ということになります。
中身の書き方に順番があるんです。

では、IF文の例題として、こんな判別をしたいと思いついて
IF関数を使ってエクセルのシート上で表現したらどうなるかっていう例文をあげてみましょう

ここに名簿があります。
もしも、名前の欄であるA1のセルに、「岡品つとむ」とあったら「男前」とし
それ以外の名前やったら「ぶっさいく」とする

答えは、こうなるでしょう
＝IF(A1="岡品つとむ","男前","ぶっさいく")

わかっていただけましたか？
・・・な、何でっか？「岡品つとむの方がぶっさいくの方で、式が逆なんちゅう」
その上「ウソは書き込めへん」てか・・・・

・・・・ほな、気の済むようにしやはったらええけどぉ～

要はそういうこと・・・ですわ・・・

 

 

エクセルでカレンダー作ってみました。

この連休に作りかけのサークル版2008年カレンダーを
アップしてみました。

A4版なんで、小さめですし、飾りもいたってシンプルなもんですし
使い勝手もそれほどええわけやないけども
ご入り用なら、自分なりに手を加えて使ってみてください。

「予定書き込み」シートの日付欄の月初めの日付だけを
入力すると、その月の月末まで自動作成されます。

サークルの予定は、第2/第4水曜日を自動的に表示できる仕組みになってます。

予定する行事をメモ１／メモ2欄に書き込んでください。
メモなどを書き込むのはこの「予定書き込み」というシートだけで
作業します。カレンダー部分に書き込むと「数式」が壊れてしまいます。
メモは、表示できる範囲が小さいんで、簡単明瞭なんがええかも知れません。
土・日には対応できていますが、「祝日」については
面倒くさくて、対応しておりませんのであしからず（仕上がりのところで色つけしてください）
月のメモ欄もも別にこしらえてあります。

これは、あくまでサークル用として、それぞれの日のメモ書き欄の一段目に
第2/第4水曜日にだけPCサークルとでるように仕組んだんですけども
「そんなん要らん」って言う人は、せっかく気張って作ったんやけど
「予定書き込み」シートのPCサークル欄の数式を全部削除して
メモ書きにしやはったよろしぃやん！・・・・ふ～んだっ


「カレンダー」とあるシートが印刷用です。
A4版ですんで、小さいと感じる方は印刷後
コンビニかどっかで拡大コピーしてお使い下さい。

写真やなんかの飾りは、適当なモノに置き換えてくださればいいんじゃないでしょうか
背景も各自で工夫してください。

ファイルは下記のURLにおいてありますので
ダウンロードしてください。



　　サークル版カレンダー（Excel)

エクセル：テキストボックスにセルの値

GWも明けて、ええ日よりも続き、これからは日が長なる一方で
草も木々も伸び放題になって、せんならん事もまた増える一方です。
随分と記事の更新をさぼってきた感が否めませんが
「ネタ」不足のあげくに、またまたエクセル・ネタで恐縮です

こんな、機能がどんな場面で役立つかは、正直思いつきませんけども
ちょっとした小技の一つくらいにつまみ食い程度に考えていただいたら
いずれの日にか役立つ事もあるに違いないという思いこみで書き込んでおきます。

エクセルで「テキストボックス」といえば、
セルに関係なく、シート上のどこかにテキスト（文字列）を挿入するための
「枠」なんで、とりたててシート上のデータとは
特に関連を意識せんでもエエわけで
その場所も、自在に配置も出来るようになっていますが、
ちょっとした工夫をすると、テキストボックスにもセルの値を反映させることが出来ます

上の写真にあるように、データはA1というセルに「3000」という
数値が入っています。
シート上のどこかに、写真のようにテキストボックスを配置して
テキストボックスをクリックして「選択」している状態で
「数式バー」に直接、「＝A1」というようにA1のデータを代入するという式を書き込みます。
こうして置くと、セルの値が数値でも文字列でも表示される仕組みです。

※ここで、大事なポイントは、数式をボックスではなく「数式バー」に書き込むという事です
テキストボックスに書き込むと「＝A1」という文字列を書き込むことになるだけで
セルの値が反映されたりはしません。

一度試してください。
中には「数式バー」が見当たらへん　　っていう人がおられるかも知れません
それは、メニューバーの「表示」のところの「数式バー」のチェックがはずれているせいで
あわてることなく、「数式バー」をクリックしてチェックを入れるようにしてください。

 

これでもかと・・・エクセル・・・

もう堪能したはるかもしれんし、食傷気味かも知れませんが
一方でちょこっとだけ「エクセル」のうまみを感じたヒトに、
「項目別の集計」というサンプルを「課題」という形で提案させていただきました。

その説明に、解説と新たに例題のシートをこのたび作成しましたので
ブログにアップしておきます。

無理にオススメはしませんしこれが必ず必要だともいいません。

よければ覗いて見てください。


SUMIFの例（Excel)


ちょっとした解説（PDF)

えっ！宿題？ちゃいますよ「課題」です

一気に「関数」まで来たら、ここいらで一服せんと
エクセルの道のりは、遠くて長すぎます。
息切れして、くたびれ果てます。

「ここらで、どれくらいまで来たんやろ？」
「正直ゆうと、富士山なら登山口、マラソンならゲートくぐった
　とこぐらいかな・・・」
……気が遠なるでしょ・・・
とは、ゆうものの、登山口についたらついたで、ここからは
普段着から登山の装備に衣替えせんならんし、
マラソンゲートくぐったら、それなりの心得と体力が必要です。

ここからは、もうぼちぼち行くのが何よりで
進むも良し、止まるも良しで「マイペース」で行かなあきません。


で、一服がてらに「課題」ってゆうちゃナンですが
上の表を作ってみました。出来ても出来なくてもかまいません
出来ないくらいが当たり前で、
出来るようになって欲しいとも望みません。

時間つぶしにトライしてみては、いかがでしょう・・・

********************************************************************

上の表にある「課題」の内容はこう想定しています。
あなたは幹事さんです
いくつかの会席を設けて、それぞれかかった費用を精算しました。
それぞれの会に出席しやはったヒトは「○」がついてます。
表の下が、かかった精算額で、
その下にまず会ごとの参加人数を「○」をカウントして算出し
会ごとに頭割りってことで一人あたりの金額を出します。
それが一番下の会ごとに徴収する目安です。
（単純に割ると端数が出るし、1円単位の徴収はおつりが面倒やし
　かといって、100円単位にして、下手して「あし」が出ても弱るし・・・）

ここまでナントか・・・出来たとして
今度は、個人別にいくら徴収するかっていうのが問題です。
なんとゆうても出席した会ごとに会費が違う上に
個人個人でばらばらの出席です。
そこを無理は承知で、計算できるようにしましょう

ゆうとくけどね・・・エクセルやから
「○」ついたとこ一つ一つ「こまめにセルをクリックして足し算」てなのは、ナシにしてや
再計算が自動で出来ひんと、例えば、どっかに修正があった時、
また「いちから」それを繰り替えさんとアカンので、面倒クサいです。

ヒント？ですか・・・実はエクセルのこうした表や計算に
コレガ「正解」というモノは存在しません。
それぞれが、それぞれのやり方で、工夫して
作り上げれば、それがその人の「正解」なのですから・・・
作り上げる過程、どうするか、どうしてたどり着いたかというような
人それぞれのアプローチやアイデアは違っていて当たり前です。
ヒトの顔がそれぞれ違って作ってあるように
そもそも「違う」ということ、それ自体が勘違いなのかも知れません
我々が、普段から誰かと違ってることに、慣れてないし
同じやないと「不安」になるという、けったいな人種でもあるさかいね。
けど、こういうことをきっかけに「違う」ということも
認め合う精神が、これからの「ありよう」に大切なことやと僕は思います。



…僕ならこういう場合には、
この前に書き込んだ「SUMIF」という関数を使いますが・・・

IF関数の応用：入力待ちのセル

数式も設定し、数式もコピーして「出来上がり！」っていう
シート見たら、まだ入力されてないセルのところが、空白なんで
答えになる欄が「０」やったり、コピー元とおんなじ数値であったりすることを
たまに見かけます。
それは、間違いではないにしても、何となく「未完成」の状態に見えて
僕自身はその見た目に、どうしても「違和感」を覚えます。

「印刷するときに、余分なとこ削除したらそれでええやん」
ってことも、そらまぁアイデアではあるけども
次に使うときあるいは、シートをコピーするときに、またまた設定し直すという
作業せんならんわけで、面倒くさいし、間違いの元です。

 

IF（イフ）という関数は、大変良く使われている関数で
「条件の判別」ということに使う関数です。
英語でIFとは「もしも・・・」っていう意味です。


例えば、セルのA1にある数値が130を超えたら、「×」と表示し、130未満なら「○」と表示する
というような、判別を自動的にさせたいときに、役立ちます。
※・・・気になる高血圧の指標やけどね・・・・





Dの判定欄に書き込む式は、＝IF（A1＝>130,"×","○"）
これを訳すると、IF（もしも・・）A1のセルの値が、130か、１３０より
大きかったら、×（文字はコーテーションで区切る）と表示し、それ以外は
○を表示するという意味になるんですわ。




今、上の写真の方に戻ると、
表のE２というセルには、
単価C2と数量D2のかけ算の数式が組み込まれています。
数式バーにも、「＝C2*D2」というように表示されていますが、
確かに式そのものは、それでいいのですが、このままやと
C3やD3以下のセルに入力がない状態の時は、C3やD3以下のセルが
「0」と勝手に解釈して、「＝0*0」で「0（ゼロ）」を表示してしまいます。



そこで、数式の前にこのIFを使ってやって、どこでもかまわへんのですが
例えばまだ、Cの列のセルに値が入力されてないのなら
IF関数の応用で、空白のままにしとけ！っていうような判別をさせてやります。

E２の欄に書き込む式は「＝IF（C2＝"","",C2*D2)というように設定してください。


式の解説は、もしもC2が「""」 ヌルならば、ヌルそれ以外はC2*D2とするという意味になり判別が組み込まれたわけです。。


※ここんとこがミソなんですが、コーテーションを離さずにくっつけると
ナンにもない（ヌル）という意味をふくんでます。


こうしておいて、この数式をコピーしてやれば、まだ入力待ちの
セルのある欄の答えの欄は、空白の状態になるでしょう。

実のところ、こうした「0(ゼロ）」の表示だけは
他の方法で、表示を消せます。
「ツール」→「オプション」→「表示」の「ゼロ値」という部分のチェックマークを
外せばいいんですが、これだとたまにゼロも表示させたい時に
それはそれで問題になるでしょう。

せっかくかじり始めた「エクセル」ですので
こうした、ちょっとした始末を考えて見栄えにもこだわりつつ
面倒でもちょっとした「心得」のようにIF関数を使って見てください

 

 

 

 

エクセルの学習法？

どえろう、出来るわけでも、知ってるわけでもないのに
「わかったようなこと」いうんが、口はばったい…ですけども
その上に、パソコンは「勉強」するてな「とらえ方」こそ、間違ってると
言い切っていながら・・・こういうのは、意に反してはいますが・・・

エクセルの近道っていうか、手っ取り早い　「学習法」はって聞かれたら
結局のところ、「サンプル」とか、できあがったデータを手にして
あれやこれやと自分なりに加工して、編集するのが効率的やし
何よりも理解しやすいと僕は思います。

もちろん、編集や加工するためには、それなりの知識がないと出来ないのも
事実っていえば事実ですけども
はじめは、誰にしたところで、「わかってること」なんて、たかが知れてるもので
関数や「マクロ」を理解せんとエクセルが使えへん何てことはありません。

だいたい、気質っていうか、「建前」を言い過ぎるキライのある
文化を持ってるせいか、こういう場合
「一から作らなアカン」って律儀に思いがちで、
・・・多分、大げさに言えばそういう「教育」なれしてるせいか
あるモノを編集したり加工することを「邪道」扱いしてしまうことが、往々にしてあります。
例えば本を見ながら、やり始めても
ちょっとしたことがわからなんだり、変更できずに、やっとこさ罫線引いて
SUM（サム）で合計はナントか出来たけど、「もうこりごり」てなセリフが口をつくのは
珍しいことではありません。

 

けども考えてみたら、自動車や家電で世界にその名をはせた「ニッポン」が
最初にやったことは、アメ車やアメリカ製の電化製品の「分解と分析」で
そこから仕組みを盗んで、学んで、まねごとして「メイド・イン・ジャパン」を作り上げたわけです。
車も冷蔵庫も日本人が発明したもんでもなければ、一から作り上げたモンとも違います。
「アイデアはないけども、加工させたら世界一」が
ある種この国の「モットー」であるわけで、それで「技術大国」てなことをゆうとるわけですし
その、「ノリ」でパソコンもエクセルも考えたらええんとちゃいますやろか

むろん、著作権やら出展先を十分考慮に入れとかんと
何かと今、騒がしい「China」のごとく
「何でもあり」みたいになってしまいます。
けども、普段自分ごとに使うシートやブックが、とてもこうした問題に
抵触するてなとこまでは行きそうにありませんし・・・・

エクセルで言うたら、「行や列」の削除や書式の変更
とセル内の編集ぐらいのことさえ出来たら、結構いじくったり出来そうな気がします。

「盗む」って言うてしまうと、人聞きが悪いけど
「学び取る」とええ方に解釈して、ネットからサンプルをダウンロードするなりして
覗いて、さわって、いじくり回して見てください
（よっぽど、人聞きわるいけど・・・）
一から作らなアカンなんて思わずに、あるものから作り替えるという
感じで、効率的に学び取り時間の節約につとめていただくのが
「べたー」　やと思います。

 

 

記号と特殊文字：エクセル

 

エクセルで表作りの作業してたら、
上の写真にあるような単位とかなんやかや
「特殊」な記号やら文字を入れなアカン時に
IMEで探し出すんも面倒くさいし、「テキトー」にやってしまいがちですけど
エクセルのメニューバーの「挿入」→「記号と特殊文字」で
「?」やら「?」などの特殊な文字や記号を入れることが出来ますよ

関数のツボ：「範囲の指定」 ・・・ちゅうこさんへ

エクセルで表や計算、あるいは名簿をこしらえると
そこにできあがるのは、単なる「表」だけではありません。
そこんとこが、ワードなどの文書と大きくちゃいます。


単なる表とちゃうという意味は、そこに「データベース」というもんができあがるという意味で
セルごとに納められた一つ一つのデータは、それが「数値」であれ「文字列」であれ
簡単に検索し、抽出できて「再利用」ができるし、ちょっとした訂正があったとしても、
再計算や再編集が自動的に行われる仕組みが容易になるんです。
ここんとこがエクセルの醍醐味で、機能的な特徴を表しています。

けども、ひと言で簡単にって言うても、これをエクセルで使いこなすとなれば、
「関数」という仕組みや仕掛けを利用せんとあきませんけど・・・


ちゅうこさんもまた、意欲的にパソコンに取り組んでおられます。
自作の家計簿もぼちぼち完成の域に近づいてる様子です。


エクセルに、関数は、それこそ山のように用意されているんですけど
特にこの「データベース」という機能を使うために使用する検索などの関数では
どこにある「参照する範囲」や、何を「検索の対象」にすんのんかとか
どっから抜き出すんかというために、「抽出範囲」を慎重に選んで設定せんとうまいこといきません。

一つのセルに「関数」の設定できたら、出来たで
今度はそれをコピーするときになんも考えんままにこの数式を「コピー」すると
中身の参照や抽出範囲の設定が勝手にずれたりして
せっかくの関数部分の範囲の設定が崩れかねません。


その理由は、エクセルのデフォルト（初期条件）が相対参照となってるからで、
例えばですね、 B1のセルに「＝A1」という数式を入力して B2のセルにコピーすると
自動的に「＝A2」という具合にエクセルの方で、
B1がB2に変わったら数式のなかのA1っていうのも A2に変えていく仕掛けをいいます。

これはこれで、大変すぐれた、便利な機能なんですが
さっきゆうた参照やデータを抜き出してくる範囲でさえ、
例えば、「B1:B30」B1セルからB30セルまでというように設定したモノをコピーした場合
勝手に推測する形でわざわざ「B2:B31」のように位置ををズラしてしまいます。

これではちょっと困るんで
そこで指定する範囲が、例えば「B1：B30」とドラッグして設定出来た時点で
「F4」キーをおしてやると「$B$1:$B$30」という具合に
それぞれの行・列を示す頭に「＄（ドルマーク）がつきます。

これは、何があっても絶対にB1からB30までやで！と範囲を固定するやり方です。
コレが「絶対参照」です。
こうしておくと、セルの数式を、他のセルにコピーしても範囲がずれることはなく
範囲の部分が、「$B$1:$B$30」のままコピーされるんです。


ちゅうこさん、範囲を指定せんとアカン関数を使う”ツボ”は、
この「絶対参照」と「相対参照」をうまいこと使い分けるとこにあります。
絶対参照にする際の「F4」キーを押すっていうの覚えといてください。